İçindekiler:
- Şikayet Mektubu Yazmak
- Kesinlikle Belirtilmiş Bir Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır: Bir Özet
- Etkili Bir Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır
- 1. Adım: Doğru Yere Gönderdiğinizden Emin Olun
- Adım 2: Mektuba Doğru Tonla Başlayın
- 3. Adım: Problemi Etkili Şekilde Açıklayın
- 4. Adım: Bir Çözüm Önerin
- Adım 5: İlgili ve Gerekli Belgeleri Ekleyin veya Ekleyin
- 6. Adım: Bir Zaman Sınırı Belirleyin
- 7. Adım: Güçlü Bir Son Yazın
- Şikayet Mektubu Yazma Nedenleri
- Hatalı Akıllı Telefon İçin Örnek Mektup
- Restoranda Kötü Hizmet İçin Örnek Mektup
- Şikayet Etmenin En İyi Yolu Nedir: Mektup mu E-posta mı?
- En iyi ipuçları
Şikayet Mektubu Yazmak
Bir şirket bizi ürünlerinden memnun bırakmadığında hepimiz oradaydık. Hatalı, kalitesiz veya beklentilerinizi aşmayan bir ürün satın almak her zaman ele alınmalıdır. Bazen bir restoran size beklediğiniz gibi olmayan yiyecekler sunabilir (ette kıl, kimse?).
İnsanlar genellikle bir ürün veya hizmetten memnunken, bazen şirket bir istisna yapabilir veya sizi tamamen yüzüstü bırakabilir.
Hatalı bir ürün teslim almak veya bir garson tarafından kötü muamele görmek fark edilmemelidir! Bu tür sorunlar, şikayet mektubu veya e-postası ile kolayca çözülebilir.
Kesinlikle Belirtilmiş Bir Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır: Bir Özet
Adımlar | Söylemen Gerekenler | Örnek - Ürün |
---|---|---|
1. Adım: Doğru Yere Gönderdiğinizden Emin Olun |
Soldaki departman ve şirketin adresi. Sayın Bay / Bayan ile selamlayın |
Adres, Sayın Bay / Bayan veya Sayın Bay / Bayan Blakey |
Adım 2: Mektuba Doğru Tonla Başlayın |
_Date_ tarihinde _store_'da bir ürün satın aldınız. Gıda için referans kodları, garanti ayrıntıları, garantiler ve son kullanma tarihleri gibi diğer ilgili bilgileri verin. |
Geçenlerde 12 Eylül 2020'de Super Stores, Bakers Lane'de 1.5mx 2m boyutlarındaki Pastel Lavanta Perdeleri satın aldım. Perdeler için referans kodu 338J'dir. |
3. Adım: Problemi Etkili Şekilde Açıklayın |
Ürün veya hizmette sorun neydi? Kısa, kesin ve öz olun. Ürünle ilgili tam olarak neyin yanlış olduğundan bahsedin. |
Perdelerin dış dikişinde çok belirgin bir yırtık vardı ve kumaşa zarar vermeden sabitlenemezdi. |
4. Adım: Bir Çözüm Önerin |
Sorunun nasıl çözülmesini istediğinizi belirtin, sorunu ne düzeltecek? Hizmet / kupon / ücretsiz ürünlerde iade / onarım / değiştirme / değişiklik olabilir |
Sorunu düzeltmek için, yukarıda belirtilen perde türünün tamamen ücretli olarak değiştirilmesini istiyorum. |
Adım 5: İlgili ve Gerekli Belgeleri Ekleyin veya Ekleyin |
Ayrıca ilgili belgelerin ekli olduğundan da bahsedebilirsiniz, örneğin: garantiler, makbuzlar |
Lütfen gerekli detayları ve 1 yıl garantisini içeren faturayı ekte bulabilirsiniz. |
6. Adım: Bir Zaman Sınırı Belirleyin |
Bir yanıt için uygun bir zaman çerçevesi verin. |
Değiştirmeyi 6 Haziran'dan 15 Haziran'a kadar herhangi bir zamanda gönderebilirseniz sevinirim. |
7. Adım: Güçlü Bir Son Yazın |
Sorunu çözeceklerini ve imzalayacaklarını umduğunuzu söyleyerek sonlandırın. |
Yenisini göndereceğinizden ve sorunu düzelteceğinizden son derece eminim. Saygılarımla…. |
Etkili Bir Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır
1. Adım: Doğru Yere Gönderdiğinizden Emin Olun
İhtiyacınız olan ilk şey
- ülkenizdeki şirket merkezinin adresi ve
- göndereceğiniz departman.
