Şirket sürecinde kabarcıklar ve silolar

Balonu Patlatmak

Bir dahaki sefere işteyken etrafına bir bak. Ayrı departmanlar birlikte ne kadar iyi çalışıyor?

Her departmanın nasıl çalıştığını iyi anladığınızı söyleyebilir misiniz? Veya onların rolleri sizinkine nasıl uyuyor?

Herkes kendi rolünün en önemli rol olduğunu, işletmenin departmanları olmadan çalışamayacağını düşünmekten hoşlanır.

Yanlış!

İç denetimde sık sık gördüğümüz bir şey, her departmanın bir silo içinde çalışması, kendi küçük çalışma balonunun içinde, işin çevresinde olup bitenlerden habersiz kalmasıdır.

Yaptığınız şeyin ayrıntılarına odaklanmak iyi bir şey olsa da, büyük resmin pahasına olmamalıdır.

Sektörden bağımsız olarak hiçbir işletme tek bir departmanla çalışamaz. Küçük tek operatörlü işletmeler bile, işletmenizde farklı roller üstlenirken birden fazla şapka takmanızı gerektirir.

Şirketin Çok Bölümlü Süreci

Mevcut bir ürünü üretme ve müşterilerimize satma adımlarının basit bir örneğine bakalım. Daha fazlasını yapmayı düşünmeden önce, şunları belirlemelisiniz:

şu anda stokta ne kadar ürün var
son kullanma tarihi olup olmadığı
mevsimlik bir ürün olup olmadığı sadece yılın belirli zamanlarında gerekli olup olmadığı
Ekstra yapılması gereken mevcut bir ihtiyaç olup olmadığı
işletmenin şu anda daha fazlasını yapacak kaynaklara sahip olup olmadığı

Yukarıdaki sorular genellikle planlama departmanındaki biri tarafından incelenir. Ayrıca ürünün ne kadarının yapılacağını ve satın alınması gereken hammadde miktarını da belirleyecekler.

Bilgi daha sonra genellikle üretimi, hammaddelerin satın alınmasını ve ürünün üretimini tamamlamak için gereken süre ve personel miktarını onaylamak için yönetime iletilir. Finans departmanıyla yapılan görüşmeler, işletmenin tüm görevleri tamamlamak için yeterli fonlara sahip olduğundan emin olmak için genellikle bu zamanda dahil edilir.

Planlama süreci tamamlanıp onaylandıktan sonra hammadde ihtiyaçlarının detayları satın alma departmanına iletilir. Burada, ihtiyaç duyulan hammaddeleri satın almak için satın alma siparişlerini hazırlamak için kullandıkları onaylı tedarikçilerin bir listesi olacak. Yine, tedarikçilere gönderilmeden önce bunların genellikle yönetim tarafından onaylanması gerekecektir.

Hammaddeler sipariş edildikten sonra, malların zamanında teslim edilmesini sağlamak için finans departmanının ödemeyi serbest bırakması gerekir. Mali kayıtların, işletmenin ne kadar ve ne için harcadığını yansıtacak şekilde güncellenmesi gerekir. Daha sonra bu ödemeyi, mutabakat sürecinin bir parçası olarak aldıkları faturalarla eşleştirmeleri gerekecektir.

Biz de hammaddelerimizi sipariş ettik; gerisi kolay olmalı, değil mi?

Tedarikçiler hammaddelerimizi teslim etmeye başladılar, bu nedenle artık siparişlerin doğru olduğundan ve malların kullanılabilir durumda olduğundan emin olmak için birisinin onları kontrol etmesi gerekiyor. Bunu yapmanın en iyi yolu, satın alma siparişlerini ve faturaları alınan mallarla karşılaştırmaktır.

İşletmenin büyüklüğüne ve alınan malzemelerin türüne bağlı olarak, bu, resepsiyonistten depo personeline veya şantiye ustabaşına kadar herhangi biri olabilir. Daha büyük işletmelerde ve yine malların türüne bağlı olarak, bir kişinin malların sahada teslim alındığını onaylaması ve diğerinin de hammaddelerin kalitesini kontrol etmesi için imza atabilirsiniz.

Hammaddeyle ilgili tüm evrakların saklanması ve kayıtlarının doğru olduğundan emin olmak için kopyaların farklı departmanlara gönderilmesi gerekebilir. Evrak işi söz konusu olduğunda, iletişim eksikliği varsa veya diğer departmanların neden onlara ihtiyaç duyduğunu ve bunlara hangi zaman dilimlerinde ihtiyaç duyduklarını anlamıyorsanız, işler karışabilir.

Ne ödediğinizi bilmiyorsanız fatura ödeyemezsiniz. Ayrıca olması gereken ürünleri ve miktarları bilmiyorsanız, sitedeki ürünleri de kabul etmemelisiniz.

Artık malzemelerimize sahip olduğumuza göre ürünlerimizi yapabiliriz.

Bir kez daha, işletmenin büyüklüğüne ve kurulumuna bağlı olarak, hammaddelerin nasıl depolandığı, kaydedildiği ve kullanım için dağıtıldığı çok farklı olabilir. Aynı kalması gereken bir nokta, her materyalin ne zaman, kim tarafından ve ne kadar kullanıldığı kayıt altına alınması gerektiğidir. Bu bilgiler olmadan, bir dahaki sefere ürünü yapmak istediğinizde planlama sürecini başlattığınızda neye ihtiyacınız olduğunu bilemezsiniz.

İlk etapta bu ürünü üretmeye başlamadan önce geliştirilen çalışma talimatlarını kullanarak ürünümüzü yapmaya başlıyoruz. Çalışma talimatları, her ürünün tamamen aynı şekilde yapıldığından ve tutarlı bir kaliteye sahip olduğundan emin olmak için kullanılır.

