NVQ düzey 3: günlük sistemlerini kullanma (amaç, türler ve daha fazlası)

Mevcut günlük türleri, dahil edilmesi gereken bilgiler ve girişlerin güvenli bir şekilde nasıl saklanacağı dahil olmak üzere iş yönetiminde günlük sistemlerinin kullanımını gözden geçirin.

Fotoğraf: Viktor Talashuk, Unsplash

Bu Birime Giriş

Bu, Seviye 2'deki B Grubu isteğe bağlı ve toplam 3 kredilik bir birimdir. Bu ünitenin tamamlanmasının ardından aday, günlük sistemlerinin amacı, nasıl kullanılacağı ve neden kullanılacağı konusunda iyi bilgiye sahip olacaktır. Bir günlük tutmak için hangi bilgilerin gerekli olduğunu ve neden günlük girişlerini nasıl ve neden açık ve doğru bir şekilde yapacaklarını bilecekler.

Adaylar, değişikliklerin amacını ve bunları nasıl önceliklendirip ileteceklerini bilecek ve bunları iletme ihtiyacını anlayacaklar. Adaylar, hassas ve gizli bilgiler içerebildikleri için günlük girişlerindeki sorunları nasıl bildireceklerini ve çözeceklerini ve bunları nasıl güvenli bir şekilde saklayacaklarını da bileceklerdir. Günlüklerin paylaşılması, paylaşım seviyeleri, her bir kişinin günlük için hangi haklara sahip olduğu ve gizli ve özel randevuların tüm kullanıcılardan nasıl uzak tutulacağı da dahil olmak üzere işlenmektedir.

Ayrıca bir kişisel beyan ekledim.

1.1 Günlük sistemini kullanmanın amacı nedir?

Zaman çok önemlidir ve bir günlük sistemi sürdürülerek çok verimli bir şekilde kullanılabilir. Kendi zamanınızın ve diğer insanların zamanının verimli bir şekilde planlanması ve organizasyonu, bu nedenle, katılabileceğiniz en önemli faaliyetlerden biridir.

Günlük, ofisteki en önemli kaynaklardan biridir ve bu olmadan hiçbirimiz herhangi bir zamanda nerede olmamız gerektiğini veya ne yapmamız gerektiğini bilemezdik.

Günlük manuel veya elektronik olarak tutulabilir.

1.2 Farklı günlük sistemlerini açıklayın.

Günlük sistemleri temelde iki türe ayrılabilir:

Manuel Sistemler

Ofislerde kullanılan en yaygın manuel günlük sistemi türü

randevuların kaydedildiği ciltli kitaptır.

Bunlar şunlar olabilir:

• Sayfa başına bir gün
• Sayfa başına iki gün
• Görüntülemek için bir hafta
• Görüntülemek için iki hafta

Kullanmak için en uygun manuel günlük türünü seçerken, herhangi bir günde kaç giriş yapabileceğinizi göz önünde bulundurmanız gerekecektir.

Ciltli kitaba bir alternatif, genellikle zaman yöneticisi olarak bilinen gevşek yapraklı bir sistemdir. Bu, günlük bölümünün sürekli olması avantajına sahiptir. Yıllar geçtikçe yeni sayfalar basitçe eklenir, bu nedenle her yılın sonuna doğru yeni bir günlük almaya gerek yoktur.

Bir başka, tamamen farklı, manuel sistem, duvar planlayıcısıdır. Bunlar genellikle bir yılın tamamını kaplayan günlük bir alana sahip olan lamine grafiklerdir.

Elektronik Sistemler

Elektronik günlükler bir kişisel bilgisayarda, bir dizüstünde, bir avuç içi üzerinde veya bir elektronik ajanda tutulabilir. Manuel sistemlere göre bir takım avantajları vardır:

• Randevular arasındaki olası çatışmayı vurgulamak
• Düzenli etkinliklerin girişi yalnızca bir kez
• Daha az kağıt kullanılır.
• Parola koruması.
• Çoklu erişim mevcuttur.
• Randevuların ekranda hatırlatıcısı.
• Veritabanı uyumluluğu.
• Elektronik iletişim.

Girişlerde yapılan değişikliklerin etkilerini kontrol etmek önemlidir.

123rf.com

1.3 Talep edilen günlük girişleri ve değişiklikleri hakkında neden ilgili bilgileri almalısınız?

Değişiklik talepleri görece önemsiz görünebilir, ancak önemli sonuçları olabilecek zincirleme bir etkiye sahip olabilir. Randevuyu geciktirmek, toplantıya katılan kişinin günün ilerleyen saatlerinde düzenlenen diğer toplantılara geç kalmasına veya hatta katılamamasına neden olabilir. Bu nedenle, talep edilen bir değişikliğin kabul etmeden önce sahip olacağı etkilerin kontrol edilmesi önemlidir.

