Daha profesyonel e-postalar için 5 Kural

Yazılı İletişim Uzmanınızı Tutun

Muhtemelen şunu duymuşsunuzdur: "Nasıl yazdığınız, ne yazdığınız kadar önemlidir." Bugünlerde, birinin "kişisel markası" hem çevrimiçi hem de profesyonel dünyada her şeydir. " E-postalarınızı profesyonel tutmak, kişisel markanızı desteklemek için uzun bir yol kat edecektir.

Birçok yönden, e-posta ve anında mesajlaşma programları, bir telefon konuşmasını gizlice dinlemenin görsel eşdeğerine izin verir. "Bir gün mahkeme ifadesinde okunacak gibi" bir e-postanın nasıl yazılacağı konusunda tavsiyelerde bulunan bloglar var. Bu blogların ne yapılmaması gerektiğine dair pek çok tavsiyesi var, ancak bir kişinin ne yapması gerektiği veya neden önemli olduğu konusunda çok az şey var.

İşte benim en iyi beş "yapılmaması gereken" kuralım ve bunun yerine ne yapılacağına dair öneriler:

Kural 1: Tepkilerinizin Farkında Olun (diğer adıyla "Havalandırma Yok")

Takip etmesi en zor olanı bu olabilir. İşte gözlemlediğim en yaygın durum:

Sanal bir toplantıda bir şey duyarsınız ve tepkiniz, toplantıda bulunan birine hemen bir anlık mesaj, emoji (IM'iniz bu özelliğe sahipse) veya e-posta göndermektir.

Risk nedir?

Yorumu gönderdiğiniz kişi ekranını daha geniş kitlelerle paylaşıyorsa, ancak bu kişi e-posta bildirimlerini kapatmayı ve / veya IM ekranını kapalı tutmayı unutmuşsa… yorumlarınız artık herkese açıktır.

Bir dakika kimsenin fark etmediğini düşünme - inan bana, HERKES GÖRDÜ.

Ne yapalım?

1. Yorumunuz toplantının konusuyla ilgiliyse: toplantıda konuşun.
2. Yorumunuz sadece içgüdüsel bir tepkiyse: bir dakika kendinize saklayın ve sohbeti biraz daha yakından dinleyin. Tepki verdiğiniz ifadenin hikayenin sadece bir parçası olması mümkündür.
3. Toplantı sonrasına kadar bekleyin: Gerçekten o kadar iyi ya da kötü idiyse, toplantı bittikten sonra özel bir tartışma için saklayın.

Kural 2: E-postanızın Kime Gideceğini Tekrar Kontrol Edin

Hızlı iş temposu nedeniyle, hepimiz her zaman yüksek alarmdayız ve her şeyin dün yapılması gerekiyor.

İşte olası bir senaryo:

Birisi bir e-posta gönderir. Ardından beş dakika veya daha kısa bir süre içinde bu kişi masanıza, aramalara veya anlık mesajların "E-postamı aldın mı?"

Sonunda, hemen gelen her e-postayı okumak için yaptığınız her şeyi bırakmayı öğrenirsiniz. Sonuç olarak, hemen yanıt vermek için motive olursunuz.

Daha sonra cevabınızın şirketteki yanlış kişilere gittiğini anlıyorsunuz.

Bu nasıl oldu?

Belki de bir yan görüşmenin başlangıcı olarak e-postayı iletmek yerine alışkanlıktan "tümünü yanıtla" yı tıklarsınız. Belki gönderen yanlış isim yazmıştır veya şirketteki başka bir kişiyle aynı ada sahipsiniz.

Ne yapalım?

1. Gönder düğmesine basmadan önce: her şeyi düzeltmek için fazladan bir dakikanızı ayırın: alıcı listeniz, genel olarak e-postanız (belki mesajınız net değildir, kelimeleri atlamışsınız vb.);
2. Hatayı fark ettiğiniz anda mesajı iptal etmeyi deneyin. "Bu mesajı geri çağır" özelliği çalışmıyorsa:

Kural 3: Kişiyi Uzmandan Ayrı Tutun

Bunu kendiniz yapmadıysanız, şöyle hikayeler duymuşsunuzdur:

Sadece hedeflenen kişiye değil, aynı zamanda TÜM ŞİRKET'e de çok kişisel bir e-posta gönderildi.

EVET !!! Utanç faktörü tabloların dışında… hem gönderen hem de alıcılar için.

Ne yapalım?

HER ZAMAN işinizi ve kişisel e-postalarınızı ayrı tutun ve Gmail, MSN, Yahoo veya Hotmail hesaplarınızın çevrimiçi sürümüne işle ilgili verilen dizüstü bilgisayarınızdan (veya masaüstü bilgisayarınızdan) giriş yapmaktan kaçının.

