İçindekiler:
- Kontrolü Kaybettiğinizi mi Hissediyorsunuz?
- İşyeri Düzensizliği
- Devam Eden Günlük Bir Liste Tutun
- Zamanınızı ve Önceliklerinizi Yukarı Doğru Yönetin
- Kontrol Listenizi Oluşturmak İçin Neye İhtiyacınız Var?
- 7 Adımlı Kontrol Listesi Düzenleyici
- Listenizi Renklerle Önceliklendirin
- Kontrol Listenizle Evde Düzeninizi Koruyun
- Dijital Kontrol Listesi Düzenleyicileri
- PDF Kontrol Listesi Düzenleyici Formu
- PC, Akıllı Telefonlar ve Tabletler için Kontrol Listesi Uygulamaları
- Uygulamalar ve Kağıt Tabanlı Kontrol Listeleri
- Neden Bir Kontrol Listesiyle Düzenli Kalmalısınız?
- Nasıl organize kalıyorsunuz? Listeler kullanıyor musunuz?
Bu makale, düzenli kalmak için kontrol listelerinin nasıl kullanılacağını açıklayacaktır.
mohamed_hassan, CC0, PIxabay aracılığıyla
Kontrolü Kaybettiğinizi mi Hissediyorsunuz?
Hiç bir şey başaramadığınızı düşünerek işten ayrıldığınız o günlerden birini yaşadınız mı?
- Masanız geldiğinizden daha dağınık görünüyor.
- Gelen kutunuz geçen hafta doldu.
- Post-it notlar bilgisayar ekranınızı kaplar.
- Masanın altında ayaklarınız için yer kalmadı.
- Ve o sabah buluşması nihayet bir saat önce bitti.
Organize olmak bir zorluktur. Bilgi bizi her yönden bombalıyor. Metin mesajları, sosyal medya, e-posta, web formu yanıtları, toplantı istekleri, geçen konuşmalar, telefon görüşmeleri ve standart posta ile dikkatimizi çekeriz.
Stres seviyelerinin yüksek olması şaşırtıcı değil. Amerikan Psikoloji Derneği (APA), 2017 yılında Amerikalıların% 39'unun işyerindeki "çok ağır iş yükünden" kaynaklanan "biraz önemli" den "önemli strese" kadar acı çektiğini bildirdi.
İşyeri Düzensizliği
APA'nın 2017'de yaptığı ankette gerçekçi olmayan veya belirsiz roller de en önemli beş işyeri stresi arasındaydı. Bu olumsuz yönler, çok fazla çalışmanın yanı sıra, işinizin başında kalmayı zorlaştırıyor.
Ve aşırı görevler ve zaman yönetimi kısıtlamaları ile boğuşan sadece ofis çalışanları değil. Esnaf, perakende işçileri ve eğlenceler de işleri halletmek için mücadele ediyor.
Çoğu işyeri size görevleri ve görevleri vurgulayan bir iş tanımı sağlar. Bazen güncel değiller veya yaptığınız her şeyi kapsamıyorlar. Sorumlulukların bir listesini iletirken, ayrıntılardan yoksundurlar.
Bir işyerinde adım adım belgelenmiş prosedürler olsa bile, yine de yapacak çok şeyiniz olabilir. Kontrol listesi ile ağır bir iş yükünün nasıl önceliklendirileceğini ve yönetileceğini bilmenin faydaları vardır. Kontrol listeleri, temel bir organizasyon aracı olarak hizmet eder.
İş yerinde bunalmış hissediyorsanız, yapılacaklar listesi yardımıyla organize olun. Her sabahın başında yapmanız gereken her şeyi yazın. Açık ol.
Devam Eden Günlük Bir Liste Tutun
Günlük yapılacak işler ve aktiviteler listesi:
- Hatırlatma görevi görür
- Gününüze öncelik vermenize yardımcı olur
- Fazla taahhütte bulunup bulunmadığınızı gösterir
- Size zaman kazandırır
Zamanınızı ve Önceliklerinizi Yukarı Doğru Yönetin
Bir kontrol listesi de iş akışına yardımcı olur. Birden fazla bölüm müdürüne cevap veren bir sekreter veya kişisel asistansanız, bir kontrol listesi yukarı doğru yönetmenize yardımcı olur. Her görevin tamamlanması için bir zaman tahmini kaydetmek üzere listenize bir sütun ekleyin.
Yöneticilerinizi, size verdikleri görevleri yapılacaklar listenize kaydetmeleri için teşvik edin. Kontrol listesi, iş yükünüz hakkındaki farkındalıklarını genişletir. Başka ne yapmanız gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini görürler. Liste, beklentilerini yönetir.
