Bir iş telefonu sistemi nasıl doğru şekilde otomatikleştirilir

Telefon resepsiyon görevlisi

Resim FreeDigitalPhotos.net izniyle sağlanmıştır

Bu kılavuz, her tür otomatik iş telefonu sistemi için geçerlidir. Buna, tüm kablolama ve telefon bağlantıları tamamlanmış sisteminiz zaten kurulduktan sonra ihtiyacınız olacak.

Arayanlarla verimli bir şekilde ilgilenmesi için otomatik operatörünüzü programlamanız için ihtiyacınız olan bilgileri size vereceğim.

İşletmeniz hakkında mükemmel bir ilk izlenim sağlamak için uygun bir konfigürasyon çok önemlidir.

Bir iş telefonu sisteminin üç bölümü vardır:

Ana bileşen anlamına gelir PBX olan “ p rivate B çiftlik e x değişikliği ”. Sistem aşağıdaki "2" maddesini içermediği sürece, canlı bir kişinin gelen çağrıları yanıtlaması ve yönlendirmesi gerekir.
Otomatik operatör, arayanların canlı bir resepsiyon görevlisine ihtiyaç duymadan aramaları yönlendirmek için kullanabilecekleri bir seçenekler menüsü sağlar.
Son olarak, bir sesli posta bileşeni arayanların personel için mesaj bırakmasına izin verecektir.

Otomatik Telefon Sisteminin Faydaları

İş aramaları, çalışanın konsantrasyonunu engelleyebilir ve onlara diğer çalışanlar için mesaj alma konusunda ekstra sorumluluk verebilir. Otomatik bir telefon sistemi, personelin daha üretken olmasını sağlar, ancak yalnızca arayanları doğru şekilde yönlendirmek için programlanmışsa.

Arayanlar ofisteki belirli telefonlara otomatik olarak yönlendirilebilir. Çoğu durumda, personel dahili numaralarını dış mekanlara veya cep telefonlarına bile iletebilir.

Sesli mesaj dahil edildiğinde, sistem meşgul personel için mesajlar alacaktır. Her birey, cevap vermezlerse arayan kişiye çalan selamlamasını kaydedebilir.

Otomatik operatör ayrıca arayanların, canlı bir kişinin rutin soruları yanıtlamasını beklemeden kayıtlı bilgileri dinlemesine izin verebilir. Bu, çalışma saatleri, ofisinize yol tarifleri, iş tekliflerini listeleme ve diğer sık sorulan soruların yanıtları için harikadır.

Birden Fazla Arayan Tek Numara Nasıl Ulaşır?

Yalnızca bir telefon hattınız varsa, yalnızca bir arayan bağlantı kurar. İkinci bir arayan kişi meşgul sinyali alır çünkü telefon şirketiniz ikinci aramayı cevaplayamaz.

Arayanların meşgul sinyali almasını istemiyorsanız, aynı anda her arayan için ayrı bir telefon hattına ihtiyacınız vardır.

Sahip olmayı beklediğiniz çağrı hacmini desteklemek için uygun sayıda telefon hattına ihtiyacınız vardır ve telefon sisteminizin ek hatları desteklemesi gerekir.

Örneğin, on dahili hattınız varsa ve beş kişi genellikle aynı anda dış telefon görüşmelerindeyse, telefon şirketinizden gelen beş telefon hattına ihtiyacınız olacaktır. Beş hattın tümü kullanımdaysa, sonraki arayan kişi meşgul sinyali alacaktır.

Gelen aramaları iletmenin asıl yöntemi telefon şirketinin bir işlevidir. Her arayan aynı numarayı, ana şirket numaranızı çevirir. Telefon şirketi, rollover hizmeti adı verilen bir özellik sağlar. İlk hat meşgulse, sonraki arayan bir sonraki uygun hatta geçer.

Meşgul sinyalleri, tüm olası eşzamanlı arayanlara ulaştırmak için yeterli telefon hattına sahip olarak önlenebilir.

