Proje yöneticisi olmak nasıl bir şey: hayattan bir gün

Bir proje yöneticisi olarak kariyer yapmayı mı düşünüyorsunuz? Okumaya devam etmek…

Canva.com

Herhangi bir kariyerde, dışarıdan birine ilginç ve çekici görünen şey, genellikle bir işin karmaşık ve stresli yönleri olabilir. Doğru kariyeri seçmek önemlidir, bu yüzden araştırmanızı yapmanız gerekir. Parlak işe alım sayfalarının ötesine bakmak ve işin günlük gerçekleri hakkında biraz bilgi sahibi olmak, bu kariyerin sizin için uygun olup olmadığı konusunda daha bilinçli bir karar vermenize yardımcı olabilir.

Bu makalede, normal bir günün nasıl göründüğüne dair bir fikir vermek için kendi deneyimlerimi ve diğer proje yöneticilerinin deneyimlerini bir araya getirdim. Baştan sona okuyun ve bunun, keyif aldığını hayal edebileceğiniz bir kariyer olup olmadığına bakın.

Elbette, gerçekte bir proje yöneticisi olarak her gün çok farklıdır, ancak bu makalenin amacı doğrultusunda, ortalama 9-5 gün boyunca bazı tipik etkinlikler yapılandırdım.

08:00: Çalışmaya Başlayın. E postaları kontrol et.

Kartal gözlü okuyucu makalemdeki çelişkiyi çoktan fark etmiş olacak. Giriş paragrafında size tipik bir 9-5 gün vereceğimden bahsetmiştim ve şimdi güne sabah 8'de başladım.

Bu, bir proje yöneticisinin ilk gerçeğidir: Bir gün çok nadiren 9-5'tir.

Proje yönetimi zorlu bir kariyerdir. Bu, özellikle bir projenin kritik bir noktasındayken geçerlidir. Projeler özünde zaman ölçekleriyle o kadar bağlantılıdır ki, işler zorlaştığında durup durmak için zaman yoktur. Gerçekte bunun anlamı, yoğun dönemlerde ekibinizi desteklemek, görevlerinizi yerine getirmek ve son teslim tarihlerinizin karşılanmasını sağlamak için uzun saatler boyunca çalışıyor olabilirsiniz.

Böylesine zorlu bir işin üstesinden gelmek için, birçok proje yöneticisi sabah telefon görüşmeleri ve toplantılardan önce çalışmaya başlayacak, böylece e-postaları yakalamak için zamanları olacak. Bir proje yöneticisinin işe sabah 7 veya 8'de başlaması alışılmadık bir durum değildir. Ve elbette, ortak bir e-posta gelen kutusu. Gelen kutunuzu iyi yönetebilecek kadar organize olmalısınız ve önemli e-postaları yanıtlamaya devam etmelisiniz.

09:00: Konferans Görüşmesi

Projelerde en yaygın iletişim yöntemi olarak konferans görüşmeleri toplantılardan devralınmıştır. Neden? Çünkü artık birçok projenin uzak ekipleri var. Çok sayıda yerde bulunan insanlarla çalışırken, toplantılar için seyahat edecek zamana sahip olmak gerçekçi olmaz. Ve bu kadar gelişmiş teknoloji ile, bir telefon veya video konferansı da aynı derecede etkili olabilir. (Bu her zaman doğru değildir. Sadece eğlenmek için, aşağıdaki videoya bağlantı verdim ve bu, bir konferans görüşmesinin gerçek hayatta nasıl görüneceğine dair benzersiz bir fikir verir. Daha önce bir konferans görüşmesi yaşadıysanız, bu kesinlikle seni güldürecek.)

Bir proje yöneticisi olarak, konferans görüşmelerine ev sahipliği yapmak genellikle sizin sorumluluğunuzdadır ve projenizle ilgili diğer görüşmelerde bir iş temsilcisi olarak hareket etmeniz gerekebilir. Proje çağrıları, genellikle takıma projeyle nasıl başa çıktıklarına dair sohbet etmek ve olabilecek sorunları tartışmak için düzenli bir fırsat vermek üzere planlanır.

Gerçek Hayatta Bir Konferans Görüşmesi

10:00 AM: Konferans Görüşmesini / Proje Sorunlarını İnceleyin

Öyleyse, sabah 9'daki konferans görüşmesinin bir saat uzunluğunda olduğunu varsayalım. Bu, daha büyük bir projede oldukça tipiktir. Proje yöneticisi olarak, konferans görüşmesini baştan sona aldığınız bir dizi notla bitireceksiniz. Ekibiniz muhtemelen tamamlanmış işler, devam eden işler ve büyük proje sorunları hakkında size bilgi vermiştir. Muhtemelen, konferans görüşmesinden çıktıktan sonra yeni ortaya çıkan sorunları ele almak için yapmanız gereken acil veya yarı acil bir iş olacaktır.

