Proje yönetimi zaman ve maliyet tahmini teknikleri: genel bakış

Şekil 1: Proje Planlamaya İlişkin Zaman ve Maliyet Tahmini

İlk planlama erken tahmine izin verirken, daha ayrıntılı planlama daha kesin tahminlere izin verir.

Sid Kemp

Proje Süresi ve Maliyet Tahmini İhtiyacı

İş dünyasında, çoğu projenin amacı para kazanmaktır. Bu, projenin projeyi yapmanın maliyetinden daha fazla kazanmasını veya daha fazla tasarruf etmesini gerektirir. Bir proje tamamlanana kadar paraya mal olur ve ancak tamamlandıktan sonra şirketin karını iyileştirmeye başlar. Ayrıca, her yıl bir işletmenin projelere harcayabileceği kadar çok parası vardır. Dolayısıyla, bir proje başlamadan önce bile, yöneticiler dört soruya yanıt istiyor:

Proje ne kadara mal olacak?
Bütçeyi aşmayacağımıza emin miyiz?
Proje ne kadar sürecek ve ne zaman tamamlanacak?
Geç kalmayacağımıza emin miyiz?

Bunlar çok makul sorular. Arabamızı tamir için götürdüğümüzde veya klimamızı tamir ettirdiğimizde de aynı şeyleri soruyoruz. Yine de tüm projelerin yarısından fazlası - iyi yönetilenler bile - geç kalıyor veya bütçeyi aşıyor. Dolayısıyla, bu soruları güvenebileceğimiz ve taahhüt edebileceğimiz tahminlerle yanıtlamak büyük bir zorluktur.

Proje yönetimi dünyasında, bir projeye para ve organizasyonel çaba harcayan yöneticileri proje sponsorları olarak adlandırıyoruz ve proje yöneticileri olarak başarımız için taahhütleri çok önemlidir. Projeye katılmazlarsa, tüm yol boyunca bağlılıklarını sürdürürler, gerekli kaynakları sağlarlar ve engelleri kaldırırlarsa, projemiz başarısız olur. Ve zaman ve maliyet tahmini talepleri, kendi bakış açılarına göre, tamamen makul.

Ayrıca sağlanması çok zor, bazen imkansızdır. Tanım olarak, bir proje "benzersiz bir ürün veya hizmet yaratmak için yapılan benzersiz bir çabadır" (PMI Lexicon). Her proje benzersizse ve daha önce hiç yapılmadıysa, bunu yapmanın ne kadara mal olacağını nasıl bileceğiz? Ne kadar süreceğini nasıl bileceğiz? Bilinmeyenlerin maliyetini nasıl tahmin ederiz? Ve haklı olduğumuzdan nasıl emin olabiliriz? Eğer haklı değilsek, bütçeyi aştığımızda veya geç teslim ettiğimizde veya her ikisini birden yaptığımızda kötü görüneceğiz.

Bunlar gerçek sorular ve gerçek cevapları var. 3.500'den fazla proje yöneticisine projeleri nasıl planlayacaklarını, maliyetleri ve zamanı nasıl tahmin edeceklerini ve zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmeyi öğrettim. Zaman ve maliyet tahmin teknikleri ile üç farklı proje yönetimi kitabı yazdım. Ve müşterilerimden ve öğrencilerimden, rekabetçi teklifleri kazanabilecek mükemmel, düşük maliyetli tahminlerden, iyi bir tahmini imkansız kılan yönetim sistemlerine kadar her şeyi gördüm. Ancak iyi tahminler mümkündür. Ve proje yöneticileri olarak projelerimizi iyi tahmin ettiğimizde işimizi kolaylaştıran pek çok yetki kazanıyoruz.

Bu yazıda, proje yöneticileri olarak nasıl doğru, güvenilir tahminler oluşturabileceğimizi öğreneceksiniz. Bir tahmin oluşturmak için neye ihtiyacımız olduğunu öğreneceksiniz; ne tür tahminler mümkündür; ve her bir tahmin türünü hazırlamak için temel prosedürler. Tahmin teknikleri için ayrıntılı talimatlar bu makaleye sığmayacak kadar büyük. Ancak doğru tahmin tekniğinin adını ve nasıl kullanılacağını bileceksiniz. Ve takip etmeniz gereken bir örnek olacak. Oradan, muhtemelen kendiniz yapabilirsiniz. Değilse, ayrıntılı talimatları bir proje yönetimi ders kitabında veya PMBOK, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün Proje Yönetimi Bilgi Gövde Kılavuzu'nda bulabilirsiniz.