Yalnızca bir bölüm müdürünüz olsa bile, bir kontrol listesi iş yükünüzün hayati bir kanıtıdır. Yapılacaklar listenizi şunları yapmak için kullanın:
- Daha verimli iş süreçlerini keşfedin
- İş yükünüzü hafifletin
- Yardım isteyin
- Bir asistan veya yeni bir ekip üyesi için tartışmak
Ancak, sizinle paylaşmak üzere olduğum şey sıradan bir yapılacaklar listesi değil. Bu bir kontrol listesi düzenleyicisi.
Kontrol Listenizi Oluşturmak İçin Neye İhtiyacınız Var?
- Defter (A5 boyutlu bir kitap kullanmanızı tavsiye ettim.)
- Yeşil, sarı, mor ve kırmızı gibi en az dört renkli kalem
- Cetvel (isteğe bağlı)
- Yıldız çıkartmaları (herhangi bir renk)
Sayfadaki tüm görevleri tamamladığınızda kendinize bir yıldız verin.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (değiştirilmiş resim)
7 Adımlı Kontrol Listesi Düzenleyici
- Not defterinizi mevcut ilk sayfaya açın.
- En üste bugünün tarihini yazın.
- Eve gitmeden önce tamamlamanız gereken her şeyi yazın.
* O gün tamamlamanız gerekmeyenleri bile yeni görevleri dahil edin.
* Görev başına bir satır kullanın.
* Her görevi renkli kalemlerle önceliklendirin (aşağıdaki renk kılavuzuna bakın).
İpucu: Bazı görevleri daha kolay yönetmek için birden çok göreve ayırmak isteyebilirsiniz. - Her görevi tamamlarken düz bir çizgi çizin. Veya satırın sonuna bir onay işareti koyun.
- Yarın yeni bir sayfada yeni bir liste başlatın.
- Her gün kitabınıza geri dönün ve yıldız içermeyen sayfaları bulun. Bitmemiş görevleri değerlendirin. Bir görevi yeni bir sayfaya ilerletmeniz gerekirse, eski sayfadaki görevi tamamlayın, böylece tekrar ziyaret etmeye devam etmeyin.
- Bir günün listesi tamamlandığında kendinizi bir yıldızla ödüllendirin. Yıldız etiketini sayfada kolayca görebileceğiniz bir yere yerleştirin. Çabalarınızı görsel olarak ödüllendirdiğinizde, sayfadaki her bir öğenin tamamlandığını da gösterir. Yıldızlı olmayan bir sayfanın bitmemiş işleri vardır.
Yıldız çıkartmaları, listedeki öğelerin tamamlandığını veya başka bir güne taşındığını gösterir.
© Bazruh - Dreamstime.com
Listenizi Renklerle Önceliklendirin
- Kırmızı görevlerin aciliyet duygusu vardır. O gün tamamlanmalılar.
- Mavi görevler tekrar eder.
- Yeşil görevler uzun projeler içindir. Tamamlanmasının bir haftadan daha uzun süreceğini bekliyorsunuz.
- Siyah görevler, iş tanımınızda bulabileceğiniz genel görevlerdir.
Daha fazla sınıflandırma için diğer renkleri kullanabilirsiniz. Örneğin, günlük ve haftalık tekrarlayan görevleri ayırt etmek için farklı renkler kullanmak isteyebilirsiniz.
Kontrol Listenizle Evde Düzeninizi Koruyun
Bir kontrol listesi düzenleyicisi her yerde çalışır. İki defter tutmak isteyebilirsiniz: biri iş için, diğeri kişisel yaşamınız için.
Ev düzenleyici kontrol listenize ev işleri ekleyerek evinizi temiz tutun ve çimlerinizi biçin. Ayrıca şunları yapmak için de kullanabilirsiniz:
- Düğününüzü organize edin
- İş avı
- Ben Amca'nın emeklilik partisini planlayın
- Faturaları önceliklendirin ve ödeyin
- Bir sonraki yurtdışı tatilinizi ayarlayın
Çoğu türdeki olayı veya yaşam koşullarını yönetmek için kullanabilirsiniz.
Dijital Kontrol Listesi Düzenleyicileri
Sık sık kontrol gerektiren bir işyeri süreciniz var mı? Kontrol listesi düzenleyicinizi bir akıllı telefon veya tablette kullanmak üzere otomatikleştirmeyi düşünün. Bir PDF formu oluşturun veya aşağıda listelenen uygulamalardan birini deneyin.
