Proje yönetimi: izleme ve insan yönetimi

Resim Gerd Altmann tarafından Pixabay'a yüklendi

İzleme ve Kontrol

Bir proje planını uygulamanın veya yürütmenin amacı, beklenen sonuçları vermektir.

Proje yöneticisi olarak, herhangi bir problemi öğrendiğiniz anda uygulama aşamasında halletmelisiniz. Problem çözmeye yaklaşmanın en iyi yolu, onu engellemek için neler yapılabileceğini düşünmek değil, neler yapılabileceğini dört gözle beklemektir. En iyi çözümü bulmak istiyorsanız sorunu tanımlamalı ve anlamalısınız.

İnsan yönetimi ve kontrolü, uygulama aşamasında bir projenin yönetilmesinin iki kritik parçasıdır. Birbirleriyle bağlantılıdırlar; bunlardan birinde bir sorun, diğerinde sorun yaratabilir veya yol açabilir.

İzleyerek, gözden geçirerek ve yeniden planlayarak bir projenin nasıl yürütüleceğini yönetirsiniz. Ayrıca insanları ve prosedürleri de yönetmelisiniz.

İzleme

İzleme, genel performans hedefine ulaşmak için doğru yolda ve programda olmalarını sağlamak için devam eden faaliyetleri denetlemek anlamına gelir. Hedefler neye ulaşılacağını ve ne zaman ve nasıl yapılacağını tanımlar.

Düzenli olarak ilerleme hakkında bilgi toplamak için araçlar kullanarak proje planının uygulanmasını izlersiniz.

Değişkenleri arzu edilen bir şekilde yönetmek için yöntemler oluşturursunuz. Bu yöntemlere izleme mekanizmaları denir. Bunun olması için şunları açıklamalısınız:

Gerekli olan bilgi türü.
Gerekli bilgilerin miktarı ve ayrıntısı.
Gözlem, konu uzmanlarıyla görüşme, toplantılar ve raporlar gibi bilgileri almak için resmi ve gayri resmi yöntem.
Bilginin sözlü veya yazılı olarak, yüz yüze, telefonla, postayla, e-postayla veya sanal bir toplantıda iletilmesi.

İnceleme

İlerleme hakkındaki bilgileri, kalite, zamanlama ve maliyetle ilgili üç sınırlamaya ilişkin planla karşılaştırarak ilerlemeyi ölçersiniz:

Tamamlanan işin kalitesi.
Tamamlanma tarihi.
İşin maliyeti.

İyi izleme sistemlerine sahip olduğunuzda ve düzenli bilgi aldığınızda, projenin ilerleyişini yapılacak işin zamanına, maliyetine ve kalitesine göre ölçebilirsiniz.

Çoğu yazılım paketi, "temel" bilgileri, yani başlangıç noktasındaki bilgileri hatırlayarak ilerlemeyi ölçmenizi sağlar. Yeni verileri girdiğinizde bilgisayar, ilerlemeyi karşılaştırıp analiz edebilmeniz için bu verileri temel plana göre görüntüler.

Yeniden Planlama - Tekrar veya Farklı Bir Şekilde Planlayın

Gözden geçirme süreci planlanan ve fiili tamamlamalar arasında herhangi bir zamanda bir tutarsızlık gösterdiğinde veya projenin hedefleri değiştiğinde yeniden planlamanız gerekir.

Uygulama aşamasında her türlü sorunu insani ve teknik yönden inceliyorsunuz, birbirini etkiliyor. Bir problemi hızlı bir şekilde çözmek faydalıdır çünkü basit bir problem daha da kötüleşebilir ve tüm projenin başarıyla tamamlanmasını tehlikeye atabilir.

Bir şeyler ters giderse, bir sorun için yüksek riskli bir çözümü benimsemekten kaçınmak istersiniz çünkü bu, projenin yürütülmesini tehlikeye atar.

Yeniden planlama yaparken, projenin ana hedefini yalnızca son seçenek olarak değiştirirsiniz. Ana hedefi değiştirdiğimizde, zarar verici olarak kabul edilen 'kapsam sürünmesi' denen bir şeye yönlendirilebiliriz.

Proje kapsamı, bir projeye neyin girdiği ve başarısını neyin tanımladığı konusunda paydaşlar arasında paylaşılan anlayıştır. Kapsam, bir ürünün iyi tanımlanmış özellikleri ve işlevleri veya bir projeyi bitirmek için gereken iştir.

Kapsam sarsıntısı, proje başladıktan sonra herhangi bir zamanda ana hedefte sürekli veya çılgın değişiklikler anlamına gelir. Bu, kapsam uygun bir şekilde tanımlanmadığında, belgelenmediğinde veya kontrol edilmediğinde gerçekleşebilir.

