Etkili bir gündemin beş unsuru

Etkili bir gündemin 5 temel yönünü keşfedin.

Canva

Etkili Bir Gündem İçin Beş Temel Unsur

Toplantılarınıza katılımı ve katılımı artırmak için yapabileceğiniz basit bir şey olduğunu söyleseydim, her şeye atlarsınız, değil mi? Eh, orada çünkü atlamak için hazırlanacak olan bu beş temel unsurlar ve toplantı verimliliği önemli ölçüde artmış olacak olan bir gündem oluşturun: toplantıları daha etkin ve verimli hale getirecek hemen uygulayabileceği bir şey.

Ajanda Oluşturma ve Dağıtma

Çoğunuz gibi ben de evrak işleriyle doluyum ve bazen beyaz kağıda savaş ilan etmem ve başka bir renge basmam gerektiğini hissediyorum, böylece aradığım şeyi aradığım zaman bulabilirim. Bununla birlikte, gündem atlanacak yer değildir. Üretimimizin çoğunu elektronik formata ve e-okuyuculara kaydırabiliriz, ancak bir gündem söz konusu olduğunda, toplantılarda basılı bir kopyanın oluşturulması ve dağıtımı o kadar kritiktir ki, şahsen buluştuğumda dağıtmak ve yeniden -Çevrimiçi toplantılarda yalnızca gündemin bir kopyasını gönderin.

Bir gezi planlarken kullanacağınız bir yol haritası gibi bir gündem düşünün - bileşenler aynıdır ve aşağıdaki bilgileri bilmeniz gerekir:

Seninle kim gidiyor, ne zaman ve ne zaman ayrılıyorsun ve nereden?
Neden gidiyorsun?
Nereye gidiyorsunuz, ileriye dönük ilerlemeyi ölçmek için kullanacağınız önemli noktalar veya kilometre taşları nelerdir?
Oraya ne kadar vaktin var?
Bir çukura çarparsan ve dairen olursa ne olur?

Bu soruların her biri, etkili bir gündem oluştururken önemli bir unsurla ilgilidir. Her bir öğeye bakalım.

Temel Öğe 1: Gündem Başlığı

Başlığın temel amacı, aşağıdakileri hızlı bir şekilde tanımlamaktır:

Toplantıyı çağıran kurum, kuruluş veya komite
Toplanan organın adı; Bu bir Kurul, Danışma Grubu, Komite mi
Toplantının hem başlaması hem de bitmesi planlandığı tarih ve saat nedir
Toplantının yeri

İnsanlar toplantıya gelirlerse, yeri ve zamanı bilmeleri gerektiğini varsaymak kolay olsa da, bu başlık bilgisinin sonraki birkaç öğe için bir temel oluşturmaya başladığını ve aynı zamanda Toplantı gerçekten de uygun tarihte, saatte ve yerde gerçekleşti - sorgulandıklarında bir şeyi tam olarak yapmaya karar verdiklerinde hatırlamak ya da hatırlamaya çalışmak için tüm katılımcılardan bir yük alarak.

Örnek bir başlık şöyle görünebilir:

Yerel Çocuk Bakım Derneği

Aylık Yönetim Kurulu Toplantısı

15 Nisan 2014 01:00 - 2:00

Halk Kütüphanesi

Gündem başlıklarımı ortalamayı tercih ederim, ancak sola yaslama (tüm kelimelerin sol kenar boşluğuyla aynı hizada olduğu) da işe yarar. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, o türdeki her toplantı için aynı formatı kullanın. Tutarlılık gündemle başlar.

Toplantı katılımcılarınız, gündemlerinde yer alan hayati toplantı bilgilerinin hepsini tek bir yerde takdir edeceklerdir, böylece bir sonraki toplantı hakkında not aldıkları peçeteyi veya kağıt parçasını aramaya gitmeleri gerekmez. Başlığın da taşıdığı, kapsayıcı, bilgilendirici ve resmi olduğu bir güvenilirlik seviyesi var ve bu toplantının ciddiye alınacağının ve zaman kaybı olmayacağının temelini atmaya başlıyor.

