Başarının anahtarı olarak hazırlık

Pixabay

Gerçekten yapmak istediğiniz tek şey bir projeye dalmak ve bir şeyi başardığınızı hissetmeye başlamak olduğunda hazırlık sıkıcı ve zaman alıcı görünebilir. Özellikle son teslim tarihleri ​​dar olduğunda. Ancak bir miktar önleme, bir kilo müdahaleyi hafifletebilir. Bir projenin başlangıcında biraz zaman harcamak ve bir plan oluşturmak için zaman harcamak, daha sonra işi yeniden yapmakta veya onlara daha sonra ne yapacağınızı bilmediğiniz için baş parmaklarını oynatan yardımcılarda bir ton boşa zaman kazandırabilir. Buna ek olarak, uygun prosedürleri izlemek için zaman ayırmak, zaman kaybından sonra sorunların ortaya çıkmasını önleyebilir, şirketi müşterilere kötü bir şekilde sunabilir ve iş arkadaşları üzerinde gereksiz stres ve endişe yaratabilir.

İşçiden Yöneticiye Sıçrama Yapmak

Kurumsal sorumluluk merdiveninde ilerlerken, iş unvanımız kelimeyi içermese bile, kendimizi işçi arı rolünden yöneticilerden birine geçerken bulabiliriz. Bir işçi arının görevi, emirlere uymak ve meşhur "Yapılacaklar" listesindeki şeyleri makul bir şekilde hızlı bir şekilde işaretlemektir. Ancak bir yönetim rolüne geçtiğinizde, derine gömülü olan 'bunu yapmalı' fikri aslında yönetme yeteneğinizi engelleyebilir.

Yöneticilerin karmaşadan bir adım geri çekilmeleri ve hazırlık yapmak, yetkilendirmek ve iletişim kurmak için zaman harcamayı öğrenmeleri gerekir. İşçi arı zihniyetine göre, bu şeyler çok soyut görünüyor ve size hiçbir şey 'yapmamış' gibi hissetmenize neden olabilir. Ancak bu rol gereksinimlerini göz ardı etmek, yönettiğiniz kişilerin aslında hiçbir şey yapmadığı anlamına gelebilir, çünkü onlara ne yapması gerektiğini söylemek için zaman ayırmadınız veya ne istediğinizi anladıklarından emin olmak için yeterince zaman ayırmadınız. için. Yöneticilerin, potansiyellerini en üst düzeye çıkarmak için her bir çalışanın ihtiyaçlarını göz önünde bulundurması ve iletişim ve talimat tarzlarını o çalışanın ihtiyaçlarına göre uyarlaması da önemlidir.

Bilgi Güçtür

Gelecekteki olaylara hazırlanmanın en iyi yöntemlerinden biri, mevcut olayları belgelemektir. Bilgi Güçtür. Şimdi bir sorunu çözmek veya bir özelliği yapılandırmak için yaptığınız şeyi adım adım belgelemek için biraz zaman ayırmak, bir dahaki sefere aynı şeyin yapılması gerektiğinde, o görevi başka birine devredebileceğiniz anlamına gelir, çünkü yapmaları gereken şey, onlara ne yapmaları gerektiğini adım adım açıklayan makaleye yönlendirmektir. Tekrarlanacak bir süreci belgelemek için şimdi bir saatinizi ayırmak, sizi 3 ayda iki saat ve tekrar 6 ayda kurtarır, her seferinde süreci tekrar anlamanız ve sonra yapmanız gerekmez. başka birine öğret. Tekerleği yeniden icat etmeyin, buluşu belgelemeyin ve sonra başka birinin yapmasına izin vermeyin.

Odaklanmak İçin Proje Planlama

Bütün bir projenin kapsamına bakmak ürkütücü, hatta çok zor olabilir. Bir proje küçük parçalara ve belirli görevlere bölündüğünde, her küçük göreve odaklanmak ve birinden diğerine verimli bir şekilde geçmek kolay hale gelir. Bir projeyi planlamak ve görevleri ve son teslim tarihlerini belirlemek, ilerideki işe hazırlanmak için önemli bir adımdır. Bu süreç öğrenilebilir. Kendinizi ve işinizi nasıl organize edeceğinizi öğrenebilir ve bunu yaparak daha az stresle daha az zamanda daha fazla iş yaparsınız. Yeni bir proje ile karşılaşıldığında, tespit edilmesi gereken ilk şey son teslim tarihidir. Sonra, projeyi temel tematik iş parçalarına ayırın. Bunlar kilometre taşlarınız olacak. Her dönüm noktası için son tarihleri ​​tahmin edin, böylece nihai teslim tarihinizi karşılayacaksınız. Kanban tarzı bir düzenleyici olan Planner kullanıyorsanız,bu Dönüm Noktaları sütunlarınız veya bölümleriniz olacaktır. Ardından, her bir Dönüm Noktasını alın ve bu kilometre taşına ulaşmak için gereken görevlere ayırın. Bu görevleri sırayla düzenleyin ve işte sizi yerinde tutacak bir proje planınız var.

Günlük ve Haftalık Hazırlık

Belki çalışmanız proje temelli değildir veya birden çok projeyi kapsamaktadır. Günlük ve haftalık hazırlık daha sonra odaklanmanın ve hedeflere ulaşmanın anahtarı haline gelir. Her günün başında gördüğünüz ilk e-postaya atlamayın ve yanıt vermeye başlayın. Her güne hazırlıkla başlayın.

• Takvim içeren bir görev listesi oluşturun
• Mevcut görevleri gözden geçirin
• Tüm yeni iletişimleri inceleyin ve görev listesine öğeler ekleyin. Bir toplantı gibi tarihe özel iseler, takvime bu görevlere bir referans ekleyin.
• Görev listesine öncelik verin
• Takvimi ve görev listesini kullanarak, günün sonunda gerçekleştirmeyi beklediğiniz görevleri belirleyin.
• Şimdi çalışmaya başlayın.

Her Pazartesi, haftanızın nasıl görüneceğine dair bir fikir edinmek için görev listesini ve takvimi inceleyin. Toplantılar veya büyük görevler için gereken büyük zaman dilimlerini engelleyin.

Anahtar noktaları

• Hazırlık zorunludur, isteğe bağlı değil
• Hazırlık verimliliği artırır, zamandan ve paradan tasarruf sağlar
• Hazırlanmamak müşteri memnuniyetini riske atar
• Hazırlık eksikliği çalışanın stresini, endişesini, devamsızlığını ve tükenmişliğini artırır.
• Görev listelerini yöneterek ve süreçleri belgeleyerek hazırlanın.