İlk başta yazılacak yeri bulmak zor olabilir çünkü şirketler üslerinin nerede olduğunu çok etkili bir şekilde gösteremeyebilir. İletişim bilgilerini büyük olasılıkla şu adreste bulabileceksiniz:
- ürününüzle birlikte verilen bir garanti veya garanti sayfası
- web siteleri. İlgili bilgileri içeren "Bize Ulaşın" veya "Hakkımızda" bağlantılarına tıklayın
- ürünün kendisi. Yiyecek ve içeceklerin genellikle ambalajlarında iletişim bilgileri vardır, bu nedenle bunları kontrol ettiğinizden emin olun! Bilginin en kolay yerlerde olmasına şaşıracaksınız.
Adreslerini aldıktan sonra, mektubu göndereceğiniz ilgili departmanı kontrol ettiğinizden emin olun. Restoranlar gibi küçük hizmetler için ihtiyaç yoktur, ancak yüksek güçlü şirketler için (örneğin Unilever veya Pepsi) bir departmana ihtiyaç duyulacaktır. Şirket, mektubunuzun teknik, müşteri hizmetleri vb. Olup olmadığını web sitesinde nereye göndereceğini belirtecektir.
Adım 2: Mektuba Doğru Tonla Başlayın
Bu sinir bozucu adresi öğrendikten ve gitmeye hazır olduğunuzda, mektuba başlayabilirsiniz!
- Yapmanız gereken ilk şey gönderenin adresini sağ üst köşeye ve adresinizi sol köşeye koymaktır. Bu, mektubunuza her zaman hoş bir dokunuş katan resmiyet uğruna.
- Ardından, müşteri hizmetleri temsilcisinin kim olduğunu bilmiyorsanız Sayın Bay / Bayan yazın . Bir yöneticiye veya CEO'ya yazıyorsanız, Sayın Bay / Bayan yazın…..
Ardından, onu okuyacak olan herkes için ilgi odağı olacak mektubun gerçek bedenine başlarsınız!
- Herhangi bir tarihte herhangi bir mağazadan bir ürün satın aldığınızı söyleyerek başlayın. Yiyecekler için son kullanma tarihini ve mağaza kodunu belirtin. Diğer her şey için, bu alakalı. Örneğin: 19 Kasım 2014 tarihinde Süper Mağazalarda 2 litrelik bir Pepsi Max şişesi satın aldım. Şişenin son kullanma tarihi 30 Kasım 2014'tür ve darboğazdaki kod 113A'yı okuyordu.
- Her zaman o şirketten en yüksek kaliteyi beklediğinizi ve o gün, beklentilerinizin azaldığını söyleyin , örneğin: TechnoPC'ye her zaman çok değer verdim ve dizüstü bilgisayarlarınızın her birine güvendim. Aynı beklentilere sahip bir dizüstü bilgisayar satın almak için Süper Mağazalara gittim, ancak dizüstü bilgisayarla ilgili deneyimim bu ifadeyi doğru bulmuyor.
3. Adım: Problemi Etkili Şekilde Açıklayın
Sonraki bölüm en önemlisidir, çünkü ürünü kullandığınızda veya servise katıldığınızda tam olarak ne olduğunu anlatır.
- Ambalajı açtığınızda ürünün hangi durumda olduğunu ve tam olarak neyin yanlış olduğunu söyleyin. Dahili olarak neyin yanlış olduğunu belirleyemiyorsanız, sadece doğru çalışmadığını söyleyin ve şirket buna bakacaktır, örneğin: Kameranın düzgün çalışmadığını buldum. Kamerayı her açtığımda fotoğraf galerisine giriyordu. Bu sadece galeriye erişmeme izin verdiği için fotoğraf çekmeme izin vermedi.
