İnsan kaynakları departmanı: bir iş analizi yapın - artıları ve eksileri

Bir iş analizinin tipik amacı, mevcut personeli aşırı iş yüküne neden olmadan korumaktır. Ancak, bir iş analizinin nihai amacı bir iş tanımını tanımlamaktır. Belirli bir pozisyon için en kalifiye çalışanı işe almak için bir iş tanımına ihtiyaç vardır. Bir iş analizini tamamladıktan sonra, bir pozisyonun ihtiyaç duyduğu görev ve sorumlulukları en iyi şekilde anlayacaksınız.

Bu, yönetimin tam zamanlı, yarı zamanlı, sözleşmeli veya geçici bir çalışanı işe alıp almayacağını belirlemesine yardımcı olabilir. Bir iş analizinin dezavantajlarını bilmek de onu gerçekleştirmeye yardımcı olacaktır. Çalışanlar arasında çatışma çıkması durumunda savaşmak için silahlanacaksınız.

Bu makale, bir iş analizinin tarihini, bir iş analizinin çeşitli bakış açılarını, bir iş analizinin resmi tanımını, ne zaman yapıldığını, neden yapıldığını, bir yapmanın dezavantajlarını, görevin nasıl yerine getirileceğini inceleyecektir (benzersiz ve geleneksel yöntemler) ve daha fazla bilgi için bağlantılar.

Michele Jones

Michele Jones

İş analizi teorisi, 20. yüzyılın başlarında iki psikolog Fredrick Taylor ve Lillian Moller Gilbreth tarafından ortaya atıldı (Muchinsky, 2012).

Kendinizi bir Çalışan olarak hayal edin…

Meşgulsün. Gün için tam bir programınız var. Siz ve katibin aynı bilgilerin bazılarını kaydettiğini her zaman biliyordunuz, bu nedenle işleriniz örtüşüyor. Bununla birlikte, meşgul olmanın günün daha hızlı geçmesini sağladığını da biliyorsun, bu yüzden bunu asla belirtmedin.

Birdenbire kesintiye uğrarsınız. Bir toplantıya çağrılırsınız ve bir iş analizinin kendi payınızı nasıl tamamlayacağınıza dair talimatlar verilir; bu, gün içinde ne yaptığınızı söylemek için sadece süslü bir kelimedir.

Güvensiz tarafınız şöyle düşünüyor, "Neden bütün gün ne yaptığımı bilmeleri gerekiyor? İşi bitirdim, değil mi? Görevleri başkalarına devretmek için bütün gün ne yaptığımı öğrenmeye mi çalışıyorlar? Gitmeme izin vermenin ortasında mı? Belki de tamamen dürüst olmamalıyım. Belki pozisyon gereksinimlerime daha fazla görev eklemeliyim… "

Kendinizi İnsan Kaynakları Temsilcisi Olarak Düşünün…

Yönetim Kurulu, şirketteki tüm çalışanlar üzerinde iş analizi yapmanızı istediğine karar verdi. Bu görevi başarmanın birçok yolunu biliyorsunuz, ancak aynı zamanda ilgili tuzaklar olduğunu da biliyorsunuz.

Şu anda İnsan Kaynakları alanında ilgilendiğiniz konular arasında kimin kimin sorumlu olduğuna ilişkin çalışanlar arasındaki anlaşmazlıklar, kimin hangi görevden sorumlu olduğuna ilişkin çalışanlar arasındaki anlaşmazlıklar ve kimin hangi başarıyı elde ettiğine ilişkin çalışanlar arasında anlaşmazlıklar yer almaktadır.

Başka bir deyişle, çalışanlar arasında çekişmelerde boy ölçüşüyorsunuz. Elbette bu işin bir parçası. Sorun, bu ihtilafların bu görevi doğrudan etkilemesidir. Kimin "gerçek" denetmen olduğunu, kimin hangi görevi yaptığını ve kimin hangi başarıyı başardığını bulmaya çalışmak, bir iş analizinin parçası olması gereken öğelerdir.

İş analizinin avantajlarından biri, raporlama ilişkilerini ve sorumluluk alanlarını netleştirerek siyasi tartışmaları sınırlayabilmesidir, böylece bu problem bir şekilde kendi kendine çözülebilir (Fisher, Schoenfeldt ve Shaw, 2006).

Dolayısıyla, iş analizlerinin avantajları ve önemli amaçları varken, hem çalışanlar hem de iş analistleri bu görevle ilgili sorunlar yaşayabilir. İster çalışan ister iş analisti olun, ortaya çıkabilecek zorlukları görmek için madalyonun diğer yüzünü gözünüzde canlandırmaya çalışın.