Sık sık gündemi kimin hazırlayıp göndermesi gerektiği soruluyor ve bu yanıt tamamen farklı bir makale, ancak kısa yanıt, toplantıyı toplamaktan sorumlu kişinin bu bölümde tartışılan beş unsuru bir araya getirmek için inisiyatif alması gerektiğidir makale. Belgeyi fiilen yazmak veya göndermek için bir başkası zaten yetki verilmiş veya görevlendirilmiş olabilir, ancak gündemin içeriğinin toplantıyı kolaylaştırmaktan sorumlu kişinin elinde olması gerekir.

Temel Unsur 2: Toplantının Amacı

Toplantının amacı, “Neden buluşuyoruz? Neyi başarmayı umuyoruz? "

Gündemin en başında bu toplantının çağrılmasının amacını belirtin. "Neden buluşuyoruz? Neyi başarmayı umuyoruz? " gündemin başında yer almak, özellikle işler kontrolden çıkmaya başladığında grubun odaklanmasına ve odaklanmasına yardımcı olur. Toplantı düzenli olarak planlanan aylık bir toplantıysa, bir olayı, sorunu veya konuyu tartışmak için toplantı yapıyorsanız bunu gündeme yazın - bu ayrıntıları listeleyin. Ve son olarak, eğer organizasyonunuzun bir misyon beyanı varsa, odaklanmaya devam edebilmeniz için misyon beyanını gündemde bu yere listelediğinizden emin olun.

Toplantının amacının gündeme yazılması, kolaylaştırıcıya ve tüm katılımcılara başka bir konuya odaklanan bir sohbeti yeniden odaklanma fırsatı verir. Neyi başarmayı planladığınız konusunda ciddi olduğunuzu ve bir planınız olduğunu kabul etmek için toplantı başlamadan önce toplantının amacını ve misyon bildirisini okumak harika bir alışkanlıktır. Katılımcılar, bir amaç duygusu varsa, akılsızca tartışmaz, dedikodu yapmaz veya ilgisiz hikayeler paylaşmazlar veya işler bu yönde ilerlerse, konuşmayı eldeki amaç etrafında yeniden odaklamak basit bir görevdir.

Organizasyonel bir arşiv perspektifinden, toplantının amacını listelemek, üzerinde çalıştığınız konuya geri dönüp bakmak için yazılı bir dokümantasyon süreci yaratır ve bu, benzer bir etkinliği planlarken veya bir şeyi ne zaman yaptığınızı hatırlamaya çalışırken gerçekten yararlıdır. Toplantı amacınızı listelemek, başarılarınızı değerlendirmenize ve bir toplantıdaki ilerlemeyi ilerletmenize yardımcı olur.

Bir toplantı gündemi için örnek bir amaç beyanı:

Amaç: Bir liderlik eğitimi planlamak için buluşmak

Toplantının amacını yazmak, "Neden buluşuyoruz?" Sorusunu yanıtlamak kadar basittir. Bu sorunun cevabı yoksa veya cevap "bilmiyorum" ise, o zaman bir toplantı planlamayın veya yinelenen bir toplantıysa iptal etmeyin. Toplantılar uğruna buluşmak için zaman çok değerli.

Temel Öğe 3: Gündemin Ana Gövdesi (Toplantı Çalışma Planı)

Bu, toplantının etidir, toplantı sırasında başarılması gerekenler, önce en çok zamana duyarlı olanları, sonra en tartışmalı veya zaman alıcıları ve daha sonra daha az hassas ve düşük etkili öğeleri listeleyip bir kağıtla bitirmek park yeri.

Bir sonraki öğede (# 4), bu alanların her birine ne kadar zaman ayırmanız gerektiğinden bahsedeceğim, bu nedenle gündemin başında zaman alıcı konular gördüğünüzde paniğe kapılmayın - olmamanın mazereti yok bir saat içinde yoğun bir gündemi aşmak. İnsanların genellikle bağışlayabilecekleri veya bir gruba harcayabilecekleri zaman miktarı sadece bir saat değil, aynı zamanda bizim dikkat sürelerimiz ancak bu kadarını kaldırabilir. Bir saat içinde son derece verimli sonuçlar veren etkili toplantılar sadece mümkün değil, tüm bu unsurlar kullanılırsa bir saat içinde normaldir.