Bu makale, Şekil 1'de gösterildiği gibi, hem projenin başında hem de daha sonra planlama neredeyse tamamlandığında, yapabileceğiniz en iyi zaman ve maliyet tahminlerini nasıl yapacağınızı gösterir.

Her Zaman Çalışan Bir Bilgisayar

Müşterilerimden biri devlet kurumlarına bilgisayar sistemleri sağladı. Onlarla çalışmadan önce, bir ajans, e-posta sistemleri için "her zaman çalışacak" bir bilgisayar istedi. Proje yöneticisi bununla koştu ve haftanın 7 günü 24 saat her şeyin otomatik olarak yedeklenmesini sağlayan 1 milyon dolarlık bir bilgisayar satın aldı. Müşteriye söylediğinde şok oldular. "Ama biz günde sadece 16 saat açığız. Bütün gece çalışmasına ihtiyacımız yok. Ve kesinlikle bunun bedelini ödemeyeceğiz!"

Şirket, müşterinin istemediği 1 milyon dolarlık bir bilgisayarla sıkışıp kalmıştı. Ve gerçek çözüm, proje yöneticisinin gerekli olacağını varsaydığının yarısından çok daha azına mal oldu.

Ders: Varsayımlarda bulunmayın ve müşterinizin belirli bir dili kullandıklarında ne demek istediğini anladığınızı varsaymayın. Her ayrıntıyı net ve tanımlanabilir bir şekilde kontrol edin.

Ön Koşullar: Bir Zaman ve Maliyet Tahmini Oluşturmadan Önce Sahip Olmanız Gerekenler

Bir arkadaşınızın size geldiğini ve "Yeni bir araba almam ne kadara mal olacak?" Dediğini hayal edin. "Ne tür bir araba istiyorsunuz?" Diye sormadan bu soruya cevap vermenin bir yolu yok. Ya "Arabalar hakkında hiçbir şey bilmiyorum. Bana sadece benim için çalışacak bir araba al. Ne kadara mal olacak?"

Bu durumda arabanın maliyetini tahmin edemeyiz. Arkadaşımızla çalışmalı ve "Ailen ne kadar büyük?" Gibi sorular sormalıyız. "İşe arabayla mı gidiyorsun?" ve "Tatilde ne yapmaktan hoşlanırsınız?" Arkadaşımız tüm bunlarda bizimle çalışırsa ve arabaları bilirsek, muhtemelen onun için iyi bir araba seçip, ona maliyetini söyleyebiliriz. Ama arkadaşımız, "Tüm sorularınızı yanıtlayacak vaktim yok! Bana sadece bir arabanın kaça mal olduğunu söyleyin!" o zaman hemen hiçbir yere geri dönmeyiz. Veya bir Hyundai istiyorsanız 12.500 $ ile Cadillac istiyorsanız 85.000 $ arasında bir şey söyleriz. Bu doğru bir cevap, ancak pek kullanışlı değil.

Proje yöneticileri olarak kendimizi her zaman bu durumda buluyoruz. Örneğin, bir müşteri yeni bir web sitesi isteyebilir. Ancak işi için ne kadar iyi bir web sitesi olduğunu gerçekten bilmiyor. Sadece şu anki çalışmadığını biliyor. Bir web sitesinin maliyeti 1.200 $ ile 15.000 $ arasında olabilir ve belirli bir işletme için hangi özelliklerin gerekli olduğuna bağlı olarak iki hafta ila dört ay sürebilir. Ancak, işini öğrenene kadar bir zaman veya maliyet tahmini yapamayız.