Michele Jones

İş Analizi Nedir?

İş analizi, İnsan Kaynakları Departmanının iş içeriği ve gereksinimleri hakkındaki bilgileri topladığı, belgelediği ve analiz ettiği prosedürdür. İş görevleri ile görevleri gerçekleştirmek için gereken bilgi, beceri ve yetenekler arasındaki açık ilişkiyi gösterir (ABD Personel Yönetimi Ofisi, 2007).

Doğru bir analiz elde etmek için, İnsan Kaynakları Departmanı, tamamlanmış bir iş analizi, departman organizasyon şeması ve belirli bir pozisyonu etkileyen departmandaki herhangi bir değişiklik hakkındaki diğer bilgileri sağlamak için amirlere ve çalışanlara güvenmelidir.

Michele Jones

İnsan Kaynakları Departmanı Genelde Ne Zaman İş Analizi Yapmayı Bekler?

• Birleşme veya devralma gerçekleştiğinde
• Yeni şirketler eskilerini devraldığında
• Bir şirket performans değerlendirmeleri yaptığında
• Şirkette ne zaman değişiklik yapılır?

Michele Jones

Birleşik Devletler Çalışma Bakanlığı, İnsan Kaynakları Departmanları tarafından yapılan iş analizlerine göre 20.000 iş tanımından oluşan bir veri tabanı oluşturdu. Veritabanının adı O'NET. Arama yapmak ücretsizdir ve kullanıcıların yeni kariyerler hakkında bilgi edinmesine yardımcı olan bir Kariyer Keşfetme Aracı içerir. Daha fazla bilgi edinmek için bugün Birleşik Devletler Çalışma Bakanlığı tarafından oluşturulan mesleki unvanların (O'NET) çevrimiçi sözlüğünü keşfedin.

Michele Jones

İş Analizleri Neden Yapılır?

1. Aşağıdakileri anlayarak işi başarıyla yapmak için ne gerektiğini belirlemek:

• İş nasıl yapılır
• İş görevleri gerektiğinde
• İşten kim etkileniyor
• İşi yapmak için hangi niteliklere ihtiyaç var
• Düzenli olarak hangi işlevler ve görevler tamamlanır?
• Hangi zihinsel ve fiziksel gereksinimler gerekli kabul edilir?

2. Ek sorumlulukları ve görevleri yeniden tahsis etmek, ortadan kaldırmak, keşfetmek veya dağıtmak

3. Bir iş tanımı oluşturmak ve pozisyonun niteliklerini belgelemek için

4. Süreçler veya prosedürler için iyileştirmeler yapmak

5. Daha iyi çalışan performansı geliştirmek için

6. Eğitim ve tanıtım sistemlerini etkin bir şekilde yönetmek için

7. Çalışanların yeteneklerini en üst düzeye çıkarmalarına ve kariyerlerini ilerletmelerine yardımcı olmak

8. Her bir pozisyon için en iyi kalitede çalışanları bulmak

9. Engelli bir bireyin bir pozisyonun görevlerini özel barınak olsun veya olmasın yerine getirip getiremeyeceğini belirlemek

10. Şirketin pozisyon seçimine veya pozisyonların doldurulmasının kaldırılmasına ilişkin yasal savunmaya yardımcı olmak; Bir iş analizinin kanunla nasıl bağlantılı olduğu hakkında daha fazla bilgi için Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu'nun web sitesine bakın.

11. İşleri uygun unvan ve maaş aralıklarına göre uygun şekilde sınıflandırmak

İş Analizlerinin Neden Dezavantajları Var?

• Her kişiye farklı görevler yaptığı için farklı davranılabilir.
• Çoğu işçi yeni bir ortama uyum sağlamayı sevmez.
• İnsanlar işlerinde kendilerini tehdit altında hissederlerse yıkıcı tutumlar ortaya çıkabilir.
• Doğrudan gözlemlenemedikleri için zihinsel niteliklerin tespit edilmesi zor olabilir.
• Analiz tamamlandıktan sonra bazı pozisyonların ortadan kaldırılacağı belirlenebilir.
• İş analistinin kişisel önyargıları, toplanan verileri çarpıtabilir.
• İnsanlar mevcut konumlarında kendilerini güvensiz hissederlerse, bir günde gerçekte ne yaptıklarına dair gerçeği çarpıtabilirler.
• Doğru bilgi istendiği için bir iş analizi çok zaman alır.
• İşçiler bir iş analizinin ne olduğunu anlamazlarsa, yararlı bir şekilde katılmayabilirler.
• İşler sık ​​sık değişirse, bir iş analizini tamamlamak çok zor olabilir.
• Kapsamlı bir iş analizini koordine etmek çok fazla insan gücü ve işbirliği gerektirir.

