Proje kapsam yönetimi: ne yapıyoruz?

Başlangıçta hedefleri - kapsamı - açıkça tanımlayarak proje başarısı için kendinizi hazırlayın.

Resim David Mark tarafından Pixabay'a yüklendi

Proje Afetini Önleyin

Bu makale çok geniş bir konu olan Proje Kapsam Yönetimine genel bir bakıştır. Aslında, kapsam yönetimi üzerine kitapların tamamı yazılmıştır. Bu genel bakış, proje başarısı için çok önemli olan kapsam yönetimi ile ilgili daha ileri çalışmalarınızı yönlendirebilir.

Kapsam Yönetimi Proje Başarısı İçin Çok Önemlidir

Çoğu proje başarısız olur ve birçok nedenden dolayı. Ancak gerçekten feci proje başarısızlıkları, kapsam yönetimindeki başarısızlıklardır. Kapsam, projenin amacının ve hedefinin tanımıdır. Yani, eğer bu yetersiz tanımlanmışsa, ya hiçbir şey elde edemeyiz (hedefe ulaşılmadı) ya da istediğimizi yapmayan bir sonuç elde ederiz ya da birlikte çalışmayan iki parça elde ederiz, çünkü proje ekibinin bir fikri vardı ve diğer yarının başka bir fikri vardı. Bir eşeğin ön ucunu ve bir atın arka ucunu teslim ediyoruz ve sonunda bir atın arka ucu gibi görünüyoruz.

Kapsam Kaymasını Önleyin

Ürün ve amacı başlangıçta iyi tanımlanmış olsa bile, müşterilerin yeni fikirler edinme ve gittikçe daha fazlasını bekleme gibi kötü şöhretli bir alışkanlığı vardır. Onları görmezden gelirsek, rüya görmeye başlayacaklar ve bizden hayallerini gerçekleştirmemizi bekleyecekler. Söz verdiğimiz şeyi, hayal ettiklerinden çok daha azını yerine getirdiğimizde, tatmin olmayacaklar. Onlara tam olarak ne istediklerini vermemiz önemli değil. İnsanlar beklediklerini alamadıklarında üzülürler . Daha da kötüsü, onları dinlersek, talep ettikleri özellikleri eklemeye devam ederiz. Ancak bu, orijinal programdan çok daha uzun sürer ve orijinal bütçeden çok daha fazla para gerektirir.

Sonuç olarak, projenin sonunda teslim edeceğimiz hiçbir şey yok. Müşterinin zamanı ve parası kalmadı ve tüm çalışmalarımız için gösterecek yararlı hiçbir şeyimiz yok. Bu canavarın kapsamı sürünmesi diyoruz , yani başlangıçta kapsamı tanımlasak da, gittikçe daha fazla özellik, daha fazla çan ve ıslık kapsama girdi ve proje planına kendi ağırlığından düşene kadar eklendi.

Proje Yönetim Enstitüsüne göre, tüm projelerin% 64'ü orijinal programlarında ve bütçelerinde tatmin sağlayamıyor. Ve bu hataların en büyük nedeni, yetersiz kapsam tanımı veya başlangıçta kapsamı iyi tanımladıysak, kapsam sürünüyor.

İyi haber şu ki, kapsamı net bir şekilde tanımlar ve kapsam sürünmesini yönetirsek, başarıya giden yolda oluruz!

4000'den fazla proje yöneticisini eğittim ve onlarca projeye liderlik ettim. Projeniz boğulmadan önce kapsamı nasıl tanımlayacağınızı ve kapsamı nasıl yöneteceğinizi göstermeme izin verin!

Ekstra çan ve ıslık istekleri, projenizi bir küp şeker üzerindeki karıncalar gibi boğuyor mu? Kapsam sürünmesini nasıl yöneteceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY), Flickr aracılığıyla

Önümüzdeki Salı Ne Zaman?