Sonuç olarak şudur: Kesin bir zaman veya maliyet tahmini hazırlamadan önce, projenin kapsamını belirlemek için müşteriyle birlikte çalışmalıyız. "Kapsam" terimi alışılmadıksa, "ne yapıyoruz" anlamına gelir. Tam kapsam tanımı, bu projeyi yaparak ne yaptığımıza dair net bir açıklamadır. Bununla ilgili daha fazla bilgi edinmek için Proje Yönetim Planı Nasıl Düzenlenir bölümüne bakın.

Net bir kapsam ifadesine ek olarak, üç şeye daha ihtiyacımız var:

Söylenmemiş varsayımları ortadan kaldırmamız gerekiyor. Örneğin, arkadaşımız "yeni" bir araba istedi. Bu yılki modeli yepyeni mi kastetti, yoksa "benim için yeni" mi demek istedi ve kullanılmış bir araba satın almak sorun olmazdı. Sorana kadar bilmiyoruz. Bunun gibi bir proje maliyet tahmini felaketinin gerçek bir durumu için "Her zaman çalışan bir bilgisayar" hakkındaki kenar çubuğuna bakın.
Projenin nasıl yapılacağına karar vermemiz ve müşteriden temel yaklaşım üzerinde mutabakata varmamız gerekiyor. Tüm detayları bilmemize gerek yok. Ancak genel yaklaşımı bilmemiz gerekiyor. Örneğin, projemiz bir montaj tesisi kuracaksa, müşterinin yakında büyümeyi bekleyip beklemediğini bilmek isteriz. Öyleyse, satın almak veya uzun vadeli bir kiralama yapmak yerine mülk kiralamak muhtemelen en iyi fikirdir. Ve kiralık mülk içeren bir projenin maliyeti, bir bina satın almayı veya kiralamayı içeren bir projenin maliyetinden tamamen farklıdır.
Mevcut durumu bilmemiz gerekiyor. Müşteri yeni bir web sitesi istiyorsa, eski web siteleri hakkında her şeyi ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığını bilmemiz gerekir. Ayrıca, basılı pazarlama materyalleri, ürün açıklamaları ve ürünlerinin resimlerini de bilmemiz gerekir. Güncel bir katalogdan bir web sitesi oluşturmak, düzinelerce proje için fotoğraf ve açıklama almak için düzenlememiz gereken sıfırdan bir web sitesi oluşturmaktan çok daha ucuzdur.

Bu son noktayı gösteren bir hikaye var. Bir keresinde bir bataklığı kurutmak için bir proje vardı. Bir eyalet yöneticisi sordu, "Bu bataklığı kurutmanın maliyeti ne olacak?" Proje yöneticisi, "orada kaç timsah olduğuna bağlı" diye cevapladı. "Peki, orada kaç tane timsah olduğunu nasıl bileceğiz?" "Bataklığı boşaltıyoruz ve kaçının bittiğini görüyoruz."

Bu, zaman ve maliyet tahminiyle ilgili en büyük sorundur. Doğru bir maliyet tahmini yapmadan önce, müşterinin gerçekten ne istediğini bilecek kadar plan yapmalı ve gerçekten neler olup bittiğini keşfetmek için proje üzerinde yeterince çalışmalıyız. Ancak çoğu zaman yöneticiler proje başlamadan önce doğru bir maliyet tahmini isterler.

İhtiyacınız olacak bir şey daha var ve bununla ilgili bir makale yazdım: Zamanın, maliyetin veya başka herhangi bir şeyin iyi bir şekilde tahmin edilmesinin temel faktörlerinin anlaşılması.

Şimdi sorunu ortaya koyduğumuza göre, bazı çözümlere bir göz atalım.

Örnek Olay İncelememiz: Basit Bir Web Sitesi Maliyet Tahmini

İyi bir maliyet tahmini yapmak için gereken iş miktarı, yaptığınız projenin büyüklüğüne ve ayrıca sizin ve ekibinizin proje çalışmasına ne kadar aşina olduğunuza bağlıdır. Burada açıklanan tahmin teknikleri, maliyeti 10.000 $ 'ın altında olan bir proje için size birkaç saat içinde iyi bir proje maliyeti tahmini verebilir. Birkaç hafta içinde uygulanan aynı teknikler, maliyeti yaklaşık 100.000 ABD doları olan projeleri tahmin edebilir. Çok fazla araştırma ile dikkatlice uygulanan aynı teknikler, milyonlarca dolara mal olacak projeleri tahmin etmek için kullanılabilir. Ancak bu aylarca çalışma gerektirecek ve diğer birçok yararlı proje planlaması maliyet ve zaman tahminine dahil edilecek.

