Başarıyı projelendirmek için iş kırılım yapısı (wbs) ve aktivite listesi

WBS ve Etkinlik Listesi: Bir Fark Var mı?

Çoğu proje yöneticisi, bir İş Kırılım Yapısı (WBS) ile bir Faaliyet Listesi arasındaki farkı bilmiyor. Küçük projelerde fark çok önemli değil. Ancak işler daha karmaşık hale geldikçe, farkı anlamak ve her birini yaratarak iyi bir iş çıkarmak çok önemli.

WBS ve Etkinlik Listesi: Fark Nedir?

Birçok proje yöneticisi, İş Kırılım Yapısı (WBS) ve Faaliyet Listesi terimlerini birbirinin yerine kullanır. Küçük, basit projelerde sorun yok. Ancak, daha büyük ve daha karmaşık projelerden, özellikle de özel becerilere sahip ekipleri içeren veya alt yüklenicileri kullanan projelerden sorumlu hale geldikçe, bizi çok fazla belaya sokabilir.

İşte bunu söylemenin kafa karıştırıcı yolu:

• WBS, ne yaptığımızın bir listesidir.
• Aktivite Listesi, yaptığımız şeyin bir listesidir.

Bu şekilde düşünün ve hemen hemen aynı geliyorlar… ve belaya doğru gidiyorsun.

Öyleyse farklı düşünelim.

• WBS, teslim edilebilecek bileşenlerin bir listesidir.
• Aktivite Listesi, proje süresince gerçekleştireceğimiz aktivitelerin bir listesidir.

Şimdi oldukça farklı geliyorlar. Her ikisine de ihtiyacımız var ve doğru sıra şudur: Önce İş Kırılım Yapısını yapın ve sonra Faaliyet Listesini yapın.

WBS'yi Etkinlik Listesinden Ayırmak Ne Kadar Önemlidir?

Bir keresinde 600.000 doları boşa harcayan ve altı aydır hiçbir yere gitmeyen 10 milyon dolarlık bir projeyi düzelttim. WBS'lerinden ayrı bir aktivite listesi yapmamışlardı ve herkes yanlış işi yapıyordu. Takımla sadece iki hafta çalıştım ve her şeyi düzelttik. Ekip üyeleri kendi çalışmalarını düşündüklerinde ve kendi Faaliyet Listelerini oluşturduktan sonra, her şey netleşti ve proje tekrar yoluna girdi.

Bir Akşam Yemeği Menüsü düşünün…

Bir yemek şirketi olduğunuzu ve önceden düzenlenmiş bir akşam yemeğinde özel sipariş olmaksızın servis edilecek ürünlerin bir listesini yaptığınızı hayal edin. Bunun gibi bir listeniz olabilir:

• Deniz mahsullü bisque
• Sezar salatası
• Tavuk marsala
• Sote karışık sebzeler
• Makarna
• Tiramisu

Güzel! Ve yukarıda gördüğünüz şey, bu yemeğin İş Dağılımı Yapısıdır (WBS). Aktivite listesi şöyle görünecektir:

• alışveriş planı - hangi mağazalara gidileceği ve her mağazada ne satın alınacağı
• pişirme talimatları ile her öğe için tarifler
• daha sonra kaplama, servis ve temizleme işi

Bir WBS öğeleri listeler; bir aktivite listesi süreçleri açıklar.

WBS'yi ve Faaliyet Listesini Ne Zaman Yapıyoruz?

İş Kırılım Yapısının ve Faaliyet Listesinin oluşturulması proje planlamasında bir dönüm noktasıdır. WBS, aşamalı detaylandırmadan sonra, tanımlanan proje kapsamının en ince seviye ayrıntısı olarak oluşturulur. Kapsam planlama çalışmalarımızı tamamlar ve bizi zaman dahil diğer sekiz proje yönetimi alanını planlamaya hazırlar. Ayrıntılı zaman ve maliyet tahmininde ilk adım ise Aktivite Listesinin oluşturulmasıdır. PERT grafiğimizi oluşturabilmemiz için Aktivite listesi hazırlanmalıdır.

İyi bir WBS, kapsam planlamadan zaman planlamaya geçişi kolaylaştırır. Ne yaptığımızı net bir şekilde bildiğimizde, bunu nasıl yapacağımızı planlamak kolaydır.

WBS'yi ve Faaliyet Listesini kim yapar?

WBS ve Faaliyet Listesi arasında, proje üzerinde kimin çalıştığı konusunda büyük bir değişiklik var. WBS oluşturmak, çok sayıda müşteri girdisi gerektirir. Müşteri iletişimi proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilir veya koordine edilir. Ve WBS'yi oluşturma işi, öncelikle proje yöneticisi veya müşteri gereksinimlerini nasıl ortaya çıkaracağını bilen tasarımcılar tarafından yapılır.

Aksine, Faaliyet Listesi en iyi işi yapacak gerçek işçiler tarafından hazırlanır. Kendi işlerini nasıl yapacaklarını anlatırlarsa, Etkinlik Listesi daha doğrudur. Daha da önemlisi, proje yöneticisi tarafından yönlendirilen ekip, hızlı çalışmanın ve sorunları önlemenin çok verimli yollarını bulabilir. Kendi işlerini planlayan ve kendi kendini yöneten ekipler, düşük maliyetle harika işler yaratır. Ekip üyeleri etkinlik listesini hazırlarken, son derece motive olurlar ve odaklanırlar, böylece proje başarıya giden yolda.

