İçindekiler:
- Ne Dosyalanmalıdır? Ne Atılmalı?
- Dosyalama Sistemi Kurun
- Kasada Saklanması Gereken Belgeler
- Acil bir durumda
- Bir Taahhüt Verin
- Evrak İşlerinizi Nasıl Düzenleyeceğinizle İlgili Faydalı Video
Her yıl evin etrafına dağılmış dağınık kağıt yığınların stresiyle yaşadım. Girişte, mutfakta ve masamda orada burada küçük yığınlar vardı. Gelen kutusu / giden kutusu sistemim vardı, ancak etkili bir şekilde çalışmadı. Faturalar kaybolur, ifadeler nadiren dosyalarına kaydedilirdi ve ihtiyacım olanı asla ihtiyacım olduğunda bulamazdım. En basit şekilde, mali durumum düzgün organize edilmemişti.
Mali durumunuzu etkin bir şekilde yönetmek, tüm faturalarınızı, mali tablolarınızı, sigorta poliçelerinizi ve diğer önemli evraklarınızı takip etmek için bir sistem gerektirir. Elinizden geçen her bir kağıt, fatura veya fatura parçasını saklamanızı gerektirmez. Aşağıda, neyi tutmanız gerektiğini ve neyi parçalayabileceğinizi belirlemenize yardımcı olacak bir kılavuz bulunmaktadır. Bu gereksinimleri anladıktan sonra, eski dosyalarınızı ve kağıt yığınlarını temizleyebilir ve her gün ayak uydurması hızlı ve basit olan bir sistem kurabilirsiniz.
Ev Dosyalama Sistemi
Ne Dosyalanmalıdır? Ne Atılmalı?
Çoğumuz, yönetilmesi gereken bir yük haline gelen çok fazla evrak işinden tasarruf ediyoruz. Her ATM makbuzunu veya kablo faturasını kaydetmeye gerek yoktur. Referans için onlara ne sıklıkla ihtiyacınız var? Her gün tüm postaları gözden geçirmeyi ve ihtiyacınız olmayan şeylerden kurtulmayı alışkanlık haline getirin. Sürekli olarak eve, ofisinize veya masanızın üzerine yığılmış olarak kağıt akışının üstesinden gelin.
Çalışan bir sistem kurduğunuzda, onu düzenli tutmak her gün sadece birkaç dakika sürecektir.
İşte tutmanız ve dosyalamanız gereken bazı finansal kağıtlara ve atabileceğinizlere hızlı bir bakış. Kimliğinizi korumanız ve gezegen için, parçalama ve geri dönüşümün en sorumlu yol olduğunu "atarken" aklınızda bulundurun.
- Maaş çeki koçanları: Maaş koçanlarınızı doğruluk açısından kontrol ettikten sonra bunlara gerek yoktur. Bir kredi başvurusunda bulunurken istihdam kanıtı olarak ihtiyacınız olması durumunda, en güncel olanı kaydedebilirsiniz.
- Banka Hesap Özetleri, İptal Edilen Çekler: Üç vergi yılı için banka hesap özetleri kaydedin ve dosyalayın. Denetlenirseniz ve ödenen faturaları kanıtlamak için bir makbuz görevi görebilirseniz bunlara ihtiyaç duyulacaktır. İptal edilen çekler en az bir yıl süreyle saklanmalıdır. İfadeler ve kontroller artık alakalı olmadığında, onları yakın veya parçalayın.
- Faturalar: Elektrik faturalarını aylarca veya yıllarca saklamaya gerek yoktur. Bir fatura geldiğinde, son ödemenin size yatırıldığından emin olun, ardından eski faturayı fırlatın veya parçalayın. Yalnızca en güncel olanı kaydedin.
- Kredi Kartı Ekstreleri: Elektrik faturalarında olduğu gibi, son ödemeniz için kredi kazandığınızdan emin olun ve yalnızca en güncel ekstreyi saklayın. Bu kartlar vergiden düşülebilir harcamalar için kullanılmadığı sürece dosyalarınızı eski kredi kartı ekstreleriyle tıkamanıza gerek yok.
- Sigorta Poliçeleri ve Faturaları: Bunları güncel ve yürürlükte oldukları süre için saklayın. İptal edilen poliçeler ve ilgili beyanlar fırlatılabilir.
- Para Yatırma Fişleri, Banka Kartı Makbuzları ve ATM Makbuzları: Bunları yalnızca bir sonraki banka ekstreniz gelene kadar saklayın, böylece onları kontrol edebilir ve tutarları doğrulayabilirsiniz. Vergiden düşülebilir bir gideri temsil etmedikleri ve bir garanti talebinin kanıtı olarak ihtiyaç duyulmadıkları sürece, onları fırlatabilirsiniz.
- Mülk Kayıtları: Mülkiyet süresi boyunca gayrimenkul kayıtlarının tutulması gerekir. Kayıtlara vergi amacıyla ihtiyaç duyulma ihtimali varsa, bir mülkiyet devri veya satış sonrasında bunları kaydedin.