• Bir İş Analizini Tamamlayamamanın Şok Edici Hikayesi

  Bu hikaye, bir iş analiziyle ilişkili bir dezavantajın bir örneğidir. Bir pozisyon için kalifiye olmayan bir adayı işe almak, bu şirketin başarılı bir iş analizi yapamamasının sonucuydu.

Michele Jones

İş Analizleri Nasıl Yapılır?

Çoğu zaman, İnsan Kaynakları Departmanı, yöntemlerine göre tek tip iş tanımları oluşturmak için kendi iş analizi yöntemini bulur. Bununla birlikte, iş analizlerinin yapılabileceği başka yollar da vardır.

Bu prosedür sırasında çalışanları kolaylaştırmak için bir iş analizi yaparken uygulanabilecek birçok benzersiz ve geleneksel yöntem vardır. Bu görevi yerine getirmenin altı yolu örneği aşağıda gösterilecektir.

Michele Jones

1. Çalışan Katılımı

Her çalışanın bir iş analizi yapmasını sağlayın. Tüm çalışanların bir iş analizi tamamlaması istenmelidir. Bir iş analizi doldururken herhangi bir soru veya sorun varsa, İnsan Kaynakları Departmanı her çalışana yardımcı olmalıdır.

Bu, İnsan Kaynakları Departmanına nerede aşırı yük olduğunu veya görevlerin nerede değiştirilebileceğini görme fırsatı verecektir. Bölüm, çalışanlardan ve süpervizörlerden elde edilen bilgileri analiz ederek herhangi bir değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini belirleyebilir.

Bir çalışanın pozisyonunun ortadan kaldırıldığı kabul edilirse, genellikle şirketin amacı onlar için farklı bir rol bulmak ve gerekirse onları yeniden eğitmektir. İyi bir şirket, yetenekli bireylerin yeni bir rolün zorluğunu hoş karşılayacağına ve onunla birlikte gelen ek sorumluluklarla kariyer gelişiminden keyif alacağına inanmalıdır.

Michele Jones

2. Bir Bonus Sistemi

Her işin analizi tamamlandıktan sonra, bir şirket uygun olduğu belirlenen kişilere bonus verilmesi gerektiğine karar verebilir. Bu uygunluk, süpervizörün en son performans değerlendirmesinde ve çalışanın şirkette ne kadar süreyle istihdam edildiğinde belirlenebilir. Bonusun yüzde miktarı, tüm uygun çalışanlar için aynı olmalıdır.

Bunun gibi belirlenmiş bir prim programı, amirleri ve çalışanları bir iş analizine isteyerek ve memnuniyetle katılmaya motive edecektir. Belki bunu bir tehditten çok fırsat olarak görürler.

İkramiye programı ile birlikte, ikramiye tarafından gözden kaçırılanların da motive edilmesi için bir teşvik sistemi kurulabilir. Temel olarak, sistem ikramiye olmayan işçilere "umut" verebilir. Neden bonus almadıklarını ve gelecekte pozisyonlarının performansını iyileştirmek için neler yapabileceklerini öğrenebilirler.

Michele Jones

3. İş Analizinin Ayrıntıları

Bir pozisyonun doğru bir analizini elde etmek için, çalışanların işte zamanlarını nasıl geçirdiklerini gözlemlemek için birkaç gün faaliyetlerinin bir günlüğünü tutmaları gerekebilir. İş analizi ayrıca her bir süpervizör tarafından onaylanmalıdır.

Analiz şunları listelemelidir:

• Bölümün adı
• Genel sorumluluklarının veya ana amaçlarının bir pozisyon özeti
• Pozisyonlarını yerine getirirken yer alan tüm görevlerin ayrıntılı bir açıklaması
• Her bir görevi yerine getirmek için harcanan ortalama sürenin yüzde yüz olarak tahmin edilmesi, önem sırasına göre düzenlenmesi
• Bu pozisyonun faaliyetlerini koordine ettiği veya denetlediği çalışanların listesi
• İş atama, işe alma veya performans değerlendirmeleri verme gibi ilgili denetim sorumluluklarının türlerini tanımlayan bir liste

Süpervizör, asgari deneyim, eğitim ve pozisyon için gerekli lisansları kısaca açıklamalıdır.

