Proje yönetimi: planlama

Planlama Araçları ve Teknikleri

Resim annca tarafından Pixabay'a yüklendi

Planlama, yürütülmekte olan bir projeyi kontrol etmek ve düzenlemek için kullanabileceğimiz ana yöntemdir. Bir projeyi yürütmek, beklenen sonuçları elde etmek için bir planı eyleme koymaktır.

Planlama aşamasında, bir proje yöneticisi tüm proje boyunca düşünür, işi yapacak bireylerle iletişim kurup yönetir ve işin yapılması veya yürütülmesi gereken en iyi düzenlemeyi bulur.

Proje yöneticileri, en iyi eylem tarzını bulmayı, ne yapılması gerektiğini akıllarında netleştirmeyi, uzmanlık alanlarının dışında olanları kontrol etmeyi ve başkaları için işleri nasıl devredeceklerini ve ayarlayacaklarını bilmeyi planlamalıdır.

İşte bir projeyi planlamak için kullanabileceğimiz bazı planlama araçları.

Gantt şeması

Resim OpenClipart-Vectors tarafından Pixabay'a yüklendi

Gantt şeması, proje planının grafik bir temsilidir. Görevleri, sürelerini, sıralarını (veya zamandaki konumlarını) ve projenin genel süresini gösterir. Tüm bu bilgileri birbiriyle ilişkili bir biçimde sunar ve projenin planını iletmenin basit bir yoludur.

Görevlerin bilgilerini ve projemizin süresini birleştirmek için bir Gantt şeması hazırlıyoruz. Böyle bir tablo, projeyi tamamlamak için gerekli süreci anlamamıza yardımcı olur. Ayrıca, projenin tüm süresini doğru bir şekilde kavramamıza, onunla ilgili bilgileri iletmemize ve ek kararlar vermemiz gerekirse değerlendirme ve tahmin için bir standart sağlamamıza yardımcı olur.

Gantt şeması tamamen güvenilir midir? Tam olarak değil. Görevlerin neden göründükleri sıraya göre yerleştirildiğine dair ayrıntılar vermek için bir Gantt grafiğine güvenemeyiz. Ayrıca, projenin zamanında tamamlanması için hangi görevlerin kritik olduğunu göstermek veya değişikliklerin bağımlılıklar veya görev dizileri üzerindeki etkisini göstermek için bir Gantt grafiğine güvenemeyiz. Görev bağımlılığı, görevler veya kilometre taşları arasındaki mantıksal bir ilişkidir. Bir görev bağımlılığında, bir görev veya bir kilometre taşı, gerçekleştirilmeden önce tamamen veya kısmen gerçekleştirilecek diğer görevlere dayanır.

Kritik Yol Analizi

Görüntü Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Kritik bir yol, projeyi tamamlamak için mümkün olan en kısa süreyi belirlemek için en uzun toplam süreyi değerlendiren bir projenin faaliyet sırasıdır.

Kritik bir yol grafiği veya ağ, projenin zamanında tamamlanması için hangi görevlerin kritik veya gerekli olduğunu gösterir.

Kritik bir yol yazılımı, görevler arasındaki bağımlılıklarla ilgili olarak değişikliklerin etkilerini otomatik olarak hesaplar. İşletim hızı nedeniyle yazılım, görev verilerinde ve kaynaklarında yapılan herhangi bir değişikliği hızla günceller.

Yazılım programları, bir projenin planlanmasına ve kaynakların görevlere tahsis edilmesine, kaynak seviyelendirilmesine, maliyetin hesaplanmasına veya maliyetin tahmin edilmesine, İş Kırılım Yapısına ve Organizasyonel Dağılım Yapısına yardımcı olmak için kullanılır.

Alfabetik sırayla sunulan bazı proje yönetimi yazılımları şunlardır: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront ve Wrike . Bu yazılımlar hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, işletmeler için yazılım ve uygulamaların kullanıcı tarafından oluşturulan ve editoryal incelemelerini yayınlayan GetApp® web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

What-if Senaryoları

Maliyetler ve zaman, planlama aşamasında hedeflere göre doğrulanmalıdır.

Veriler değiştiğinde durum senaryoları kullanılır. Bilgisayar yazılımı daha sonra olası seçenekleri sunmak için yeni süreyi, kaynak tahsislerini ve maliyeti yeniden hesaplar.

Planlama yazılımı, gerekli tamamlanma tarihinin izin verilen süre veya maliyetin ötesine geçtiğini gösterirse, proje yöneticisinin üç seçeneğe bakması gerekir:

• Hangi görevlerin paralel olarak yapılabileceğini veya kısmen ele alınabileceğini bulun, ardından bu görevleri ağa paralel olarak tekrar bağlayın. Bilgisayar daha sonra daha kısa bir proje süresi tahmin edecektir.
• Yeni zorunlu tamamlanma tarihini girin, bilgisayar yeni bir başlangıç ​​tarihi belirleyecektir.
• Kritik görevlerin süresinin kısaltılıp kısaltılamayacağını öğrenin. Bu, daha fazla kaynak koyarak, daha uzun saatler çalışarak, iş miktarını azaltacak kaliteyi düşürerek veya prefabrikasyon kullanarak yapılabilir.

Planlama yazılımı, maliyetin tahsis edilen bütçeden daha yüksek olacağını gösteriyorsa, proje yöneticisi kaynakların sayısını azaltabilir, programı kısaltabilir veya teslim edilebilir ürünün kalitesini düşürebilir.

Terimlerin ve İfadelerin Açıklaması

Aşağıda, yukarıda kullanılan bazı kelime veya ifadelerin açıklamaları verilmiştir:

• Kaynak tahsisi, bir son teslim tarihine uymak için zaman, insanlar ve araçlar gibi kaynakları bir dizi göreve atar.
• Kaynak seviyelendirme, kaynak talebini mevcut arz ile dengelemek için kaynak sınırlaması doğrultusunda başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlayan bir tekniktir.
• Bir İş Kırılım Yapısı, bir projeyi, her birinin bir çıktıya odaklandığı daha küçük bileşenlere böler.
• Organizasyonel Dağılım Yapısı, proje planlaması, kaynak yönetimi, zaman ve gider takibi, maliyet tahsisi, gelir ve kar raporlaması ve iş yönetimi için organizasyonel çerçeveyi detaylandıran bir modeldir.
• Zaman izleme, çalışılan saatlerin kaydını tutar.
• Gider takibi, harcananların kaydını tutar.

Proje Yönetimi: Hedefleri Tanımlama

• Proje Yönetimi: Hedeflerin Tanımlanması

  Proje yönetimi uygulaması iyi yapılandırılmıştır. Çeşitli endüstrilerde geniş bir yelpazeye sahiptir. Pazarlama, finans, ürün geliştirme, tüketici hizmetleri ve devlet gibi alanlarda birçok işletme ve kuruluş şu anda başvurmaktadır.

Proje Yönetimi: İzleme ve İnsan Yönetimi

• Proje Yönetimi: İzleme ve İnsan Yönetimi

  Proje yönetimi büyük ölçekte olmak zorunda değildir ve büyük projelerle sınırlı değildir. Kişisel bir eylem planı geliştirmek için 3 Proje Yönetim İlkesi makalemde sunulan bilgilerden bazılarını kullanabilirsiniz.