NVQ Seviye 3: Bir iş ortamında iletişim kurun

Bu birim, bir iş ortamında uygun iletişimi kapsar.

Fotoğrafı çeken Antenna on Unsplash

Bir İş Ortamında İletişim, İngiltere, Galler ve Kuzey İrlanda'da sunulan, İşletme ve Yönetimde Seviye 3 Ulusal Mesleki Yeterlilik Diploması için üç kredili zorunlu bir A Grubu birimidir. Bu modül, adayın iletişimin amacını tam olarak anlamasına yardımcı olur. Adaylar ayrıca sözlü ve yazılı olarak nasıl iletişim kuracaklarını, geri bildirimi nasıl arayacaklarını ve kullanacaklarını (ve önemini) ve sonraki seviyeler için iletişim becerilerini nasıl geliştireceklerini öğrenirler.

Bu makale modülün her bir sonucunu ele alacak, ne anlama geldiklerini açıklayacak ve bunlara nasıl ulaşılacağını tartışacaktır. Genel olarak adaylardan ne yazmaları beklendiğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Özel işinize bağlı olarak, kendi portföyünüzü hazırlarken kendi işiniz ve organizasyonunuz için burada yazılanları değiştirmeniz gerekecektir.

Bu Makale Nasıl Kullanılır

Bu makale, bir işyeri ortamında iletişim unsurlarını kapsayan İşletme ve Yönetimde NVQ Seviye 3 Diploması için Ünite 304'ün Çıktı 1 ve 2'sini kapsamaktadır.

Tamamen bilgilendirme amaçlıdır ve kendi portföyünüzü derleme sürecinde size rehberlik etmeyi amaçlar. Dosyanızın işinizin ve organizasyonunuzun özelliklerine göre uyarlanması gerektiğinden, dosyanız için doğrudan buraya hiçbir şey kopyalamayın. Dili bu makaleden doğrudan kopyalamak sadece dürüst olmayıp, dosyanızı da zayıflatacaktır.

Sonuç 1: İletişim Planlamasının Amacını Anlayın

1.1 İletişimin Amacını Bilmenin Faydalarını Açıklayın

İletişim, bireyler, gruplar veya bireyler ve gruplar arasında fikirlerin veya içeriğin aktarılmasını ifade eder. İletişim şunlardan oluşur:

• Kaynak: Mesajı oluşturan kişi veya kişiler.
• Mesaj: iletişimin içeriği.
• Orta: iletişimin nasıl iletildiği (e-posta, telefon, yüz yüze vb.).
• Alıcı : İletişim yapılan hedef kitle veya kişi. Edinme becerileri, etkili bir şekilde dinleme ve okumayı içerir.

Bir iş ortamında birbirimizin sorunlarını dinleyerek ve günlük sorunları birlikte çözerek iletişim kurarız.

1.2 İletişimin Sunulduğu İzleyiciyi Tanımanın Nedenlerini Açıklayın

Hedef kitlenizi anlarsanız, onlarla daha etkili iletişim kurabilir ve onları ikna edebilirsiniz.

Mesajınızın iyi karşılanmasını sağlamak için, hedef kitlenizin ne beklediğini, hangi ruh halinde olduklarını ve hangi soruları cevaplamanızı isteyebileceklerini öğrenmeniz gerekir.

1.3 İletişimin Amaçlanan Sonuçlarını Bilmenin Amacını Açıklayın

İletişimin "amaçlanan sonucunu" anlamak, hem kendi mesajınızı hem de izleyicinin onu nasıl alabileceğini anlamak anlamına gelir.

İzleyici şunlar olabilir:

• Tek bir iş arkadaşı
• Bir toplantıda birkaç kişi
• İnsanlarla dolu bir oda

İletişim kurduğunuzda, şunları yapmaya çalışıp çalışmadığınızı bilmelisiniz:

• Bilgi iletmek
• İkna etmek
• Eğlendirmek

İletişiminizin etkinliği, amacınızın hedef kitlenizin konumu ve beklentileriyle nasıl iç içe geçtiğini ne kadar iyi anladığınıza bağlıdır.