PDF Kontrol Listesi Düzenleyici Formu
Müşterilerin tesislere eriştiği işyerleri güne ekipman ve tesisleri incelemek için bir saha denetimi ile başlar. Belirlenen bir çalışanın kontrol etmesi veya yorum yapması için aşağıdaki gibi öncelikli bir liste oluşturun. Tamamlandığında, çalışan denetim kontrol listesini kaydeder ve bir müdüre veya İSG görevlisine e-posta ile gönderir.
PC, Akıllı Telefonlar ve Tabletler için Kontrol Listesi Uygulamaları
Yanınızda bir dizüstü bilgisayar taşımak istemiyorsanız, bu uygulamalar organize olmanıza da yardımcı olabilir.
Apple'ın iOS'u standart bir Hatırlatma uygulamasıyla birlikte gelir. Düzeninizi korumak için bunu alternatif bir işlem olarak kullanın.
Apple Reminder uygulamasını sınırlayan veya kullanmayan bir iOS cihazı mı buldunuz? Todoist'i deneyin: Yapılacaklar Listesi ve Görev Yöneticisi. Birden fazla cihazda ücretsiz olarak kullanılabilir, ancak aynı zamanda premium bir seçenekle birlikte gelir. Google veya Facebook hesabınızla uygulamaya giriş yapın veya yeni bir tane oluşturun. Windows 10 bilgisayarımda kullanıyorum.
Diğer kontrol listesi ve kurumsal uygulamalar (bazılarının küçük bir ücreti vardır veya uygulama içi satın alımlar içerir) şunları içerir:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (oyunlaştırılmış bir yapılacaklar listesi)
- OmniFocus 2
- 2Do (yapılacaklar listesi, görevler ve notlar)
Uygulamalar ve Kağıt Tabanlı Kontrol Listeleri
Uygulamalar, kontrol listelerini otomatikleştirir. İş akışınızı diğer kişilerle, programlarla ve iş süreçleriyle paylaşmanızı ve entegre etmenizi kolaylaştırırlar. Bununla birlikte, bir bilgisayar sistemi durduğunda veya güç kesildiğinde, manuel bir kontrol listesi düzenleyicisi kontrolü sizde tutar.
Kağıda dayalı bir kontrol listesi, acil durumlar için önemli bir araçtır. Elinizin altında dijital kontrol listenizin basılı bir kopyasını bulundurun.
İşyerinizin güvenliğinin kontrolü sizdeyse, ulaşılması kolay bir yerde bir pano ve işyeri sağlık ve güvenlik kontrol listelerinin basılı bir kopyasını saklayın. Karartma prosedürleri için bir kontrol listesine sahip olmak da iyi bir fikir olabilir.
Gücün ne zaman kesileceğine dair kağıt tabanlı kontrol listeleri tutun.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Neden Bir Kontrol Listesiyle Düzenli Kalmalısınız?
Yapılacak işler listesi gibi bir kontrol listesi düzenleyicisi kullanarak, işinizin kontrolünü geri alırsınız. Yapmanız gereken her şeyi sürekli olarak hatırlamak yerine, görevlerinizi yazmak, elinizdeki işe odaklanmak için düşüncelerinizi serbest bırakır.
Bir kontrol listesi düzenleyicisi, günlük yapılacaklar listesinin de ötesine geçer. İş sağlığı ve güvenliği kontrolü veya saha denetimi gibi belirli bir süreci tamamlamak için kullanın. Ya da dinlenmek ve bir hafta sonunun tadını çıkarmak için yapmanız gereken her şeyi organize etmek.
Kontrol listelerini gününüzün bir parçası haline getirerek işyeri stresini azaltırsınız. Aşağıdakileri yapmak için bir yapılacaklar listesi de kullanabilirsiniz:
- Daha fazla kaynak için bir iş vakası ortaya koyun
- Bir iş tanımını güncelleyin ve sorumlulukları atayın
En önemlisi, kontrol listeleri bir işlemi veya yapmanız gereken şeyleri görsel olarak yönetmenize ve düzenlemenize yardımcı olur. Sonuç olarak, bu son tıklama üzerinizden bir yığın baskı alır.
© 2012 Tina Dubinsky
Nasıl organize kalıyorsunuz? Listeler kullanıyor musunuz?
01 Mayıs 2013 tarihinde İngilizce olacak:
örgütlenmemiş mi? Bu benim her gün lol. Hâlâ aklı başında olmam ne şaşırtıcı. Aslında bir iphone'um var ve her zaman "Hatırlatma" uygulamasını kullanıyorum, bunun sayesinde ne kadar organize olduğumu bilmiyorum ama çok yardımcı oluyor. İyi merkez.