- Bir hizmetten bahsediyorsanız, ziyaretinizde neler olduğunu belirtin, örneğin: Kuaför ile "Lizze" adıyla bir randevum olduğunda, arkadaşlarıyla 30 dakika konuştu ve ben de çok bekledim. uzun zaman!
Doğru tonu iletmek için ipuçları:
- Her zaman sakin olun. Çileden çıkmayın, olmaya hakkınız var ama o gün müşteri hizmetleri ekibinin kaç şikayet aldığını hayal edin. Okuyucu hayal kırıklığına uğrayabilir, size kızabilir ve yanlış veya spam olarak görerek onu çöpe atabilir.
- Stay özlü, yok böyle o kötü bir ürün Acı ne kadar, para kaybı ne olduğunu söyleyerek ya da ne gibi alakasız ifadelerle mektubunuzu yukarı waffle. Sadece neyin yanlış olduğunu bilmek ve düzeltmek isterler, genellikle mektubun yarısını bile okumazlar, sadece anahtar cümleleri.
- Ürün veya hizmette neyin yanlış olduğunu söylerken mümkün olduğunca kesin olun. Bu, şirket için çok zaman kazandıracak.
Şikayetiniz varsa tereddüt etmeyin! Müşteri hizmetleri bunun için var. Göreyim seni!
4. Adım: Bir Çözüm Önerin
Bu bölümde sorunu gidermek için ne yapmak istediğinizi söyleyeceksiniz. Aşağıdakiler dahil olmak üzere şirketten talep edebileceğiniz bir dizi seçeneğiniz vardır:
- Ürün için geri ödeme
- Serilerinin herhangi biriyle kullanılacak bir kupon
- Tamir edilecek ürün
- Daha kaliteli yiyecekler sunmak, hijyeni artırmak veya personelin tutumunda bir değişiklik gibi hizmetlerinde bir değişiklik.
- Yiyecek kuponları
Örnekler: Onun yerine alternatif bir kamera satın almak istediğim için kameram için tam bir geri ödeme istiyorum.
Ürünü gelecekte tekrar satın alırsanız nasıl olmasını istediğinizi söyleyin, örneğin: Bu sorunun diğer müşteriler için bir daha yaşanmayacağını ve ürünlerinizden her zaman en yüksek kaliteyi alacağımı umuyorum.
Adım 5: İlgili ve Gerekli Belgeleri Ekleyin veya Ekleyin
Eklemek istediğiniz herhangi bir fotoğrafınız varsa (özellikle e-postalar için), garantiler, garanti sayfaları veya makbuzlar gibi referans sayfaları varsa, bunu mektupta belirtmeniz gerekecektir.
- Ekte bir garanti / garanti / makbuz olduğunu söyleyin.
Örnekler: "Lütfen orijinal faturamın bir kopyasını, çalar saatin garanti sayfası ve seri numarasıyla ilgili bilgilerle birlikte bulun."
Tamir etmek istediğiniz hasarlı bir ürününüz varsa, bunu da belirtmeyi unutmayın.
Örnek: Lütfen mektubumda bahsettiğim arızalı kamerayı da bulabilirsiniz.
6. Adım: Bir Zaman Sınırı Belirleyin
Neden bir zaman sınırı belirlemelisiniz? Şirketler her gün yüzlerce değilse de onlarca mektup alıyor. Muhtemelen bir şirketten yanıt almanız 6 haftadan 3 aya kadar sürebilir ve onarım istiyorsanız daha da uzun sürecektir. Şimdi bu oldukça uzun bir bekleyiş!
Çoğu şirket, birikmiş iş yükü nedeniyle mektubunuzu gönderdikten yaklaşık 2 hafta sonra bir göz atacaktır. Geri yakıcıya atmalarını önlemek için, yanıt almak istediğinizde bir zaman çerçevesi belirleyebilirsiniz. Şimdi bu şık.
