Ünite 2: İş dünyasında seyahat ve konaklama organizasyonu

Not: Bu bilgiler, İşletme ve Yönetimde Seviye 2 Diploması konusunda size yardımcı olmak içindir. Lütfen kopyalamayın.

Farklı Toplantı Türleri

Toplantı türleri, bir kuruluşun büyüklüğüne, tartışılması gereken konulara ve katılacak kişilerin sayısına bağlıdır.

Bir ayakta toplantı toplantı ayakta: gibi geliyor tam olarak ne olduğunu. Bu toplantılar genellikle yönetici tarafından kısa süreler için günlük olarak yapılır. Genellikle yöneticinin çalışanları basit değişiklikler veya başlaması ve tamamlanması gereken görevler konusunda bilgilendirmesi gerektiğinde kullanılırlar.
Bir konferans son derece planlı ve organize toplantı ve konferanslar ölçüde tartışma ve görüş dayanmaktadır. Bir veya birkaç konuyu tartışmak için bir başkan tarafından düzenlenirler ve genellikle organizasyon içindeki farklı kişilerin yüksek katılımı vardır. Bazen konferans görüşmeleri yapılır. Bunlar bir veya daha fazla kişiyi içerebilir.
Bir sunum rutin, kural ve prosedürlere değişiklikler hakkında çalışanları bilgilendirmek için düzenlenen bir toplantı. Tüm bilgilerin kesin ve ayrıntılı olması hayati önem taşıdığından, bir sunumun planlanması genellikle çok zaman alır. Bir sunumda genellikle bir veya iki sunucu bulunur ve katılımcılar genellikle sonunda herhangi bir soruyu tartışma şansına sahiptir.
Bir topikal toplantı biri bireysel konuyu tartışmak için düzenlenen bir toplantı.
Acil durum toplantıları, genellikle çok fazla planlama ve bildirim olmaksızın aniden yapılır. Genellikle organizasyonun içinden veya dışından bir kriz hakkında tartışmaları içerirler. Bir günlük işin aksamasına neden olabilecek bir acil durum toplantısına ekibin tüm üyeleri katılmalıdır, ancak bu çok önemlidir. Kısa süreli uyarı nedeniyle acil bir toplantı için gündem gerekli değildir; ancak, toplantı sırasında veya sonrasında tutanaklar yine de not edilmelidir.

Toplantılara İdari Destek

Toplantılar için idari desteğin sağlanması hayati önem taşımaktadır. Bir toplantı yapılmadan önce tüm katılımcıların bir listesi çıkarılmalı ve toplantının amacı hakkında kısa bilgi toplanmalıdır. İnsanlar toplantıya girdikçe, birinin kimin geldiğini not etmesi önemlidir.

Her zaman bir tutanak tutucusu olmalıdır; bunlar, bir toplantı sırasında meydana gelen tartışmaları ve anlaşmaları kaydeden ve insanların bunlara geri dönmesini sağlayan kişilerdir. İnsanlar toplantı alanına girdikçe, aynı katılımcılar ile ikinci bir toplantı yapılması gerekmesi durumunda birilerinin oradaki kişilerin isimlerini yazması önemlidir. Ayrıca bu, yöneticinin vb. Yeni hedeflerin kime verildiğini veya kimin yeni sonuçların farkında olduğunu bilmesini sağlar.

Bir toplantı planlarken ve düzenlerken de idari desteğe ihtiyaç vardır (neye yardımcı oldukları için 3. soruya bakın).

Toplantı Düzenleme

Bir toplantı düzenlerken, amacını ve toplantının 'başkanının' kim olacağını düşünün. Toplantıya katılan kişilerin önemli atamalarıyla çakışmaması için uygun bir zaman ayarlanmalıdır. Toplantı süresinin yanı sıra kimlerin katılacağının bir listesi planlanmalı ve uygun bir yer seçilmelidir (tüm katılımcıların da alabileceği bir yer). Bir gündem oluşturulmalıdır; bu, toplantıda tartışılacak konuların ana hatlarını çizen maddelerin bir listesidir.

