İçindekiler:
Maliyetleri düşürmek için beş ipucu ve püf noktası (işletme sahipleri için)
Marten Bjork, Unsplash.com aracılığıyla
Bu ekonomide CEO'lar iki şeyi başarmaya çalışıyor: geliri artırmak ve maliyetleri düşürmek. Bu iki alanı başarılı bir şekilde yönetmek, gelir ve maliyetler, artan karlar üretir. Yalnızca birini idare etmek ve diğerini görmezden gelmek genellikle baş ağrısı ve stres anlamına gelir ve bazı durumlarda kapıları kapatmak anlamına gelir.
CEO'lar ve işletme sahiplerinin geliri artırmaya odaklanması kolaydır. Geliri artırmak, kritik görevler üzerinde çalışmak veya başka bir deyişle, "iş" olan görevler üzerinde çalışmak anlamına gelir: yani, daha iyi pencere öğesi oluşturmak, büyük hesapları satmak ve bu rekabet avantajını bulmak veya artırmak.
Çoğu kişi için maliyetleri kontrol etmek ve düşürmek sonradan akla gelen, bazen de dikkat dağıtıcıdır. Doğrudan gelirle ilişkili maliyetler genellikle çok yakından izlenir. Bunlar, malzeme, satış ve işçilik maliyetini içerir. Bununla birlikte, muhasebe işlevleri (örneğin, maaş bordrosu, A / P, A / R), insan kaynakları yönetimi ve kayıt yönetimi gibi "işi yürütmek" ile ilişkili bazı maliyetler kolayca göz ardı edilebilir.
Bu dolaylı maliyetleri kontrol etmemek veya izlememek, tipik olarak artan israf, dolandırıcılık riski, şişirilmiş işçilik maliyetleri ve daha yüksek fırsat maliyetleri gibi bir kartopu sorununa yol açar. Bir CEO veya işletme sahibinin dolaylı maliyetlerini daha iyi yönetip azaltmanın beş yolu.
1. Deliliğe bir "Yöntem" uygulayın
Sizin veya işletmenizin gerçekleştirdiği bir faaliyetin kontrolünü ele geçirmek için yapılacak ilk şeylerden biri, o faaliyete bir metodoloji veya sistem uygulamaktır. Örneğin, belirli bir şeyi her aradığınızda rastgele, organize edilmemiş bir kağıt yığınını karıştırmak yerine, kağıtları konuya göre alfabetik olarak sıralayabilirsiniz. Bunu yapmak, o kağıt yığınına her eriştiğinizde aradığınızı daha hızlı bulmanızı sağlar.
Kağıtları alfabetik olarak sıralayan bir sistem uygulamak, bir şeyleri dakikalar yerine saniyeler içinde bulabileceğiniz anlamına gelir. Bir şeyi her aradığınızda bu tasarrufu çarpın ve ardından zamanınızın maliyetini hesaplayın ve kağıtların alfabetik olarak yazılması kadar basit bir şeyin paradan tasarruf edebileceğini görmeye başlayın.
Kağıtları alfabetik hale getirmek, herkesin ilişki kurabileceği bir örnektir, bu, iş işlevini kolaylaştırmaya yardımcı olan bir süreç olmadan bir işe saldırmanın verimsizliğini gösterir.
Bir iş faaliyetine standart bir yöntem uygulamak, "iş süreci yönetimi" veya BPM olarak adlandırılır. Yukarıdaki örneği kullanarak, kağıtlar kendilerini sihirli bir şekilde alfabetik olarak sıralamazlar, bu nedenle kağıtların alfabetik hallerinde saklandığından emin olmak için bir işlem yapılması gerekir.
2. Otomasyon
Bir süreci otomatikleştirmek, maliyetleri düşürmenin en hızlı yollarından biri olabilir. Doğru, maliyetler. Doğru yapılırsa, otomasyon işçilik maliyetlerinden daha fazlasını azaltabilir. Otomasyon, insan hatasını (ve diğer değişkenleri) bir süreçten çıkararak kusur giderme maliyetlerini de azaltabilir. Otomasyon aynı zamanda atıkların açığa çıkmasına ve kaynakların daha verimli kullanılmasına yardımcı olacaktır.
İşgücü maliyetlerini düşürmekle ilgili noktayı açıklığa kavuşturmak için - otomasyon, yürürlükte büyük ölçekli bir azaltma yapabileceğiniz anlamına gelmez. Bu, çalışanlarınızın çabalarını daha hassas bir şekilde odaklayabilecekleri ve daha kısa sürede daha fazla iş yapabilecekleri anlamına gelir.
Otomasyon, robotları uygulamak veya büyük karmaşık bilgisayar sistemlerine büyük miktarda sermaye harcamak anlamına gelmez. Otomatik bir işlemin uygulanması, bir Excel elektronik tablosunda bir makro oluşturmak kadar basit olabilir veya tamamen yeni bir belge görüntüleme platformunu uygulamak kadar karmaşık olabilir. Her iki durumda da, "deliliğe bir yöntem" uygulamaya benzer şekilde, zamanın ve / veya materyallerin nerede tasarruf edildiğini belirleyebilmeli ve bunu dolara çevirebilmelisiniz.