İlgili tüm bilgiler alınmalıdır çünkü toplantıya veya herhangi bir randevuya katılan herkesin kolaylık sağladığından ve tüm ayrıntıların verildiğinden emin olmanız gerekir, böylece herhangi bir zamanda herhangi bir hata olmaması için.

2.1 Günlük girişleri yapmak için hangi bilgilere ihtiyaç vardır?

Günlük girişleri yapmak için saat, süre, tarih, yer, katılımcılar, başkan, ziyaretçiler gibi bilgiler gereklidir.

2.2 / 3 Taleplere neden öncelik vermelisiniz ve bunu nasıl yaparsınız?

Aynı anda bir dizi talep veya düzenlemelerde değişiklik olması durumunda yapmanız gereken eylemleri önceliklendirmeniz çok önemlidir. Açıkçası, değişiklikler muhtemelen en iyi kronolojik sırayla ele alınmaktadır. Ayrıca toplantıya dahil olan herkesle iletişime geçilmeli ve talepler veya değişiklikler onaylanmadan önce herkes için uygun olduğundan emin olunmalıdır. Değişiklikleri aldığınız gündeki randevuları etkileyen değişiklikler, gelecekte randevularda veya toplantılarda yapılacak değişikliklerden önce ilgilenmeniz gerekecektir.

Günlük yazılımına bir örnek.

2.4 Neden dahil olan tüm kişilerin ihtiyaçlarını dengelemeye çalışmalısınız?

Randevuya veya toplantıya dahil olan herkese planlama, seyahat ve diğer ihtiyaçlar için yeterli zaman verilmelidir, böylece toplantının hiç kimse için sorunsuz bir şekilde sorunsuz geçmesi gerekir. Bir toplantının başarılı olabilmesi için, katılanların hepsinin hazır bulunması ve yeterli hazırlık süresine sahip olması gerekir.

2.5 Etkilenen kişilere neden değişiklikleri bildirmelisiniz?

Değişiklikler zamanında bildirilmelidir ve diğer insanların günlüklerinden sorumluysanız, herhangi bir toplantıya veya seyahate hazırlanabilmeleri için değişiklikleri zamanında bildirmeniz çok önemlidir. Gün içinde rutin konularla ilgilenmeleri için yeterli zaman ve gerekirse randevular arasında yeterli seyahat süresi bırakmak da önemlidir.

Değişikliklerden etkilenen diğer kişilerin günlüklerinde başka randevular da olacaktır. Onlara, değişikliklerin hafif ya da tersine yapıldığı izlenimini vermemeniz önemlidir, çünkü daha önemli bir şey ortaya çıkmıştır.

Elektronik günlük sistemleri, sistemleri sizinkiyle ağa bağlı olan ilgili kişilere değişiklikleri otomatik olarak iletebilir, ancak etkilenen diğer kişilerle iletişime geçmeniz gerekecektir. İlgili zaman ölçülerine bağlı olarak, bu telefon, e-posta, faks, mektup veya sözlü olarak yapılabilir.

Manuel bir günlük örneği.

getentrepreneurial.com

2.6 Neden bir günlük sistemini güncel tutmalısınız?

Değişiklikler kararlaştırıldığında günlüğü güncel tutmak son derece önemlidir. İptal edilen tüm randevuları sildiğinizden emin olmalısınız. Randevuya sadece iptal edildiğinin söylenmesi hem sinir bozucu hem de utanç vericidir ve zaman kaybıdır.

Tamamen güncel tutulmayan bir günlük her türlü karışıklığa neden olacaktır. İnsanların güvenini yitirmesine ve zaman kaybına neden olur.

Düzenlemelerde yapılan değişiklikleri bildirirken güvenlik ve gizlilik soruları olabilir. Kuruluşun geleceğini etkileyebilecek müzakereler olabilir. Toplantıların düzenlenmesinin bir sonucu olarak bunların farkındaysanız, bu bilgileri vermemeniz önemlidir.

Tüm organizasyonun verimliliğinin, kullanılan günlük sistemlerinin doğru bakımına bağlı olduğu söylenebilir. Görünüşe bakılırsa çok küçük bir rol gibi görünse de, personelin her üyesinin herhangi bir zamanda hangi randevuları olduğunu ve nerede olmaları gerektiğini hatırlaması çok zor olurdu.