Herhangi bir ikram verilecek ise miktar düşünülmeli ve toplantının ne kadar uzak / yakın olduğuna bağlı olarak ikramlar satın alınmalı ve doğru bir şekilde saklanmalıdır. Özel diyetler düşünülmelidir.

Engelli erişimi, katılımcıları desteklemek için düşünülmelidir. Gerekirse, toplantının yeri tekerlekli sandalye erişimine uygun olduğundan emin olmak için kontrol edilmelidir. İletişimde yardımcı olması için işaret dili tercümanları işe alınabilir veya davet edilebilir.

İş Konaklama

İş amaçlı seyahat ederken, bölge yerel veya uluslararası olabilir. Uygunluk ve güvenilirliğin yanı sıra farklı konaklama türlerini karşılaştırmak için rezervasyondan önce tüm farklı seyahat seçeneklerinin araştırılması önemlidir.

Farklı seyahat seçenekleri: Araba, taksi, otobüs, koç, tren, tekne / feribot, uçak
Farklı konaklama türleri: Otel, oda ve kahvaltı.

İş seyahati ve konaklama ile ilgili talimatların ve gereksinimlerin onaylanması iş sektöründe çok önemlidir. Konaklamalı iş seyahati düzenlerken planlama süreci çok önemlidir. Planlama sürecinde ilerlemek için seyahat eden insan sayısı ve bütçenin keşfedilmesi gerekecektir.

Öncelikle farklı iş seyahati türleri bilinmelidir; seyahat yerel mi yoksa uluslararası mı olacak? Konum onaylandıktan sonra, konaklama seçiminde dikkatli bir değerlendirme yapılmalıdır.

Oteller genellikle günde üç öğün öğün verirler (buna paketli öğle yemeği de dahildir), ancak oldukça pahalı olabilir. Bununla birlikte, ziyaretçilere oteldeki umumi odalar da dahil olmak üzere birçok farklı olanak sağlarlar ve aynı zamanda iş çalışanlarının odalarındayken görevlerini takip etmelerini ve diğer çalışanlarla iletişim kurmalarını sağlayan ücretsiz WiFi sağlayabilir.
Oda ve Kahvaltılar her zaman birisinin konaklama ücretine dahil olan sabahları kahvaltı sunar. Bazı yatak ve kahvaltı yerlerindeki imkanlar sınırlıdır ve bu durum, iş seyahatindeyken, çalışanın kendilerine tahsis edilen odada sık sık bulunmayacağı için çok fazla endişe yaratmamalıdır.

Rezervasyon Seyahat

Seyahat için rezervasyon yaptırırken fazladan araştırma yapılması önemlidir. Otel / oda ve kahvaltı tesisinde rezervasyon için sokağa çıkma yasağı varsa, iş çalışanının oraya daha önce gelmesi çok önemlidir. Bazı durumlarda, bir odaya yerleşmek ve iş başlayana kadar dinlenmek için önceki gün seyahat etmek daha kolaydır. Maliyetin bütçe dahilinde olması için harcamaların dikkatlice kontrol edilmesi gerekecektir.

Hayal kırıklığı ve stresi önlemek için seyahat biletleri ve otel / oda ve kahvaltı odaları önceden rezerve edilmelidir. Bazı durumlarda, iş seyahatinde olanlara yiyecek satın almaları, otobüs veya taksiyle seyahat etmeleri ve diğer ihtiyaçlarını karşılamaları için belirli bir miktar para verilebilir.

Planlama tamamlandığında, iş seyahatine katılacak tüm personele, yaptıkları şeyin tam ayrıntılarını hazırlayabilmeleri ve bilmeleri için seyahat ve konaklama ile ilgili ayrıntılar verilmelidir.

Bir iş seyahati için kullanılan para genellikle bir bütçeye ayarlandığından, nakit akışlarını ve şirket karlarını takip etmek için iş seyahati ve konaklama kayıtlarını tutmak önemlidir. Seyahat ve konaklama hakkında ayrıntılar tutulursa, örneğin ne kadar paraya mal oldukları ve uygunlukları, gelecekte paradan tasarruf etmek ve / veya daha iyi bir konaklama yeri bulmak için kayıtlara geri gönderilebilir.

Çalışanlara seyahatleri sırasında olası değişiklikler hakkında iletişimi sağladığından kayıt tutmak da yararlıdır.