Bir İş Telefonu Sistemi Nasıl Yapılır Arayanları Doğru Şekilde Yönetin

Menü seçeneklerini programlarken, şirketinizdeki departmanların ve personelin mantıksal yerleşimini göz önünde bulundurmak önemlidir. İyi düzenlenmiş bir telefon menüsü, arayanların hızlı bir şekilde geçmesine yardımcı olacaktır.

Arayan kişiyi seçimleri karıştırmadan doğru yöne yönlendirmek isteyeceksiniz. Belirli departmanlar, personel veya diğer bilgiler için seçenekler içeren, takibi kolay bir menü çok önemlidir.

Menünüz için uygun yapıyı nasıl planlayacaksınız? Arayanların çoğunun ne için aradığını ve sizden neye ihtiyaçları olduğunu düşünün. Ayrıca, müşterilerinizin şirketinizi ne kadar iyi tanıdığını da düşünün.

Belirli personelle rutin olarak iletişim kuruyorlar mı?
Dahili numaralarını biliyorlar mı?
Personelinizin soyadını biliyorlar mı?
Yoksa hangi departmana ulaşmaları gerektiğine dair belirsiz bir fikirleri mi var?

Bunu bilerek, telefon menünüzü müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlayabilirsiniz.

Eğer, genel sorulara ya da ürünler hakkında ihtiyacı bilgilerle çağıran birçok kişi varsa gibi bir seçeneği yer " Bizim widget'lar hakkında bilgi almak için basın 5. "

Müşterileriniz personelinizi isimleriyle tanıyorsa, o halde bir numara çevirme rehberi sunmak faydalı olacaktır. Arayan kişiye telefonun tuş takımında soyadını çevirmesi talimatı verilir.

Biri şirketinizden ayrılırsa veya başkalarını işe alırsanız, telefon rehberinizi güncel tutmanız gerektiğini unutmayın.

Bir güvenlik önlemi olarak, arayanları kaybetmediğinizden emin olmak için, arayana sıfıra basarak operatöre ulaşma seçeneği sunmak her zaman yararlıdır. Operatörünüz, resepsiyon görevliniz veya rehberliğe ihtiyacı olan arayanlara yardımcı olabilecek herhangi biri olabilir.

Menü seçeneklerine basarak arayan telefon

Resim Pete Linforth tarafından Pixabay'a yüklendi

Otomatik İş Telefonu Sistemi Görgü Kuralları

Arayanların kendilerine yardımcı olacak uygun kişiye ulaşmalarını olabildiğince kolaylaştırmak iyi bir iş uygulamasıdır. Aşağıdaki noktalar çok önemlidir.

Faydalı Menü Seçenekleri Sunun

Bölümleri menüye yerleştirmek ve personel için uzantılar atamak gelenekseldir. Bazı durumlarda, menüye kişileri yerleştirmek isteyebilirsiniz, böylece arayan kişi "Sally Jones için 1'e, John Smith için 2'ye basın, vb."

Bu durumda, arayan kişiye şirketinizin büyüklüğü hakkında fikir verdiğinizi unutmayın. Bunun yerine İsme Göre Çevir özelliği ile bunu önleyebilir ve bunu menü seçeneklerinden biri haline getirebilirsiniz.

Arayanlara Sıfır Seçenekle Hızlı Canlı Bir Kişi Verin

Pek çok insan acele ediyor ve bazılarının tüm menüyü dinleyecek sabrı yok. Bu potansiyel müşterileri kaybetmek istemezsiniz ve kesinlikle onları hayal kırıklığına uğratmak istemezsiniz. Çoğu zaman bu arayanlar, gerçek bir kişinin hemen ilgisini çekmek için sıfıra basmak isterler. Bu nedenle, kendisine yardımcı olabilecek veya aramayı yönlendirebilecek bir görevliye menü seçeneğini sıfır zil sesi olarak ayarlamanız önerilir.