Kolaylaştırıcının bu unsurları kullanarak verimli ve etkili bir toplantı yürütmedeki en büyük sorumluluğu, toplantı gündeminin içeriğini toplamak ve ardından çeşitli parçaları önceliklendirmektir. Bu çeşitli şekillerde yapılabilir, benim favorim toplantıya katılmaktan sorumlu olan herkese toplantıdan en fazla 2 hafta önce bir toplantı duyurusu göndermek ve ilgili tartışmak istedikleri herhangi bir şey hakkında geri bildirim istemektir. hedefe ulaşmak veya grubu hakkında güncellemek istedikleri geçmiş toplantılardan herhangi bir bilgi almak.

Faydalı ipucu - Toplantı duyurusu, Temel Öğeler # 1 & # 2'deki tüm bilgileri, başlık ve hedefi içerir.

Raporlanacak konuların farkındaysanız veya grubunuz için gerekli veya istenen bazı standart raporlara sahipseniz, son toplantıdaki çözülmemiş tüm maddelerle birlikte bu maddelerin her birini gündeme ekleyin. Bu tür sorunlar için kağıt park yeri kullanıyorum.

Başarılı toplantılar yürütmek için yararlı ipucu - gündemdeki her sorunu çözmenize gerek yoktur, sadece tartışmaya başlayın ve ayrılan süreden birkaç dakika uzaktayken çözülmemiş veya çekişme halinde kalan alanların yeniden ziyaret edilmesini önerin bir sonraki toplantıda ve insanların konu üzerinde ilerlemek için stratejiler ve seçenekler hakkında araştırma yapması veya düşünmesi. Bu, yalnızca konuyu kasıtlı olarak otoparka yerleştirirseniz ve daha sonra bunu bir sonraki toplantıya öncelik olarak yerleştirirseniz ve aslında konuyu yeniden gözden geçirirseniz işe yarar. Konu tekrar görüştüğünüzde hala tartışmalı veya zaman alıcı olsa bile, tekrar park yerine yerleştirilse veya adanmış bir toplantı planlasa bile, yeniden ziyaret edileceğini söylerseniz tekrar gözden geçirilmesi gerekir. bir konuyu veya sorunu çözmek.

Şimdi gündemin gövdesini (toplantı çalışma planını) bir araya getirelim:

Grup, Roberts Düzen Kuralları'na veya diğer bazı düzenleme ilkelerine uyması gereken bir grupsa, bu bileşenlerin her birinin gündeme dahil edilmesi gerekir. Bu öğelere örnek olarak şunlar verilebilir: Sipariş çağrısı, Yoklama, Gündem onayı, Önceki toplantı tutanaklarının okunması, Önceki toplantı tutanaklarının onaylanması, Başkan raporu, Personel raporları, Yeni iş, Eski iş, Sonraki toplantı tarihi, Erteleme.

Gündeminizde başka gerekli unsurlar da olabilir, bu nedenle önemli bir değişiklik yapmadan önce grubunuzla ilgili tüm düzenlemeleri onayladığınızdan emin olun, ancak bu unsurların çoğunu biraz farklı bir sırada dahil edeceğim. ve birkaç öğe ekleyin. Benim için ideal bir gündem gövdesi bu sırada aşağıdaki maddeleri içerir:

Sipariş için arayın (2 dakika)
- Toplantıyı planlanan zamanda sipariş için çağırmak ve toplantının amacını okumak
Karşılama ve tanıtımlar (5 dakika)
- Herkes ismini, toplantıdaki rolünü ve organizasyonla veya toplantı içindeki sorumluluklarıyla ilgili başka bir şeyi belirtir.
Temizlik (5 dakika)
- Toplantının biçimini ve çalışma kurallarını inceleyin
- Toplantının etine girmeden önce bir sonraki toplantı tarihini ve saatini onaylayın
Gündemin gözden geçirilmesi (2 dakika)
- Ekleyecek bir şey olup olmadığını sorun
Önceki toplantı tutanaklarının onaylanması (3 dakika)
- Toplantı tutanaklarının dağıtıldığını, gözden geçirildiğini onaylayın ve değişiklikleri veya düzeltmeleri isteyin
- Gerekirse onaylayın veya sorumlu olduğunuz yönetim kurulu tarafından dikte ettirin
Başkanın Raporu (5 dakika)
- Bu zamanı, herkesin elimizdeki göreve odaklanmasını sağlamak için kullanın ve böylece çok işimiz olduğunu veya özellikle harekete geçilmesi gereken bir şeyimiz olduğunu, komiteye yeni üyelere hoş geldiniz vb. Kolaylaştırıcının üslubunu ayarlamak için harcadığı dakika sayısı, toplantı o kadar sorunsuz ilerleyecektir - bu bölüm sadece birkaç dakika sürecektir.
Personel Raporu (5 dakika)
- Bu, birçok toplantının ters gittiğini gördüğüm alandır, gruba rapor vermesi gereken personel varsa, o personelle yalnızca o toplantı sırasında eldeki görevler için kritik olan bilgileri bildirmek için çalışın.
- Bir organizasyonun faaliyetlerini gözden geçiren tüm personel raporları toplantıdan önce yazılmalı ve dağıtılmalıdır.
- Verimli bir personel raporu 5 dakikadan uzun olmamalıdır, eğer toplantı sırasında tartışılan bir konu veya konu hakkında rapor veriyorlarsa, o zaman bu bilgiyi (yeni veya eski iş) rapor etmelidirler.
- Ekibiniz yoksa, bu bir sorun değildir, ancak aynı şey komiteler rapor verdiğinde de olur ve bu yüzden bundan sonra uygun bir komite raporu sunacağım.
Daimi Komite Raporları, yani Finans, Personel vb. (5 dakikada 2 rapor - 10)
- Daimi Komite raporları, verimli bir toplantının varlığının sıkıntısı olabilir, bu nedenle gündeme bir daimi komite raporu yerleştirirken şu stratejileri aklınızda bulundurun:
- Daimi komite raporlarının çoğu yazılı olarak ve ideal olarak vaktinden önce sunulabilir, eğer raporlar toplantı tarihinden önce dağıtılamazsa, o zaman bunları önceden harmanlayarak ve bu sırada dağıtılacak olan diğer tüm şeylerle birlikte bir paket halinde bulundurun toplantı.
- Bir rapora atıfta bulunuluyorsa, rapor eden kişi yalnızca grubun o toplantıda harekete geçmesi gereken konuları vurgulamalıdır ve sözlü bir rapor hazırlıyorsa - rapor edilmesi gereken tek konular, grubun üzerinde hareket edeceği konulardır (bu toplantı sırasında).
- Komitenin gruba yeni bir şey hakkında rapor verecek yeni bilgileri varsa - bunlar Yeni İş'e dahil edilmelidir, ancak komite raporu sırasında "yeni iş sırasında yeni bir ödeme yöntemi önereceğiz" gibi referans alınabilir. ancak raporlamanın kapsamı budur - insanlar daha fazlasını öğrenmek istiyorlarsa, o komitede oturmalıdırlar.
- Daimi komitelerin çoğuna rapor vermeleri için 5 dakika verilmelidir ve yazılı rapor dışında herhangi bir rapor yoksa (özellikle, grubunuzun harekete geçmesi gerekenler hakkında rapor edecek yeni bir şeyleri yoksa) geçebilir.
- Verimli ve verimli toplantılar için, yalnızca grubun harekete geçmesi veya karar vermesi gereken işleri eğlendirin. Güncellemeler ve bilgi arka planı önceden yazılı olarak sunulabilir veya bir sonraki toplantıdan önce gözden geçirilmek üzere toplantıda dağıtılabilir.
Eski İş (önceki toplantılarda Otoparktan) (5 dakikada 2 eylem - 10)
- Önceki toplantılarda çözülmeyen işle ilgili sınırlı tartışma, raporlama ve eylemler.
- Toplantının kolaylaştırıcısı olarak bu süre zarfında ele alınacak her şeyi ve bunun bilgi veya eylem olup olmayacağını bildiğinizden emin olun (oylama veya karar gereklidir).
- Tahsis edilen süreden sonra, grubun henüz harekete geçmeye hazır olmadığı anlaşılırsa, konuyu otoparka geri koymaya istekli olun.
- Genel bir kural olarak, bir sorun 4'ten fazla toplantı için otoparka girdiğinde ve / veya konu etrafında önemli bir duygu veya enerji olduğunda veya önemli ölçüde karmaşık olduğunda - tam da bunun üzerinden çalışmaya başlamak için bir toplantı planlıyorum konu. Topluluk, daha önce bahsedilen bileşenlerin bazılarını içeren acil bir soruna yanıt veriyorsa, özel, adanmış bir toplantı faydalı olacaktır.
- Yeni iş kapsamındaki her bir gündem maddesine 10 dakikadan fazla zaman ayrılmamalıdır.
Yeni İş (5 dakika - 10 dakika @ 2 eylem)
- Yeni iş, bir komite, personel veya gruptan kaynaklanan ve toplanan grubun eylem veya karar almasını gerektiren herhangi bir öğe veya sorundur.
- Yeni işlerle başa çıkmanın en verimli yöntemi, ilk önce en karmaşık ve zaman alıcı tarafından ele alınacak öğeleri önceliklendirmek ve giriş süresini sınırlandırmaktır.
- Yeni işin amacı, konuyu tanıtmak, ilerlemek için hangi bilgi veya kaynaklara ihtiyaç duyulacağını belirlemek ve ardından konunun artık Eski İş olarak görüneceği bir sonraki toplantıdan önce gerekli bilgileri sağlamaktır.
- Konuyu ortaya çıkaran grup grubu önceden hazırlamaya istekli olmadıkça yeni bir iş öğesine en fazla 10 dakika verme eğilimindeyim, böylece herkes harekete geçmeye hazır olarak toplantıya gelir.
Otopark (3 dakika)
- Gündemin bu alanı, daha fazla kavrayış, kaynak veya bilgi gerektiren konuların bir sonraki toplantıda Eski İş olarak görünene kadar gittiği yerdir.
- Herkesin yazılı bir kopyasına sahip olmasını, otopark alanındaki boşlukları doldurmasını ve belirli bir konu veya konu hakkında karar vermek için neye ihtiyaç duyduklarını not almak için kullanmasını kritik hale getiren bu gündem maddesidir.
- Bu zaman diliminde, her bir öğeyle nerede, ne zaman ve nasıl ilerleyeceğiniz konusunda görüşeceksiniz)