Tekniklere odaklandığımız için çok basit, küçük bir proje ile çalışacağız: Yeni bir başlangıç şirketi için 40 sayfalık metin ve grafik içeren ilk web sitesi ve yaklaşık 200 ürün içeren bir alışveriş sepeti. Tüm ürün resimlerini ve açıklamalarını içeren bir baskı kataloğu zaten yapılmıştır. Ancak şirket, katalog düzenini beğenmiyor ve web sitesi için yeni bir çizim ve konsept tasarımına ihtiyaç duyuyor.

Tablo # 1: Erken Tahmin Toplamları



Proje bileşeni	Düşük	Orta	Yüksek
Barındırma (ilk yıl)	300	360 $	396 ABD doları
Grafikler	2.500 $	3.500 $	5.000 $
İnternet sayfaları	1.824 ABD doları	2280 ABD doları	3.420 ABD doları
Katalog Öğeleri	1.920 $	2.400 $	3.600 $
Canlı Yayına Geç	300	$500 dolar	600 $
Toplam	6.844 ABD doları	9.040 ABD doları	13.016 ABD doları

Erken Maliyet ve Zaman Tahmin Teknikleri

Daha önce de söylediğimiz gibi, en erken maliyet tahmini, proje kapsamı açıkça tanımlandıktan, projeye yönelik bir yaklaşım üzerinde anlaşmaya varıldıktan ve varsayımlar netleştirildikten sonra gelmelidir. Bu yapıldığında, ancak tüm işi yapmak için henüz adım adım bir planımız olmadığında, erken bir maliyet tahmini oluşturabiliriz . Erken bir maliyet tahmini, Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından büyüklük sırası maliyet tahmini olarak adlandırılır. Bunu yarattığımızda, projenin maliyetinin düşeceğinden neredeyse emin olduğumuz bir aralık sağlıyoruz. Ama oldukça geniş bir aralık. Düşük uç, tahminimizin% 50'si ve üst düzey tahminimizin iki katı. Yani projenin 100.000 $ 'a mal olacağını düşünürsek, güvenle söyleyebiliriz ki projenin 50.000 $ ile 100.000 $ arasında mal olacağını söyleyebiliriz.

Büyüklük Sırası Tahminlerinin Sunulması

Bu kadar geniş bir aralıkta bir tahmin yaptığımızda, proje sponsorları muhtemelen balistik olacak. Çoğu proje sponsoru, mümkün olandan çok daha önce çok daha kesin bir tahmin ister ve buna ihtiyaç duyar. O alır , yukarı doğru eğitmek olduğunu gerçekçi olanı bizim patronları öğretim, plan neredeyse önce onları, büyüklük tahmini bir sipariş dünyada bile en iyi proje yöneticileri erken bir projede, yapabileceği en iyi olduğunu anlamalarına yardımcı olmak olduğunu tamamlayınız. Bu aşamada, daha gerçekçi bir garanti vermek için çok fazla bilinmeyen var.

Erken proje tahmini hakkında bizim ve sponsorlarımız için birkaç güzel haber var:

Ekibe tanıdık gelen bir proje türü yapıyorsak, maliyetlerin tahminimizin merkez noktasından çok daha yüksek olmayacağından daha emin olabiliriz.
Kapsamı kontrol edebilirsek, bazı özellikleri sunarken tüm özellikleri değil bazılarını sunarak projeyi mevcut bütçeyle sınırlayabiliriz.