İnşaatta WBS, mimar veya ekibindeki bir mimari tasarımcı tarafından yapılır. Daha sonra genel yüklenici WBS'yi kontrol edecek ve değiştirecek ve gerçek inşaat ustaları ile çalışarak Faaliyet Listesini geliştirecektir.

Günümüzde bilgisayar programcılığında, genellikle hem tasarım hem de uygulama geliştirme yapan programcı-analistlerimiz var. Bu durumda işi yapan kişi değişmez. Ancak rol değişiyor. Bu tür bir iş yaparsanız - ve ben yaparım - kendinizi şapka değiştirirken hayal etmek iyi bir fikirdir. Müşterileri dinlemek ve tasarım yapmak için bir şapka, yalnız kalmak ve işinizin faaliyetlerini planlamak için farklı bir şapka takın.

Yardımcı Rafım

WBS'yi ve bu makaledeki etkinlik listelerinden birini kullanarak oluşturduğum yardımcı program rafları seti.

Sid Kemp

Bir Örnek Olay: Bir Hizmet Rafı Oluşturma

Bu vaka çalışması, bir İş Kırılım Yapısı (WBS) ile bir faaliyet listesi arasındaki farkı tamamen netleştirmelidir.

Çamaşır odamda bir dizi yardımcı raf yaptım. Bir duvarda her biri 3 fit uzunluğunda üç raf vardır. İşte WBS:

Yardımcı Raflar İş Kırılım Yapısı

3 ahşap raf, 3' ve 8" x 3/4"

6 parantezler, 9", uzun, iki, her raf tutmak için

ayraçları tutmak için 2 ayarlanabilir duvar montajları

duvara cıvata raflarına 6 vida

duvara tutma vidalar 6 çapa

Soldaki fotoğraf size bu arada rafların nasıl göründüğünü gösteriyor.

Bir Proje İçin Üç Olası Faaliyet Listesi

Bir aktivite listesinin bir WBS'den ne kadar farklı olduğunu size göstermek için, her biri aynı raf setini oluşturmak için aynı WBS'yi kullanan üç farklı aktivite listesi oluşturacağım:

• Kendin yap (kendin yap) listesi marangozluk becerisine sahip biri tarafından yapılabilir.
• Ev onarım hobisi bunu kendisi yapar, ancak marangozluk yapmaz.
• Kiralama profesyonel bir çözüm oldukça farklı görünüyor!

Etkinlik Listesi # 1: Kendin Yap (Kendin Yap) Yaklaşımı

1. Dübeller, vidalar, duvar askıları ve destekler satın alın.
2. İki adet 8 'x 8 "x 3/4" çam raf tahtası ve ceviz lekesi satın alın
3. Tahtalardan üç adet 3 'rafı kesin.
4. Tahtaları boyayın ve kurumasını bekleyin.
5. Duvara montaj aparatları için duvardaki konumları ölçün.
6. Vida deliklerinin yerlerini işaretleyin.
7. Bir seviye ile vida deliği konumlarını kontrol edin.
8. 6 delik açın ve duvarlara 6 ankraj yerleştirin.
9. 6 vida ile 2 ayarlanabilir duvar montaj parçasını monte edin, vidalar gevşek bir şekilde ayarlayın.
10. Tüm vidaları sıkın.
11. Duvar bağlantılarına destekleri takın.
12. Diş tellerini bir seviye ile kontrol edin.
13. Rafları parantezlere yerleştirin.
14. Temizlemek.

Faaliyet Listesi # 2: Evde Onarım Hobisi Yaklaşımı

1. Önceden kesilmiş, önceden boyanmış raflar da dahil olmak üzere yapılacaklar listesindeki tüm öğeleri satın alın.
2. Duvara montaj aparatları için duvardaki konumları ölçün.
3. Vida deliklerinin yerlerini işaretleyin.
4. Bir seviye ile vida deliği konumlarını kontrol edin.
5. 6 delik açın ve duvarlara 6 ankraj yerleştirin.
6. 6 vida ile 2 ayarlanabilir duvar montaj parçasını monte edin, vidalar gevşek bir şekilde ayarlayın.
7. Tüm vidaları sıkın.
8. Duvar bağlantılarına destekleri takın.
9. Diş tellerini bir seviye ile kontrol edin.
10. Rafları parantezlere yerleştirin.
11. Temizlemek.

Faaliyet Listesi # 3: Profesyonel Bir Çözümü İşe Alın

1. Önceden kesilmiş, önceden boyanmış raflar da dahil olmak üzere yapılacaklar listesindeki tüm öğeleri satın alın.
2. Rafları yerleştirmesi ve arkasını temizlemesi için bir tamirci tut.
3. Tamirciye ödeme yap.

Bir ÇÇY için Üç Farklı Etkinlik Listesi

Eski bir deyişe göre, bir kedinin derisini yüzmenin birden fazla yolu vardır. Yukarıda aynı projeyi yapmanın üç farklı yolunu görüyorsunuz; üç farklı aktivite listesi. Ve her birinin farklı bir programa ve farklı bir bütçeye sahip olacağını görebilirsiniz.

WBS ve Etkinlik Listesi

WBS'nizi ve Etkinlik Listenizi Düzgün Tutun

Öyleyse ders şudur: WBS'nizi ve etkinlik listenizi ayrı tutun ve düz tutun.

Küçük bir projede, özellikle tüm işi yapıyorsanız, onları birlikte yürütebilirsiniz.

Ancak bir ekiple veya dikkate değer farklı yaklaşımların olabileceği bir projede, önce WBS'yi yapın ve ardından etkinlik listesini hazırlayın. Ve eğer yapabiliyorsanız, ekibin kendi aktivite listelerini oluşturmasını sağlayın.