Kapsam sürünmesiyle mücadele etmenin 5 yolu

Kapsamın işinize zarar vermesine izin vermeyin. Bu sorunun nasıl üstesinden gelineceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

Canva.com

Yaygın olarak altın kaplama olarak da adlandırılan kapsam kayması, planlama aşamasında daha önce dikkate alınmayan gereksinimler geliştirme başladıktan sonra bir projeye dahil edilmeye başladığında ortaya çıkar. Bu ek gereksinimler biriktikçe, projeler ve proje ekipleri ek çalışmanın ağırlığı altında dağılmaya başlayacaktır. Geliştirme sırasında proje planına dahil edilmesi gerekebilecek yasal gereksinimler olsa da, işin kapsamının kabul edilenin ötesine genişlemesini engelleyecek konuşmaları yürütmek ve süreçleri uygulamak için sorumluluk proje yöneticisinin omuzlarına aittir. ilk kapsam zaten kabul edildikten sonra kritik. Aşağıdaki makale, proje yöneticilerinin kapsamı kontrol altında tutmak için kullanabilecekleri beş araç sunmaktadır.

Scope Creep ile Mücadele Etmenin 5 Yolu

Net gereksinimleri toplayın.
Tüm paydaşların gereklilikleri onaylamasını sağlayın.
Kontrol sürecini değiştirin.
Müzakere
Gelecek aşamaları planlayın.

1. Açık Gereksinimleri Toplayın

İyi gereksinimleri toplamanın ilk kısmı, tüm kilit oyuncuların baştan itibaren projeye dahil edildiğinden emin olmaktır. İlgili tüm kilit oyunculara sahip olduğunuzdan emin olduktan sonra, gereksinimleri toplamaya başlamanın iyi bir yolu, projenin yönetici sponsoruyla, gereksinimlerin neler olduğu konusunda fikirlerini almak için ilk görüşme yapmak ve onun size kimlerin olacağı konusunda rehberlik etmesine izin vermektir. sonraki ile konuşun. Bu görüşmeler sırasında, işlevsel gereksinimleri ve işlevsel olmayan gereksinimleri ve ayrıca hangi gereksinimlerin gerekli olduğunu ve hangi gereksinimlerin olması güzel olacağını belgeleyin. Kendinizi rahat hissettiğiniz bir noktaya ulaştıktan sonra, gereksinimleri oluşturmaya sağlam bir başlangıç yaptıktan sonra, gereksinimleri gözden geçirmek ve her şeyin hesaba katıldığından emin olmak için daha büyük ekiple oturumlar planlayın. Bunlara ek olarak,projenin başlangıcında her şeyin hesaba katılmasını sağlamak için, her şeyin hesaba katıldığından emin olmak için bir beyin fırtınası oturumu yürütmeyi veya süreç akışını yüksek düzeyde haritalamayı deneyebilirsiniz. Projenizin kapsamına sağlam bir temel oluşturarak, doğru şekilde ortaya çıktıklarından emin olana kadar gereksinimleri sosyalleştirmeye devam edin.

Proje yönetimindeki demir üçgen, bir projenin kapsam, zamanlama veya maliyet unsurlarından herhangi birinin değişmesi durumunda diğer iki unsurun da nasıl değiştiğini gösterir.

2. Paydaş Kapatma

Bir projenin gereksinimlerini tam olarak belirledikten sonra, kapsamın kaymasını önlemenin bir başka iyi yolu, tüm proje paydaşlarının bu gereksinimleri imzalamasını sağlamaktır. Daha önce hiç paydaşınız bunu yapmadıysa, onlara imza atmalarını ve her şeyin ele geçirilmiş gibi hissettiklerini doğrulamalarını istemeye başladığınızda eklenen veya değiştirilen gereksinimlerin sayısına şaşırabilirsiniz. Bu, başlangıçta projeye önemli ölçüde zaman katabilir, ancak daha temiz gereksinimler kapsamın kayma riskini azaltacağından, sizi hattın ilerisinde çok fazla acıdan kurtaracaktır. Paydaşların gereksinimleri imzalamasının bir başka yararı da, proje geliştirme aşamasındayken size gelirler ve gereksinimler ekleyerek projenin kapsamını genişletmeye çalışırlarsa,Onlara daha önce imzaladıkları belgeyi hatırlatabilir ve projenin zaman çizelgesini ve maliyetini etkilemeden projenin kapsamını değiştiremeyeceklerini hatırlatabilirsiniz.

3. Kontrol Sürecini Değiştirin

İyi bir değişim kontrol süreci, projenin ilk kapsamındaki tüm değişiklikleri grup olarak onaylama sorumluluğunu projeye liderlik eden ekibe yükler. Değişiklik kontrol sürecinin bir faydası, proje yöneticisinin bir boşlukta çalışmadığı konusunda bir kontrol ve denge görevi görmesidir. Değişiklik kontrol sürecinin bir başka faydası da, projenin ilk kapsamından sapmaya yönelik tüm taleplerin, projenin üst düzey liderleri tarafından incelenen ayrıntılı bir talep sunması nedeniyle karar verme sorumluluğunun paylaşılmasıdır. İncelemenin bir parçası olarak, proje liderliği yalnızca temel soruyu değil, aynı zamanda bu işi yapmakla ilgili riskleri, maliyeti ve kaynakları da incelemelidir.

Bir Projede Bütünleşik Değişiklik Kontrolü Nasıl Gerçekleştirilir

4. Pazarlık yapın

Bir projenin üzerinde mutabık kalınan kapsamda değişiklik yapmak isteyen paydaşlarla müzakere etmekten korkmayın. Bu, sizin açınızdan biraz yaratıcılık gerektirecektir. Kullanılacak iyi bir taktik, bu gereksinimi proje kapsamına dahil etmekten mutlu olacağınızı söyleyebilir, ancak yalnızca mevcut kapsamın diğer unsurları değişikliği sağlamak için kaynakları, parayı ve zamanı serbest bırakmak için kırpılırsa. Alternatif olarak, talepte bulunan kişi belirli bir gereksinimi yerine getirme konusunda güçlü hissediyorsa, değişiklik kontrol talebini yazabilir ve komiteye sunabilir. Alternatif olarak, başka bir seçenek de, talepte bulunan kişinin aradığı şeyi mevcut kapsam üzerinde dramatik bir etkisi olmayacak şekilde inşa etmenin alternatif yollarını keşfetmektir.

5. Gelecek Aşamalar

Diğer bir taktik, bir projenin kapsamını genişletmek isteyen kişiyle çalışmak ve bu işi gelecekteki bir aşamanın parçası olarak yapma fırsatı olup olmadığını görmektir. Bu, talepte bulunan kişinin yapılmasını istediği çok iş varsa, özellikle kolay bir satıştır. Belki de bu yaklaşımın en büyük yararı, istekleri uygun şekilde analiz etmek ve bu işlevselliği eklerken uygulamak için en iyi planı geliştirmek için size daha fazla zaman vermesidir.