Örneğin, 50.000 ila 200.000 ABD Doları arasında bir tahmin oluşturduğumuzu ve sponsorun "Yalnızca 120.000 ABD Doları tutarında bir bütçe ayırabilirim ve bunun üstesinden gelirse belki toplam 150.000 ABD Doları harcayabilirim." 100.000 ABD Doları yanıtlayabiliriz büyük olasılıkla ve 120.000 $ 'ın altına girme şansımız çok yüksek. 150.000 $' lık bir garanti istiyorsanız, o zaman kesinlikle mecbur kalırsak listedeki beş öğeden ikisini kesebileceğimiz konusunda hemfikir olun. projeyi 150.000 $ veya daha düşük bir fiyata yapacak. Muhtemelen istediğiniz her şeyi elde edeceksiniz. Değilse, en önemli üç veya dört şeyi alacaksınız ve son bir veya ikisini gelecek yılın bütçesinde yapabiliriz. "

Örnek projemizi birkaç büyük parçaya ayırıyoruz

Çoğu proje birkaç büyük parçaya bölünebilir ve parçalardan bir araya getirilen tahminler, bir bütün olarak projeden oluşturulan tahminlerden her zaman daha iyidir. Öyleyse örneğimizdeki web sitesi projesinin parçalarına bakalım. Şunları dahil edeceğiz:

Barındırma: Alışveriş sepetiyle bir e-ticaret sitesi için barındırma ve tel kafes ayarlayın
Grafikler: Yeni bir grafik tasarım üzerinde çalışın: renkler, site görüntüsü, logo, 7 ürün serisinin her biri için önemli görüntüler
Web Sayfaları: 40 sayfa metin ve grafik oluşturun
Ürün Kataloğu: Mevcut ürün adları, ürün açıklamaları ve resimlerden 200 katalog öğesinden oluşan bir alışveriş sepeti oluşturun
Canlı Yayına Geçin: Tüm siteyi test edin, sorunları düzeltin ve yayınlayın

Her Parça İçin Yüksek ve Düşük Tahminler Alma

İlk adımımız, yukarıda listelenen projenin beş bölümünün her biri için bir maliyet tahmini almanın en iyi yolunu bulmaktır. Birinci, ikinci ve beşinci öğeler için en iyi çözümümüz, geçmiş müşteriler için benzer siteler için aynı şeyleri yapmanın gerçek maliyetine dayalı bir tahmin oluşturmaktır. 1 numaralı ürün için, muhtemelen sabit bir fiyatı bile kapatabiliriz. 2. maddede grafik sanatçısı ile konuşuyoruz. Şöyle diyebilir: "Şey, duruma göre değişir. İşin genel tarzını biliyorlarsa ve ilk fikirlerimi seviyorlarsa, bu bir şeydir. Ancak ne istedikleri konusunda hiçbir fikirleri yoksa ve kararlar veren bir komiteleri varsa ve daha sonra ben grafikleri hazırlarken ürün gruplarının adlarını değiştirmeye başlarlar, bu çok daha pahalıya mal olabilir. " Müşteri ile iyi bir iletişimimiz varsa, bu soruların cevaplarını almaya çalışabiliriz. Ama yapmadığımızı söyleyelim.Ardından, grafik sanatçılarından en iyi durum ve en kötü durum senaryolarının maliyetini tahmin etmelerini istiyoruz ve bunlar bizim düşük ve yüksek tahminlerimiz.

3. ve 4. maddeler en iyi Kova Yöntemi kullanılarak tahmin edilir. Ancak 1., 2. ve 5. maddeler için açıklanan yöntem de işe yarayacaktır.

Öğe 5, öğe 2'ye benzer. Örneğin, tüm satışlar Kıta ABD'sindeyse, bir alışveriş sepetini test etmek standarttır. Uluslararası vergiler ve tarifelerle birlikte uluslararası nakliyeye ihtiyacınız varsa, çok daha fazla test yapmanız gerekecektir. Bu durumda, müşteriye gittik ve dediler ki, "Ah, biz ABD'deyiz ve şu anda yalnızca ABD'de satış yapıyoruz. Bu nedenle, canlı yayına geçme tahminimizde oldukça dar bir düşük ve yüksek aralığı var. Tablo 1'de görüyorsunuz.