Ofis Donanımı Türleri

Kırtasiye: Kırtasiye büyük ölçüde ofis içinde kullanılmaktadır. Kırtasiye örnekleri: Kalemler, kurşun kalemler, zımbalar, ataçlar, yapışkan notlar, cetveller.

Güvenlik Sistemi: İşyerim içerisinde tüm ofis kapıları kapalı ve şifreli kilitlere sahip. Bu, kamuoyunun ve yetkisiz kişilerin hasta dosyalarına ve küçük paraya erişememesini sağlamak içindir. Hem iç hem de dış müşterilerin güvenliğini sağlamak için resepsiyon içinde ve bina dışında CCTV kameralar bulunmaktadır. Tüm personel bilgisayarlarında, basıldığında diğer personel bilgisayarlarında bir uyarı olarak açılan özel bir 'panik' düğmesi bulunur. Bu, onları sıkıntı altında olduğunuz konusunda uyarır ve bizim politikamız, hastayla ilgilenmediğimiz sırada bu olursa, sorunun ne olduğunu görmek için panik düğmesini etkinleştiren personele gitmemizdir.

Bilgisayar: Bilgisayar, ofiste kullanılan ana ekipmanlardan biridir. Personel üyelerinin mektuplar vb. Oluşturmasına olanak tanıyan Microsoft kelimesi gibi farklı yazılımlar içerirler. Bilgisayarlar genellikle çevrimiçi iletişim ve araştırma sağlayan internete bağlıdır. İnternet kullanılırken güvenli kullanım için tüm bilgisayarlara özel anti-virüs yazılımı yüklenmelidir. İş kaybını önlemek için tüm işlerin yedeklenmesi de önemlidir. Bilgisayarlardaki çoğu yazılım, yalnızca yetkili erişime izin vermek ve gizliliği korumak için parola ile şifrelenebilir.

Yazıcı / Fotokopi: Fotokopi makineleri, kağıt üzerinde bulunan belgelerin kopyalarını yapmak için kullanılır. Özellikle bir müşteriyle ilgiliyse bilgilerin kopyalarına sahip olmak her zaman faydalıdır.

Tarayıcı: Tarayıcılar bilgisayarlara bağlıdır ve kağıttan bilgisayara bir şey aktarmak için kullanılır. İşyerimdeki işim tarayıcıyı hasta notlarını ve hastane mektuplarını sisteme ayırmak için koymaktır.

Masalar ve Sandalyeler: Bir ofis organizasyonundaki çoğu çalışan kendi masalarına atanır. Bazı organizasyonlarda çalışanların 'sıcak masası'. Bu, kendi alanlarının olmadığı anlamına gelir, sadece mümkün olan her yere götürürler.

Faks Makinesi: Faks makineleri, belgeleri harici bir işletmeye kopyalamak için kullanılır. Her faks makinesinin, tıpkı bir telefon numarası gibi, diğer işletmelerin size bilgileri hemen iletmesini sağlayan ayrı bir numarası vardır.

Damgalama Makinesi: Damgalama makineleri, zarfları (mektup / koli) tartmak ve üzerine postalanmak üzere 'yazdırmak' için kullanılır. 1. veya 2. sınıfa değiştirilebilen damga maliyetlerini ödemek için kredi satın alınır ve makineye girilir. (franking makineleri hakkında daha fazla bilgi için ünite 12'ye bakın)

Laminasyon: Kağıt veya kart bir laminatöre yerleştirilir ve daha sonra onları su hasarından ve yırtılmadan korumak için plastik bir örtü içinde 'mühürlenir'. Belgeler, örneğin posterler veya talimatlar gibi sergileneceklerse genellikle lamine edilir.

Sabit Telefon: Telefonlar neredeyse her zaman ofiste kullanılır. Dahili ve harici aramalar vermek / almak için kullanılabilirler. İşyerimdeki telefonlar diğer çalışanlarla iletişim kurmak için kullanılıyor ve diğer sağlık işlerini ve hastaları aramak için kullanılıyor. Ayrıca, bir sorgusu olabilecek veya randevu almak isteyen hastalardan gelen aramalar da alıyoruz. Her telefonun ayrıca, arayan kişilerin cevap veremiyorsanız mesaj bırakabilecekleri bir 'posta kutusu' vardır. Ayrıca bir 'rahatsız etmeyin' ayarına da yerleştirilebilirler.