Kapsamdaki herhangi bir değişikliği önce onaylaması gereken proje sponsoruna yönlendirmelisiniz.

İzleme, gözden geçirme ve yeniden planlama süreci proje süresince devam edecektir.

Proje açıkça hedeflerine ulaşamadığında veya hedefler değiştiğinde yeniden planlama gereklidir. Bu, hala yapılması gereken görevler ve faaliyetler hakkında What-if senaryolarını (Proje Yönetim İlkeleri madde 2 / 3'e bakın) kullanmanız gereken durumdur.

İnsan yönetimi

Proje yöneticisi olarak projeden siz sorumlusunuz. Projenin günlük işleyişinin yanı sıra ekibinizi idare etme ve anlaşmazlıklarla başa çıkma sorumluluğunu da üstleniyorsunuz.

Bir sorun ortaya çıkarsa, çözüm bulmayı geciktirebileceği için günah keçisi arama cazibesinden kaçının. Genel bir kural olarak, bir sorunla uğraşırken yüzleşmektense pazarlık yapmak daha iyidir.

Her ekip üyesinin rolünü ve sorumluluklarını netleştirdiğinizde, yetki ve sorumluluk seviyelerini netleştirdiğinizde, gerçekçi beklentiler belirlediğinizde, ekip üyelerine destek sağladığınızda ve gerçekçi kararlar verdiğinizde ekibi etkin bir şekilde yönetirsiniz.

Ekip üyelerinizi karar alma sürecine dahil ettiğinizde etkili bir şekilde motive edersiniz, mikro yönetime ihtiyaç duymadan delege eder, ekip ve her ekip üyesi için gerçekçi kişisel hedefler belirler ve katkıları ödüllendirirsiniz.

Rakip taleplerin doğasını araştırarak, bu taleplerin geçerli olduğunu bilerek, ekiple çözümler tartışarak, alternatif çözümlerin yararlarını ve zayıflıklarını sunarak, bir durumu ele almak için neden ve nasıl bir prosedürün benimsendiğini açıklayarak ve anlayarak müzakere ediyorsunuz şüphe götürmez bir şekilde projenin küresel amacı.

İletişim ve izleme sistemleri oluşturarak, ekip içindeki bilgi akışını yöneterek, ekip, proje sponsoru ve tüm paydaşlarla bilgi paylaşarak, tüm iletişim hakkında geri bildirim isteyerek ve ekibi motivasyonlarını artırmak için kararlar almaya dahil ederek bağlanırsınız. kendi çalışmalarına sahip.

Kişisel Eylem Planı

Proje yönetimi büyük ölçekte olmak zorunda değildir. Yeni bir tren istasyonu inşa etmek veya var olanı iyileştirmek gibi büyük projelerle sınırlı değil.

Kişisel bir eylem planı geliştirmek için üç Proje Yönetim İlkesi makalemde sunulan bilgilerden bazılarını kullanabilirsiniz. Örneğin, hayatınızda bazı gelişmelerden fayda sağlayacağını düşündüğünüz üç alana karar verebilirsiniz.

Hedeflerinizi size açık bir şekilde yazın, ilerlemenizi izlemek ve gözden geçirmek için kendinize gerçekçi zaman çizelgeleri ve basit ama etkili prosedürler belirleyin.

Sizden üstlenmeyi düşündüğünüz ve üç makalemde verilen bilgilerden bazılarını uygulayabileceğiniz kişisel bir proje hakkında bilgi almak isterim.

Proje Yönetimi: Hedefleri Tanımlama

Proje Yönetimi: Hedeflerin Tanımlanması

Proje yönetimi uygulaması iyi yapılandırılmıştır. Çeşitli endüstrilerde geniş bir yelpazeye sahiptir. Pazarlama, finans, ürün geliştirme, tüketici hizmetleri ve devlet gibi alanlarda birçok işletme ve kuruluş şu anda başvurmaktadır.

Proje Yönetimi: Planlama

Proje Yönetimi: Planlama

Planlama, en iyi eylem planını bulmak, yapılması gerekenleri açıklığa kavuşturmak, uzmanlık alanımızın dışında olanı kontrol etmek ve başkaları için işleri nasıl devredip kuracağımızı bilmek için önemlidir.

Proje Yönetiminde Nasıl Sertifikalı İştirakçi Oldum

Proje Yönetiminde Nasıl Sertifikalı Bir İştirakçi Oldum

Hayat Boyu Öğrenimle Kendinizi Ayırt Edin