Profesyonel bir iş mektubu nasıl biçimlendirilir ve yazılır

İş mektubu, bazıları için günlük bir ritüeldir.

Petar Miloševi tarafından mı? (Kendi çalışması), CC-BY-SA-3.0, Wiki Commons aracılığıyla

İş iletişimi, kârlı ve saygın bir şirket yönetmenin anahtarıdır. Bir iş mektubu, birçok işletme ve çalışanları için günlük bir ritüeldir. Bir iş mektubu bir iş anlaşmasını yapabilir veya bozabilir ve açıkçası, iyi yazılmış bir mektup anlaşmayı daha iyi sonuçlandırabilir.

Örnek profesyonel iş mektubu biçimi. Sayılar, bir iş mektubunun ana bileşenlerini ifade eder.

Teresa Coppens, 2012

Harika Bir İş Mektubunun Ana Bileşenleri

Harika bir iş mektubunun on ana bileşeni vardır:

Gönderenin adresi
Tarih
Alıcının adresi
İyi bir ilk izlenim (selamlama)
Yazma nedeni (mektubun gövdesi)
Mektubun bitmesi
Gelecekteki temasla ilgili
Mektubun kapatılması
Muhafazalar
Daktiloların baş harfleri

1. Gönderenin Adresi

Bu bileşen genellikle şirketin antetli kağıdına eklenir. Ancak, antetli kağıt kullanmıyorsanız, gönderenin adresi sayfanın üstünden iki inç uzakta sola dayalı olarak görünür. Varsa, yalnızca sokak adresini, şehri ve posta kodunu ve ardından bir iletişim telefon numarası, faks numarası ve e-posta adresini ekleyin. Mektubunuz için uygun yazı tipi, okunması kolay ve resmi olmalıdır. Yaygın olarak kabul edilen yazı tipi, muhafazakar bir yazı tipi olan Times New Roman, boyut 12'dir.

2. Tarih

Bu bileşen, mektubun yazıldığı tarihi belirtmek için kullanılır. Mektubu yazmanız birkaç gün sürdüyse, mektubun bittiği tarihi kullanın. Amerika Birleşik Devletleri'ndeki şirketlere yazarken, günden önceki ayı gösteren Amerikan tarih biçimini kullanın (12 Nisan 2012). Tarih çizgisi sola dayalı olmalı ve Gönderenin Adresinin bir satır altında görünmelidir.

3. Alıcının Adresi

Gönderenin adresinden sonra bir satır boş bırakın ve ardından alıcının adresi de sola dayalı olarak yazılmalıdır. Uluslararası adresler için, ülkenin adını son satıra tamamı büyük harflerle yazın. Mümkünse belirli bir kişiye yazmalısınız. Kişinin ismine sahip değilseniz şirketi arayın veya şirketin çalışanlarıyla konuşun. Bayan, Bayan, Bay veya Dr. gibi doğru bir kişisel unvan ekleyin Bir kadının kişisel unvanı tercih ettiğinden şüphe duyuyorsanız, Ms.

4. İyi Bir İlk İzlenim (Selamlama)

Okuyucu üzerindeki ilk izleniminiz, mektubunuzun selamlaması olacaktır. Kişinin adının ve unvanının doğru olduğundan ve doğru yazıldığından emin olun. Kişinin adını bulmak imkansızsa, "Sayın Bay veya Bayan:" Kişinin cinsiyetinden emin değilseniz, selamlamada tam adını kullanabilirsiniz. Örneğin, Sayın Chris Williams'ı yazabilirsiniz: Chris'in cinsiyetinden emin değilseniz. Selamlamanızdaki ad, Alıcının Adresi için kullanılan adla aynı olmalıdır. Selamlamadan sonra bir satır boş bırakın.

