NVQ Seviye 3: İşletme ve yönetimde ürün ve hizmet siparişi

İşletme ve Yönetimde Seviye 3 Diplomasını kazanmak, ürün ve hizmet siparişi konusunda kapsamlı bilgi gerektirir.

Bu Birime Giriş

Bu birim, oldukça uzun bir birim olan 5 kredili B Grubu isteğe bağlı bir Düzey 3 birimidir. Bu birimin tamamlanmasının ardından aday, farklı ürün ve hizmetleri tanımlayıp kullanabilecek, ürün ve hizmetler için şartnameler yazabilecek ve ürün ve hizmetlerin kuruluş veya şirketin beklenti ve standartlarına uygun olmasını sağlayabilecektir.

Aday, neden kaliteli ürünlerin seçildiğini ancak paranın karşılığını en iyi şekilde vereceğini açıklayabilmelidir. Ayrıca, paranın en iyi değerini nasıl pazarlık edeceklerini de açıklayabilmelidirler. Adayın tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla nasıl ve neden iyi ilişkiler sürdürmesi gerektiğini bilmesi ve ayrıca bir tedarik zincirinin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını bilmesi ve anlaması gerekecektir.

Bu makaleye ek olarak, birimin çoğunluğunu kapsayan bir kişisel beyan var!

1.1 Bir kuruluş için ürün ve hizmetlere ilişkin farklı bilgi kaynaklarını tanımlayın.

Şirketler her zaman farklı kaynaklarda ve sağlayıcılarda kullandıkları ürünler için bilgi ararlar, böylece işlerini etkili kılmak için neye ihtiyaç duydukları konusunda iyi bir karar verebilirler. Farklı şirketlerle ürün maliyetlerine bakarlar; bireysel hizmetlerin fiyatına bakarlar ve en iyi eşleşmeyi, yani maliyet ve kalite açısından organizasyonlarına en uygun ürünü bulurlar. Bunlarla ilgili bilgiler kataloglar, web siteleri, gazeteler, broşürler aracılığıyla veya şirket aranarak ve ziyaret edilerek toplanabilir.

1.2 Ürünler ve hizmetler hakkında farklı bilgi kaynaklarının nasıl kullanılacağını açıklayın.

Ürün ve hizmetlere ilişkin bilgiler ya çevrimiçi olarak ya da kitapçıklarda mevcuttur ya da doğrudan şirketten temin edilebilir. Şirketin ve çalışanların ihtiyaçlarına en uygun hizmeti veya ürünü belirlemek için bu bilgileri kullanmak gerekir. Farklı kaynaklar, doğru olanı seçmek için farklı ürün ve hizmetleri karşılaştırmaya da yardımcı olur. Maliyetleri ve kaliteyi görebilmemiz için onlardan numune ve katalog göndermelerini isteyebiliriz. Ayrıca toplu alımlar için teklif isteyebilir ve en iyisini seçebiliriz.

1.3 Bir ürün veya hizmet için spesifikasyonun nasıl yazılacağını açıklayın.

Spesifikasyon, hangi ürünleri satın almak istediğiniz ve tedarikçinin neyi teklif edip sağlaması gerektiğinin bir açıklamasıdır.

Bir ürün için şartname yazarken:

Yönergelerin açık ve kısa olması gerekir.
Maliyetleri, miktarı içermeli ve teslimat mı yoksa toplama mı olacağını belirtmelidir.
Ayrıca sağlık ve güvenlik kılavuzlarını veya notlarını içermesi gerekir.
Neyin gerekli olduğunu anladığınızdan emin olun.
Maliyetler ve teslimat süresi ölçekleri konusunda çeşitli tedarikçilerle konuşarak pazarı iyice araştırın
Ürünlerin tedarikiyle ilgili olası riskleri belirleyin
Her sağlayıcının mal ve hizmetlerini net bir şekilde anlayın

1.4 Bir kuruluşun kalite beklentilerini karşılayan ürün ve hizmet kaynaklarını belirleyin.

Bir kuruluş için ürün ve hizmet seçerken, farklı hizmet sağlayıcılardan ve şirketlerden teklifler aldığınızdan emin olun, böylece farklı hizmetleri karşılaştırabilir ve uygun maliyetli olanı seçebilirsiniz. Akılda tutulması gereken ikinci şey kalitedir. Farklı hizmetleri karşılaştırın ve hangi hizmetleri sağladıklarını görmek için şirketleri ziyaret edin ve ne satın alacağınızı seçmeden önce hizmetlerin kalitesine tanık olun. Kalite, bir organizasyon için çok şey ifade eder.

