Proje yönetimi için pert şeması nasıl kullanılır?

PERT nedir?

Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği olan PERT, aşağıdaki iki bileşeni içeren ayrıntılı bir proje planlama yöntemidir:

• PERT Ortalaması: İstatistiksel ortalamayı kullanarak zaman ve maliyet için doğru bir tahmin tekniğidir.
• PERT Şeması: tüm proje faaliyetlerinin ayrıntılı planlamasına izin veren bir şema.

PERT, NASA tarafından geliştirilmiştir, ancak roket bilimi değildir. Matematik basittir - toplama ve çıkarma - ve yine de herhangi bir proje yönetimi yazılımı tarafından yapılır. Mantık da basit.

• İyimser, olası ve kötümser tahminleri dikkate alarak her görev için zamanı tahmin ediyoruz.
• Tüm iş faaliyetlerini içeren ve aynı zamanda faaliyetler arasındaki bağımlılıkları, yani diğerlerinin yapılabilmesi için hangi faaliyetlerin yapılması gerektiğini dikkate alan bir planlama takvimi hazırlıyoruz.

PERT tekniğinin bu iki unsurunun her birine bakalım: PERT tahmini ve PERT grafiği. Bir PERT grafiğini Gantt Grafiği adı verilen gerçek dünya proje programına nasıl dönüştüreceğimiz hakkında konuşarak bitireceğiz.

İçindekiler

• PERT Tahmini

  Her bir görevi yerine getirmek için gereken süreyi gerçekçi bir şekilde hesaplayın

• PERT Şeması

  Klasik PERT şemasına giriş

• PERT Tablosundaki Terimler PERT

  için bir sözlük

• PERT Haritasından Gerçek Dünyaya

  Görevlerimizi alalım ve takvime alalım!

• Projenizde

  PERT kullanımı PERT tahmini ve programı maliyeti ve karmaşayı azaltır

İyimser ve Kötümser Tahmin Ediciler

Bazı tahmin ediciler iyimser, bazıları kötümser. Her ikisinden de gerçekçi bir tahmin elde etmek için PERT kullanın!

Sid Kemp

PERT Tahmini

Birine sorduğunuzda, "bu işi yapmak ne kadar sürer?" genellikle önyargılı bir yanıt alırsınız. Bazı insanlar sürekli olarak kötümserdir, düşünürler - veya size söylerler - iş muhtemelen gerekenden daha uzun sürer. Bu şekilde, daha erken yaptıklarında iyi görünürler. Diğerleri sürekli iyimserdirler, kendilerini dalarak taze enerji dolu bir iş yaptığını ve herhangi bir sorunla karşılaşmadığını hayal eder. Tahminleri gerçekçi olamayacak kadar düşük çünkü hiç kimsenin her zaman iyi enerjisi ve iyi şansı yok.

İşleri daha da zorlaştırmak için insanlar bunu yaptıklarını bilmiyorlar. Genelde bilinçsiz bir alışkanlıktır.

O halde nasıl gerçekçi bir tahmin elde ederiz? Bunu, yapılacak her iş hakkında üç soru sorarak ve ardından PERT ortalaması adı verilen özel bir hesaplama yaparak yapıyoruz.

Ne tahmin ediyoruz?

Projemizin her küçük parçasını tamamlamak için gereken zamanı tahmin etmek istiyoruz. İş Kırılım Yapısından oluşturulan Aktivite Listesi kullanılarak PERT tahmini ve planlaması detaylı bir seviyede yapılmalıdır. PERT, WBS oluşturulmadan önceki erken tahminin bir parçası değildir. Ayrıntılı bir düzeyde yapılan WBS ile proje kapsam planına ve ayrıca faaliyet listesinin tamamlanmasına dayanan ayrıntılı tahminin bir parçasıdır. Her bir görevi tamamlamak için gereken çabayı (çalışma miktarını) ve göreve atanan kişi sayısını tahmin ediyoruz.

