Temel maaş bordrosu terminolojisi kılavuzu

Son zamanlarda, küresel bir insan kaynakları şirketinde müşteri hizmetleri departmanında çalışan bir işe girdim ve 10 haftalık bir maaş bordrosu eğitim kursuna katıldım. Bu, daha önce hiç maruz kalmadığım yeni bir iş caddesiydi. Eğitimim sırasında maaş bordrosunun temellerini öğrendim.

Bu makale, gerekli görevlerin nasıl yerine getirileceğini öğrenmeye çalışırken yararlı olan bordro ve vergilerinin terminolojisini kapsayacaktır.

İlk olarak, maaş bordrosu tanımıyla başlayalım:

• Çalışanlara maaş çeklerini canlı çek veya doğrudan mevduat ile göndermek.
• Çalışanların ücret oranları, vergi stopajı, kesintiler, ödenen izinler vb. Kayıtların tutulması.
• Her çalışanın bir mali yıl içindeki toplam kazancının muhasebeleştirilmesi.

Brüt Ücret - Net Ödeme

Brüt ücret ile net ücret arasındaki fark nedir? Aslında oldukça basit.

Brüt ödeme

Bu tutar, herhangi bir şey alınmadan önce hesaplanan çalışanın maaşının toplamını içerir (vergiler, kesintiler vb.). Ücretli veya saatlik çalışanlar için brüt ücreti nasıl hesaplarsınız?

• Saatlik: Çalışılan saat ile çarpılan ücret oranı, toplam brüt ücrete eşittir.
• Maaş: Bu ödeme dönemi için çalışan için belirlenen maaş tutarı, toplam brüt ücrete eşittir.

Net ücret

Bu tutar, çalışanın brüt ücretini veya toplam tutarı eksi tüm vergi kesintileri ve kesintilerini içerir. Net ücret, çalışanın maaş çeki veya doğrudan depozito olarak ödediği miktara eşittir.

Hem Eyalet hem de Federal Düzeyde Asgari Ücret Gereksinimlerini Doğrulayın

Eyaletinizde asgari ücret için yasanın neyi zorunlu kıldığını öğrenmek için Eyalet Çalışma Bakanlığınızla veya ABD Çalışma Bakanlığınızla iletişime geçin. Çalışanınızın hem federal hem de eyalet asgari ücret şartlarına tabi olduğu bir durumda, çalışana iki asgari ücret oranından daha yüksek bir oran ödemeniz gerekir.

Zaman Çizelgeleri

Her çalışanın işe girip çıkarken, öğle yemeği için ve iş günü boyunca alınan kişisel izin zamanlarını izlemek için bir yöntem kullanılmalıdır. Bu, özellikle saatlik çalışanlar için önemlidir, çünkü çalıştıkları saatler normal ücretlerini ve fazla mesaileri hesaplamak için kullanılır. Bir çalışanın zamanını toplamanın iki yaygın yöntemi vardır:

• Manuel Delme Kartları: Bu, çalışanı tanımlayan ve bir makineye manuel olarak delmek için kullanılan ve karta bir zaman damgası yerleştiren bir karttır. Daha sonra, maaş bordrosundaki bir kişi bu zamanı kendi sistemine manuel olarak girer.
• Elektronik Zaman İzleme: Bir makinenin çalışanın saatini elektronik olarak kaydetmesini istemek için manyetik bir kart veya başparmak damgası kullanılabilir. Çalışanın saat vuruşunda kaydedildikleri için, hiç kimsenin bu saatleri manuel olarak girmesi gerekmez.

Hangi yöntemin kullanıldığına bakılmaksızın amaç, çalışanın zamanını doğru bir şekilde kaydederek çalışılan doğru sayıda saat için ödeme yapılmasını sağlamaktır.

Normal Saatler - Fazla Mesai

Normal saatler ile fazla mesai arasındaki fark nedir?

• Normal oran: Bu, çalışanın normal ücret oranı veya düz ücrettir. Bu onların normal ücretidir, örneğin 12 $ / saat. Bu miktar, çalıştıkları ilk 40 saat ile çarpılır.
• Fazla mesai: Çalışan 40 saatten fazla çalışıyorsa, fazla mesai için fazla mesai ücreti ödenir. Bu, zaman artı normal ücretlerinin yarısı olarak ifade edilen ve “bir buçuk” olarak belirtilen normal ücret oranıdır. Bu miktarı, fazla mesai oranlarını almak için çalışılan saatlerle çarparsınız.

Yukarıdaki örnek için, çalışanın normal ücreti 12 $ / saat ise, fazla mesai ücreti 18 $ / saattir (12 $ + 6 $ = 18 $). Ayrıca çalışanın fazla mesaisini şu şekilde de hesaplayabilirsiniz: (12 $ + (12 $ X0.5) = 18 $) veya (12 $ + (12 $ / 2) = 18 $).

Çalışan 42 saat çalıştıysa fazla mesaiyi nasıl hesaplarsınız?