Dosya Dolabı: Belgeleri düzenlemek ve saklamak için bir dosya dolabı kullanılır. Organizasyona yardımcı olması için etiketlenebilen çok sayıda çekmeceye ve bölümlere sahiptirler. İşyerim içerisinde özellikle hasta kişisel verileri soyadına göre alfabetik sıraya göre düzenlenmiş ve kilitlenebilen dosya dolaplarımız bulunmaktadır. Bunların çoğunun bir avantajı, yanmaz olmalarıdır, bu nedenle bir yangın çıkması durumunda hayati bilgiler yok olmayacaktır.

Parçalayıcı: Öğütücüler, başka bir personel üyesi veya bir müşteri / hasta hakkındaki özel ve gizli bilgileri ofiste imha etmek için kullanılabilir. Bu, yetkisiz kişilerin bilgileri alamamasını sağlamak içindir. Veri Koruma Yasası, kişisel bilgilerin 'kesinlikle gerekenden daha uzun süre saklanması gerektiğini' belirtir. İş yerimde artık ihtiyaç duyulmayan tüm gizli bilgileri parçalıyoruz.

Kasa: Kasa, paranın depolanması durumunda bir ofis için hayati bir "ekipman" parçasıdır. Bir kasa, parayı güvenli bir şekilde saklayacaktır ve yalnızca yetkili kişiler bir anahtarla veya bir kodla ona nasıl erişileceğini bilmelidir. Bir kasanın anahtarları da kayıp veya hırsızlığı önlemek için güvenli bir yerde saklanmalıdır.

Ofis Ekipmanlarını Kullanma

Bir görevi tamamlamak için ofis ekipmanı seçerken, görevin ne yapmanızı gerektirdiği dikkate alınmalıdır. Bir mektup yazmanız gerekiyorsa, bir bilgisayarda Microsoft Word kullanmayı ve ardından bir yazıcı kullanmayı seçebilirsiniz. (Mevcut kaynakları göz önünde bulundurun: yazdırmak için yeterli kağıt olmayabilir.)

Bir görevi tamamlamanız için gereken süreyi de dikkate almanız önemlidir. Örneğin, bir grafik oluşturmanız gerekiyorsa, bir bilgisayarda yazılım kullanmaktan daha fazla zamanınızı elinizle çizmeniz gerekir.

Görev diğer insanlara bilgi sağlamayı içeriyorsa, bunun hızlı bir şekilde yapılması gerekiyor mu yoksa hız çok önemli değil mi? Faks gönderme ve telefon iletişiminin kullanımı neredeyse anında gerçekleşirken, e-posta bir kişinin ona erişmesi ve okuması ne kadar sürdüğüne bağlıdır.

Bir görevi üstlenirken gider ve kalitenin de dikkate alınması gerekecektir. Bazı ofis ekipmanları daha yüksek kaliteli belgeler üretebilir ancak yüksek bir maliyetle bunun dikkatlice planlanması gerekir.

Atıkların Azaltılması

Performans daha verimli olacağından ve müşteriler / hastalar kendilerini daha rahat hissedeceklerinden, çalışma ortamında israfı minimumda tutmak önemlidir. Atığın nasıl belirleneceği ve en aza indirileceği dahil olmak üzere tüm çalışanlara doğru eğitim sağlanmalıdır.

E-posta kullanımı, kağıt israfını azaltmaya yardımcı olur, çünkü toplantı tutanakları, haber bültenleri vb. Kağıt üzerinde kendilerine vermek yerine personelin e-postalarına gönderilebilir.
Bir çalışan bir yazıcı kullanıyorsa, yalnızca ihtiyaç duydukları kadar sayfa yazdırmalı ve mümkünse çift yönlü yazdırmalıdır. Bu, bir fotokopi makinesi kullanırken de geçerli olabilir.
'Elektrik atığının' azaltılması da son derece önemlidir: faturalar daha düşük olacak ve bina ve çevre daha ekonomik olacaktır. Çalışma günü sona erdiğinde, tüm ışıklar ve bilgisayarlar ve bileşenleri (tarayıcılar, yazıcılar, fotokopi makineleri) kapatılmalıdır. Merkezi ısıtma veya iklimlendirme yalnızca gerektiğinde kullanılmalıdır.