3. Teknoloji
Teknoloji, otomasyonun aracıdır, ancak otomasyonla karıştırılmamalıdır. Yukarıda belirtildiği gibi, otomasyon malzeme kullanımını hesaplamak için Excel kullanmak veya basit bir iş akışı izleme sistemi uygulamak için bir Access veritabanı kullanmak kadar basit olabilir. Teknoloji, manuel bir süreçte ulaşılamayan bir ölçekte bilgileri yakalamanıza olanak tanır.
Doğru iş için doğru teknolojiyi kullanmak kaliteyi artırmalı, hızı artırmalı ve israfı azaltmalıdır. Teknoloji, yalnızca süreç iyileştirme adımlarını çalıştıran motor olarak sınırlandırılmamalıdır, aynı zamanda sisteme iş getirmek (örneğin, kağıt bir belgeyi taramak veya bir e-posta almak) ve sistemden işten çıkmak için de kullanılabilir (örn., baskı yerine getirme veya çıktı verileri arabirimi).
Doğru teknoloji, çalışanlarınız için hayatı kolaylaştırmalı ve şirketinizin hem temel hem de idari süreçlerini ne kadar iyi yürüttüğüne dair değerli bilgiler toplamaya başlamalıdır.
4. İzleme
Bilgi, süreç iyileştirmenin anahtarıdır. Bu bilgilerin otomatik bir işlemle mi yoksa teknoloji kullanılarak mı derlendiğinin önemi yoktur. Önemli olan, işlemleriniz için maliyet yörüngesini belirlemek için temel kalıpları ve eğilimleri tanımlayabilmeniz için bilgilerin parmaklarınızın ucunda olmasıdır. Bir CEO olarak, finansal verilerle, piyasa verileriyle ve temel işinizin temel performans göstergelerini okurken bu tür bir izleme yapmaya zaten aşinasınız.
İşletmenizdeki tüm süreçlerle ilgili bilgiler, kuruluşunuzdaki tüm paydaşlara açık olmalıdır. Bu paydaşların (yani ofis yöneticileri, satın alma yöneticileri, depo yöneticileri, vb.) Bir bütün olarak işiniz için yapacağınız aynı analizi, ancak sorumluluk alanlarına uygun bir düzeyde gerçekleştirmelerine olanak tanır. Artık paydaşlarınız, anlamlı süreç değişikliği konusunda bilinçli kararlar alma yetkisine sahiptir. Süreç kusurlarını ve maliyeti ortadan kaldırma sürecini başlatan bu değişikliklerin faydalarını (veya eksiklerini) görebilirler.
5. Mülkiyet
Paydaşlarınız artık süreçlerini izleyecek bilgilere sahip olduklarından, statükoyu yönetmek yerine daha fazla sorumluluk ve sahiplenme hissetmeye başlayacaklar. Şirketin refahına katkıda bulunduğunu düşünen süreç paydaşları, organizasyona zaman, para ve diğer kaynaklardan nasıl tasarruf edebileceklerini stratejik olarak düşünerek daha fazla zaman harcarlar; krizleri ve maliyet aşımlarını reaktif bir şekilde yönetmek yerine.
Bazen bir CEO'nun belirli süreçler üzerindeki kontrolün bir kısmından vazgeçmesi zor olabilir. Kaç kez “1000 doları aşan tüm harcamalar için onayım olmalı” veya “tüm yeni kiralama taleplerini onaylamam gerekiyor” dediniz? Bunu yapmak, şirketinizin çevikliğini yavaşlatır; Yöneticilerinizin işlerini yapmalarına izin vermek, sizin işinizi yapmanıza izin verir. Yöntem, teknoloji ve izleme yerinde olduğunda mülkiyeti yöneticilerinize bırakmak çok daha kolaydır.
Sonuç
İşinizin çalışma şeklini değiştirmenin her zaman bir maliyeti vardır (yani, bir süreç değişikliği uygulamak). Süreçteki herhangi bir değişiklik, en azından hızlı bir maliyet / fayda analizini hak etmelidir. Değişim ne kadar büyükse, analiz o kadar derin olur. Süreç değişikliğini analiz etmek karmaşık bir çaba olabilir. Atık ve kalite gibi alanlarda maliyet tasarruflarını ölçmek, zaman ve kaynaklarda bulunanlardan daha zor olabilir.
Yöntem, otomasyon, teknoloji, izleme ve sahipliğin uygulanması, bu kararları vermek için gerekli bilgileri size sağlayarak gerçek iyileştirme maliyetini belirleyebilmenizi sağlar. Süreç iyileştirme tipik olarak zaman alır ve bazı durumlarda süreç iyileştirmenin maliyeti projeye önceden yüklenir. Uzun vadeli hedefleri gözden kaçırmayın ve bir süreç iyileştirme projesini çok erken terk edin.
Maliyetleri yönetmenin bu yolları zaman açısından test edilmiştir. Piyasada uygulayabileceğiniz birçok metodoloji ve işinizi daha etkin bir şekilde yürütmek için gerekli bilgileri size sağlayacak yazılım / donanım çözümleri vardır. CEO olarak değişim sürecini başlatmak size kalmış.