İş ve Kişisel Selamlaşmaları Karıştırmayın

Bir diğer önemli şey, işle kişisel selamların karıştırılmamasıdır. Çalışanlarınız dahili numaralarını cep telefonlarına veya ev telefonlarına ilettiklerinde, aktarılan bir aramayı cevaplamazlarsa arayanların giden karşılama mesajlarını duymasını istemeyebilirler.

Arama süzme, hedefin kişisel karşılamasını engellemek için kullanılabilir, böylece arayan kişi yalnızca dahili hat altında sağlanan profesyonel karşılama mesajını duyar. Bir cep telefonunun sesli postası yanıt verirse, arayan kişi bağlanmayacaktır. Bunun yerine, arayan kişi geri alınacak ve işle ilgili uygun karşılamayla birlikte iş sisteminin sesli mesajına bırakılacaktır.

Çağrı Tarama

Cevaplandığında bağlanmak yerine, önce arayanın adını alıcıya çalar. Ardından aramayı kabul etmek için bir tuşa basabilirler. Sesli mesaj cevap verirse, tuş tonu vermeyecektir, bu nedenle yukarıda açıkladığım gibi telefon sistemi arayan kişiyi geri alacaktır.

Personel Müsait Olmadığında Çağrı İşleme

Personeliniz her zaman çağrı almaya müsait olmayabilir. Ancak müşterileriniz aradıklarında onlara dikkat etmeniz gerekir.

Bu nedenle, bir arama yanıtlanmadığında, arayan kişiyi karşılamada talimatlar içeren uygun bir sesli posta kutusuna hızlı bir şekilde yönlendirmek, arayan kişiye derhal ilgilenileceğini garanti etmeye yardımcı olacaktır.

Personeliniz ilgili görevleri yerine getirmek için gizliliğe ihtiyaç duyduğunda, uzantıları "Rahatsız Etmeyin" moduna ayarlanabilir, böylece önemli arayanlar sadece zil sesini duymaz veya " Sesli Posta Hapishanesi " ne düşmez.

Bunun yerine, bir uzantı Rahatsız Etmeyin olarak ayarlandığında, posta kutusu kullanıcısının müsait olmadıklarında arayanları işlemek için kurduğu alternatif bir karşılama mesajı oynatır. Bu karşılama "Ulaşılamayan Karşılama" olarak bilinir. Arayan kişiye, başka bir çalışanın acil servisi için hangi dahili numarayı arayacağınız gibi talimatlar verir.

Posta kutusu kullanıcısının hem normal karşılama hem de kullanılamayan bir karşılama mesajı kaydedebilmesi, Rahatsız Etmeyin moduna (veya kullanılamaz moda) geçmeyi ve yeni bir karşılama mesajı kaydetmeye gerek kalmadan tekrar geri dönmeyi kolaylaştırır.

Unutmayın, tüm mesajları takip etmeniz gerekir. Bu nedenle, personelinizin sesli posta kutularını rutin olarak kontrol etmesi veya bir mesaj bildirim yöntemini etkinleştirmesi gerekir.

Uzaktan Çalışanları Telefon Sisteminiz Üzerinden Bağlama

Mobil bir iş gücünüz varsa, Evde Çalışan Personel istihdam ediyorsanız veya uydu ofisleriniz varsa, arayanların erişebilmesi için tüm çalışanlarınızı birleşik bir telefon sisteminde birbirine bağlamanız gerekir.

Bazı telefon sistemleri, programlama uzantılarının aramaları dış numaralara yönlendirmesine izin verir. Bu özelliğe sahipseniz, erişilebilir olması gereken tüm uzak personel için uzantılar oluşturun.

Uzatma Cep Telefonlarının Doğru Kullanımı

Uzaktaki personeliniz belirli yerlerde değilse, telefon sistemi uzantılarını aramaları cep telefonlarına yönlendirecek şekilde programlayabilirsiniz. Dahili hatlarını arayan bir kişi, ofiste fiziksel olarak bulunmadığını bile bilmeden cep telefonu aracılığıyla bağlanacaktır.