Bunlar, bir toplantı için verimli bir çalışma planının bileşenleridir, aksi takdirde gündem olarak bilinir. Herkesin kendi yazılı kopyasına sahip olmasının önemli bir özelliği, herkesin yolculukta ne kadar ilerlediğini izleyebilmeleridir. Her bir gündem maddesi tamamlandığında işaretlenebilir ve kilometre taşı sadece geçerek ilerler. Tıklamaktan bahsetmişken…

Saatler, zamanlayıcılar, çanlar ve konuşma çubukları, toplantı düzenleyicinin toplantının zamanında akmasını ve başlamasını ve bitmesini sağlamasına yardımcı olur.

Kathy Stutzman

Temel Öğe 4: Zamanı Ayır, Zamanı Tut ve Soruyu Çağır

Zamanında başlangıç ve bitiş dahil olmak üzere zamanı ayırmak ve tutmak basit bir saygı meselesidir. Zamanında yapılan toplantılar, katılımcının zamanının değerli olduğunu gösterir. Her gündem maddesi için maksimum süre ayırın ve buna bağlı kalın. Bazı insanlar "soruyu sormak" konusunda kendilerini rahat hissetmezken, bu verimli bir toplantının en kritik unsurlarından biridir.

Bu çok önemli olduğu için, onunla eğlenmeyi ve zamanında toplantılarım için dünya çapında bir üne sahip olmayı seviyorum, tanıştığım insanlara saygı duyduğumu okuyabilirsiniz. İşte bir toplantıyı zamanında tutmanın eğlenceli yolları:

Bir zamanlayıcı kullanın ve bunu her raporun başında ayarlayın,
Ne olursa olsun zamanında başlayın ve bitirin. Herkes orada değilse, kaçırdıkları her şeyi özetlemek için etrafta dolaşmayın, bu onların sorumluluğudur. Bir toplantının yapılması gereken zaman yaklaşırken ve hala yapılması gereken çok şey olduğu için, grubu sonlandırmadan önce eylem GEREKTİREN herhangi bir şey olup olmadığını görmek için anket yapın ve tartışmanın en üstüne taşıyın - diğer her şey olabilir yazılı bir rapor formuna gidin veya bir sonraki toplantıya kadar bekleyin.
Getirdiğim ve baş masaya yerleştirdiğim çok büyük bir zilim var - şeyleri ilerletmek için çaldığım veya daha fazla tartışma için daha küçük gruplara bölünmüş grupları topladığım biliniyor ve ara sıra biriyle karşılaşıyorum Konuşmayı bırakmaya isteksiz olan ve grubu yeniden toplamak için kibarca çalacak.
Raporları ve okuma görevlerini önceden verin, böylece bir toplantıda okuma ve hazırlama sırasında zaman kullanılmasın.
Başka biri daha fazla zamana ihtiyacı olduğunu belirtirse, ihtiyaç duydukları süre hakkında rapor vermesi planlanan başkalarıyla pazarlık yapın.
Gerçekten çok daha fazla zaman gerektiren bir sorun varsa, daha karmaşık sorunları araştırmak için ayrı bir toplantı planlayın ve sonraki bir gruba rapor verin.
Herkese konuşma fırsatı vermek için konuşma çubukları veya mikrofonlar kullanın.

Zamanında başlamak ve bitirmek için bir itibar geliştirmek ve işe başlamak için planlanan zamanı kontrol etmek, insanların kolaylaştırdığınız toplantılara katılmasını ve katılmasını sağlayacaktır. "Size, zamanınıza ve bu toplantıya katkınıza saygı duyuyorum" demenin en basit yollarından biridir.

Temel Öğe 5: Ortaya Çıkan Acil ve Kritik Sorunlara Yanıt Verme

Kaçınılmaz olarak, bir toplantı sırasında kritik bir acil durum ortaya çıkacaktır ve bunun gündemde planlanması, etkili ve verimli bir toplantının gerçekleştirilmesi için son derece önemlidir. Ya da "uzman" olan biri, bilgileri hakkında tanıklık etmek veya konu dışı veya zaman içinde bir konuda tutkulu bir itirazda bulunmak ister. Esnek bir kolaylaştırıcı, tartışmalı, duygusal veya karmaşık bir konuyu "park etmek" için Park Alanını kullanacaktır. Oluşturduğum tüm ajandalarda Otopark özelliği bulunuyor.

Konunun ciddiyeti ne olursa olsun, toplantı bitene kadar veya yeni bir özel toplantı düzenlenene kadar geçici de olsa her şey park edilebilir. Sadece zor konuları park edecek bir yer olduğu gerçeği, herhangi bir katılımcının bir konunun veya konunun zamanla ilerleyeceğini ve başka bir toplantıda daha fazla dikkat gerektireceğini belirlemesi için izin verir.

Otoparkın sadakati, yalnızca bu sorunların arsadan çıkarılıp daha uygun veya zamanında başka bir toplantıya götürülmesine gösterilen dikkat kadar iyi olacaktır, bu nedenle bunun etkili bir araç olduğundan emin olmak için kullanılmalıdır. iyi kullanılır ve tutarlı bir şekilde kullanılması gerekir - bu durumda verimli toplantılar için etkili bir strateji olacaktır.

Toplantıları kolaylaştırıyorsanız veya toplantılara bir katılımcıysanız, harika bir yol haritası oluşturmak için bu 5 temel unsur sizi nihai varış noktanıza yönlendirmeye yardımcı olacaktır; herkesin değerli hissettiği, duyulduğu ve meşgul olduğu bir toplantı Bu, önce gündemi oluşturarak, aynı zamanda onu dağıtarak ve ardından burada listelenen unsurları takip ederek mümkündür; Sonuçlar hızlı olacak ve yakında katılım ve katılımda artışlar göreceksiniz. Kendinizi aniden "geçici" bir toplantının ortasında bulursanız, grubu durdurun ve bir beyin fırtınası seansı olmadığı sürece, dedikodu festivaline dönüşmesini önlemek için hızlıca bir gündem hazırlayın; ve bu başka bir makale.

Her zaman olduğu gibi, insanlar arasında bağlantılar kurarken yararlı ve anlamlı bulduğunuz stratejiler hakkında sizden geri bildirim almayı dört gözle bekliyorum.

İyi bir gündem, size başarıya ulaşmada, üretkenliği ve verimliliği artırmada bir yol haritası gibi yol gösterecektir.