İçindekiler:
Toplantılar her organizasyonda sık sık yapılır ve daha iyi performansa karar vermede çok önemli bir rol oynarlar. Bir toplantının başarılı bir şekilde ilerlemesi ve gerçekleşmesi için doğru planlama ve organizasyonun gerekli olduğunun farkındayım. Toplantıyı planlarken toplantının amacını, toplantının türünü, katılımcı sayısını, mekanı vb. Dikkate alıyorum. Toplantıya gelmek isteyen ziyaretçi olup olmadığını kontrol ediyorum. Evetse, tarihlerin uygun olup olmadığını görmek için onlarla da irtibat kurarım.
Planladıktan sonra toplantıyı organize ederim. Toplantı zamanının ilgili kişilerin diğer atamalarıyla çakışmamasına dikkat ederim. Toplantıya katılan katılımcıları ağırlayabilecek bir mekan seçiyorum. Katılımcılara toplantı saatini ve toplantının yaklaşık süresini bildiriyorum. İçeceklerin de ayarlandığından emin oluyorum. İçecekleri ayarlarken, varsa katılımcıların beslenme gereksinimlerine bakarım. Katılımcıların kendilerini iyi hissetmelerini sağladığından ve özellikle bazıları için yorucu uzun bir gün olduysa, yorulmalarını engellediğinden, içecek sağlamak önemlidir.
Toplantı Türleri
Organizasyonumuzda, ihtiyaca ve katılımcı sayısına bağlı olarak farklı türde toplantılarımız bulunmaktadır. İhtiyaçlara göre iki haftada bir veya ayda bir yapılan ekip toplantılarımız var. Katılımcılar genellikle benim ekip üyelerim ve talep etmişlerse ziyaretçilerdir. Herhangi bir ziyaretçiyle birlikte katılan ____________________________ (gizlilik amacıyla kaldırılmış) ekibinin birleşik bir toplantısı olan ortak ekip toplantılarımız var. Bazen tartışılması gereken acil konular olduğunda acil toplantılar için çağrıda bulunuruz. Gizli konuları tartışırken ve ayrıca bireylerin performansı hakkında bire bir görüşme vardır. Sistemlerde değişiklik yapıldığında veya departmanla bildirilmesi gereken yeni politika ve prosedürler ortaya çıktığında sunumlar yapılır.
Toplantıları planlarken, toplantı için sağlam bir neden olduğundan ve mekanın tüm katılımcılar tarafından kolayca erişilebilir olduğundan emin oluyorum. Gündemi hazırlarım ve tartışılacak konulardan haberdar olduğundan emin olmak için başkan aracılığıyla yürütürüm. Kendisine toplantının ne hakkında olacağı, kimlerin katılacağı, kimlerin katılmayacağı, davetlinin ne için katılacağı, toplantının nerede yapılacağı ve ne kadar süreceği hakkında bilgi veriyorum ve devam edin. Ona brifing vermek önemlidir, böylece hazır olsun ve ne hazırlayacağını önceden bilir. Tüm katılımcılara gündemin bir kopyasını ve aynı zamanda görünümdeki toplantı davetlerini gönderiyorum. Onlara toplantının yapılacağı adresi bildiriyorum. Herhangi biri toplantı davetini reddederse, nedenini açıklamalı, yöneticiden onay almalı ve toplantı için özür dilemelidir.Ayrıca toplantıya katılmayacak kişilerle devam edip edemeyeceğine de emin oluyorum.
Rezervasyon ve Kurulum
Toplantılar için mekan veya oda rezervasyonu yaparken, tüm katılımcıları ağırlayabilecek kapasiteye sahip ve oda veya mekanın toplantı için gerekli tüm olanaklara sahip olduğu mekanları veya odaları arıyorum. Mekanı netleştiriyorum veya mekanın güvenli bir yapıya sahip olup olmadığını ve tüm elektrik kablolarının sızdırmaz olduğunu ve sağlık ve güvenlik prosedürlerine uygun olup olmadığını kontrol ediyorum. Engelli katılımcılar varsa, toplantı yerinde ihtiyaç duydukları tüm olanaklara sahip olduklarından emin olurum. Ayrıca, mekanın kolay erişilebilir ve tüm katılımcılar için uygun olduğundan emin oluyorum. Mekan çok önceden rezerve edildiyse, son dakikada hayal kırıklıklarını önlemek için odanın toplantı için uygun olduğundan emin olmak için onları ararım. Mekan için yapılması gereken herhangi bir ödeme, bütçe yöneticisi tarafından kararlaştırılır.İkramlar için bütçe, ekipteki tüm personel tarafından paylaşılır.
Toplantıdan önce not defterleri, kalemler ve toplantı için gerekli OHP, dizüstü bilgisayar, projektörler, uzatma kabloları, Ethernet kabloları vb. Ekipmanlar gibi tüm kaynaklara sahibim. Sandalye ve masalar toplantı gereksinimlerine göre düzenlenmiştir. Tüm eylemlerin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek için gündemlerin birkaç kopyasını ve ayrıca önceki toplantıların tutanaklarını yazdırıyorum. Herhangi bir bildirinin basılması ve dağıtılması gerekiyorsa, bunları katılımcılar için elimde hazır bulunduruyorum. Toplantı için gerekliyse dizüstü bilgisayarlar ve projektörler kuruyorum. Toplantıya alınan her türlü gizli belgeyi, yanlış ellere geçmemesi ve sadece yetkili kişilerin bakmasına izin verilmesi için güvende tutuyorum.