Örnekler: 16 Ağustos'tan 30 Ağustos'a kadar herhangi bir zamanda, uygun olan en kısa zamanda yanıt almak istiyorum. Bu çok takdir edilecektir.
7. Adım: Güçlü Bir Son Yazın
Eğer sorunun çözüleceğine ümit ve birlikte kapalı oturum söyleyerek mektubunuzu bitirebiliriz Saygılarımla onların adı veya bilmiyorsanız - Saygılarımla - Onların adını biliyorsanız.
Örnek: Bu sorunun çözüleceğini umuyorum ve sorunu düzelteceğinizden son derece eminim.
Mektubunuzu gönderin ve belirttiğiniz zaman dilimi içinde bir yanıt beklemelisiniz.
Şikayet Mektubu Yazma Nedenleri
Birçok insan hiçbir şey yapmayarak kendilerini hayal kırıklığına uğratan bir ürünü görmezden gelir. Tüketici olarak, ürününüzün bir başkası tarafından iade edilmesini veya değiştirilmesini isteme hakkına sahipsiniz. Şikayet mektubu yazmanın etkili olmasının bazı nedenleri şunlardır:
- Şirket, hattında başkaları için daha fazla tehlike oluşturabilecek herhangi bir hatalı üründen haberdar edilecektir. Onlarla iletişime geçerek neden hatalı olduğunu görebilir ve bir daha olmasını önleyebilirler.
- Şirketler memnun olmayan bir müşteri görmekten nefret eder, bu nedenle ürününüzü değiştirme veya iade etme şansınız yüksektir.
- İçecekler ve yiyecekler için yedek yerine ücretsiz kuponlar ve hatta ücretsiz ürünler alabilirsiniz! Şirketler sizi tatlandırmak için her zaman bunları yapıştırır.
- Hizmet veren bir restoran veya başka bir şirket, işini düzgün yapmayan bir personelin dikkatine sunulabilir.
- Bir şey doğru değilse itiraf et! Bu ürün veya hizmet için paranızı ödediniz, bu nedenle yüksek kaliteli bir ürüne sahip olmalısınız. Bu konuda asla sessiz kalmayın, çünkü sorununuzu oldukça hızlı bir şekilde çözeceksiniz!
Aşağıdaki mektup, hatalı bir akıllı telefon için bir şikayettir.
William, Public Domain, Pixabay aracılığıyla
Hatalı Akıllı Telefon İçin Örnek Mektup
Sevgili Beyefendi / Hanımefendi, Kısa bir süre önce 17 Temmuz'da Super Stores, Baker Street, Londra'dan bir Samsung Galaxy S5 akıllı telefon satın aldım. Garanti bir yıl süreyle geçerlidir ve kutudaki referans numarası SSF319 yazmaktadır.
Akıllı telefon arızalıydı ve ürünlerinizden dolayı çok hayal kırıklığına uğradım. Akıllı telefon menü ekranını görüntülemeye devam ediyor ancak uygulamalara erişmeme veya yeni bir pencere açmama izin vermiyor. Ekran, menü ekranında donmuş halde kalır.
Telefonu en kısa zamanda, tercihen aşağıda belirtilen zaman dilimi içinde tamir etmenizi rica ediyorum.
Lütfen telefonla birlikte verilen garantiyi mağazanın satın aldığınızda verdiği makbuzla birlikte bulun. Gerekli tüm referans kodlarını bu belgelerde bulacaksınız.
27 Temmuz - 10 Ağustos arasında bir yanıt almak istiyorum ve telefonun tamamen onarılmasını ve normal şekilde çalışmasını istiyorum.
Umarım bu tekrar ve diğer müşterilerin başına gelmez. Sorun giderilirse müşteriniz olmaya devam edeceğim. Umarım problem çözülür ve çözüleceğine son derece güveniyorum.