5. İş Mektubu Yazma Nedeni (Mektubun Ana Metni)

İş mektupları, aşağıdakiler gibi birçok nedenden dolayı yazılabilir:

Sorgulama (bilgi istemek için)
İstek (birinden bir şey yapmasını istemek)
Özür (özür dilemek)
Şikayet (bir problemden şikayet etmek)

Bir soruşturma veya talep mektubu yazarken, mektubunuza “Acaba…” veya “Yaparsanız minnettar olurum…” diyerek başlayabilirsiniz. Kötü haber verirken veya özür dilerken, mantıklı ve kibar olmalısınız, nedenini belirtmelisiniz. sorun için. "Maalesef siparişinizi zamanında işleyemiyoruz, çünkü…" veya "Maalesef, önceki taahhütlerimizin çokluğu nedeniyle şu anda sizinle görüşemeyeceğiz."

Mektubunuzu yazarken bir blok biçimi kullanın. Paragrafların girintisini artırmayın, tek boşluk bırakın. Paragraflar arasında bir boşluk bırakın. Bir iş mektubu yazarken özlü olmanın anahtar olduğunu hatırlamak çok önemlidir. İlk paragrafta dostane bir şekilde açın ve ardından amacınızı yazılı olarak belirtin. Sonraki paragraf, yazmanın nedenini gerekçelendiren ayrıntıları sağlamalıdır. Üçüncü bir paragraf, arka plan bilgisi ve destekleyici ayrıntılar sağlayabilir.

6. İş Mektubunun Sonlandırılması

Kapanış paragrafı mektubun amacını yeniden belirtmeli ve gerekirse bir tür eylem talep etmelidir. "Başka sorunuz varsa lütfen bizimle iletişime geçin." "Bu konuyu daha ayrıntılı tartışmak için sizinle uygun bir zamanda görüşmek isterim." Ayrıca, belgeler eklenecekse bu, kapanış paragrafında belirtilmelidir. "Lütfen ekte bulun…"

7. Gelecekte Temasa İzin Verme

Kapanış paragrafı, "Önümüzdeki Çarşamba sizinle görüşmeyi dört gözle bekliyorum" gibi gelecekteki temaslara da gönderme yapmalıdır.

8. Mektubun Kapatılması

Mektubunuzun kapanışı, alıcıyla olan ilişkinize bağlıdır. "Saygılarımla", "Saygılarımla" dan çok daha resmidir. Okuyucu sizin için iyi tanınıyorsa, 'Saygılarımla' kullanılabilir. Uygun kapanıştan sonra virgülle işaretleyin, imzanız için dört satır bırakın, ardından adınızı ve konumunuzu yazın.

9. Muhafazalar

Mektuba ekler dahil edilmişse, bunu 'Enc' yazarak belirtin. kapanışın bir satır altında. Birkaç belge dahil edilmişse, her belgeye ad verilmesi uygundur.

10. Daktilo Baş Harfleri

Mektubu siz yazdıysanız ancak başka biri yazdıysanız veya mektubu başka biri için yazdıysanız, daktiloların baş harfleri eklerden sonra görünür. Gönderen sizseniz ve mektubu kendiniz yazdıysanız, daktilo baş harflerini atlayın.

Acele etmeyin!

Profesyonel iş mektupları, onlara şık bir görünüm veren resmi bir taslağı takip eder. Ancak içerik, mektubunuzun amacına olumlu bir sonuç verecek en önemli özelliktir. Yazımınızın ve dil bilginizin kusursuz olması zorunludur. Bu nedenle, çalışmanızı göndermeden önce iki veya üç kez düzeltin. İfadenizin kibar, nazik ve isabetli olduğundan emin olun. Yöneticilerin zaman kısıtlamaları vardır ve bu noktaya ulaşmak için çok uzun süren düzyazı okumak için zaman harcamaları olası değildir. Bu makaledeki yönergeleri takip etmek için zaman ayırın ve özlü içeriğinizi dikkatlice düzenleyin; sonuç profesyonel bir mektup olacaktır.