E-postanızı işte daha etkili bir şekilde yönetme

Gelen Kutunuzun soldaki değil, sağdaki kağıt yığını gibi görünmesi hoş olmaz mıydı? İşte e-postanızı sıralamaya nasıl başlayacağınız.

E-postayı İş Yerinde Etkili Bir Şekilde Nasıl Kullanabilirsiniz?

İş yerinde çok fazla e-posta aldığını düşünüyor musun? E-posta hesabınızı açtığınızda ve açılmayı, taranmayı, silinmeyi veya ilgilenilmeyi bekleyen yüzlerce mesaj bulduğunuzda gözlerinizi devirip iç çekiyor musunuz?

Bazı günler, e-posta görevlerine katılmak, herhangi bir işi halletmek için olduğundan daha fazla zaman alıyormuş gibi geliyor. E-posta, iş günlerimizi daha yoğun hale getirmek için değildi. E-posta, önemli mesajların iletimini hızlandırmanın ve fazla kağıt israfını azaltmanın bir yolu olarak geliştirildi. Ancak gerçek şu ki, e-posta teknolojisi iş iletişiminizin verimliliğini artırmak için her derde deva değildir. Neden? Çünkü tüm teknolojiler gibi, e-posta da tamamen ihtiyaçlarınızı karşılamak için onu nasıl kullanmayı seçtiğinize bağlıdır. İş e-posta hesaplarınızı nasıl kullandığınıza (veya kötüye kullandığınıza) ilişkin "çöp içeri, çöp dışarı" atasözü geçerlidir.

İletişim uzmanı Christina Cavanagh, E-postanızı Yönetmek: Gelen Kutusunun Dışında Düşünmek adlı kitabında aşağıdakilerin nasıl yapılacağına dair ipuçları veriyor:

Gelen Kutunuzda bitenleri etkili bir şekilde kontrol edin ve filtreleyin

Gelen Kutunuzda dağınıklık yaratan önemsiz ve düşük değerli mesajları tanımlayın ve yönetin

Grup e-postası ve dağıtım listelerinin neden olduğu sorunları anlayın ve yönetin

Kitap ayrıca, işyerinde e-postanın uygunsuz kullanımından kaynaklanan yasal sorunlardan nasıl kaçınılacağına dair yararlı ipuçları ve öneriler sunar. Yaygın e-posta tuzaklarından uzaklaşmanıza yardımcı olacak bazı basit hatırlatıcıları burada bulabilirsiniz.

1. E-postaların kalıcı kayıtlar olduğunu daima unutmayın.

Silinmiş elektronik posta diye bir şey yoktur. Bir e-posta sisteminizden kaldırılmış gibi görünse bile, mesajınızın alıcı tarafından silinip silinmediğini bilmenizin hiçbir yolu yoktur. Aslında, bir e-posta gönderdikten sonra, ona ne olacağını bilmenin bir yolu yoktur. Yönlendirilebilir, kopyalanabilir veya ekran görüntüsü olarak kaydedilebilir. İş e-postasını yalnızca profesyonel ve yasal mesajlar için kullanın. İşle ilgili e-postalarınıza, amirleriniz tarafından kamuya açık olarak bilinmesini veya incelenmesini istemeyeceğiniz bilgileri eklemekten her zaman kaçının.

2. E-postanızı asla gözetimsiz bırakmayın.

E-posta hesabınızı her zaman parolalarla koruyun ve e-posta programlarınızın dizüstü veya masaüstü bilgisayarınızda açık bırakılmadığından emin olun. Cavanagh, başka biri sizin adınıza saldırgan, potansiyel olarak yasa dışı veya zarar verici bilgiler göndermek için e-posta hesabınıza erişirse, bu mesajın yazarı olmadığınızı kanıtlamanın çok zor olabileceğini belirtiyor.

3. E-posta kullanımı, depolama ve işyerinde izleme ile ilgili kuruluşunuzun politikaları konusunda şeffaf olun.

Kullanıcıları (hem gönderenler hem de alıcılar) e-posta iletimleriyle ilgili yasal hakları ve sorumlulukları konusunda bilgilendirmek için e-postaların sonunda pankartlar kullanın. E-posta kullanıcılarına e-posta aktarımlarının izlenip izlenmeyeceğini bildirmek için afişler kullanılabilir. E -postanızı Yönetme bölümünden bir alıntı, devlet e-posta ağı kullanıcılarını gizlilik sınırları hakkında bilgilendiren bir başlık için örnek ifadeler sağlar:

Bir şirketten veya devlet kurumundan bir sonraki e-posta gönderdiğinizde veya aldığınızda, yakından bakın ve e-postalarında bir ifşa başlığı kullanıp kullanmadıklarını görün.

