Kene arkasında: İç denetimler sizin için gerçekten ne yapabilir?

İç denetimleri sadece işaretlenecek bir kutuyu değil, şirketiniz için gerçekten yararlı hale getirmeyi keşfedin.

Canva

Yanlış Sebeplerle İç Denetim

İç denetimin artık bir gereklilik haline gelmesiyle, işletmeler bazen denetim personelini, onlarla ne yapacaklarını bilmeden, yalnızca bu kutuyu işaretleyebilmek için işe alıyor.

Birçok denetçi, yalnızca dış denetimleri yeniden ürettiklerini fark eder ve bu, dış denetçilerin ziyarete gelmesine yardımcı olabilirken, işletme için çok değerli bilgiler sağlamaz.

İç denetim, bir yönetim sisteminin kendi prosedürlerine ve uygulamalarına ne ölçüde uyduğunu belirlemek için tasarlanmış yapıcı bir uygulama olmalıdır. Bir iç denetim aynı zamanda iş süreçlerindeki gelişmeleri belirleyebilir ve iç iletişimlere yardımcı olabilir.

İç Denetimler Nelerdir?

İç denetimler genellikle şirket çalışanları tarafından yapılsa da, yalnızca denetim amacıyla işe alınan dış uzmanların sayısında artış olmuştur. Tıpkı yasal veya mali rollerinize dış kaynak sağladığınız gibi, denetim rolleri için de dış kaynak kullanabilirsiniz.

İç denetiminiz, tüm denetimler arasında en önemlisidir. Bir işletmenin, işletme için doğru olup olmadığına ve personelin gerçekten bunları takip edip etmediğine karar vermek için kendi sistemlerine, prosedürlerine ve faaliyetlerine bakmasını sağlar.

Yönetime, kalite standartlarının karşılanıp karşılanmadığı, sistemin olması gerektiği kadar verimli ve etkili olup olmadığı ve iyileştirmelerin gerekli olup olmadığı hakkında bilgi sağlar.

Ayrıca şirket genelinde bir iletişim hattı sağlayabilir ve harika bir motivasyon kaynağı olabilirler.

İç Denetimler Ne İçin Kullanılır?

İç denetimler için kriterler genellikle işletmenin kendi politikaları, prosedürleri ve çalışma talimatlarıdır.

Bir iç denetim sırasında, temelde bir üçüncü taraf denetçinin yapacağını çoğaltarak, doğrudan belirli bir harici standarda göre denetim yapmak istemiyorsunuz; bunun yerine, günlük görevlerde kendi ilkelerinizin ve prosedürlerinizin doğru şekilde kullanıldığından emin oluyorsunuz.

Şirketin dahili belgelerinin tüm dış uyum gereksinimlerine uygun olarak geliştirilmiş olması ve uygun standartlara referans vermesi kaydıyla, dış gereksinimlerinizin karşılanması gerekir. Ancak, standartların ve gereksinimlerin anlaşılması, belgelerin neleri içermesi gerektiğine dair bir temel oluşturmaya yardımcı olur.

Denetimlerin Korkulmasına Gerek Yok

Çoğu standart ve kod denetim gerektirir. Denetimler, bir angarya veya dayatmadan ziyade şirket için bir fayda olarak görülmelidir.

Daha sonra gözden geçirilen ve raporlanan bilgileri toplamak için bir denetim kullanılır. Bu rapor genellikle iyileştirme veya düzeltici eylemlere olan ihtiyacı tartışacaktır.

Ancak denetim, suçu tek bir personel üyesine veya işin belirli bir alanına atmaya yönelik bir cadı avı değildir. Denetimler olumlu ve şeffaf bir şekilde yapılmalıdır. Denetçiniz sizi ve personelinizi korkutmak yerine denetim konusunda rahat ve kendinden emin hissettirmelidir.

Denetçinizin, bulduğu herhangi bir bilgi hakkında bağımsız ve tarafsız kalmaya devam ederken, denetiminizin sizin için çalıştığından emin olmak için sizinle birlikte çalışması gerekir.