Her çalışanın kendi aktivite listesini ve PERT tahminini oluşturması en iyisidir. Bir proje yöneticisi olarak, ekipteki her bir kişiye bunu yapmayı öğretebilirsiniz. Veya zaten aşina iseler, çiftler halinde çalışabilir, birbirlerine PERT tahmin sorularını sorabilir ve ayrıca birbirlerinin çalışmalarını kontrol edebilirler.

Üç PERT Sorusu

"Bu işi yapmak ne kadar sürer" diye sormak yerine üç soru sorun:

• İş gerçekten sorunsuz ve sorunsuz giderse, ne kadar sürer? (İyimser cevap)
• Bunu yorgun olduğunuzda yapıyorsanız ve sorunlarla karşılaşırsanız, bu ne kadar sürer? (Kötümser cevap)
• Bu cevaplar göz önüne alındığında, ne kadar sürebilir? (Muhtemel cevap)

Olası yanıtı en son alarak soruları bu sırayla sorun. Bu şekilde, her zaman alışkanlıkla iyimser veya kötümser olan insanlar alışacak ve aslında oldukça gerçekçi olan gerçekçi bir yanıt verecek. Biraz pratikle, herkes bunda gerçekten iyi olabilir.

Her üç tahmini de Tablo 1'de gösterildiği gibi bir elektronik tabloya "Kötümser", "Muhtemel" ve "İyimser" başlıkları altında giriyoruz.

PERT Ortalamasının Hesaplanması

Her ayrıntılı öğe için tahmin olarak üç sayıyı kullanmak bir planlayıcıyı çılgına çevirir! Bunu, üç tahmini tek bir sayıya, PERT ortalamasına çevirerek engelliyoruz. Mantık, Muhtemel zamanın kötümser veya iyimser olmaktan daha muhtemel olmasıdır, ancak her üç rakam da önemlidir. İyimser, Muhtemel ve Kötümser için O, L ve P'yi kullanarak, bu bizim denklemimizdir: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Tahmini süre. Muhtemelen dört ile çarpılır, çünkü gerçek zamanın muhtemel zamanla eşleşmesinin, İyimser zaman veya Kötümser zamanla eşleşeceğinden dört kat daha fazla olduğunu söylüyoruz.

6 hangi cehennemden geliyor? (Bunu bir sınıfta öğretirsem herkes bunu sorar.) Bu basit: Toplam altı veri noktamız var: 4 Benzer, 1 İyimser ve 1 Kötümser. Bir ortalama elde etmek için, toplamı toplam veri noktası sayısına böleriz. (Birçok Ortalama Türüyle ilgili kenar çubuğuna bakın, hepsi mantıklı olacaktır.)

PERT ortalaması Tablo 1'in sağ sütununda gösterilmektedir.

Birçok Ortalama Türleri

Bazı insanlar bir ortalamayı hesaplamanın tek bir yolu olduğunu düşünür: Tüm öğeleri toplar ve toplam öğe sayısına böleriz. İstatistikte aslında Ortalamalar üç yaygın türlerinden biri olduğunu ve denir ortalama . Da vardır medyan ve mod . İstatistiklere aşina olan insanlar bile sadece üç tür ortalama olduğunu düşünebilir. Ama aslında en azından bir düzine daha var.

Örneğin, değerlendirilen Olimpik sporlarda, nihai puan şu şekilde hesaplanır: En yüksek ve en düşük puanları eleyin, ardından puanların geri kalanının ortalamasını alın. Bu, kişinin kendi ülkesinden ve birincil rakibinden gelen yargıçlardan gelen önyargıyı ortadan kaldırır. Bu özel bir ortalama türüdür.

Olası puanı iyimser zaman veya kötümser zamandan dört kat daha olası sayan PERT ortalaması, başka bir merkezleme ortalamasıdır. Olası olayın aslında aşırı olaylardan daha olası olduğu basit bir fikre dayanmaktadır. Normal eğri ve standart sapma ile çalışan istatistiksel teoriye göre dört kat daha fazla olasılık seçildi.