1.4 Farklı İletişim Yöntemlerini ve Ne Zaman Kullanılacağını Tanımlayın

İletişim şu şekilde sınıflandırılabilir: sözlü veya sözlü olmayan, resmi veya gayri resmi.

Sözlü

• Sözlü iletişim, en önemli, yaygın ve etkili iletişim türüdür. Doğrudan konuşmak ve dinlemek, birbirimizin duygusal ihtiyaçlarını anlamamıza yardımcı olur.
• Etkili sözlü iletişimin başkalarını ne kadar iyi dinlediğinizle olduğu kadar onlarla nasıl konuştuğunuzla da ilgisi vardır.

Sözsüz

• Sözsüz iletişim yazmak anlamına gelir, ancak aynı zamanda işaret dili, yüz ifadeleri ve jestleri de ifade eder. Sözlü olmayan iletişim sözlü iletişimden daha az etkilidir - doğrudan olmak her zaman daha iyidir - ancak sözlü olmayan ipuçları almanız yine de önemlidir.
• Sözlü olmayan iletişim sözlü iletişimi geliştirebilir. Vücut dili ve yüz ifadeleri genellikle dürüsttür ve samimiyeti aktarmaya yardımcı olabilir.
• Bazı insanlar - işitme güçlüğü olanlar da dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere - öncelikle işaret dili, jest ve yüz ifadeleri şeklinde sözlü olmayan iletişimi kullanır.

• Gayri resmi iletişimler, gün boyunca tesadüfen gerçekleşen yüz yüze etkileşimlerdir. İşle ilgili olabilir veya olmayabilir, sözlü veya sözsüz olabilirler.
• Bazı örnekler şunlardır: yemekhanede işle ilgili olmayan bir şey hakkında sohbet, bir projenin durumu hakkında soru soran hızlı bir e-posta veya birkaçını saymak gerekirse, hazırlıksız bir toplantı isteyen yapışkan bir not.

Resmi İletişim

• Bazı iletişim türleri resmi beklentilere veya protokole uygundur, bir şekilde kaydedilir veya önceden planlanır ve prova edilir.
• Resmi sözlü iletişimin bir örneği, yazılı bir sunum olabilir. Sözlü olmayan resmi iletişim, yıllık raporlar, istihdam şartları ve sözleşmeler gibi yazılı öğeleri içerir.

Sonuç 2: Yazılı Olarak Nasıl İletişim Kurulacağını Anlayın

2.1 Yazılı İletişimi Hazırlarken Kullanılabilecek İlgili Bilgi Kaynaklarını Belirleyin

Bilgi kaynakları birincil veya ikincil olarak sınıflandırılabilir.

Birincil kaynak

• Bir olay sırasında birincil kaynak üretilir. Bu tür bilgiler, olay veya olayla doğrudan temas halinde olan bir kişi tarafından toplanır.
• Bu kaynaklar günlükler, mektuplar, gazeteler, mahkeme kayıtları, görüşmeler, anketler vb. Olabilir.
• Birincil kaynaklar genellikle katkısızdır ve olaylara en yakın kaynaklardır.

İkincil kaynak

• Bu tür bilgiler, birincil olaydan kaldırılan biri aracılığıyla filtrelenir.
• Bu kaynaklar, birincil kaynağa ilişkin literatürü yorumlayabilir veya analiz edebilir ve kitapları, yorumlayıcı belgeleri veya bir yabancının bir olayı anlatmasını içerir.
• Normalde ikincil kaynaklar bir olayı yorumlar ve ondan sonra üretilebilir.

2.2 Bir İş Ortamında Elektronik Yazılı İletişim Formlarının Kullanılmasına İlişkin İletişim İlkelerini Tanımlayın

Elektronik iletişim, e-posta, faks veya elektronik olarak iletilen ve saklanan herhangi bir yazılı iletişim anlamına gelir.

• Etkili elektronik iletişim, bir dereceye kadar teknik ustalık gerektirir. Bilgileri telekomünikasyon teknolojileri üzerinden aktaracak kadar yetenekli olmalı ve gerekli yazılımı nasıl kullanacağınızı bilmelisiniz.
• Bilgi alışverişi için elektronik iletişimi seçerken dikkatlice düşünmeli ve hangisinin en iyi ve en verimli iletişim yöntemi olduğuna karar vermelisiniz.
• Ofis ortamında, elektronik kaynaklardan gelen bilgileri yorumlayabilmeli ve iyi yorumlama becerilerine sahip olmalısınız.