Dolayısıyla, günün bu noktasında, muhtemelen birkaç şey yapacaksınız:

1. Proje belgelerinizi, örneğin proje planınızı, konferans görüşmesinde size anlatılan her şeyi yansıtacak şekilde güncelleme
2. Size bildirilen acil sorunları ele almak için bazı başlangıç ​​çalışmaları yapın, örneğin bir tedarikçinin bir teslimata geç kalması durumunda, bunun projeniz üzerindeki etkisini kontrol edebilir, tedarikçiyi arayabilir veya sorunu artırabilirsiniz.
3. Diğer e-postalar / telefon görüşmeleri / tartışmalar muhtemelen gerçekleşecek ve sabahınızın büyük bir bölümünü alabilir. Bir proje yöneticisinin bir gün boyunca sürekli bir e-posta, sorun ve telefon görüşmesi akışı alması yaygındır, bu nedenle halihazırda sahip olduğunuz sorunların üstesinden gelmekle meşgulken bile ilgilenmeniz gereken yeni şeyler olacaktır.

11:00 AM: Proje Planlama / Daha Fazla Çağrı

Dolayısıyla, daha önceki toplantınızdan sonra, muhtemelen proje planınızın şimdi güncellenmesi gerektiğini keşfettiniz. Ancak, bunu yapmak için çok fazla zaman beklemeyin. Muhtemelen daha fazla arama ve e-posta ile kesintiye uğrayacaksınız. Ancak yine de plana bir başlangıç ​​yaparsınız.

11:30: Uzman Toplantısı

Bu başlık için genel terim olan 'uzman' toplantısını kullandım, ancak gerçekte bu, projenizdeki belirli bir konuyla ilgili herhangi bir tür toplantı olabilir. Örneğin, bir BT proje yöneticisi iseniz, bu bir yazılım incelemesi olabilir.

Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, toplantıların gününüzün önemli bir bölümünü kaplamasıdır. Ve unutmayın, iyi bir proje yöneticisi, toplantıdan en iyi şekilde yararlanmalarını sağlamak için toplantının her iki tarafına da zaman ayıracaktır. Referans materyallerini önceden harmanlıyor olabilir veya arka plan bilgilerini okuyor olabilirler ve daha sonra toplantı sırasında yazdıkları notları yazabilir ve dağıtabilirler.

12:30 PM: Öğle yemeği

Bu yüzden, bir proje yöneticisi olarak hayatın ne kadar meşgul olabileceğine gelince, çok kasvetli bir resim çizmek istemiyorum. Yani 12: 30'da öğle yemeği için bir mola noktası. İşiniz ne kadar yoğun olursa olsun, günün ortasında daima mola vermek iyi bir fikirdir. Öğleden sonra daha fazla enerjiniz olduğunu göreceksiniz ve daha iyi odaklanabileceksiniz.

13:00: Yöneticilere Sunum

Bir proje yöneticisinin çok sayıda sunum yapması beklenmelidir. Yüksek profilli bir projenin yöneticiniz, üst düzey yöneticiler veya proje sponsoru tarafından dikkatle izlendiğini fark edebilirsiniz ve sizden onlara düzenli bir güncelleme sunmanızı isteyebilirler.

Elbette, düzenli bir sunum, çalışma haftanızın dışında sadece bir saat süren toplantı değildir. Üst düzey yöneticilerin bir sunumda görmeyi bekledikleri ayrıntıları bir araya getirmek zaman alır ve soru veya endişelerini yanıtlamanıza yardımcı olmak için toplantı bittikten sonra kendinizi takip bilgilerini göndermek zorunda bulabilirsiniz. İşinizde iyi performans göstermek istiyorsanız, çok sayıda kritik veriyi alma ve bunları açık, anlaşılır bir sunuma dönüştürme becerisi çok önemlidir.

14:00: Rapor Yazma

Bir projede depolanması ve düzenli olarak güncellenmesi gereken çok fazla bilgi olduğundan, Proje Yöneticileri dokümantasyon için önemli miktarda zaman harcarlar. Yöneticilere sunumların yanı sıra, düzenli olarak daha geniş bir kitleye veya bir müşteriye yazılı raporlar sunmanız gerekebilir. Raporlarınızın profesyonel görünmesini ve insanların okuyup anlaması kolay olmasını istediğiniz için sağlam yazma becerilerine sahip olmak önemlidir.

3:00 PM: Ekibi Yakalayın

Bir proje yöneticisi olarak temel işiniz bir proje üzerinde kontrolü sağlamaktır ve bir projenin ne kadar hızlı kaymaya başlayabileceği hafife alınmamalıdır. Bunu önlemenin tek yolu, ekibinizle sağlam bir ilişki kurmak ve onlarla düzenli olarak iletişim kurmaktır. Ekibinizin, projenizde sorun yaratabilecek her türlü sorunu sizinle konuşabilecek kadar sizinle yeterince rahat hissetmesi önemlidir, bu nedenle iyi kişilerarası beceriler bir zorunluluktur.