Tablo 1: Bir Görev için PERT Ortalama Süresini Hesaplama

Çalışan her görev için 3 tahmin sunar: İyimser, Muhtemel ve Kötümser. Elektronik tablo, PERT Ortalamasını (İyimser + 4xLikely + Kötümser) / 6 olarak hesaplar. Bu durumda, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7.5.

Görev	İyimser	Muhtemelen	Kötümser	PERT Ortalaması
Framistat'ın Kurulumu	3	6	18	7.5

PERT kullanıyor musunuz?

Şekil 1: PERT Şeması Düğümü

Bu, PERT grafiğindeki tek bir düğümün formatıdır. Her etkinlik bir düğüm alır. Eskiden, proje yöneticileri bunları proje takvimini eklemek için kullanıyordu - elle!

Sid Kemp

PERT Şeması

İşin garibi, PERT şeması, her ayrıntılı proje programının merkezi parçası olmasına rağmen, artık neredeyse hiç görülmüyor.

Bu bölüm muhtemelen sizin için yeni olan birkaç terimi tanıtır. Okumak isteyebilirsiniz, sonra bir sonraki bölümü, PERT Tablosundaki Terimler'i okuyun , sonra geri dönün ve bu bölümü tekrar okuyun. Bununla kendinize biraz zaman tanıyın, hepsi mantıklı olacaktır. Okurken, Şekil 2: Basitleştirilmiş PERT Grafiğine başvurmak da iyi bir fikirdir.

PERT grafiği bir hesaplama aracı olarak geliştirilmiştir. 1970'lerde proje yöneticileri her bir faaliyetin tüm isimlerini ve PERT tahminlerini zamanla doldururlardı. Proje Faaliyet Listesindeki her görev, PERT grafiğinde düğüm adı verilen bir kutuya sahip olacaktır. Şekil 1'de örnek bir düğüm gösterilmektedir. Daha sonra, bir görevin başka bir görev tamamlanana kadar başlayamayacağı zaman gibi, bağımlılıkları gösteren oklar çizerlerdi. Daha sonra, Erken Başlangıç ​​ve Geç Başlama tarihleri ​​de dahil olmak üzere erken bir başlangıç ​​programını hesaplamak için ileriye doğru bir geçiş yapar, ileriye doğru giden tüm görevler için süre toplarlar. Erken Başlangıç ​​programını takip edersek, her proje görevine mümkün olan en kısa sürede başlarız. Daha sonra proje yöneticisi bir geriye doğru geçiş yapın , projenin sonundan itibaren hepsini geriye doğru eklemek ve her görevin sonlanabileceği son tarihi (Geç Bitiş tarihi) ve her görevin başlayabileceği son tarihi (Geç Başlangıç ​​tarihi) hesaplamak.

Örneğin, Görev 2, Görev 1 tamamlanana kadar başlayamazsa, Görev 2, Görev 1'e bağlıdır. Görev 1'in "Framistat'ı Gönder" ve Görev 2'nin "Framistat'ı Yükle" olduğunu söyleyin. Açıkça görülüyor ki, Framistat sevk edilip elimize ulaşana kadar kuramayız. Görev 1, 1. Günde başlar ve 4 gün sürer. Görev 1 için Erken Başlangıç ​​tarihi 1. Gün ve Süre 4'tür, bu nedenle Erken Bitiş 4. Gündür. Görev 2 bir gün sonra 5. Günde başlayabilir. İleri geçiş, her görevin zamanlamasını hesaplamamıza olanak tanır. Erken Başlangıç ​​ve Erken Bitiş tarihlerinin belirlenmesi. Geriye doğru geçiş projenin sonundan başlar ve her görev için Geç Başlangıç ​​tarihini hesaplamak için Geç Bitir'den Süre'yi çıkarır.

Bazı görevler için erken başlangıç ​​tarihi ve geç başlangıç ​​tarihi farklıdır. Bu görevler yüzer. Düz İngilizce'de bu, göreve belirli bir tarihte başlayabileceğiniz veya belirli sayıda gün boyunca yüzmesine izin verebileceğiniz ve geç başlangıç ​​tarihine kadar istediğiniz zaman başlayabileceğiniz anlamına gelir. Fark etmez, çünkü proje her iki şekilde de aynı gün yapılacaktır.

