Proje yönetiminin 10 altın kuralı

Herhangi bir projenin tam kapasiteyle çalışmasını sağlamak için bu kuralları izleyin.

Canva.com

30 yılı aşkın süredir proje ve portföy yönetiminde yer alıyorum ve tüm bu projelerden öğrendiğim ve her tür projede standart olan birkaç altın kural var. Bu yazıda bunlardan bazılarını sizlerle paylaşmak istiyorum.

Bu kuralları üstlendiğiniz herhangi bir projeye uygularsanız, elinizde büyük olasılıkla başarılı ve stressiz bir proje olacak!

Proje Yönetimi Kuralları

Kapsamı anlayın
Paydaşların hedeflerini anlayın
Plan
Olasılık
Ekip ile iletişim kurun
Erken test / prototip
İzleme
Müşteriye rapor verin ve beklentileri yönetin
Teslim etmek
Bir toparlama / öğrenilen dersler toplantısı yapın

1. Kapsamı anlayın

Bu bariz olanı ifade ediyormuşum gibi görünebilir, ancak projenin ne hakkında olduğunu bilmeniz çok önemlidir. Ne inşa etmeye veya başarmaya çalışıyorsun? Proje için uymanız gereken yazılı bir şartname var mı? Projeyi yönlendiren iş hedefleri nelerdir?

Projeye devam etme kararına dahil olan kişilerle konuşun. Bu, kuruluşunuzdaki bir satış görevlisi (projeyi başka bir şirket için bir satıcı olarak yapıyorsanız) veya dahili bir projeyse kuruluşunuzdaki bir üst düzey yönetici olabilir.

Müşterinizin beklentilerinin ne olduğunu öğrenin (ister dahili bir müşteri ister harici bir müşteri). Daha önce benzer bir şey yaptılar mı ve bu projenin nasıl gittiğini hissediyorlar - ne iyiydi ve ne daha iyi yapılabilirdi?

Proje için tüm teknik gereksinimleri anladığınızdan emin olun - gerekirse ekibinizdeki teknik bir kişi veya BT yöneticiniz / departmanınızla konuşun.

2. Paydaşların hedeflerini anlayın

Bir projeye başlamadan önce tüm paydaşların kim olduğunu bulmaya çalışın. Örneğin, harici bir müşteri için bir proje yapıyorsanız, aşağıdaki paydaşlara sahip olabilirsiniz:

İş Sponsoru - bu, elini cebine koyan ve parayı sizinle veya kuruluşunuzla harcayan kişidir. Anlaşılanlara ek ücret ödemeden zamanında kaliteli teslimat isteyecekler.
Müşteri Proje Yöneticisi - bu, müşteri organizasyonunuzdaki proje sırasında en çok irtibat kuracağınız kişidir. Stressiz ve sorunsuz bir proje isteyecekler. Patronlarının gözünde güzel görünmek isteyecekler ve ücretlerinin veya ikramiyelerinin projenin başarısına bağlı olduğunu fark edebilirsiniz.
Müşteri Uzmanı - belki de projenin bir noktasında bir müşteri uzmanıyla iletişime geçmeniz gerekecektir. Tasarımda bir girdi ve söz sahibi olmak isteyecek ve uzmanlıklarının duyulduğunu ve dikkate alındığını hissetmek isteyeceklerdir. Ayrıca genellikle zamanları kısadır (kendi alanlarında uzman oldukları için)
Diğer tedarikçiler - bazen, ya müşterinizin başka bir tedarikçisinden gelen girdilere bağlı olduğunuzu ya da sizden girdi beklediklerini göreceksiniz. Bu satıcıyla çalışmanız (genellikle müşterinizin Proje Yöneticiniz aracılığıyla) ve onları mutlu etmeniz gerekecektir.
Kendi patronunuz - patronunuz projenizin nasıl gittiğine dair raporlar isteyecektir (bu müşteriyi mutlu tutmanızı ve kuruluşunuz için kâr elde etmenizi sağlamak için).

Her bir proje sponsorundan, onların bakış açısına göre bunu başarılı bir projeyi neyin yapacağını anladığınızdan emin olun.

3. Planlayın

Şimdi bunu yeterince vurgulayamıyorum - planlayın, planlayın, planlayın. Projede yer alan görevleri ve gerekli kaynakları (insanlar ve şeyler) listeleyin. Görevlerin karşılıklı bağımlılıklarına bakın - başka bir şey başlamadan veya tamamlanmadan ne başlayamaz, vb.

Planlamanıza yardımcı olması için MS Project gibi araçları veya hatta basit bir Excel hesap tablosunu kullanın. İhtiyaç duyacağınız kişileri ve şeyleri önceden organize edin ve erken sorunları gidermek için bazı erken prototipler ve kalite güvencesi yapmayı planlayın.

4. Olasılık

Planınız ne kadar iyi olursa olsun, işler beklendiği gibi gitmeyecek. Hayat müdahale edecek. Planınıza bazı olasılıklar eklediğinizden emin olun. Bu, programınızda fazladan kaynak veya fazladan zaman olabilir, ancak bu, sakin bir teslimat ile gecenin 2'sinde çılgınca bir teslimat arasındaki farkı yaratacaktır.