2.3 Yazılı İletişimde Kullanılabilecek Farklı Dil Tonlarını ve Durumları Açıklayın

Konuşma, gündelik ve resmi yazma, kendi beklentileri ve sonuçları olan farklı tarzlardır. Kullandığınız yazı stili, niyetinize, aracınıza ve hedef kitlenize bağlıdır.

• Gündelik dil gayri resmi ve konuşmaya yöneliktir. Dostça kısa mesajlarda veya sohbetlerde böyle yazarsınız. Muhtemelen, iş yerinde, özellikle de amirlerinizle, mantıklı bir şekilde sıradan bir dil kullanırsınız. Günlük dil, akranlarınızla konuşma biçiminizdir.
• Konuşma dili benzerdir ve aile ve yakın arkadaşlarla iletişim kurmak için kullandığımız dili ifade eder. Konuşma dili argo ve lehçeyi içerir.
• Resmi dil, iş iletişimlerinde kullanılır ve profesyonel ve yetkili olarak görünmek istediğinizde kullanılır. Aynı zamanda kullandığınız kelimelere ve üsluba da bağlıdır. Resmi yazıda, dilinizin doğru sözdizimi, kelime bilgisi ve dilbilgisine sahip olması gerekir.

2.4 Yazılı İletişim Amacına Uygun Dil Seçme ve Kullanmanın Nedenlerini Açıklayın

İletişim, konuşma, sinyaller, yazma veya davranış yoluyla bilgi, fikir, düşünce, duygu ve duygu alışverişi sürecidir. Kullandığımız dil kolayca anlaşılabilir, doğru ve dokunaklı olmalıdır.

Her mesaj türü - birkaçını saymak gerekirse şikayetler, tutanaklar ve şikayetler - farklı incelik seviyeleri gerektirir.

• Özellikle kritik bir şey yazarken, her zaman organizasyonu veya grubu kişiselleştirmek yerine genel olarak ele almaya çalışın.
• Negatif olanlardan önce pozitif puanlarla başlayın, böylece alıcı hemen savunmaya geçmez.
• Belirsiz veya dolaylı bir dil kullanmak yerine, gerçekleri doğrudan açıklayın.
• Yazarken kalın veya tamamen büyük harf kullanmaktan kaçının. Bu, yazılı iletişimde düşmanca karşımıza çıkıyor.

2.5 Farklı Hedef Kitlelerin İhtiyaçlarını Karşılamak İçin Yazılı Bilgileri Düzenleme, Yapılandırma ve Sunma Yollarını Tanımlayın

Yazılı bilgileri düzenlerken, yapılandırırken ve sunarken aşağıdakileri aklınızda bulundurun:

• Bir sunum yaparken gerekli tüm belgeleri önceden hazırlayın. Bunlar, PowerPoint sunumlarını (veya benzer slayt gösterisi yazılımlarını), bildirileri veya kendiniz için bir komut dosyasını içerebilir.
• İletişimin karışıklık veya hata olmadan devam etmesi için belgeleri doğru sırada tutun. Siparişi önceden iki kez kontrol edin.
• Sunum yaparken hedefleriniz konusunda net olun. Neyi sunacağınız, sunumdaki gerekçeleriniz, katılımcıların neden orada oldukları ve konunun neden önemli olduğu hakkında bir giriş yapın.
• Çalışmanızı adım adım, gerektiği yerde uygun referansları kullanarak açıkça sunun.
• Sonunda, tüm hedeflerinize nasıl ulaşıldığını açıklayarak sonuca varın.
• Soruları yanıtlamak için zaman ayırın.

2.6 Yazılı Bilgilerdeki İçeriğin Doğruluğunu Kontrol Etme Yollarını Tanımlayın

Herhangi bir yazılı iletişimin doğru olması, profesyonelce biçimlendirilmiş olması ve yazım veya dilbilgisi hataları içermemesi gerekir. Doküman alıcılarına gönderilmek üzere kesinleşmeden önce aşağıdakileri kontrol edin.