Diğer görevlerin sıfır kayması vardır. Erken başlangıç ​​tarihleri, geç başlangıç ​​tarihleriyle aynıdır. Bu görevlerden biri bir gün geç başlarsa, bir gün geç sona erecek ve diğer bazı görevleri geciktirecektir. Bu, projenin sonuna kadar gidecek ve proje bir gün geç teslim edilecek. Sıfır kayan görevler kritik yoldadır. Bu, bu görevlerin her birinin zamanında yapılmasını sağlamak istediğimiz anlamına gelir. Şamandıra yoktur: Kritik yolda herhangi bir görevi başlatmayı geciktirmek proje teslimini geciktirir.

PERT grafiği, gerçek bir takvime bakılmaksızın hesaplanır. 1. Gün, projenin ilk tarihidir ve son tarih, tüm görevleri doğru sırayla yapmanın ne kadar süreceği ile belirlenir.

Tüm bu bilgilerle, PERT grafiğine dayalı, görüntülemesi kolay bir takvim olan bir Gantt şeması oluşturabilirler.

Şimdi proje yönetimi yazılımı kullanıyoruz. Proje başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, ardından her görev için PERT tahmini zamanlarını giriyoruz. Görevler arasında bağlantılar veya bağımlılıklar oluşturmak için sevimli grafik programlarına giriyoruz. Biz tıklayın hesapla kilometre taşları ile, tam renkli, renkli ve Gantt grafiği, proje takvimi görüntülenir. Bir bilgisayarın olduğuna sevindin mi?

Bu sizin için mantıklı gelmediyse, aşağıdaki PERT Program Koşulları listesine göz atın.

Herhangi bir proje yönetimi yazılımında bir PERT grafiğini görüntüleyebilirsiniz, ancak kimse görmez çünkü okunması zor. Ve hiç kimse, dev duvar kağıdı dışında bir tane basmaz. Unutmayın, her proje görevinin Şekil 1'deki kutu gibi kendine ait bir kutusu vardır. Ve küçük bir projenin bile düzinelerce görevi olması muhtemeldir. Büyük projelerin on binlerce görevi veya daha fazlası vardır.

Artık kimse PERT çizelgesi kullanmıyorsa, neden onlar hakkında bilgi alasınız? Çok iyi iki neden var. İlk olarak, PERT şemasındaki tüm terimler iyi bir proje yönetimi için gereklidir. Kritik Yol Analizi ile nasıl çalışılacağını bilmeniz ve programı kontrol altında tutmanız gerekir, aksi takdirde projeniz geç teslim edilecektir. İkincisi, bir Proje Yönetim Uzmanı olarak sertifika almak isteyebilirsiniz ve PERT kesinlikle testte olacaktır!

Şekil 2: Basitleştirilmiş PERT Grafiği

Bu basitleştirilmiş PERT grafiği, kritik yolda her biri önceki görev tamamlanana kadar başlatılamayan Görev 1 - 5'i ve şamandıra ile Görev 1'den sonra Görev 5'ten önce yapılması gereken Görev 6'yı gösterir.

Sid Kemp

PERT çizelgesindeki terimler

PERT çizelgesinin kendi sözlüğüne ihtiyacı vardır. İşte başlıyoruz!