Kişisel ve iş e-postalarını tek bir yerde birleştirmek daha kolaydır, böylece her ikisine de göz kulak olabilirsiniz. Ancak artık cep telefonlarımız dizüstü bilgisayarlarımız (tabletler vb.) Kadar akıllı ve güçlü olduğundan, e-posta adres defterlerini birleştirmek artık gerekli değil.

Kural 4: Hedef Kitlenizin Farkında Olun

E-postanız belirli bir hedef kitleye yönelik olsa bile, şirketin herhangi bir yerinde veya dışında herhangi birine iletilme potansiyeline sahiptir.

Kurumsal dünyada, asla sadece arkadaşınıza veya iş arkadaşınıza yazmazsınız. Her zaman e-postanın şirkette daha üst düzey bir kişi tarafından okunacağını varsaymalısınız. En iyi seçeneğiniz, her e-postaya yöneticinize, yöneticinizin patronuna veya bir müşteriye yazıyormuşsunuz gibi yaklaşmaktır.

Aynı zamanda , endüstri jargonu, kısaltmalar veya yalnızca üniversite edebiyatı profesörünüzün kullanabileceği kelimeleri kullanmaktan kaçının. Bunlar sizi daha akıllı göstermez… sadece okuyucuyu / okuyucuları kızdırır ve mesajınızın anlaşılmasını zorlaştırır.

KURAL 5: Dilinize Dikkat Edin

Bu sadece "küfür yok" anlamına gelmez (veya film reytinginde olduğu gibi "PG" kalsın) - bu açık olmalı. Değilse, İnsan Kaynakları ile görüşmeyi bekleyin.

'Dilinizi izleyin' aynı zamanda onu "PC" olarak saklamak anlamına da gelir (politik olarak doğru).

UNUTMAYIN: E-postanız şirket içinde veya dışında herhangi biri tarafından okunabilir. Son okuyucunun kim olduğunu bilmenin bir yolu olmadığından, dilinizi ve üslubunuzu tarafsız tutun.

Ya emin değilseniz?

1. Güvenilir bir meslektaşınızın e-postayı okumasını sağlayın ve mesajın nasıl daha iyi olabileceğine dair geri bildirim veya önerilerde bulunun.
2. E-postayı yazın (alıcısı olmadan) ve ardından bir süreliğine "taslak" klasörünüze kaydedin. Ertesi gün (veya son tarihiniz varsa o gün daha sonra), gözden geçirin.

• Hala yazdığını sandığın şeyi söylüyor mu?
• E-posta size profesyonel olduğunuzu gösteriyor mu? Değilse, düzeltin veya yardım isteyin.

Sosyal medyada gönderi paylaşırken ÇOK DİKKATLİ OLUN.

Küçük işletme sahibi, bağımsız yüklenici vb. İseniz - işletmeniz için ayrı sosyal medya sayfalarına sahip olmalısınız. Yorumlarınızın ve gönderilerinizin doğrudan sunduğunuz ürün veya hizmetle ilgili olduğundan emin olun.

Kötü bir gün geçirdiyseniz, bunu Facebook veya Twitter'da yayınlamayın ve çalıştığınız şirketi çöpe atmayın. İş arkadaşınız veya yöneticiniz Facebook arkadaşlarınız (geçmiş ve şimdiki) anlayamayabilir. Buna ek olarak, birçok şirketin artık kurumsal adlarının nasıl ve ne zaman ve kim tarafından kullanıldığını izleyen programları var (şirket el kitabınıza bakın).

Unutmayın - potansiyel işverenler, iş için "uygun" olup olmadığınıza karar vermek için sayfalarınıza girmeye çalışacaktır. İtibarınızı (kişisel markanızı) sorgulamak ve bir röportaj veya iş teklifinde kaybetmek çok fazla zaman almaz.

En iyi planınız: telefonu açın (evet, üzerinde numaralar olan o şey) ve güvendiğiniz birini arayarak hayal kırıklıklarınızı giderin.

Kurumsal bir ortamda çalışırken, iletişimlerinizin hiçbirinin özel olmadığını unutmamak önemlidir. Gönderdiğiniz her e-posta (hem dahili hem de harici), konuyla ilgilenen herkes tarafından okunabilir. Yanlış bir şey söyleyin, hepsini yanıtlayın veya yanlış kişiye gönderin; profesyonel itibarınızı (kişisel marka), işinizi ve şirketi riske atmış olabilirsiniz.

Sonunda, en iyi tavsiye sadece sağduyunuzu kullanmak ve kişisel olanı işinizden olabildiğince ayrı tutmaktır. 1972 filmi The Godfather'ın bize hatırlattığı gibi - "Kişisel değil, iş."