Ne zaman bir sınıfa iletişimin kapsam tanımı ve netliği üzerine ders verirsem, bu soruya el atmasını isterim. Perşembe günü ders verdiğimi varsayalım. "Önümüzdeki Salı'nın bugünden 5 gün sonra olduğunu düşünüyorsan elini kaldır." Odadaki insanların yaklaşık yarısı ellerini kaldırıyor. Sonra sordum, "Önümüzdeki Salı'nın bugünden 12 gün sonra olduğunu düşünüyorsan elini kaldır." Odadaki insanların diğer yarısı ellerini kaldırıyor.

Bu, sade İngilizce'nin kesin bir dil olmadığını gösterir. Bazıları için "önümüzdeki Salı", beş gün sonra gelen salı. Diğerleri için "gelecek Salı", "bu Salı" dan sonra, yani on iki gün kaldı.

Öğrenciler, düşündükleri şekilde, odadaki insanların yarısının farklı düşündüğünü gördüklerinde, net, kesin, yazılı tanımların değerini görmeye başlarlar. Bu tür tanımlar, maliyetli yanlış anlamaları ortadan kaldırmak ve ayrıca müşterilerimizi hayal kırıklığına uğratan hataları önlemek için uzun bir yol kat eder.

Projenizin Kapsamı Üzerinde Anlaşmak

Müşteri, ekip ve tüm paydaşlarla projenin teslim edilebilirliği, işlevi ve amacı üzerinde anlaşmak için çalışmak kolay değildir. Örneğin, kurumsal bir web sitesi:

• Üst düzey yöneticilere göre kurumsal görüntünün bir ifadesi
• şirket danışmanına göre yasal sorumluluğa maruz kalma kaynağı
• pazarlama departmanına göre yeni gelir elde etmek için bir araç
• Finansmana göre sürdürülmesi gereken başka bir maliyet kalemi
• İnsan kaynaklarına göre, bazı işe alma sorunlarını çözme ve iyi potansiyel çalışanlar elde etme fırsatı
• BT departmanına göre bir bakım işi
• web geliştirme ekibine göre bitirilmesi gereken bir proje

Buradaki anahtar, herkesin haklı olmasıdır. Başarılı kapsam yönetimi, herkesin bakış açısını anlayabilmeyi, neye ihtiyaç duyduklarını ve neler sunmaları gerektiğini görmeyi ve hepsini tek bir plan ve tek bir tanıma yerleştirmeyi gerektirir.

Aynı Sayfada Olmak

Bir projeden etkilenen herkesin kendi bakış açısı ve kendi dili de vardır. Yönetici "kurumsal imajı", pazarlamanın "etkili açılış sayfası" na ve BT departmanının "404 Sayfa Bulunamadı" mesajlarına nasıl dönüşüyor? Mimari, bir şeyi birden çok görünümde, birden çok perspektifte ve birden çok dilde görme yeteneğidir. Proje yöneticileri olarak biz de mimar olmalı, projeyi tüm perspektiflerinden görebilmeli ve tüm endişeleri ele almalıyız.

Projenin ilk tanımını, kapsam ifadesini bir araya getirirken, herkesin amacı ve hedefi anladığından emin olmalıyız. Aynı şey için farklı terimleri olabilir; sorun yok. Ancak iki kişi ne yapıldığına dair tamamen farklı resimlere sahipse, bir sorunumuz var demektir. Ve bu konuda belirsiz olamayız. "Gri bir memeli yaratıyoruz" diyemeyiz ve şirket ekibinin bir fil beklemesini sağlayamayız, Finans Direktörü ise yalnızca bir fare için ödeme yapmayı kabul etti.

Kapsam Üzerinde Anlaşmak

Aynı sayfada olduğumuzda, ne yaptığımızı ve neden yaptığımızı tanımlamak için her bir paydaşla birlikte çalışırız. Hâlâ yüksek seviyede faaliyet gösteriyoruz. Ama ileri geri gidiyoruz, açıklığa kavuşturuyoruz, tanımlıyoruz ve yaptığımız şeyin daha iyi ve daha iyi bir resmini elde ediyoruz.