• PERT grafiğindeki tarihler, projenin ilk günü olan 1. Gün ile başlar ve ileri geçiş yaptığımızda hesaplanan proje bitiş tarihinde biter . PERT grafiği gerçek dünya takviminde değildir. Bu, PERT analizi tamamlandıktan sonra gelir.
• İki görev arasındaki bağımlılık, bu iki görevin bağlantılı olduğunu söyler. En yaygın bağımlılık türü baştan sona. Bu, Görev B'ye başlamadan önce Görev A'nın bitirilmesi gerektiği anlamına gelir. Örneğin, akşam yemeği pişirmeden önce alışverişi yapmalı ve eve yiyecekleri getirmeliyiz. Görevlerin aynı anda başlaması veya aynı anda bitmesi gibi başka bağımlılık türleri de vardır. Ancak tüm bağımlılıkların% 90'ı bitişten başlamaktadır ve projeyi tamamlamak için gereken bir görev zinciri oluşturur. Bağımlılıklara bağlantı da denir.
• Erken Başlama, belirli bir görevin başlayabileceği en erken tarihtir. Bir projedeki ilk görevin erken bir başlangıç ​​tarihi vardır. Ancak bu görevle bağlantılı bir görev, ilk görev tamamlanana kadar başlayamaz ve bu böyle devam eder.
• Süre, bir görevi tamamlamak için geçmesi gereken günlerin (veya saatlerin) sayısıdır.

• Erken Bitirme, bir görevin tamamlanabileceği en erken tarihtir. Herhangi bir görev için erken bitirme = erken başlangıç ​​+ süre.
• Forward Pass, her görev için gerçekleştirilen ve erken başlangıç ​​tarihini ve erken bitiş tarihini belirleyen bir hesaplamadır. İleri geçiş aynı zamanda toplam proje süresini ve proje tamamlanma tarihini de belirler.
• Toplam Proje Süresi, ileri geçiş ile hesaplandığı üzere, tüm projenin, tüm görevlerin başlayıp bitene kadar alacağı süredir. Kritik Yolun uzunluğuna eşittir.
• Proje Bitiş Tarihi, projenin biteceği gün sayısıdır. Bir proje her zaman birinci gün başlar. Yani 50 gün süren bir proje 50. Günde sona erecek ve bu da projenin bitiş tarihi.
• Geriye Doğru Geçiş, proje bitiş tarihinden başlayarak ilk göreve kadar geriye doğru ilerleyen projedeki her görev için ikinci bir hesaplamadır. Her görevin geç bitiş tarihini ve geç başlama tarihini hesaplar.
• Geç Bitiş Tarihi, bir görevin projeyi geciktirmeden bitirebileceği son tarihtir.
• Geç Başlangıç ​​Tarihi, bir görevin projeyi geciktirmeden başlayabileceği son tarihtir.
• Kayan, bir görevin erken başlangıç ​​tarihinden sonra başlatılmadan yüzmesine izin verebileceğimiz gün sayısıdır. İki şekilde hesaplanabilir. Kayan = Geç Başlangıç ​​Tarihi - Erken Başlangıç ​​Tarihi ve ayrıca Kayan = Geç Bitiş Tarihi - Erken Bitiş Tarihi.
• Kritik Yol, sıfır kayan görevlerin tümü, yani aynı erken başlangıç ​​tarihine ve geç başlangıç ​​tarihine sahip görevlerdir. Tabii ki, Erken Bitirme tarihleri, Geç Bitirme tarihleri ​​ile aynıdır. Projenin zamanında bitmesi için bu görevlerin her biri zamanında başlamalı ve bitmelidir.

PERT Haritasından Gerçek Dünyaya

Bir PERT şemasında, proje 1. Günde başlar ve ileriye geçişte PERT grafiğini oluştururken hesapladığımız Proje bitiş tarihinde sona erer. Ama 1. Gün ne zaman? Ve proje ne zaman bitecek? Bunun cevabı, PERT grafiğini gerçek dünya takvimine koymakla gelir. Bu göründüğünden daha zor. PERT şeması tamamlandıktan sonra bile, projemiz için gerçek dünya çalışma programı veya Gantt Şeması oluşturmak, aşağıdakileri dikkate almayı gerektirir:

• İşin yapılmadığı hafta sonları ve tatilleri içeren çalışma takvimi.
• Kaynak uyuşmazlıklarının çözülmesi. Ya belirli bir beceriye sahip bir çalışan aynı anda iki göreve atanırsa? Ya da aynı anda iki farklı görev için bir toplantı odası veya bir buldozer gibi bir çalışma yeri veya ekipmana ihtiyaç duyulursa? Bu çatışmaların çözülmesi gerekir ve bu, programı uzatabilir.
• Kaynak seviyelendirme. Bir şirket tüm projeye belirli sayıda çalışan atıyorsa, bu PERT şemasında planlandığı gibi projeyle eşleşmeyebilir. PERT çizelgesi bir hafta sadece 10 kişiye ihtiyacımız olduğunu ve önümüzdeki hafta 50 kişiye ihtiyacımız olduğunu gösterebilir. 40 kişiye oturup ilk hafta hiçbir şey yapamayız. Kaynak seviyelendirme, her zaman müsait olduğumuz tüm insanları kullanmamız için görevleri ayarlar, ancak aynı zamanda projenin uzunluğunu da uzatabilir.
• Başlangıç ​​tarihi veya bitiş tarihi seçme. Yönetim daha sonra projenin belirli bir tarihte başlayacağını seçer. Ya da belirli bir tarihte biteceğini ve dolayısıyla belirli bir tarihte başlaması gerektiğini seçer. Bu tarih, genellikle yeni bir mali yılda proje için mevcut olan paranın olması gibi pratik hususlardan etkilenir. Ve proje süresi üzerinde sonuçları vardır. 15 Eylül'de başlayan iki aylık bir projenin 15 Kasım'da bitmesi muhtemeldir. 15 Kasım'da başlayan aynı proje, ABD Şükran Günü tatilini, Noel'i ve Yeni Yılları göz önünde bulundurmamız gerektiğinden, muhtemelen 15 Ocak'ta bitmeyecektir.

Projeyi gerçek dünya takvimine koyduğumuzda, ona Gantt şeması diyoruz. Gantt şeması, projeyi başarıya ulaştıracak bir yönetim ve raporlama aracıdır.

Projenizde PERT Kullanımı

Proje yönetimi dersleri verdiğimde, proje yönetimi eğitimi almış herkesin PERT öğrendiğini, ancak neredeyse hiç kimsenin kullanmadığını görüyorum. Bu anlaşılabilir bir durum - her görev için üç zaman tahmini oluşturmak ve tüm bu düşünmeyi yapmak gerçek bir güçlük gibi görünüyor. O görünüyor listeyi ve sıçrama yapmak-ve işe almak sadece hızlı yapmak mantıklı.

Öyle görünebilir, ama bu hiç de doğru değil. Gerçek şu ki, PERT tahmini ve planlaması çok az zaman alıyor ve tamamen zahmete değer. Aslında, PERT tahmini ve planlaması size her projede çok fazla zaman ve güçlük kazandırabilir .

Bir proje ekibine aslında PERT tahminlerini yapmayı öğrettiğimde, bunun bir güçlük olacağını düşünüyorlar ama sonunda zevk alıyorlar. İşin anahtarı, işi yapmayı, problemlerle karşılaşmayı ve onları çözmeyi hayal etmeleridir. İyimser, gerçekçi ve kötümser olana ciddiyetle bakıyorlar. Sonuç olarak, oturup işi yapmak için heyecanlanırlar. Önlerinde ne olduğunu da biliyorlar. Çoğu zaman, sorunları görürler ve erken çözmek, biraz araştırma yapmak ve olayları önceden kontrol etmek için not alırlar.

Bir takımın bir PERT grafiği oluşturmasının iki sonucu vardır. Birincisi, yönetimin çok gerçek, güvenilir bir çalışma planı ve proje programı olmasıdır. Diğeri ise, her ekip üyesinin net, çalışmaya hazır ve iş hakkında heyecanlı olmasıdır. İş başladığında ekip iyi yağlanmış bir makine gibi çalışır. Sorunlar öngörülmüş ve ekip sorunlar gecikmeye neden olmadan önce üzerinde çalışmıştır. Ekip genellikle programın ilerisinde çalıştığını fark eder ve herkes - ekip, yöneticiler ve müşteri işten ve sonuçlardan mutludur.