İyi Bir Denetim Ne Yapabilir?

Belgelenmiş prosedürlerin takip edilip edilmediğini onaylayın
Mevcut prosedürlerin etkinliği hakkında doğru bilgi sağlayın
Sürekli iyileştirme planlarının geliştirilmesine yardımcı olun
Prosedürlerde nerede değişiklik yapılması gerektiğini belirleyin
Süreç gereksinimlerine ilişkin farkındalığı ve anlayışı geliştirin
Riski en aza indirmeye yardımcı olun
İşyeri güvenliğini artırın
İç iletişimi geliştirin
Olumlu çalışma uygulamalarını onaylayın
Ürün veya hizmetlerinizin satışlarını artırmaya yardımcı olacak bilgiler sağlayın
İşletmenizin büyümesine yardımcı olmak için daha bilinçli kararlar vermenize izin verin

İç Denetim Planları ve Kapsamları

Sadece bir kutuyu işaretlemek istemediğinizi ve iç denetimlerinizi gerçekten iyi bir şekilde kullanmak istediğinizi belirlediğimiz için, denetim programınız tamamladığınız risk değerlendirmelerine dayanmalıdır.

İşletmenizin hangi alanları şu anda ekstra ilgiye ihtiyaç duyduklarını gösteriyor?
Gerçekte nasıl oldukları hakkında hangi alanlarda daha fazla bilgi almak istersiniz?

Kaynaklarınızı İnceleme

Denetim programınızı belirlerken mevcut kaynaklarınızı da gözden geçirmeniz gerekir.

Bir yılda gerçekçi olarak kaç denetim tamamlayabilirsiniz?
Kaç tane yapmalısın?
Dış gereksinimlerinizi karşılamanın yanı sıra gerçekten ihtiyacınız olan bilgileri bulduğunuzda kendinizi rahat hissetmenizi sağlayacak yeterli sayıda denetimi tamamlayabiliyor musunuz?

Denetimin Kapsamı

Yıllık denetim programını oluştururken öncelik vermeniz gerektiği gibi, denetimlerin kapsamının geliştirilmesinde de büyük bir rol oynar. Kapsam, bireysel denetimde gerçekte neye bakılacağını belirler. Denetlenecek alanların ve süreçlerin potansiyel boyutu göz önüne alındığında, en çok nerede dikkat etmeniz gerektiğini bilmek çok önemlidir.

Denetim programlarınızı ve denetim kapsamlarınızı oluştururken aşağıdakilere bakmanız gerekir:

Yakın zamanda tamamlanan risk değerlendirmeleri
Olası mali, ürün ve tedarik etkileriyle ilgili bilgiler
İç kontrollerin kalitesi: Olması gerektiğine inandığınız kadar güçlüler mi? Kullanılıyorlar mı?
Alınan herhangi bir müşteri şikayeti
Değişim veya istikrar derecesi: Büyük bir personel değişimi oldu mu? Başladığından beri aynı personel departmanda mı?
Son denetim sözleşmesinin sonuçları ve listelenen düzeltici eylemlerin tümü: Bunların hepsine göre hareket edildi mi?
Her seviyedeki personel ile ilgilenilmesi gerektiğini düşündükleri alanlar hakkında görüşmeler
Denetimi tamamlamak için herhangi bir özel beceri veya bilgi gerekli mi?

Sizin Denetiminiz

Nihayetinde - iç denetimi kimin yürüttüğü, iç personel veya dış yüklenicilerden bağımsız olarak - bu sizin denetiminizdir ve hangi bilgilere bakmak istediğinizi bilmeniz gerekir.

Denetimler istediğiniz kadar basit veya karmaşık olabilir. Ve unutmayın, hangi bilgilerin sizin için değerli olduğunu gerçekten bilen tek kişi sizsiniz.

İşletmenizin bir alanının neden her zaman diğerlerinden daha iyi göründüğünü veya personelinizin bir gün izin için en popüler gününün hangisi olduğunu öğrenmek istiyorsanız, bir iç denetim bunu bulmanıza yardımcı olabilir.