Varsayımları Netleştirme

Yukarıda da söylediğimiz gibi, müşteriler beklediklerini almadıklarında mutlu olmazlar. Beklentilerini anladığımızdan ve yönettiğimizden emin olmak için, proje kapsam açıklamasını belirsiz, sade İngilizce terimlerle bırakamayız. Mühendislik hassasiyetiyle tanımlanmalı ve aynı zamanda sıradan bir dilde de açıklanmalıdır. Ayrıca diyagramların kullanılmasına ve mümkün olduğunda maketler ve prototiplerin geliştirilmesine yardımcı olur, böylece müşterilerimiz ve paydaşlarımız ne alacaklarını gerçekten görebilir veya bir resmini görebilir. Kesin dilin önemi için, kenar çubuğuna bakın , Önümüzdeki Salı ne zaman?

Kapsam Yönetiminin Adımları

Proje Yönetim Enstitüsü, Kapsam Yönetimini oluşturan dört süreci tanımlar:

• Kapsam Planlama, bu belirli projede kapsamı yönetmek için planımızı ortaya koyuyor. Projelerimiz birbirine oldukça benziyorsa, bu tüm projeler için bir kez yapılır ve standart bir metodoloji izleriz.
• Kapsam Tanımı, doğası, işlevi ve amacı da dahil olmak üzere bu projede ne yaptığımıza dair ilk ifademizi oluşturma sürecidir. Ortaya çıkan Kapsam Tanımlama Beyanı, tüm projenin planlandığı ana konsepttir.
• İş Kırılımı Yapılandırması (WBS), yaptığımız şeyin tüm ayrıntılarını tanımlama, proje kapsamının eksiksiz ve kesin bir tanımını oluşturma sürecidir.

PMI, önce yüksek seviyeli bir kapsam tanımı ve daha sonra ayrıntılı bir WBS oluşturmak için süslü bir ad sunar. Buna ilerici detaylandırma diyorlar.

Projenin Geri Kalanını Tanımlayan Sorular

Açık kapsam tanımı, projenin diğer tüm yönlerini planlamak ve tanımlamak için gereklidir. Proje yönetiminin diğer sekiz alanından her birinin doğru tanımlanması, kapsamlı ve net bir kapsam tanımına dayanır. Proje yönetiminin dokuz alanı konusunda net değilseniz, Proje Yönetiminin Dokuz Alanı ve Neden Önemlidirler başlıklı makaleyi okumak isteyebilirsiniz.

Dahil Olanlar ve Hariç Tutulanlar

Kapsamı tanımlamak ve kapsam sürünmesini önlemek için mükemmel bir araç, hem yaptığımız şeyin bir tanımını, yani dahil edilenlerin bir listesini hem de insanların yapmadığımızdan istediklerinin bir listesini, yani bir listeyi dahil etmektir. ait istisnalar. Bunu yapmanın iki nedeni var.

Her şeyden önce, insanlar "hayır" deseniz bile, istediklerini alacaklarını hatırlama eğilimindedir. Bu doğal insan eğilimini, anlaştığımız şeyi yazıp onlara göstererek ve imzalamalarını sağlayarak yönetebiliriz. Daha sonra, projenin ilerleyen dönemlerinde, bunu istediklerini hatırladıklarında ve alacaklarını düşündüklerinde onlara gösterebiliriz, üzgünüm, hayır, yaptığımızın mutabakatı her zaman kapsam dışında bırakıldı.