Gündem
Gündemde tarih, başlık ve yer, toplantının adı, özürler, ziyaretçilerin isimleri ve tartışılması gereken konuların listesi bulunur. Belirli bir kişi tarafından tartışılacak belirli konular varsa, bunlar da gündemde belirtilir. Gündem ve tutanaklar, toplantı kağıtları olarak adlandırılır ve toplantıda tartışılan tüm önemli şeylerin tüm ayrıntılarını içerir.
Toplantı esnasında
Toplantıya tüm katılımcılar karşılanır ve kendilerine ikramlar verilir. Gündemleri ve dağıtım gerektiren tüm bildirileri dağıtıyorum. Herhangi birinin herhangi bir konuda herhangi bir sorusu varsa, onlara açık bilgi veriyorum ve farkında olmadığımda, meslektaşlarımdan veya yöneticilerimden tavsiye ve rehberlik alıyorum.
Toplantılar sırasında tutanak tutmam ve BT ekipmanlarının kurulumunu desteklemem isteniyor. Ayrıca gündem ve geçmiş tutanakların kopyalarını da alıyorum.
Toplantı sırasında ortaya çıkabilecek her türlü sorunla başa çıkmaya hazır olmam gerektiğinin farkındayım. BT ekipmanlarıyla ilgili sorunlar varsa, sorunları yönetici haklarım dahilinde çözmek için elimden geleni yapacağım. Ancak bunun dışında herhangi bir şey yapacaksa, yardım için BT hizmet masasına başvururum. Katılımcılar arasında mesleki ve kişilik sorunları nedeniyle sorunlar olabilir. Bunlar, yüz yüze görüşmelerle, gerekirse rotaları değiştirerek, şikayet prosedürlerini uygulayarak vb. Çözülür.
Bir toplantıda tutanakları kaydederken, önemli olan her şeyi kaydederim çünkü gelecekte bir referans olarak hizmet eder ve organizasyonun gelişimine yardımcı olur. Dakikaları net ve kısa yazıyorum. Herhangi bir bilgiyi kaçırmamak için çok dikkatliyim. Toplantıda tartışılacak tüm öğelerin ayrıntılarını içeren bir şablonu yanıma alıyorum. Toplantının tarihi, saati ve başlığına sahip olacaktır. Ayrıca neyin tartışıldığına, alınan kararlara ve alınması gereken eylemlere ilişkin ayrıntıları da içerir. Karar verilmesi halinde bir sonraki toplantının tarihi de kaydedilecektir. Toplantı başladığında yeni katılan ve ziyaretçi gelirse kendimizi birbirimize tanıtıyoruz. Dakika yazarken dikkatli oluyorum ve yazarken sayfaları numaralandırıyorum ki daha sonra kafam karışmasın.
Toplantıdan sonra
Toplantı sonunda geri alınması gereken tüm belgeleri topluyorum. Kullanılan tüm BT ekipmanlarının bağlantısını kesip paketliyorum. Yeniden düzenlenen tüm sandalyeler ve masalar, bir sonraki toplantıya engel olmaması için orijinal yerlerine geri konur. Toplantıdan sonra notları gözden geçirip detaylandırıyorum ve tartışmaların ne olduğunu unutmadan önce adil bir kopya yazıyorum. Daha sonra bitmiş dakikaları sandalyeye e-posta veya basılı bir kopya ile gönderiyorum ve katılımcılara gönderilmeden önce gözden geçirmelerini istiyorum. Sandalye onları inceler ve yapılması gereken değişiklikleri yapar. Onları düzeltiyorum ve adil bir kopyasını hazırlayıp katılımcılara gönderiyorum.
Toplantıdan sonra takip edilmesi gereken eylemlerin kaydını tutuyorum. Eylemlerin hedeflenen zamanda tamamlandığından emin olmak için insanları arar veya e-posta gönderirim.
Bir başka önemli şey de katılımcılardan geribildirim toplamaktır. İnsanların görüşlerini dinlememe ve gerekli olan her türlü iyileştirmeyi yapmama yardımcı oluyor. Geribildirimleri çok sakince dinlerim ve üzerinde düşünürüm. Olumlu, tarafsız veya olumsuz olabilir. Olumsuz geri bildirimlerin beni etkilemesine izin vermem. Bunun yerine, performansımı ve ekiplerin performansını iyileştirmek için kullanıyorum. Ekip olarak çalışırken önemli olan bireyin fikri ya da bakış açısı değildir; önemli olan tüm ekibin görüşüdür. Ekip performansını iyileştirmek için herhangi bir genel geri bildirim tartışılır ve tüm ekip ile paylaşılır.
Toplantılardaki tüm konular not edilir ve yönetici toplantılarında tartışılır ve gelecekte bu durumlardan kaçınmak için neler yapılabileceğine karar verirler.