Saygılarımla, Susan Wells
Restoranda Kötü Hizmet İçin Örnek Mektup
Sevgili Beyefendi / Hanımefendi, 26 Temmuz Çarşamba günü Taco Hut'taki hayal kırıklığı yaratan deneyimimi detaylandırmak için yazıyorum. Düzenli bir müşteriniz olarak, restoranınızda çok korkunç bir deneyim yaşadığımı söylemekten çok üzülüyorum.
Takolarımı sipariş ettiğimde personel siparişimi görmezden gelerek süreci tamamen erteledi! Onlara sipariş verebilir miyim diye sorduğumda aldılar ama çok çabuk ve kaba davrandılar. "Emma" adında bir personel görevlisinin siparişini yerine getirdi, ancak ilk başta sipariş ettiğim şey bu değildi. Sırasını değiştirmedi ve ilk başta istemediğim yemeği yemeye bırakıldım!
Personelin müşterilerine karşı tutum değişikliğine ihtiyacı olduğunu düşünüyorum. İşlerini doğru yapmalarını, arkadaş canlısı ve yardımsever olmalarını isterim. Çabuklukları ve "başka bir müşteri" tavrı ortadan kalkmalıdır. ve Başarılı bir restoranın tek yolu, yardım etmeye istekli güler yüzlü personeldir.
Sorun düzeltildikten sonra müşteriniz olmaya devam edeceğim. Lütfen bir değişiklik olduğunda bana haber verin.
Saygılarımla, Susan Wells.
Şikayet Etmenin En İyi Yolu Nedir: Mektup mu E-posta mı?
E-posta mı yoksa mektup mu yazacağınıza karar vermek zor olabilir. Her ikisinin de kendi avantajları ve dezavantajları vardır ancak genellikle elle yazılmış bir mektup yazmanız tercih edilir. Bunun nedeni, şirketin sizi daha ciddiye alması ve onarım / değişimi size çok daha hızlı postalayabilmesidir.
Ancak bazı şirketlerin (Apple gibi) onarım için yazabileceğiniz geçerli bir adresi yoktur, bu nedenle bunları ilgili departmana e-posta ile göndermeniz gerekir.
En iyi ipuçları
Aşağıdaki en iyi ipuçları, kursunuzda sorunu çözmek için size yardımcı olacaktır!
- Kısa ve öz olun. Konuyla ilgili herhangi bir kabartma veya ranting okuyucu için sadece kafa karışıklığına ve hayal kırıklığına neden olacaktır ve bu isteyeceğiniz son şeydir! Şirketler, kolayca taranabilen ve daha sonra neyin yanlış olduğu, yanıt almak istediğiniz zaman çerçevesi ve sorunu neyin çözeceği gibi hayati bilgileri almak için kullanılabilecek kısa ve resmi mektuplar ister. Bu, süreci hızlı ve kolay hale getirecektir.
- Küfür etmeyin, çirkinleşmeyin veya öfkelenmeyin! Bu, vermek için çok kötü bir vibe ve işleri daha da kötüleştirecek!
- Bir avukata danışmadan şirkete herhangi bir tehditte bulunmayın. Hatalı ürünler gibi küçük sorunlar için herhangi bir yasal tehdit yapmaya gerek yoktur.
- Sorunu çözerlerse onların müşterisi olmaya devam edeceğiniz izlenimini verdiğinizden emin olun . Bir daha asla ürünlerini almayacağınızı söylerseniz, mektubunuzu görmezden gelebilir ve sorunu asla çözmeyebilirler. Ancak size geri ödeme yaparlarsa / önemli şeyleri değiştirirlerse, bunu sizi müşteri olarak tutmak için yapacaklarını söyleyerek.
- Bir cevap veya çözüm istediğinizde bir zaman çerçevesi verin. Bu, işlerin hızlı ve sorunsuz çalışmasını sağlar. Herhangi bir zaman dilimi olmaksızın şirket haftalarca cevap vermeyebilir.
Tüm yorumlar takdir edilmektedir! Hiç tatmin edici olmayan bir ürün veya hizmetle karşılaştınız mı? Deneyiminizi aşağıda paylaşın. Okuduğunuz için teşekkürler!
© 2014 Susan W