Örneğin, Güney Florida'da bir şirket için üç popüler dilin bulunduğu bir web sitesi oluşturduğumu varsayalım: İngilizce, İspanyolca ve Haiti Kreyolu. İlk kapsam tanımlaması sırasında, sitenin İngilizce ve İspanyolca olacağını kabul ediyoruz, ancak şu anda Haiti Kreolüne çevirmenin uygun maliyetli olmadığını kabul ediyoruz. "Web sitesi bu yıl Haiti Kreyolu'na çevrilmeyecek. Kreol toplumundan gelen talep artarsa, bu önümüzdeki yıl uygun olabilir." Diye yazıyoruz.

Ardından site test edilirken bir yönetici gelir ve "Creole'deki siteyi okuyamadım. Ne oldu?" Kapsam açıklamasını çıkarıyoruz ve ona Creole'un şimdilik hariç tutulduğunu gösteriyoruz.

İkinci neden, açıklık içindir. Hariç tutmaları tanımlamak, ne yaptığımızla ilgili netliği artırır ve projenin ilerleyen bölümlerinde kapsam sürünmesini yönetmek için bize bir araç sağlar. Örneğin, kapsam bildirimimizdeki bir web sitesinin amaçlarından birinin "müşteri desteğini geliştirmek" olduğunu varsayalım. Bunun bir parçası olarak birisi çevrimiçi sohbeti önerdi ama biz bunu yapmamayı seçtik. Hariç tutma listesine "çevrimiçi sohbet" yazmazsak, birisi daha sonra tekrar önerebilir. Ancak bunu yazarsak, herkes nettir: Çevrimiçi sohbeti uygulamıyoruz. Bu, aynı tartışmayı tekrar tekrar yapmak için çok zaman kazandırır.

İş Kırılım Yapısını (WBS) Oluşturma

İş Dağılımı Yapılandırma, Kapsam Beyanı tüm paydaşlar tarafından onaylandığında başlar. Tüm proje bileşenlerinin çok dikkatli, detaylı, hiyerarşik bir listesini oluşturma sürecidir.

Örneğin, bir uçak yaptığımızı varsayalım. İlk açıklamamız şu şekildedir:

• bir gövde
• bir kokpit
• bir kabin
• iki kanat
• tek kuyruk montajı
• uçuş kontrolleri
• navigasyon ve diğer amaçlar için elektronik

Bu ana bileşenlerin her biri, daha küçük bileşenlerin bir listesi için bir başlık haline gelir. Bir kanat şunları içerir:

• kanat gövdesi
• yakıt tankları
• yakıt hatları
• kanatçıklar

Sonuç olarak, bu, parçaların tam bir listesi halinde detaylandırılmıştır. Ticari bir jet için bu 1 milyonun üzerinde parça olabilir!

Proje Planının Kalanını Oluşturmak

Bir WBS'ye sahip olduğumuzda, ayrıntılı proje planının geri kalanını oluşturmak mümkündür. Doğru zaman ve maliyet tahminleri oluşturabiliriz. Proje yönetiminin diğer altı alanını da yönetmek için planları tamamlayabiliriz: kalite, risk, insan kaynakları, iletişim, satın alma ve entegrasyon.

Örneğin, WBS ne yaptığımızın bir listesidir. Ondan her bir bileşeni nasıl yapacağımızı soruyoruz. Bu, zaman tahmininin önemli bir bileşeni olan Aktivite Listesini oluşturur. Ayrıca, ne yaptığımızı bildiğimizde, "Ne ters gidebilir?" Diye sorabiliriz. ve bu risk planlaması için başlangıç ​​noktasıdır. Ve "onu iyi yapan nedir?" kalite planlamasının başlangıcıdır.

Proje Sırasında Kapsam Yönetimi

WBS onaylandıktan sonra, proje planının geri kalanını tamamlarız. Planın tamamı onaylandıktan sonra çalışmaya başlıyoruz. Şimdi bizim işimiz projeyi tamamlamak. Veya proje yönetimi açısından, belirtilen kapsamı, ne olursa olsun, zamanında ve bütçe dahilinde kabul edilebilir kalitede teslim edeceğiz.