Bir e-bültene kaydolmak için aldığınız ücretsiz e-kitap, Gelen Kutunuzdaki fazladan karmaşaya gerçekten değer mi?

4. Asla okumayacağınız e-posta aboneliklerine kaydolmayı bırakın.

Bir zamanlar buna benzeyen fazladan bir e-posta hesabım vardı. E-postalarla uğraşmayı ertelemeye devam ettim ve böylece birikmeye devam ettiler. Sonunda tüm hesabı kapatmaya karar verdim. E-bültenleri, beslemeleri ve diğer ücretsiz abonelikleri okumak için ayarlamıştım, ancak kaydolduğum tüm ücretsiz e-mektupları okuyacak zamanım olmadı.

5. E-postayı daha seyrek kullanın.

Oluşturduğunuz e-postaların sayısını kontrol etmek, karşılığında alacağınız e-posta miktarını kontrol etmenize yardımcı olur.

Aldığınız gereksiz e-posta ve gereksiz bilgi miktarını azaltmak istiyorsanız, başkalarına ne kadar e-posta gönderdiğinize dikkat edin. Cavanagh, e-posta hakkında en çok sevdiğimiz şeyin aynı zamanda ondan en çok nefret ettiğimiz şey olduğunu da belirtiyor. "Seviyoruz çünkü aynı mesajı tek bir tuşa basarak birçok kişiye gönderebiliyoruz; bundan nefret ediyoruz çünkü bu mesajların çoğunu alıyoruz."

Uygun alıcıları seçmek için zaman ayırmak yerine "tümünü yanıtla" özelliğini kullanmaktan, "ilham verici veya komik" zincir mektupları iletmeye kadar, çoğumuz bizi ve iş arkadaşlarımızı yavaşlatan kötü e-posta uygulamalarıyla uğraştık. Aşağıdakiler gibi birkaç iyi e-posta alışkanlığı edinmeyi deneyin:

Mesajlarınızı kısa ve öz tutun.

Dağıtım listelerinizi güncel tutun ve artık bir departmanın parçası olmayan veya paylaşılan bir projeye aktif olarak dahil olmayan e-posta alıcılarını kaldırın.

Kişisel projeleri veya çocuğunuzun bir sonraki bağış toplama girişimini tanıtmak için kuruluşunuzun dağıtım listelerini kullanmayın. Bu tür bildirimleri yemekhanede veya ortak bir panoya paylaşın.

Sen ne düşünüyorsun? E-postanızı yönetmeyle ilgili en büyük endişeleriniz nelerdir? Düşüncelerinizi yorumlarda paylaşın.

Hatırlatma: E-postaya fazla güvenmeyin!

E-postanızı yönetme ve iş gününüzü ele geçirme konusunda ne kadar verimli olursanız olun, bazen kişisel bir telefon görüşmesi bir durumla başa çıkmanın en iyi yoludur. Ama telefonu elinize alıp gerçek bir insanla konuşma düşüncesi sizi geriyor, rahatlatıyorsa, iyi bir arkadaşsınızdır. Telefonla konuşmak yerine bir metin veya e-posta göndermeyi tercih eden birçok insan var. The Science of Us'taki çevrimiçi bir makale, psikologlardan bazılarımızın neden telefon görüşmesi yapmaktan korktuğuna ve bu korkuyu aşmak için neler yapabileceğimize dair bazı ipuçları ve içgörüler sunuyor.

Psikologlar Telefon Kaygınızı ve Bunun Üstesinden Nasıl Geleceğinizi Açıklıyor

Bonus E-posta Gönderme İpucu: E-postayı kullanırken sizi çılgına çeviren şeylerden biri, insanların mesajlarınıza sonsuza kadar cevap vermesi gerçeğiyse, belki de mesajınızın son kısmını incelemenin zamanı gelmiştir. E-posta mesajınızı belirli, net bir harekete geçirici mesajla mı bitiriyorsunuz yoksa çıkışınız çok gevşek mi?

Uzun bir mesajı kapatmak yerine, "Bu plan hakkında ne düşünüyorsun?" daha spesifik bir soru sormayı deneyin. "Listelediğim beş noktadan hangisini hemen uygulamamız gerektiğini düşünüyorsunuz?" Diye sormayı deneyebilirsiniz. E-postanızda belirttiğiniz noktalarla ilgili belirli bir soru soruyorsunuz ve şu anda hangi öğelere en çok dikkat edilmesi gerektiğini sorarak bir aciliyet duygusu yaratıyorsunuz.