Ancak, sesli postada bırakılan cevapsız aramaların zamanında alınamayacağını ve geri dönmeyebileceğini göz önünde bulundurmak isteyebilirsiniz. Çözüm, arama filtrelemeyi devre dışı bırakmak ve cevap yoksa tüm aramaların cep telefonunun sesli postasına düşmesine izin vermektir.

Bunun yararı, mesajları iki yerde kontrol etmek zorunda kalmayacaklarıdır. Sadece cevapsız bir aramayı belirtmek için muhtemelen bir mesaj bekleme sinyali olan cep telefonunu kontrol etmeleri gerekir.

Cevap yoksa arayanın cep telefonundan kişisel selamlamayı duyacağını unutmayın. Bu nedenle, sisteminiz daha önce tartıştığım gibi bu selamlamayı atlayamıyorsa, bu yöntem kullanılırsa selamlama işle ilgili olmalıdır.

Doğru planlama, hedeflenen hedeflerine ulaşmak için uygun personel ile iletişime geçmeyi kolay bulduklarında arayanlar üzerinde harika bir izlenim bırakacaktır. Bu hem size hem de müşterilerinize fayda sağlar.

Uzaktan çalışan telefona cevap veriyor

Resim Gref_exe tarafından Pixabay'a yüklendi

Bir Telefon Sistemi Yapmak İhtiyaçlarınızı Karşılayın

Kullanım esnekliğini ve arayanlarınızın özel otomatik operatör menünüzden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceklerini düşünmek isteyeceksiniz.

Hangi özellikleri kullanacağınıza ve bunları nasıl doğru şekilde uygulayacağınıza karar vermelisiniz. Telefon şirketinizin telefon sistemine müdahale eden bir özelliğini kullanmak istemezsiniz.

İşte bazı genel özelliklerin hızlı bir özeti ve bunların nasıl entegre edileceği:

Sesli mesaj

Personelinizden herhangi biri telefonla meşgulse, sesli postası mesajı alacaktır. Her telefon dahili hattının kendi kişisel karşılama mesajı içeren kendi sesli posta kutusu olmalıdır.

Telefon sisteminizle sesli posta özelliğini kullanırken telefon şirketinizin sesli posta hizmetini devre dışı bırakmak çok önemlidir.

Çağrıları Aktarma

Uzak yerlerde personeliniz varsa, dahili hatlarını çeviren arayanların cep telefonlarına aktarılmasına izin vermek isteyebilirsiniz.

İyi bir telefon sistemi, Centrex olarak bilinen bir özellik olan üç yönlü arama veya aktarma ve bırakma gibi telefon şirketinizin sağladığı çeşitli transfer özelliklerini idare edebilmelidir.

Telefon şirketinizle herhangi bir aktarım yeteneğiniz yoksa, iyi bir telefon sistemi, aramayı iki telefon hattı üzerinden yamalayarak arayanları başka bir numaraya aktarabilmelidir.

Son olarak, Telefon Sisteminizin İyi Bir İlk İzlenim Yarattığını Doğrulayın

Son olarak, otomatik sisteminizi kurduğunuzda ve programlamayı tamamladığınızda, telefon numaranızı arayın ve şirket karşılama mesajınızı dinleyin. Her şeyin istediğiniz gibi çalıştığından emin olmak için menüdeki her seçeneği test edin.

Arayanların garip bir şeyle karşılaşmasını istemezsiniz. Arayanlarınız onları rahatsız eden yanlış bir şey bulmadan önce onu yakalayabilir ve düzeltebilirsiniz.

Unutmayın, telefon sisteminiz, müşterilerinizin ve müşterilerinizin sizi aradıklarında deneyimledikleri ilk şeydir. Bu yüzden mükemmel bir ilk izlenim bırakın.