Bunu yapmak, yürütme olarak adlandırılan iş gerektirir . Ama aynı zamanda o işi izlemeyi ve gerekirse rotayı düzeltmeyi de gerektirir. Bunlara izleme ve kontrol denir. Tıpkı otobanda gitmek gibi. Tek yaptığınız araba kullanmaksa, çıkışınızı kaçırırsınız ve geç kalırsınız. Ya da çok yavaş gidip geç kalacaksın ya da hızlanıp bilet alacaksın. İyi sürmek için nerede olduğumuzu, ne kadar hızlı gittiğimizi, benzinimiz bitip bitmediğini ve diğer sürücülerin yolda ne yaptığını izlemeliyiz. Bir projede aynı. Ve bunu Kazanılan Değer Analizi, kapsam sürünmesini yöneterek ve projenin dokuz alanını da yöneterek başarıyoruz.

Kazanılan Değer Analizi

Kazanılan Değer Analizi (EVA) kapsam, zaman ve maliyetin izlenmesiyle başlar. Sade İngilizce: Neyi tamamladık, ne kadar zaman aldı ve ne kadar para harcadık? Bu rakamlara sahip olduğumuzda, onları bazı denklemlerden geçiriyoruz. Denklemler orantılıdır: Harcanan zaman ve harcanan paraya göre ne kadar kapsamı tamamladığımızı sorarlar. Bu sonuçlar şu soruyu yanıtlıyor: Bu hızda devam edersek, zamanımız ve paramız tükenmeden bitirecek miyiz? Eğer öyleyse, her şey yolunda. Değilse, neden yavaş koştuğumuzu veya çok fazla para harcadığımızı anlamalı ve sorunu halletmeliyiz.

Kapsam Sürünmesini Yönetme

Kazanılan değer analizi, taahhüt edilen hedefimiz olan belirtilen kapsamdaki ilerlemeyi ölçer. Peki ya müşteri harika bir fikir alırsa ve onun projeye eklenmesini isterse? Ya bir mühendis daha iyi bir özellik düşünürse ve onun eklenmesini isterse? Ya bir üst düzey yönetici istifa ederse ve yerini yeni bir patron alırsa ve tamamen farklı bir şey isterse?

Bu sorunlar her zaman ortaya çıkar. Yukarıda söylediğim gibi, kapsam sürünmesi insan doğasından kaynaklanmaktadır. Yapmamız gereken, bunun farkında olmak ve projede önerilen değişiklikleri varsayımlar, özellikler veya talepler haline gelmeden önce ele almaktır.

Kısacası kimsenin kale direklerini hareket ettirmesine izin vermeyin. Birisi kapsamı değiştirmek isterse, proje değişikliğinin maliyetini ve ne kadar süre alacağını hesaplarız. Ardından müzakere ederiz: Değişiklik yapmamayı tercih ederiz, ancak proje son teslim tarihinin uzatılması ve ekstra fonlar alırsa kapsamda bir değişiklik yapacağız, böylece belirtilenden daha fazla olan yeni , artırılmış kapsamı sunabiliriz ve bu nedenle bütçelenenden veya programa konulandan daha fazlası.

Sade İngilizce: Daha fazla şey istiyorsanız, daha uzun sürecek ve daha fazla paraya mal olacak. Buna Kapsam, Zaman ve Maliyetin Demir Üçgeni denir.

Tüm Dokuz Alanın Yönetilmesi

Proje sonuçlarını sunmamızı ve müşteriyi memnun etmemizi sağlamak için yapabileceğimiz bir şey daha var. Yukarıda söylediğime dikkat edin, "ne olursa olsun kabul edilebilir kalitede…" sonuçlar sunun. Bu, kapsam, zaman ve maliyetten daha fazlasını yönetmemiz gerektiğine işaret ediyor. Baştan sona proje boyunca dokuz proje yönetimi alanını yönetmek çok önemlidir. Proje Kalite Yönetimi, kabul edilebilir veya mükemmel sonuçlar sağlar. Proje Risk Yönetimi ne olursa olsun başarıyı garanti eder. Dokuz alanın tümü ve neden önemli oldukları hakkında bir açıklama için lütfen Proje Yönetiminin Dokuz Alanı ve Neden Önemlidirler bölümünü okuyun.