- Yatırım Kayıtları: Yatırımlarla ilgili tüm yatırım kayıtları ve banka ekstreleri saklanmalıdır. İfadeleriniz kümülatifse, yalnızca en yenilerini saklayabilir ve eski evrakları parçalayabilirsiniz.
Artık gerekmeyen her şeyi temizlemek için eski dosyalar da dahil olmak üzere tüm kağıtlarınızı gözden geçirmek için zaman ayırın. Bu, finansal kayıtlarınızı düzenleme görevini daha kolay ve daha az karmaşık hale getirecektir. Nihayetinde, ihtiyacınız olanı anında bulmanızı sağlayacak organize bir dosyalama sistemine sahip olacaksınız.
The Bill Payer, ev finans organizasyonu seti.
Dosyalama Sistemi Kurun
Dikkate alınması gereken birkaç farklı dosyalama sistemi vardır. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, taşınabilir bir akordeon dosyasından küçük bir dosya dolabına kadar her şey gerekebilir. Tüm fazla mali belgeleri temizledikten sonra, dosyalarınızın geri kalanını depolamak için ne kadar alana ihtiyacınız olacağını değerlendirin. Şu anda ihtiyacınız olandan biraz daha büyüğüne gidin, böylece daha sonra daha büyük bir sisteme geçme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz ve belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde dosyalayabilirsiniz.
Her kategori için sekmeler içeren basit bir geleneksel dosyalama sistemi kullanıyorum (genel kategoriler için yukarıdaki bölüme bakın). Ayrıca, her çocuğum için önemli evrakları, tıbbi faturaları ve sigortayı saklamak için ayrı dosyalarım var. Her sigorta poliçesi ve ilgili beyannamenin de kendi dosyası vardır.
Bir fatura ödeme istasyonu kurun. Bu, faturalarınızı ödemeniz için ihtiyacınız olan her şeyi içeren basit bir küçük saklama kutusu, bir masaüstü dosya düzenleyicisi veya bu görev için özel olarak tasarlanmış bir takvim tabanlı düzenleme ürünü olabilir. Faturalarınızın çoğunu çevrimiçi ödeseniz bile, yine de kaçınılmaz olarak, "eski usul" tuhaf faturaları ödemeniz ve çek defterinizi, pullarınızı vb. Uygun bir yerde istemeniz gerekecektir. Tek bir "ödenecek" dosyası yerine takvim tabanlı bir sistem kullanıyorum. Mümkün olduğunca çok faturayı çevrimiçi olarak ödemek, gazeteyi minimumda tutmaya yardımcı oluyor ve bu ödemeler için takvimimi de işaretleyebiliyorum.
Kasada Saklanması Gereken Belgeler
Güvenli tarafta olmak için, aşağıdaki önemli ve genellikle yeri doldurulamaz belgeleri evinizde kiralık bir kasada veya yanmaz bir kasada saklamayı düşünün.
- Doğum, ölüm ve evlilik belgeleri
- İskan, velayet ve boşanma belgeleri
- Evlat edinme veya vatandaşlık belgeleri
- Mülkiyet tapuları, motorlu taşıt başlıkları
- Hisse Senetleri, ABD Tasarruf Tahvilleri
- İpotek ve arazi sözleşmeleri veya yasal olarak bağlayıcı her türlü anlaşma
- Askeri belgeler
- Patentler, telif hakları
- Fotoğraflar ve faturalar dahil ev envanterinizin bir listesi.
Acil bir durumda
Ailenizde fatura ödeme ve mali dosyalama işleriyle ilgilenen tek kişi siz misiniz? Eşiniz veya sevdiğiniz başka biri, yokluğunuzda gerekli evrakları bulabilir mi?
Sisteminizi açıklayan, önemli yasal bilgilerin ve sigorta bilgilerinin nerede saklandığını açıklayan ve acil bir durumda neyin gerekli olabileceğinin nasıl bulunacağına dair talimatları açıklayan bir "Acil Durumda" dosyası oluşturmak için zaman ayırın. Muhasebeciniz, avukatınız ve yatırım komisyoncunuz için olanlar gibi önemli telefon numaralarını ekleyin. Dosyayı, yokluğunuzda kolayca bulunabilmesi için açıkça işaretleyin. Düzenli olarak güncel tutun.
Bir Taahhüt Verin
Herhangi bir dosyalama sistemini çalıştırmanın ve mali kayıtlarınızı iyi organize etmenin anahtarı, günlük olarak buna ayak uydurma taahhüdünde bulunmaktır. Sisteminiz devreye girdiğinde, postaları sıralamak, ekstreleri dosyalamak ve faturalarınızı güncel tutmak için her gün birkaç dakikanızı ayırın.
Yakında, uzun vadeli finansal sağlığınız için gerekli olan bir alışkanlık edinmiş olacaksınız ve mali durumunuzu yönetmenin yarattığı stresi azaltmış olacaksınız.