Bu süre zarfında, bireysel ekip üyelerini telefonla veya şahsen proaktif olarak yakalıyor olabilirsiniz veya halihazırda projenizde belirli bir sorunla uğraşıyorsanız, belirli ekip üyelerine öncelik verebilirsiniz.

4:00 PM: Bütçeyi Güncelleme

Proje finansmanının kontrolünü sağlamak çok önemlidir. Herhangi bir projenin başlangıcında, ne zaman ve ne zaman harcayacağınızı tahmin etmek için bir bütçe oluşturmanız gerekecektir. Projeniz üzerinde yakın kontrol sağlamak için, bütçeyi düzenli olarak gözden geçirmeniz ve gerçek harcama rakamlarınızla karşılaştırmanız gerekir. Bir proje yöneticisi için sayıların mükemmel bir şekilde kavranması çok önemlidir.

16:30: Finans Toplantısı

Bir proje için bütçenizi aşıyorsanız, harcamalarınızı gözden geçirmek için kendinizi finans ekibiyle bir toplantıda bulabilirsiniz. Veya kuruluşunuz, projenizin yolunda olup olmadığını kontrol etmek için düzenli bir mali inceleme isteyebilir. Ancak, herhangi bir projede kesinlikle bulacağınız şey, projenizle ilgilenen veya menfaati olan dahili departmanlarla toplantılara sık sık katılmanızın isteneceğidir.

17:00: Acil Konferans Çağrısı

Bir projede her şeyin sorunsuz yürüdüğü ender bir gündür. Bir projede büyüyen bir krizin üstesinden gelmek için sık sık dikkatlice planlanmış programınızı değiştirmek zorunda kalabilirsiniz. Örneğin, o sabah sizinle birlikte ortaya çıkan bir sorunla ilgili olarak üçüncü bir tarafla görüşmek için geç bir konferans görüşmesi planlamanız gerekebilir. Ayrıca, farklı saat dilimlerindeki ekiplerle uğraşıyorsanız, kendinizi sabahın erken saatlerinde veya akşam geç saatlerde aramaları planlamak zorunda bulacağınızı da unutmayın. Bir proje yönetimi işinin nadiren 9-5 olmasının birçok nedeninden biri.

17:30: E-postaları Yanıtla

E-posta hala herhangi bir işletme için önemli bir iletişim aracıdır ve e-postaları okumak ve yanıtlamak için gün içinde tuhaf noktalarda 10 veya 20 dakika geçirmiş olsanız da, muhtemelen gelen kutunuzun gün geçtikçe hızla büyüdüğünü göreceksiniz. Bu nedenle, işten ayrılmaya hazır olmadan önce e-postaları takip etmek ve yapılacaklar listenizin geri kalanının başına geçmek için çalışma gününün sonunda fazladan 30 dakika içinde sık sık kendinizi sıkarken bulabilirsiniz.

18:00: Yarın Yapılacaklar Listesini İnceleyin

Yani 18: 00'da, işinizde biraz ilerleme kaydettiğinizi ve ofisten ayrılmaya hazır olduğunuzu hissedebilirsiniz. Ancak, yarın planladığınız çok yoğun güne bir adım önde başlamak için, yapılacaklar listenizi gözden geçirmek için sadece 10 dakikanızı ayırabilirsiniz. Elbette yapılacaklar listesi, zamanınızı yönetmenize ve çok zorlu bir programla uğraşmanıza yardımcı olacağı için her proje yöneticisi için önemli bir araçtır.

Sonuç: İki Proje / Kuruluş Aynı Değildir

Bu noktalardan herhangi biri sizi şaşırttıysa, bunun sadece bir rehber olduğunu ve gerçekte tüm projelerin farklı olduğunu ve bunlarla ilgili zamanınızı nasıl yönettiğinizin farklı olacağını unutmayın. Ayrıca tüm organizasyonlar farklıdır. Bazılarının uzun saatler çalışmanızı ve minimum öğle yemeği yemenizi bekleyen kültürleri olabilir; diğerleri çok farklı bir yaklaşıma sahip olabilir ve çalışanları uygun molalar vermeye, iş yüklerini azaltmaya ve makul saatler çalışmaya aktif olarak teşvik edebilir. Kendinizi yönetirken bulduğunuz proje ne olursa olsun, bu örnekten alabileceğiniz bir ders, bir proje yöneticisi için organize, tetikte ve verimli kalma becerisinin inanılmaz derecede önemli olduğudur. İyi bir zaman yönetimi, bir projeyi denetlemenin getirdiği karmaşık taleplerin ve öngörülemezliğin üstesinden gelebilmede önemli bir fark yaratır.