Birisi üretim sürecini daha iyi hale getirmenin bir yolunu keşfettiğinde, işleme ilişkin çalışma talimatları ve diğer belgelerin güncel kalmaları için güncellenmesi gerekir. İç denetim departmanınız, çalışma talimatlarının gerçekten uygulandığından emin olmak için süreci de gözden geçirebilir.

Ürünlerinizi yapmak için herhangi bir ekipman kullanıyorsanız, ekipmanın iyi çalışır durumda olduğundan emin olmanız gerekir. Bakım departmanının, ekipmanı gerektiği şekilde test etmek, onarmak ve değiştirmek için bir programa ihtiyacı vardır. Risk yönetimi ve / veya iç denetim personeli ile yapılan görüşmeler, bu programları oluştururken yardımcı olabilir.

Ayrıca, ekipmanın arızalanması, üretim sürecinin doğru bir şekilde tamamlanmaması veya personelin yaralanması gibi üretim sürecinde meydana gelen herhangi bir olayın kaydedilmesi, araştırılması ve çözülmesi gerekecektir.

Ürün satılmadan önce kalite açısından kontrol edilmelidir; kalitesiz veya hatalı bir ürün satmak istemezsiniz.

Artık depomuzda satılmayı bekleyen bitmiş bir ürünümüz var, ama onu kime ve ne kadar satıyoruz?

Ve Devam Ediyor

Daha önce yönetim tarafından "ne kadar" hesaplanmış olurdu, yine finans departmanı, ürünü yapmanın size ne kadara mal olduğunu ve ne kadar kar elde etmek istediğinizi teyit etmek için dahil olacaktı.

Araştırma ve geliştirmeye katılan biri tarafından yürütülen pazar araştırması, diğer benzer ürünlerin neye satıldığına ve insanların ne ödemek isteyeceklerine bakmak için başlangıçta gerekli olacaktı.

Kime satış yapacağınıza gelince, pazar araştırmanız başlangıçta bunu zaten araştırmış olacaktı, böylece müşterilerinizin kim olduğunu zaten biliyorsunuz. Pazarlama departmanı, ürünü müşteriye ulaştırmak için satış departmanına bırakarak doğru müşterileri hedeflemek için bir kampanya oluşturacaktır.

Bu zaten oldukça karmaşık bir süreç, ancak henüz sessiz kalmadık.

Hammadde siparişi vermeye ve satın almaya benzer şekilde, ürünleri depolama alanımızdan ve müşteriye ulaştırmak için şimdi bu süreci tersine çevirmek zorundayız.

Paketleme departmanımızın müşteriler için her bir ürünü doğru miktarda paketlemesi gerekir. Müşterinin ödemesi gereken faturalar oluşturmamız gerekir. Deponun, doğru ürünlerin doğru müşteriye gittiğini doğrulaması gerekir. Finans departmanımızın da müşterinin ödeme yaptığından ve ödemelerin kaydedildiğinden ve doğru şekilde mutabık kıldığından emin olması gerekir.

Ayrıca, ürünleri yapan personelimiz olduğundan, maaş bordrosu departmanımızın kimin çalıştığını ve ne zaman çalıştığını bilmesi gerekecekti, böylece zamanlarının karşılığını alabilecekti.

Yukarıdakilerin tümü olurken hala arka planda çalışan bazı bölümler var. Dikkate alınması gereken iki önemli nokta, personelin ihtiyaç duydukları sistemlere ve bilgilere erişmesini sağlayan BT departmanıdır.

Diğeri bizim temizleyicilerimiz. Dahili personeli veya harici bir temizlik şirketi kullanmayı seçmenizden bağımsız olarak, birinin çalışma alanını temiz, düzenli ve olası tehlikelerden uzak tutması gerekir.

Peki Kimler Dahil Oldu?

Yukarıdaki örneğe baktığımızda, basit üretim ve satış sürecimiz aşağıdaki departmanları kapsamaktadır:

Yönetim
Planlama
Satın alma
Finansman
Depo
Kalite kontrol
Doküman yönetimi
Üretim
Bakım
Pazarlama
O
Ambalajlama
Satış
Ar-Ge
Risk yönetimi
İç Denetim
Olay araştırması
Maaş bordrosu
Temizlik

Gördüğünüz gibi her departman dahil. Bu departmanlardan yalnızca birini karışımdan çıkarırsanız, işler çok çabuk karışırdı! Kontrol kontrolleri kaçırılabilir, üretimi bitirmek veya personele ödeme yapmak için ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara sahip olmayabilirsiniz, satış fırsatlarını kaçırıyor olabilirsiniz veya daha da önemlisi kullanıma uygun olmayan ve tehlikeli olabilecek bir ürün satıyor olabilirsiniz.

Siloları Nasıl Kaldırırız?

Bir İç Denetim sırasında sıklıkla, iletişimde bir kesinti olduğunu görürsem veya personel farklı alanlardaki rollerden emin değilse, bir departmandaki personelin kısa bir süre için diğer departmanlara gitmesini ve diğer departmanlara gölge düşürmesini tavsiye ederim. Diğer personelin gerçekte ne yaptığını görmeleri için onları oturtuyorum. Soru sorma ve departmanların birlikte nasıl çalıştığını daha iyi anlama fırsatı bulurlar.

Esasen işi, tek tek silolardan oluşan bir koleksiyondan ziyade bir bütün oluşturmak için birbirine uyan tüm parçaları bir yapboz olarak görmeye başlarlar.