Michele Jones

4. İş Analizine İki Yaklaşım

İş analizlerine yönelik iki popüler yaklaşım, görev odaklı ve işçi odaklıdır. Görev odaklı yöntem, işin gerçekleştirilmesiyle ilgili görevlere odaklanır. İşçi odaklı yöntem, işi başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan insan niteliklerini incelemeye çalışır.

Bu özellikler tipik olarak KSAO'lar adı verilen dört bölüme ayrılmıştır:

• Bilgi
• Beceriler
• Yetenekleri
• Diğer (kişilik, ilgi alanları ve deneyimler)

Michele Jones

5. İş Analizi Yöntemleri

Bir iş analizi yapmanın yollarından bazıları, geleneksel yöntemleri ve benzersiz yöntemleri içerir. Birçok İK Departmanı, iş analizi yapmanın kendi yollarını bulur. İş analizlerini kullanmayı planladıkları yöntem nedeniyle bunu yapmak isteyebilirler.

Bir iş analizi yapmanın temel nedeni, uygun bir iş tanımı bulmaktır. Birçok İnsan Kaynakları uzmanı, tüm iş tanımlarını benzer yapmak ister. Aynı formata sahip olmalarını ve aynı yöntemle oluşturulmalarını istiyorlar.

İş Analizi Yapmanın Benzersiz Yolları
Çalışma örnekleri
Arka plan analizi
Anketler
Gözlemler - hem doğrudan hem de dolaylı
Çalışanlar veya amirler ile görüşmeler
Kritik olay incelemeleri
Çalışma günlükleri
Repertuar Izgara Tekniği
Kontrol listeleri
Hiyerarşik Görev Analizi

PAQ nedir? PAQ, profesyonel bir iş analisti tarafından tamamlanan ve yetenek testinde bulunan niteliklerin iş bileşeni geçerliliğini ölçen bir iş analizi aracıdır. JASR nedir? Bu yöntem göreve yöneliktir ve hızlıdır.

İş Analizi Yapmanın Geleneksel Yolları
Kişisel görüşmeler
Anketler
İş değerlendirmeleri
Telefon görüşmeleri
Prosedür ve süreç incelemeleri
Pozisyon Analizi Anketi (PAQ)
Davranışsal olay röportajları
Gerçeklik Hızında İş Analizi (JASR)
İş analizi çalışma sayfaları

Michele Jones

6. 6 Adımda İş Analizi Süreci

Birçok şirket, iş analizi yapmak için altı adımlı bir süreç kullanır. Tipik olarak şu şekilde düzenlenir:

1. Verileri toplayın ve en iyi nasıl kullanacağınıza karar verin. Bu, iş tanımlarının yazılmasını, performans standartlarının belirlenmesini veya daha ileri mesleki çalışmalar yapılmasını gerektirebilir.
2. İşi başarıyla gerçekleştirmek için gereken görevleri ve nitelikleri listeleyin. Organizasyon şemalarını ve süreç şemalarını inceleyin.
3. Ana analiz için kritik görevleri veya temsili işleri belirleyin.
4. İşi gerçekleştirmek için gereken iş faaliyetleri, çalışma koşulları ve yetenekler hakkında veri toplayarak işi analiz edin. Hangi yetkinliklerin en kritik olduğunu belirleyerek yetenekleri derecelendirin.
5. Sonuçları işçi ve amiri ile gözden geçirin. Onaylandıktan sonra, yetkinliklerle bağlantılı olmayan görevleri ortadan kaldırın.
6. Tüm bulguları belgeleyin ve iş özellikleriyle birlikte doğru bir iş tanımı geliştirin.

Michele Jones

Muhtemelen en zor olanı, ama aynı zamanda bir iş analizi yapmanın en önemli yanı herkesi işe almaktır. Bunu nasıl başaracağınız konusunda size yol göstermesi için bu makalede birçok seçenek sunulmuştur. Bir not, resmi bir toplantı veya bire bir görüşme en iyisi olabilir. İş analizinin katılımcılarına, tamamlanma nedenlerini açıklamak, şirketin kararını anlamalarına yardımcı olmak için uzun bir yol kat edebilir.

O'NET Gösterimi - İş Analizi

Referanslar

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF ve Shaw, JB (2006). İnsan Kaynakları Yönetimi (6. baskı). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). İşe uygulanan psikoloji. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

ABD Personel Yönetimi Ofisi. (2007). Yetkili inceleme operasyonları el kitabı: Ofisleri inceleyen federal kurum için bir kılavuz. 30 Kasım 2013 tarihinde http://www.opm.gov/deu/Handbook_2007/DEO_Handbook.pdf adresinden erişildi.