2.7 Yeni taleplerde bulunulduğunda ortaya çıkabilecek farklı sorun türlerini ve bu sorunların çözümlerini açıklayın.

Bir günlük sistemindeki yeni talepler, bir toplantı veya randevu veya oda rezervasyonu veya mevcut bir rezervasyonda değişiklik için yapılabilir. Talepler, günlük sahibinin dahil olduğu rollere bağlıdır. Talepte bulunulduğunda, talepte bulunan kişi günlük sisteme uygun zaman aralıkları veya boş zamanlar için bakmış olabilir veya olmayabilir ve bunun nedeni gerekli bilgilere erişimlerinin olmaması olabilir. Yeni talep yapıldığında aşağıdaki sorunlar meydana gelebilir

• Mevcut talepler için çıkarımlar - bunlar, çakışma ve tekrarlama gibi aşağıdaki faktörlere dayanabilir
• Birden fazla talebin üst üste gelmesi - kaos yaratabileceğinden ve insanların toplantılara veya randevulara katılmasını engelleyebileceğinden taleplerin çakışmamasına dikkat edilmelidir.
• Çift veya çift rezervasyon - günlük birden fazla kişi tarafından işlendiğinde ve iletişim zayıf olduğunda ortaya çıkan yaygın bir hata
• İstekleri iletmemek veya isteklerde değişiklik - zayıf iletişim tüm sistemi bozar
• İsteklerin onaylanmaması - isteklerin onaylanması gerekir, aksi takdirde isteğin devam edip etmeyeceğinden emin olmazsınız. Bazen bu, yuvaların boş kalmasıyla sonuçlanır ve ihtiyaç duyan insanları beklemeye alır
• Taleplerin kaydedilmemesi - aslında bir talep olduğunda bu boş görünecektir
• İstekleri öncelik sırasına koyma - bazı yüksek öncelikli / acil / acil talepler geldiğinde isteklerin yeniden planlanmasını isteme
• Yanlış iletişim ve yanlış bilgilendirmeyi önlemek için talepleri güncelleme
• Veri koruması
• Güvenlik

Çözümler

Bu sorunların çözümleri:

• Günlük sistemleri, bunların nasıl kullanılacağı, taleplerin yinelenmesi ve örtüşmesi önlenerek nasıl planlanacağı ve koordine edileceği hakkında kapsamlı bilgi sahibi olmak
• Bir talep ve gerekli bilgi türleri hakkında ilgili bilgileri edinme hakkında bilgi
• Talepleri ihtiyaca ve aciliyete göre önceliklendirmek ve doğru formatta kaydetmek ve ayrıca gerekli personele erişim sağlamak
• İletişim, kullanılmadığı takdirde organizasyonun işleyişinde başarısız olacak bir başka önemli husustur.
• Güncelleme, birçok yönden hayal kırıklıklarını ve hataları önler
• Veri koruma ve güvenliğiyle ilgili kuruluş politikalarını ve prosedürlerini takip etmek.
• Kayıtlı dosya sistemini kullanma, böylece hiç kimse dosyalara sistemde oturum açmadan erişemez

Takviminizi Paylaşmak

2.8 Günlük sistemi kullanırken güvenlik ve gizlilik prosedürlerini takip etmenin amacını açıklayın.

Günlük çeşitli amaçlar için kullanılabilir. Biri kişisel veya gizli randevular, toplantı randevuları, tartışmalar ve diğer bilgileri günlüklerine kaydeder. Başkalarının gizli bilgileriyle ilgili hassas ve kişisel girişler de olabilir. Bu nedenle, her günlük girişinin özel bilgiler için "özel" gibi ayarlara sahip olması ve yapılan girişleri yalnızca uygun kişilerin görmesini sağlaması gerekir, aksi takdirde gizlilik ihlali olacaktır. Birisinin bizim veya başkasının gizli bilgilerini görmesini istemiyoruz. Örnekler, bir iş sağlığı randevusu, resmi bir inceleme, bir disiplin toplantısı, rehabilitasyon veya koruma toplantısı vs.'dir. Bu nedenle, insanların bilgilere erişiminin sürdürülmesi ve izlenmesi gerekir.

Güvenlik sorunları söz konusu olduğunda, takvim veya günlük korunmuyorsa, herkes günlükteki bilgilere erişebilir ve hatta önemli bilgileri düzenleyebilir veya silebilir. Kişilere takvimlere erişim verildiğinde, erişim hakları ve düzenleme hakları değerlendirilirken onlara belirli düzeylerde izin verilir. Ayrıca günlük sadece bu özel bilgiye ihtiyaç duyan kişilere açık olmalı ve herkesten kapatılmalıdır.

Bu nedenle, kuruluşun veya departmanın düzgün çalışması ve çalışması için gizlilik prosedürleri ve güvenlik prosedürlerinin izlenmesi gerekir.

Çalışmalarında iyi şanslar

Umarım bu sizin için biraz yararlı olmuştur. Lütfen yorumlarınızı veya geri bildirimlerinizi bırakmaktan çekinmeyin. Herhangi bir sorunuz varsa veya yardım ve tavsiyeye ihtiyacınız varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Teşekkür ederim.