Bu yöntem, iyi bir erken zaman ve maliyet tahminini bir araya getirir. Maliyet tahmini Tablo 1'de gösterilmektedir. Zaman tahmini benzer şekilde oluşturulur, her çalışandan veya ekip liderinden işin ne kadar süreceği konusunda düşük, olası ve yüksek bir tahmin istenir ve tahminler toplanır.

Bu yaklaşımın önemli bir avantajı, bir kısmın çok düşük olduğu tahmin edilse bile, diğer kısmının yüksek tahmin edilmesinin muhtemel olmasıdır. Dolayısıyla, toplam tahminin doğru olma şansı herhangi bir parçadan daha fazladır. Bu, tüm projeyi bir kerede tahmin etmeye çalışmak yerine, bir projeyi parçalara ayırmanın ve her birini ayrı ayrı tahmin etmenin ana nedenidir.

Doğruluk Endüstriye Göre Değişir

Tahminimiz ne kadar doğru? Bu, sektöre ve ayrıca diğer proje ve ekip faktörlerine göre çok değişir. İnşaat sektöründe, genellikle en düşük maliyetli teklifi seçen devlet tarafından finanse edilen projeler için yollar inşa etmek üzere rekabetçi teklifler sunan şirketler ile, son dolara kadar tahmin edilen 25 milyon dolarlık bir proje gördüm. Çok yüksek bir teklif, sözleşmeyi kabul etmez ve çok düşük bir teklif şirket için mali kayıp anlamına gelir.

Yöntemler, malzemeler ve maliyetler çok standart olduğu için inşaat projeleri tam olarak tahmin edilebilir.

Öte yandan, bilgi teknolojisi (BT) projeleri kötü bir şekilde tahmin ediliyor. Bildiğim en kötü durum, 2.000 $ olarak tahmin edilen ve 170.000 $ 'ın üzerine mal olan bir BT projesiydi - ama bu uç bir durumdu. Ancak, zaman veya maliyet tahminini iki veya üç katına çıkaran gerçek sonuçlar çok yaygındır. Bunun bir nedeni, BT dünyasında araçların, tekniklerin ve ortamların hızla değişmesidir. Hatta bir programın, örneğin Windows'un bir sürümü için yazılması ve daha sonra yayımlanmadan önce başka bir Windows sürümü için yeniden oluşturulması gerekir.

Kendi sektörümüzde yapabileceğimiz en iyi tahminleri nasıl yaparız? Tutarlı, eksiksiz proje yönetimi planlaması ve takibi ve her projenin sonunda yöntemlerimizi geliştirmek için alınan dersler çok önemlidir. Ve her bir tahminde bulunurken, "Ekibim bu tür işlere ne kadar aşina? Daha önce hiç birlikte çalışmış mıydık? Bu projede yeni ve farklı olan nedir?" Ekibiniz bu tür işleri daha önce ne kadar sık yaptıysa, tahmininiz o kadar doğru olabilir. Ve aynı zamanda, yeni araçlar ve yöntemler kullanarak çalışmayı tahmin ederken veya deneysel prototipler geliştirirken veya yeni müşterilerle çalışırken, bunu dikkate alın ve beklenmedik durumlar için daha fazla alan bırakın.

Geç Maliyet Tahmin Teknikleri

Daha sonra proje planlama sürecinde çok daha doğru bir tahmin oluşturabiliriz. Ve yapmak da çok daha kolay. PMI, geç zaman ve maliyet tahmini aşağıdan yukarıya tahmini çağırır, çünkü her bir ayrıntılı faaliyeti tahmin ediyoruz ve bir toplam elde etmek için hepsini topluyoruz. PMI, aşağıdan yukarıya tahmini kullanarak gerçek maliyetin tahmini maliyetin -% 10 ila +% 15'i arasında olacağını söylüyor. Ve program varyansı aynıdır. Bu, tahmin 100.000 $ ise, gerçek proje maliyetinin 90.000 $ ile 115.000 $ arasında düşmesinin beklendiği anlamına gelir. Bir projenin başından sonuna kadar 100 gün sürmesi bekleniyorsa, 90 ile 115 gün arasında sürmesi çok muhtemeldir. Bu daha küçük aralık, proje sponsorlarının birlikte çalışması için çok daha kolaydır.