Günlük Sistemleri

Basılı kopya veya manuel günlük sistemi genellikle ciltli veya halka ciltli kitap biçimindedir. Birçok farklı gün / ay biçiminde gelirler, bu nedenle seçmeden önce günlüğe kaç girişin gireceğinin dikkate alınması gerekir. Bu sistemin dezavantajları kayıp olasılığı ve kağıt kullanımıdır. Bir sınır günlüğünde yer sınırlı olabilir ve bu da net olmayan girişlere yol açabilir. Bu, girişlerin yanlış okunmasına neden olabilir. Organizasyonumda, her personelin bakımı yapılan odada düzenli olarak güncellenen bir veya daha fazla duvar planlayıcısı var. Bunlar her zaman göz önünde oldukları için kullanışlıdır. 'Kitap tarzı' bir günlük kullanıp kullanmayacağımız kişisel bir karardır.

Elektronik günlük sistemleri bilgisayar, telefon veya elektrikli ajanda üzerinde oluşturulabilir. Bir bilgisayarda bir günlük sistemi oluşturmak için kullanabileceğiniz birçok farklı program vardır, bu nedenle kişisel tercihinize kalmıştır. Günlük sistemleri elektronik ise, yalnızca yetkili erişime sahip kişilerin bunları görüntüleyip düzenleyebilmesini sağlamak için bunları şifreleme imkanı her zaman vardır.

Günlük Sisteminin Faydaları

Günlük sistemlerini kullanmak, kendi zamanınızı ve diğer zamanlarınızı verimli bir şekilde planlamanıza ve düzenlemenize olanak tanır. Günlük sistemlerine diğer personel üyeleri tarafından erişilebiliyorsa, bu onlara toplantılar, eğitim günleri ve yönetici günleri olduğu zaman işyerimdeki genel uygunluğunuzu bilmelerini sağlar. Günlük sistemleri, hiçbir şeyin onlarla çakışmamasını sağlayabileceğiniz için toplantıları ve etkinlikleri planlarken yardımcı olur.

Kaynakları sipariş ederken, neyin sipariş edildiğine, ne zaman ve ne kadar sipariş edildiğine dair bir günlük tutmak genellikle iyi bir fikirdir. Bu, yöneticinin ve küçük kasa yöneticisinin kaynakların ne sıklıkla kullanıldığını takip etmesine yardımcı olur ve kaynak israfını azaltmak için sorunların çözülmesine yardımcı olabilir.

Bir günlük sistemine tarih ve saat eklemek çok önemlidir. Bunlar gerekirse isimler ve not edilen randevu veya olay hakkında bilgilerle takip edilmelidir. Günlük sistemleri her zaman doğru ve doğru olmalı ve gerekli her ayrıntıyı içermelidir.

Kullanımdaki Sistem Örneği

Günlük girişleri yaparken doğru bilgi almak çok önemlidir. İş yerimde 'SystmOne' adlı bir yazılım kullanıyoruz. Bu, randevu rezervasyonu ve telefon görüşmeleri için bir tür elektronik günlük sistemi içerir. Randevuların çakışmasını önlemek, hastaların korunmasına yardımcı olmak, doğru hastanın girilmesini sağlamak ve böylece doktor veya reçete yazarı hastanın semptomları / ihtiyaçları hakkında küçük bir özet bilmesi için bu konudaki bilgilerin doğru olması önemlidir.

Ekip toplantılarının ve eğitim günlerinin tarihlerini girmek için kendi günlük sistemlerimizi tutma seçeneğimiz de var. Bu tarihleri takip etmek, boş zamanları uygun tutmamıza yardımcı olur. Toplantılara ve eğitim günlerine katılmak, diğer meslektaşlarımızla iletişim kurmamızı, ameliyat sırasında yaşayabileceğimiz sorunları iyileştirmemizi ve bilgimizi genişletmemize yardımcı olur.