Doğruluk için Kontrol Noktaları

• Yanlışlıklar sizin ve kuruluşunuzun itibarına zarar verebilir. Soruna bağlı olarak, etkileri utandırıcıdan felakete kadar değişebilir.
• İki kez kontrol edilecek ayrıntılar şunları içerir: tarihler, isimler, istatistikler, olaylar ve alıntılar.
• Herhangi bir şeyden emin değilseniz, bilgili veya deneyimli biriyle görüştüğünüzden emin olun.

Yazım ve Dilbilgisini Kontrol Edin

• Çoğu kelime işlemcisi ve e-posta sistemi yerleşik yazım denetleyicilere sahiptir. Her zaman doğru olmadıklarından, özellikle de insanların isimleri veya sektöre özel jargon söz konusu olduğunda, kararınızı kullanın.
• Sonlandırmadan önce her zaman bir belgeyi iki kez okuyun.
• Belgeyi sizin için başka birinin okumasını ve düzenlemesini sağlayın. Yeni bir çift göz, kaçırdığınız hataları fark edecektir.

Şablon Kullanın

• Birçok kuruluş, farklı belgeler için şirket içi stillere sahiptir. Bunların tümü, kolayca bilgi girebileceğiniz şablonlar olarak mevcut olacaktır.
• İletişimin önceden belirlenmiş bir şablonu yoksa, kuruluşunuzun veya departmanınızın ihtiyaçlarına bağlı olarak doğru stili araştırmalısınız. Meslektaşlarınıza sorun veya uygun stil hakkında fikir edinmek için benzer belgeleri bulun.

2.7 Dilbilgisi, Noktalama İşaretleri ve Yazımın Doğru Kullanım Amacını Açıklayın

• Doğru dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım denetimi, okuyucunuzun iletişiminizi okumayı kolaylaştırarak iletişimi daha verimli kılar.
• Bir belgede gerçek hatalar olduğunda, okuyucular her şeye güvenmeme eğilimindedir. Algılanan güvenilmezlik, itibarınız ve dolayısıyla kuruluşunuz içindeki konumunuz üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.

2.8 Sade İngilizcenin Ne Anlama Geldiğini ve Neden Kullanıldığını Açıklayın

Düz İngilizce, anlaşılırlığı vurgulayan ve teknik dil veya jargonu engelleyen bir dildir. Mesleğinizin dışındaki, anlaşılması daha kolay bir şeye çevrilmiş teknik dile ihtiyaç duyan insanlarla konuşurken özellikle önemlidir.

Basit ingilizce:

• Okuma becerileri veya bilgisi ne olursa olsun herkesle iletişim kurmak için kullanılabilir.
• Açık ve doğrudan, gizli hiçbir şey olmadan, gereksiz kelime veya fikirlerden arınmış.
• Teknik jargon veya argo içermez.

2.9 Düzeltme Okuma ve Yazılı Çalışmayı Kontrol Etmenin Amacını Açıklayın

Tüm yazılı çalışmaları yeniden okumalısınız. Bunun birkaç nedeni var:

• Dilbilgisi açısından doğru yazı, sizin profesyonelliğinize ve titizliğinize olduğu kadar kuruluşunuzun profesyonelliğine de yansır. Diğerleri, yazılı çalışmanızın ne kadar gösterişli göründüğüne göre sizi yargılar.
• İyi yazılmış nesir, okuyucunuz için hatalarla dolu metne göre daha az zaman alır ve yazılı iletişimi daha verimli hale getirir.

E-postadan toplantı tutanaklarına ve resmi raporlara kadar tüm yazılı çalışmalar, hatalar için yeniden okunmalıdır.

2.10 Önemli Çalışmayı ve Acil Çalışmayı Tanımanın Amacını Açıklayın

Günlük işlerimizde, bazıları önemli, bazıları acil ve bazıları düşük öncelikli olmak üzere bir dizi görevimiz var. Tüm görevlerin yerine getirilmesi gereken son tarihleri ​​vardır. Ancak önem ve aciliyet iki farklı şeydir. Bazı görevler her ikisi de olabilir, ancak hangi görevlerin