Geç zaman ve maliyet tahmini, aşağıdakileri içeren ayrıntılı bir proje planı gerektirir:

Bir iş kırılım yapısı (WBS) - tüm proje bileşenlerinin ayrıntılı listesi
Aktivite listesi - yapılacak tüm çalışmaların ve bunu kimin yapacağının bir listesi.
Saatlik maaş oranları, sözleşmeli işler ve ofis alanı veya ekipman gibi diğer öğeler gibi ayrıntılı maliyet bilgileri.
Satın alınacak her kalemin tahmini veya mümkün olduğunda teyit edilmiş maliyetlerini içeren bir tedarik planı.
Bir risk planı

İdeal olarak, ayrıntılı maliyet tahmini, yukarıda listelediğim Proje Planı Nasıl Yerleştirilir başlıklı makalede anlatıldığı gibi, proje yönetimi bilgisinin dokuz alanının tamamının ele alındığı eksiksiz bir proje planının parçası olacaktır.

Tüm bu bilgiler mevcutken, ayrıntılı bir maliyet tahmini oluşturmak oldukça kolaydır - aslında erken bir tahmin oluşturmaktan daha kolaydır. Projenin her bir faaliyeti için maliyeti (zaman ve malzemeler) topluyoruz ve bir toplam buluyoruz. Bu sürecin bir parçası olarak, bir PERT tahmini kullanabiliriz. PERT, Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniğinin kısaltmasıdır ve her satır öğesi için iyimser, olası ve kötümser tahminlerin ortalamasını kullanarak tek bir maliyet tahmini elde etmenin bir yoludur. Proje Yönetimi İçin PERT Şeması Nasıl Kullanılır okuyarak PERT öğrenebilirsiniz.

Maliyet tahmini için en iyi uygulama, denklemde faktoring riskini içerir. Risk yönetimi bölümü ihtimal olduğunu planları, o iş için planlar dahil etmektir edebilir risk olayın meydana gelmesi durumunda yapılacak. Florida'da yeni bir bina inşa ettiğimizi varsayalım. Kasırga olması durumunda inşaat sahasını iki haftaya kadar kapatmak zorunda kalmanın riskinin farkındayız. Kasırga sonrası hafta sonu fazla mesai kullanarak, bir kasırga olsa bile binayı bitiren bir program planlıyoruz. Bu, elbette, maliyeti artırıyor. Risk faktörlerini acil durum fonları olarak sunabiliriz. Örneğin, "Bu binayı inşa etmenin tahmini maliyeti 1 milyon $ 'dır. Ancak, büyük bir kasırga meydana gelirse, projeyi zamanında bitirmek için ekstra 50.000 $ acil durum fonuna ihtiyacımız olacak." Diyebiliriz.

Proje Çalışmasını İzleme ve Tahmininizi Ayarlama

Proje planınız, programınız ve maliyet tahmininiz kabul edildiğinde, projenizin planlama işi tamamlanmış olur ve işi yapmaya başlayabilirsiniz. Resmi olarak buna proje yürütme ve kontrol denir. İnfaz, işi yapmak demektir. Kontrol, işi takip etmek ve zamanında ve bütçe dahilinde olduğundan emin olmak anlamına gelir. Tamamlanan işlerin (kapsam çıktıları) zaman ve maliyete göre izleme sürecine Kazanılan Değer Analizi (EVA) denir. EVA yaparken, bütçe dahilinde teslim etmemizi sağlamak için çalışıyoruz. İlk etapta tahminimizi yaparak iyi bir iş çıkardığımızı da öğreniyoruz.

Çalışırken gerçek zamanı ve maliyeti takip etmek iki nedenden dolayı çok önemlidir. Her şeyden önce, bu veriler gelecekteki tahminler için yararlı bir girdidir. İkinci olarak, projenin sonunda, tahmini maliyetlerimizi gerçek maliyetle satır satır ve planladığımız programımızı gerçek programımızla her gün karşılaştırıyoruz; ve öğrenilen dersler belgesi oluşturun. Alınan dersler, bir sonraki projemiz için daha iyi maliyet tahmin yöntemlerini içerir.