Yukarıdakiler tamamlandıktan sonra, hem uygun maliyetli hem de kaliteli olan en iyi hizmeti seçmek için karşılaştırın ve satın alın.

1.5 Bir kuruluşun kalite beklentilerini karşılayan ürün ve hizmetleri seçmenin amacını açıklayın.

Her kuruluş, herhangi bir ürün satın almadan önce elden çok önce düşünüyor. Sadece gerekli olan şeyleri satın alırlar. İşlerinde başarılı olmak için müşterilerinin gereksinimlerinin ne olduğunu net bir şekilde anlayan ürün veya hizmet satın almaları gerekir. Ancak kuruluş kalite beklentilerini karşılayan ürün ve hizmetleri seçerse, müşterileri için en iyi hizmeti sunabilecektir.

Organizasyon için çalışanların menfaatleri için de esastır. Bir organizasyonun başarılı ve etkili olabilmesi için kalitenin tüm insanlara, departmanlara, faaliyetlere ve işlevlere yayılması gerekir.

1.6 Para için en iyi değeri nasıl pazarlık edeceğinizi açıklayın.

Paranın karşılığını en iyi şekilde almak için pazarlık yapmak, bütçenizi aşmamanız ve harcamalardan tasarruf etmeniz için önemlidir. Pazarlık yapmadan önce, satın almak istediğiniz ürün veya hizmetler hakkında olabildiğince fazla bilgi toplayın ve ardından hizmetin veya ürünün organizasyon için niteliksel ve yararlı olduğundan emin olun. Aynı ürünü farklı şirketlerle kontrol edin; bunu çevrimiçi araştırma yaparak, kitapçıkları kontrol ederek, şirketlere telefon açarak veya onları kişisel olarak ziyaret ederek yapabilirsiniz.

Bir kez karar verdikten sonra bir fiyat isteyin ve bu konuda kararlı kalın. Tedarikçi kabul etmezse uzaklaşmaya hazır olmalısınız. Müzakere için size geri dönebilirler veya başka bir şirket size rekabetçi fiyatlar sağlayabilir.

1.7 Tedarikçilerle iyi ilişkiler geliştirme ve sürdürme amacını ve bunu yapmanın yollarını açıklayın.

Tedarikçilerle iyi ilişkiler sürdürmek iyi bir iş uygulamasıdır. Hem siz olan kuruluşa hem de tedarikçiye fayda sağlar. Tedarikçiler size teklifler sunabilir ve onlarla ilişkiniz iyiyse iş yapma konusunda esnek olabilir. Her zaman tüm hesapları zamanında kapattığınızdan, satış temsilcilerine özen gösterdiğinizden, siparişleri vaktinden önce verdiğinizden, tedarikçiye bunu son dakikada yapmak yerine zamanında teslim etmesi için yeterli zaman tanıdığınızdan ve sonunda çok dikkatli olun hasarlı veya eksik mallar hakkında. Dikkatle ele alınmalıdır.

1.8 Bir tedarik zincirini ve nasıl çalıştığını açıklayın.

Wikipedia'ya ve internetteki diğer tanımlara göre,

Bir tedarik zincirinde, bir ürünün doğal bir kaynaktan veya hammaddeden müşteriye veya müşteriye teslim edilecek nihai veya bitmiş bir ürüne dönüştürülmesi gibi çeşitli faaliyetler gerçekleşir. Tedarik zinciri, üretim ekibi, firma, tedarikçi, teslim edildiği organizasyon ve satın alan müşteriler gibi ilgili tüm taraflardan oluşur. Temelde üreticiler, tedarikçiler veya toptancılar, perakendeciler ve tüketicilerdir.

Kısacası, bir tedarik zinciri, bir tedarikçiden tüketiciye bir ürün alır ve zincirde yer alan her birey tedarik zincirine katkıda bulunur.

2.1 Bir kuruluş için ürün ve hizmetlerin siparişi ve tedarikine ilişkin prosedürleri açıklayın.

Bir kuruluş için ürün ve hizmet siparişi vermek ve tedarik etmek, müşterilere bakmayı içerdiği için çok önemli bir görevdir. Ürünler, çok paraya mal olabilen baskı malzemesi, kırtasiye, BT ekipmanları vb. Gibi ofis malzemeleri gibi temel şeyleri içerebilir. Hizmetler, farklı bir kuruluş veya sağlayıcıdan alınan herhangi bir hizmeti içerebilir. Örneğin, kuruluşumuz NHS ve bakım evlerinden hizmet alıyor.