40 saat X 12 USD = 480 USD normal ödeme

2 saat X 18 $ = 36 $ fazla mesai

Toplam = (480 USD normal + 36 USD fazla mesai) = 516 USD brüt ücret

Vergi Stopajları

• Tam zamanlı çalışanlar: Sözleşmeli çalışan olarak kabul edilmeyen çalışanlar için işveren, maaş çeklerinden federal, eyalet ve yerel gelir vergileri için vergi keser. Her çalışanın vergi stopajı, işe alım sırasında tamamladıkları W-4 değerlerine göre farklı şekilde belirlenir. İşverenler, her bir çalışan için doğru miktarda federal, Medicare ve sosyal güvenlik kesintisi yaptıklarından emin olmalıdır.
• Sözleşmeli çalışanlar: Bu çalışanlar, işveren ücretlerinden vergi kesintisi yapmadığından, yıl sonunda kendi gelir vergilerini ödemekle yükümlüdür.

Yeni İşe Alma Formları

Çalışanın işe alındığı sırada doldurması gereken birkaç form vardır. Bu formlar arasında federal gelir vergisi stopajı için W-4, bir eyalet gelir vergisi stopaj formu ve istihdam uygunluğu için bir I-9 formu bulunur.

• İş Başvuru Formu: İş başvurusundaki bilgiler, çalışanın adı, adresi, iletişim bilgileri vb. İle ilgili bordro sisteminize girmek için kullanılabilir. Bu bilgiler, önceki işverenler ve / veya eğitim gibi doğrulanabilir.
• W4 Federal Gelir Vergisi Stopaj Formu: Bu form, çalışanın medeni durumu, bakmakla yükümlü olduğu kişi sayısı ve seçilmiş ek stopaj tutarları hakkında bilgi sağlar.
• Eyalet Gelir Vergisi Stopaj Formu: Önce o eyaletteki bir işveren olarak gelir kurumunun eyalet bakanlığı'na kaydolmalısınız. Çalışan için hangi formlar ve ne kadar vergi kesilmesi gerektiği konusunda sizi bilgilendireceklerdir.
• Form I-9 - Bu form, işe uygunluğun doğrulanması içindir ve yeni işe alınan kişinin, doğum belgesi veya yeşil kart gibi uygunluk kanıtını sunmasını gerektirir. İşveren bu bilgileri doğrulayacak, ancak devlet dairesine gönderilmesine gerek yoktur.

Bilmeniz Gereken Diğer Önemli Noktalar

1. E-doğrulama: İşveren, çalışanın ABD'de çalışmaya uygun olduğundan emin olmak için I-9'unu kontrol etmek ve bunu federal veri tabanlarıyla karşılaştırmak için e-doğrulama sistemini kullanabilir.
2. Eyalet İstihdam Bildirim Sistemi: İşverenler, çalışanlarını devlete kaydettirmelidir, bu da devletin bu çalışanlardan garnitür (örneğin çocuk nafakası, rehin vb.) Gibi bilgileri ve ödemeleri toplamasına izin verir.

Bordro ve vergilerinizin sorunsuz işlemesi için hem çalışan hem de işveren olarak doldurmanız gereken birkaç form vardır.

Fazin fotoğrafı

Ödeme Dönemleri

Bu, çalışanlara maaşların ödendiği, tekrar eden bir süredir. Bu haftalık, iki haftalık, altı aylık veya aylık bir süre olabilir. Dönem başına yıllık ödeme miktarını bilmek, her bir ödeme dönemi için ne kadar çalışanın alacağını hesaplamak açısından önemlidir.

• Haftalık: 52 ödeme dönemi / yıl
• İki haftada bir: 26 ödeme dönemi / yıl
• Altı aylık: 24 ödeme dönemi / yıl
• Aylık: 12 ödeme dönemi / yıl

Çeyrek ve Yıl Sonu Bordro Şartları

IRS veya eyalet kurumunuza işveren vergilerini bildirmek için aşağıdaki formlar kullanılabilir:

• Form 941 (Üç Aylık): Bu IRS formu, ödenen ücretleri özetler ve vergiden muaf olsun veya olmasın işverenler tarafından kullanılır. Her üç ayda bir, işveren kesilen federal maaş bordrosu vergileri, sosyal güvenlik vergileri, tıbbi bakım vergileri ve diğer ilgili ödemeleri ve / veya kesintileri bildirecektir.
• Form 940 (Yıllık): Bu IRS formu, işverenler tarafından ödenen maaşları ve tüm yıl boyunca FUTA'ya tabi maaşlara tahakkuk eden federal işsizlik vergilerini bildirmek için kullanılır.
• Eyalet İşsizlik Vergileri: Çoğu işveren hem federal hem de eyalet işsizlik vergilerini öder.
• W-2 Formu: Çalışanlarınıza son teslim tarihinden önce W-2'leri verin. Sosyal Güvenlik İdaresine W-2 formlarını e-dosyalayarak ve / veya gerçek formları doldurarak göndermeniz gerekir.