Söz Verdiklerinizi Sunuyoruz

Kapsam bildiriminde tanımladığımız ürünü, hizmeti veya sonucu oluşturmak için proje üzerinde çalışmaya devam edersek, o zaman bir gün - para ve zaman bitmeden bir gün önce, umarım - teslim etmeye hazırız.

Veya teslim etmeye hazır olduğumuzu düşünüyoruz. Ama gerçekten emin miyiz? Ve müşteri ne düşünüyor? Müşteriye doğru şeyi teslim ettiğimizden ve iyi bitirdiğimizden emin olmak için izlediğimiz adımlara bir göz atalım.

Doğrulama ve onaylama

Doğrulama, kapsam bildirimi, WBS ve diğer ilgili belgelere göre ne oluşturduğumuzu kontrol ettiğimiz, projenin dahili bir işlemidir. Yaptığımız şeyin tüm müşteri gereksinimlerini karşılamasını veya aşmasını elimizden gelen en iyi şekilde sağlıyoruz. Ve projede bir kapsam değişikliğini onayladıysak, bu değişiklikleri de çıktılarımıza dahil ederiz. Basitçe söylemek gerekirse, plana ne teslim edeceğimizi karşılaştırıyoruz ve her şeyin yolunda gittiğinden emin oluyoruz. Bunun yalnızca sunduğumuz bir şey olmaması önemlidir. Sunduğumuz her şey müşteri için işe yaramalı, yani fiziksel olanların yanı sıra işlevsel gereksinimleri de karşılamalıdır. Bu yüzden, teslimattan önce, "İşte burada ve işe yarıyor!" Diyebilmek istiyoruz.

Ama müşteri kabul edecek mi? Bu soru, Doğrulama süreci tarafından yanıtlanır. Kendimiz doğrulama yapamayız. Genellikle müşteri tarafından, proje sonuçlarının teslimatı üzerine kontrol ettikleri ve imzaladıkları için yapılır. Ancak iki olasılık daha var:

• Büyük, karmaşık veya zorlu gereksinimleri karşılaması gereken bir şey teslim ediyorsak, muhtemelen teslimat tarihinden çok önce doğrulama için düzenleme yapmak isteyeceğiz. Bu, proje ekibine müşteri gereksinimlerini karşılamayan herhangi bir şeyi ayarlama veya düzeltme zamanı verir.
• Projemizin müşterinin kaydolduğu sonuçları sağlayıp sağlamadığına dair bir anlaşmazlık varsa, teslim ettiğimiz şey ile müşteri arasındaki boşlukları tanımlamak için dışarıdan bir yüklenicinin geldiği bir Bağımsız Doğrulama ve Doğrulama (IV&V) talep edebilirler. çözümler ister ve önerir.

Teslimat

Normalde IV&V gerekmez. Proje kapsam bildirimine dahil edilip edilmediğine bağlı olarak kurulum, kurulum ve eğitimi içerebilecek proje sonuçlarını sunuyoruz. Müşteri tabiri caizse lastikleri tekmeliyor ve ya memnun oluyor ya da bizim yaptığımız birkaç küçük değişiklik istiyor. Ve sonra proje tamamlandı - neredeyse.

Müşteri memnuniyeti

Son adımlarımız arasında herkesin ödeme almasını sağlamak ve sözleşmeleri imzalamak yer alıyor. Ayrıca, işimizden memnun olmalarını sağlamak için yalnızca müşteri hizmetleri için bir toplantı içermelidir. Bir projenin sonu, bir müşteriyle uzun ve sağlıklı bir ilişkinin başlangıcı olabilir.

Projelerinizi Ne Durduruyor?