Hizmet ve ürün siparişi verirken, sorumlu kişi, stokta tükenmemesi ve kuruluşun işleyişini etkilememesi için yeterli miktarda sipariş vermelidir. Örneğin, zarf, baskı malzemesi vb. Tükenirse, organizasyonu çeşitli şekillerde etkileyebilir.

Ürünleri sipariş ederken aşağıdaki prosedürler izlenmelidir:

Ofis malzemeleri siparişi verirken, mümkünse ürün kodu dahil olmak üzere ürünlerin açık ve kesin ayrıntılarını belirtin.
Boyut, renk ve diğer detaylar belirtilmelidir
Ofis yöneticisi tarafından onaylanan sipariş formunu aldığınızdan emin olun
Sistem üzerinden sipariş formu veya kataloglar üzerinden sipariş verilebilir, ofisimizde SRM üzerinden yapılmaktadır.
Sabit tedarik siparişi teslim edildiğinde, talep siparişinde talep edilen tüm sarf malzemelerinin doğru bir şekilde teslim edildiğinden ve doğru miktarda sipariş edildiğinden emin olmak için her bir kalem baştan sona kontrol edilmelidir.
Talep siparişi, teslim edilen siparişin kabul edildiğini göstermek için malzemeleri kontrol eden kişi tarafından imzalanır.
Herhangi bir şekilde doğru olmayan veya hasarlı bulunan herhangi bir öğe, mümkün olan en kısa sürede iade edilmeli ve gereksiz gecikmelerden kaçınmak için tedarikçi tarafından değiştirilmelidir.

2.2 Bir kuruluş için ürün ve hizmetlerin siparişi ve tedariki için ihtiyaçları ve öncelikleri tanımlayın.

Bir kuruluş için ürün ve hizmet sipariş ederken, bunların kuruluş için gerçekten gerekli olup olmadıklarını ve kuruluşun sorunsuz işlemesine nasıl yardımcı olacağını, artıları ve eksileri neler, buna kimin ihtiyacı ve ne olacağını kontrol edin. bu ürün ve hizmetleri kullanmanın diğer avantajları. Ayrıca ürünleri ihtiyaçlarına göre önceliklendirin ve sadece en önemli olanları sipariş edin, çünkü talep edilen her şeyi sipariş etmek, mali yılın ilerleyen zamanlarında bütçede sorun yaratabilir.

2.3 Hediye ve ağırlama kabulüne yönelik kurumsal politikalara sahip olmanın amacını açıklayın.

Bir kuruluşun, Şirket, çalışanları ve dış çevre arasındaki ilişkiyi düzenleyen yazılı bir politikaya sahip olması önemlidir. Her kuruluşun hediye kabul etmeye ilişkin bir politikası vardır. Şirketimizde izin veya açıklama olmaksızın hediye veya ağırlama kabul etmek kabul edilemez . Bu, kuruluş için standartları netleştirir ve çalışanlara kendilerinden ne beklendiğini söyler ve şirketi veya kuruluşu korur. Hediyeleri kabul etmek, uygunsuz davranış şüphesine yol açabilir.

Hediye ve Ağırlama Politikasına göre,

3.1 Ürün ve hizmetlerin siparişi ve tedarikine yönelik prosedürlerin izlenmesinin ve değerlendirilmesinin amacını ve bunun yollarını açıklayın.

Satın alma prosedürlerini izlemek ve değerlendirmek, bir kuruluşun yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Satın alma sürecinde yüksek düzeyde dikkat ve konsantrasyon söz konusudur. Organizasyon için kayıptan kaçınmak için herhangi bir sipariş izlenmeli ve değerlendirilmelidir.

İzleme: Bu süreçte ürünler sürekli olarak gözden geçirilir. Bütçe ve diğer ihtiyaçlar dahil olmak üzere siparişler, istenilen sürede tamamlanıp tamamlanmadığı ve hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını görmek için izlenir. İzleyerek, herhangi bir sorun ortaya çıkarsa gerekli önlemleri alabilir ve kötü uygulamaları önleyebilir.

Değerlendirme: Buhalihazırda oluşturulmuş olan hedeflere ve hedeflere yönelik ilerlemeyi analiz etmek için yapılır. Tüm organizasyonlarda ürün ve hizmetler, kapasite veya yeteneklerine göre aylık, üç aylık veya yıllık olarak değerlendirilmelidir. Hedeflere ve planlara ulaşılıp ulaşılmadığını takip etmeye yardımcı olur ve böylece gelecekteki planlar için bir yol açar.