Projeniz harici bir müşteri içinse, onları başlangıçta bütçeye bir miktar beklenmedik durum eklemeye teşvik edin (belki% 10). Bu, onlara kapsam dahilinde hareket etmeleri için biraz alan sağlayacak ve her küçük değişiklik için Tedarikten geri dönmek zorunda kalmadan projenin tamamlanmasının daha kolay olacağı anlamına gelecektir.

5. Ekiple iletişim kurun

Muhtemelen bu projeyi tek başına tamamlamayacaksın. Ekibinizin zihinleri okuyamayacağını ve onları işe almak için onlarla iletişim kurmanız, fikir istemeniz, beyin fırtınası yapmanız ve son tarihlerin ne olduğunu onlara bildirmeniz gerektiğini unutmayın. Dürüst olun ve işlerin nasıl daha hızlı veya daha iyi yapılacağına dair düşüncelerini dinleyin.

Projeniz birden çok haftayı veya ayı (hatta yılı) kapsıyorsa, ekiple düzenli bir toplantı zamanı ayarlayın. Ekibiniz küresel olarak dağılmışsa, bu toplantıyı bir konferans görüşmesi veya Zoom veya Webex oturumu gibi bir oturum aracılığıyla herkes için uygun bir zamanda gerçekleştirebilirsiniz.

Ekibin her bir üyesinin büyük resmi anladığından ve hepsinin iyi (veya kötü) bir iş yapmalarının ekibin diğer üyeleri üzerindeki etkisini anladığından emin olun.

Yeni üyelerin hızla katılmalarına ve hızlanmalarına yardımcı olmak için bir proje özeti yazın.

6. Erken / prototip test edin

Ne inşa ediyor olursanız olun, nasıl yaptığınızı test etmeden üretime çok fazla girmeyin. Mümkünse, erken bir prototip oluşturun ve bunu girdileri için karar vericilere iletin. Bu girdiyi ne kadar erken alırsanız, daha sonra o kadar az yeniden çalışmanız gerekecektir.

Erken testler veya prototipler, ürünün tüm yönlerini test etmeye çalışmalıdır. BT'yi, son kullanıcıları, paydaşları ve diğerlerini bu erken teste dahil edin.

7. İzleme

Erken prototip ve test için onay aldıktan sonra, tam ölçekli geliştirmeye geçebilirsiniz. Bu, çabanın büyük bir kısmının harcanacağı yer.

Projenizi bu aşamada izlemek çok önemlidir. Ara hedefler ve son tarihler belirleyin ve bunları kaçırmayın - her birini müşterinin son tarihi olarak değerlendirin.

Beklentilerin hala aynı olduğundan ve bunları karşılama hedefinde olduğunuzdan emin olmak için ekibi ve müşteri / paydaşları tekrar kontrol etmeye devam edin.

8. Müşteriye rapor verin ve beklentileri yönetin

Müşteriler neler olup bittiğini bilmek ister. İşlerin nasıl gittiğine dair raporlar olmadan karanlıkta kalmayı sevmiyorlar. Ve sürprizlerden hoşlanmazlar.

Müşterinize düzenli olarak rapor verdiğinizden ve projelerinde işlerin nasıl gittiğini onlara bildirdiğinizden emin olun - sonuçta bu onların parası!

Anlaşmanın kendi taraflarını tutmuyorlarsa (geri bildirim sağlamak, herhangi bir şey sağlamak!), Onlara haber verdiğinizden ve gecikmelerinin zaman çizelgesini veya bütçeyi nasıl etkileyeceğini onlara bildirdiğinizden emin olun.

9. Teslim Et

D günü geldi. Müşteriye teslimattan önce teslimatı ne zaman bekleyeceğini söyleyin - sabah ilk iş olarak, o gece, son şey o gece, öğlen vb. O sabah ilk iş teslimatın kendisiyle olacağını düşünen bir müşteri sinirlenebilir ve siz aslında onu gece yarısından önce teslim etmek istediniz!

Teslimat yaptığınızda, müşteriye teslimatın yapıldığını söylediğinizden ve sonraki adımların ne olduğunu onlara bildirdiğinizden emin olun. İmzalayacaklar mı, geri bildirim sağlayacaklar mı, diğer gözden geçirenleri bilgilendirecekler mi vb?

Teslimatınız bir yazılımsa ve elektronik olarak teslim ediyorsanız, yüklediğiniz şeyin (örneğin bir FTP sitesine) başarıyla indirilebileceğini, sıkıştırılabileceğini ve çalıştırılabileceğini test ettiğinizden emin olun.

Sadece yükledikleri için tamamen orada ve sağlam olması gerektiğini varsayan teknik ekip üyesine karşı dikkatli olun!

10. Bir özet / öğrenilen dersler toplantısı düzenleyin

Her şey imzalandıktan ve proje kapatıldıktan sonra, bir inceleme toplantısı yapmayı planlayın. Bu toplantı size iyi geribildirim isteme (iyi bir iş çıkardığınızı varsayarak!), Gelecekteki projelerde nerelerde iyileştirmeler yapılabileceğini not etme ve müşterinize oynadıkları rol hakkında geri bildirim verme fırsatı verecektir.

Müşterinizle herhangi bir proje sonrası gözden geçirme toplantısından önce ekibinizle dahili bir toplantı yapın.

Dürüst ama diplomatik olun. Övgüyü hak eden yerde övün ve bir dahaki sefere süreci iyileştireceğini düşündüğünüz durumlarda yapıcı geri bildirimde bulunun.

Bulguları belgeleyin.