Ofis organizasyonunun altın kuralları

Organize bir ofis organize bir zihin demektir. Harika organizasyon ipuçları öğrenmek için okumaya devam edin.

Canva.com

İşlediğimiz kağıt miktarını azaltmış olabiliriz, ancak bu, zamanımızdaki tüm rakip taleplerle başa çıkmayı daha kolay hale getirmedi. Aslında daha zordur çünkü "evrak işi" pek çok farklı biçimde gelir. Bununla birlikte, çalışmanızı organize etmek istiyorsanız, altın kurallar yine de geçerlidir.

Çalışmanızı Düzenlemenin Altın Kuralları

1. Her bir kağıt parçasını, e-postayı veya telefon mesajını yalnızca bir kez işleyin
2. Bunu yaptığınızda, uygun bir yere dosyalayın.
3. Tamamen bittiğinde, çöpe atın veya arşivleyin.

Elbette gerçek hayatta bu hedeflere ulaşmak genellikle zordur. Ama sadece kurallara bağlı kalmaya çalışarak hayatınızı çok daha kolay hale getireceksiniz.

Altın Kural: Her Öğeyi Yalnızca Bir Kez Kullanın

Meşgul olduğunuzda, bir fatura veya her neyse bir kenara bırakıp "daha sonra halledeceksiniz" demek caziptir. Gerçek şu ki, zaten ona bakıyorsunuz, yani zaten bölünmüş durumdasınız. Onunla bir şeyler yapmak, kapatmaktan veya kapatmaktan daha zaman açısından verimli olacak.

Biliyorum, diyeceksin, "ama bu faturayı ödemek için bankaya gitmem / internete girmem / Postaneye gitmem gerekiyor ve bunu şu anda yapamam." Bunu anlıyorum - ancak amaç, sadece küçük bir adım olsa bile, bu hedefe doğru gidebildiğiniz kadar ileri gitmektir.

1. Seçenek - İleriye Doğru Küçük Bir Adım Atın

Bu faturayı ödemek için Postaneye gitmeniz gerektiğini varsayalım. Bu durumda faturayı çantanıza koyun, böylece bir daha alışverişe çıktığınızda, onu unutamazsınız. Veya internete girmeniz gerekiyorsa, faturayı bilgisayara koyun. "Yapılacak işler" için bir dosya tepsiniz olabilir veya belki faturayı klavyenin üstüne koyarsınız, böylece bir dahaki sefere oturum açtığınızda onu kaçıramazsınız. Bir e-posta veya mesajsa, bunu bir "yapılacaklar" klasörüne taşıyın veya bir hatırlatıcı ekleyin.

2. Seçenek - Yetki Verme

Bir başkasının belgeyle bir şeyler yapması gerekiyorsa, ne kadar meşgul olursanız olun, o kişiyi hemen aramak veya e-posta göndermek için birkaç dakikanızı ayırmaya değer. Bu, meşgul olduğunuzda karşınızdaki kişinin zaten sorun üzerinde çalıştığı - ilerleme kaydedildiği anlamına gelir.

İpucu!

Bir belgeyi bitirdikten sonra, onu aldığınız yerde bırakmayın: derhal ve uygun yerine koyma alışkanlığı edinin.

Ya "Uygun Bir Yeriniz" Yoksa

"Uygun bir yeriniz" yoksa, şimdi bir şeyler düzenleyin! Bitirdiğiniz öğeler için "uygun bir yere" ve yine de işlem yapmanız gereken öğeler için uygun bir yere ihtiyacınız var.

Bir akordeon dosyası kadar basit olabilir (birkaç yuvaya sahip büyük bir karton dosya, alfabenin her harfi için bir tane veya kendi karar verebileceğiniz etiketlerle). Yönetebileceğiniz tek şey "fatura" etiketli, başka bir "vergi" etiketli karton kutu olsa bile, bir şeylerinizin olduğundan emin olun.

İpucu!

Unutma, bazen "uygun yer" çöp kutusu. Her şeyi saklamanıza gerek yok!

Ev Faturalarını Saklamanıza Gerek Yok

Evden bir iş yürütmüyorsanız ve vergi talep etmeniz gerekmiyorsa, ev faturalarını sonsuza kadar saklamanıza gerek yoktur. Elektrik, gaz ve telefon faturaları, bir sonraki ayın faturasını alır almaz atılabilir ve ödemenizi aldıklarını görebilirsiniz. Elektrik faturalarını saklamanın tek nedeni, kullanımı izlemek istemenizdir ve birçok tedarikçi artık bu bilgileri size çevrimiçi olarak veya yine de istek üzerine verebilir.

Yakın gelecekte bir kredi başvurusunda bulunmak isteyebileceğinizi düşünüyorsanız, altı aylık banka hesap özetlerinizi saklayın, çünkü banka bunları sizin için yeniden basmak isteyebilir. Aksi takdirde, bir beyannameyi kontrol edip doğru olduğunu bildiğinizde, vergi memuru için ihtiyacınız olmadıkça, saklamanın hiçbir değeri yoktur. Aynı durum maaş bordroları için de geçerli olabilir - yerel vergi düzenlemelerinizi kontrol edin.

Arşivleme

Belgelerle işiniz bittiğinde ancak saklamanız gerektiğinde, en ekonomik yöntem zarflardır.

Büyük zarflar, karton klasörlere veya halka bağlayıcılara göre çok daha az yer kaplar, bu nedenle, saklamanız gereken ancak nadiren bakmanız gereken belgeleri depolamanın en verimli yoludur. Onlar da ucuzlar! Zarflarınızı kırtasiyenizden eski bir çantada veya dekoratif bir saklama kutusunda saklayabilirsiniz.

Herhangi bir projeyi bitirdiğinizde, her şeyi bir zarfa koyun. Zarfı konu ile ve tarihi güzel ve büyük bir yazı ile kalın bir kalemle etiketleyin. Bir örnek ipotek başvurusu olabilir - tüm evrak işlerini yaptıktan sonra, muhtemelen belgelere bir daha asla bakmayacaksınız, sadece taksitleri ödeyeceksiniz. Bu yüzden avukatların tüm mektuplarını ve banka belgelerini bir zarfa koyun ve güvenli bir yere koyun.

Büyük klasörler çok fazla yer kaplar

Vergiler Ne Olacak?

Aynı şey vergi için de geçerli. Yıllık verginizle ilgili bilgileri birkaç yıl boyunca saklamanız gerekir (yerel gereksinimlerinizi kontrol edin), ancak denetlenmedikçe muhtemelen bunlara bir daha asla bakmayacaksınız. Her yılın vergisini ayrı bir zarfa koyun, etiketleyin ve kaldırın.

Bu rutini takip ederseniz, aktif belgelerinizi saklamak için çok fazla alana ihtiyacınız olmayacak, bu da düzenli kalmanızı ve yeni şeyler dosyalamanızı kolaylaştıracaktır.

İpucu!

Her mali yılın sonunda dosyalarınızı gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin.

Her yıl sonunda, yeni yılda ihtiyaç duymayacağınız tüm belgeleri temizleyin - ya zarflayın ve depoya koyun ya da çöpe atın. Bilgisayarınız için de aynısını yapın.

Belgelerin dosyalanması ve bulunması daha kolay olacak ve "etkin" dosyalama işleminiz fazla yer kaplamayacaktır.

Sıralandı!