Bunlar şu şekilde yapılabilir:

Tedarik prosedürlerinin takip edilip edilmediğini görmek için bir kontrol listesi oluşturun. Sadece sizinle değil, herkesle olduğu gibi ekip üyeleri ve kuruluşun üyeleri arasındaki tartışmayı içeren kontrol listesini hazırlayın.
Herhangi bir endişeniz varsa, bir çizelge veya grafik izleyerek belirlenebilir. Riskli alanlar belirlenebilir ve tecrübeli kişilerden çözüm aranabilir.
Tüm satın alma süreci boyunca her bir tedariki izlemeli ve izlemelisiniz.
Ayrıca, kullanılan tedarik yönteminin edinilen mallar veya hizmetler için uygun olup olmadığını daima belirleyin.
Tüm tedarikleri ve işlemleri belgeleyin.

3.2 Ürün ve hizmetlerin sipariş ve tedarikinde verimliliği artırmak için alınabilecek eylemleri açıklayın.

Ürün ve hizmetlerin sipariş ve tedarikinde verimlilik, aşağıdakiler yapılarak artırılabilir:

Herhangi bir problem yaşamamak için firma tarafından sağlanan sistem üzerinden sipariş verin.
En uygun maliyetli ve kaliteli şirketi seçin
Düzenli aralıklarla, örneğin ayda bir sipariş yapılıyorsa, sipariş edilecek ürünlerin bir listesini her zaman saklayın, böylece hiçbir ürünü kaçırmazsınız.
Zamanında bir sipariş almazsanız, nedenini öğrenmek için tedarikçiye danışın.
Doğru kodlara ve miktarlara sahip doğru öğeleri seçtiğinizden emin olun ve her zaman bir eşik sınırının üzerindeki siparişlerin yönetici tarafından onaylanıp onaylanmadığını kontrol edin.
Sipariş verildiğinde, faturayı ve mal girişini kontrol edin ve faturayı merkezi ödeme ekibine gönderin, böylece tedarikçiye zamanında ödeme yapılır.

3.3 Sağlanan ürün ve hizmetler için paranın daha iyi değerini elde etmenin yollarını açıklayın.

Mal ve hizmetlerin tüm kamu alımları paranın karşılığını temel almalıdır. Paranın karşılığı, en düşük başlangıç fiyatına ulaşmakla değil, kaliteli hizmet için kalite ve maliyetle ilgilidir.

Tedarikten elde edilen paranın karşılığını birçok şekilde elde edebilirsiniz:

Aynı maliyetle daha yüksek düzeyde veya kaliteli hizmet almak.
Bu para israfına neden olduğu için gereksiz satın alımlardan kaçınmak.
Kullanıcı ihtiyaçlarının niteliksel olarak karşılanmasını sağlamak.
Toplu alımdan daha iyi indirimler olabileceği için her zaman diğer departmanlarla birlikte çalışabilir ve toplu sipariş verebilirsiniz.
Maliyet etkin bir iş yapabilmek için sizinle tedarikçi arasındaki ilişkinin iyi olması gerekir.

Paranın karşılığını en iyi şekilde veren ürün ve hizmetleri seçmek neden önemlidir?

Ürün ve hizmetleri seçerken, herhangi bir zamanda paranızın tam karşılığını en iyi şekilde temsil edenleri seçmek önemlidir. Bu önemlidir çünkü:

Maliyet ve kalite arasında doğru bir dengeye sahiptir ve bu hizmetler en güvenilir olanıdır.
Bakiye anlaşmazlıkları ortadan kaldırdığından, paranın en iyi değeri hem tedarikçiyi hem de müşteriyi mutlu eder.
Müşteri-tedarikçi ilişkisi kurmaya yardımcı olur
Bu ürünler daha uzun ömürlüdür ve diğer pek çok küçük masraftan tasarruf sağlar. Örneğin, pahalı bir ürünün maliyetine baktığınızda, başlangıçta daha ucuza satın alınan ve ardından ömrü boyunca başka küçük harcamaları olan bir ürünün toplam ömür boyu maliyetine kıyasla çok daha ucuz olacaktır.
Teslimat süreleri daha hızlı olacak, böylece iş ve operasyonlarında kayıplardan tasarruf sağlanacaktır.
Ödeme koşulları esnek olacak ve fiyatlar sık sık değişmeyecek.
Bu şekilde kaliteden ödün vermeden paradan tasarruf edersiniz, ancak paranızın en iyi değeri her zaman paradan tasarruf etmek anlamına gelmez. Örneğin, daha yüksek bir fiyata hızlı yanıtlarla kaliteli hizmet sunan bir tedarikçi, harcadığınız paranın karşılığında kaliteli hizmetler aldığınız için yine de paranın en iyi değeri olabilir.