Müşterilerle yazılı veya elektronik olarak anlaşma - 2. bölüm

Giriş:

Yazılı ve elektronik olarak iletişim genellikle ekipman kullanımını gerektirir. Başarılı bir şekilde iletişim kurabilmek için aday, ilgili ekipmanı verimli bir şekilde çalıştırmayı bilmelidir. İletişimlere yanıt vermede tahmin edilen bir gecikme olduğunda, müşterinin durum ve ilerleme konusunda güncel tutulması gerekir.

Elektronik ve yazılı iletişim, belgelerin doğru kişinin eline geçmemesi durumunda riskli olabilir. Yukarıdaki iletişim araçlarının güvenli bir şekilde iletilmesini sağlamak için özen gösterilmelidir.

Bu, 6 kredi değerine sahip 3. seviye bir birimdir. Bu birim, anlaşılması kolay olması ve çok fazla bilginin tek bir merkeze sıkıştırılmaması için iki bölüme ayrılmıştır.

Bu ünitenin ilk bölümünü okumak için lütfen aşağıdaki bağlantıyı izleyin:

Müşterilerle Yazılı veya Elektronik Olarak İş Yapın - Bölüm 1

123rf.com

4.6 Yazılı veya elektronik iletişim üretmek ve göndermek için kullanılan ekipmanın nasıl çalıştırılacağını açıklayın.

Yazılı ve elektronik iletişim farklı şekillerde yapılabilir ve farklı iletişim türleri için farklı ekipmanlar kullanılır. Bu iletişimleri etkin bir şekilde göndermek ve almak için, bu ekipmanların çalıştırılmasının bilinmesi gerekir.

Yazılı iletişim için kişinin yazma becerisine sahip olması ve aynı zamanda bu iletişime uygun doğru kalem, kağıt ve kurşun kalemleri kullanması gerekir. İletişim yazdırılacak ve gönderilecekse, yazıcının nasıl kullanılacağını bilmek gerekir. Elektronik iletişimde, bir bilgisayar veya bir faks makinesi kullanıyoruz. Bu nedenle, iletişim kuran kişinin bilgisayarı veya dizüstü bilgisayarı ve faks makinesini nasıl çalıştıracağını bilmesi gerekir. Fakslanan materyaller elle yazılmış veya basılmış olabilir ve bir kişinin bir faks makinesi, bilgisayar ve yazıcının nasıl çalıştırılacağını bilmesini gerektirebilir.

Belge üretmek için ihtiyacımız var

• Klavye, fare ve monitör içeren bilgisayar veya dizüstü bilgisayar veya kalem ve kağıt
• Yazıcı

İhtiyacımız olan belgeleri göndermek için

• Bir faks makinesi
• Klavye, fare ve monitör veya dizüstü bilgisayara sahip bir bilgisayar
• Zarflar ve pullar

Bir bilgisayarı çalıştırmak:

• Birinin klavyesi, monitörü ve faresi ve yazıcıya bağlı bir bilgisayara veya CPU'ya ihtiyacı var.
• Bilgisayar, kuruluşumuzda Windows XP olan işletim sistemine sahip olmalıdır.
• Bilgisayarı açmadan önce, güç kablolarının CPU'nun arka paneline, monitördeki video kablolarının ve güç soketine giden kabloların tam olarak sabitlendiğinden ve ayrıca fare ve klavyenin uygun şekilde bağlandığından emin olunmalıdır. bağlantı noktaları.
• Bu kontrolden sonra, güç düğmesi CPU'da açılır.
• Makine, sisteme giriş yapmak için kullanıcı adı ve şifre isteyecektir. Bu, bilgisayarların nasıl ayarlandığına bağlı olarak her kuruluş için farklılık gösterecektir u.
• Kaynakları ve yazılımı kullanmak, sabit sürücülere erişmek vb. İçin şirkete özel sistemler veya yazılımlar için ek oturum açmalar olabilir.
• Kuruluşun belge üretmek için kullandığı kelime işlemci yazılımını, Microsoft uygulamalarını ve diğer uygulamaları kullanmayı bilmek gerekir.

Belgeyi hazırladıktan sonra, e-postaya nasıl ekleneceğini ve kuruluş tarafından sağlanan e-posta hizmetlerini kullanarak nasıl gönderileceğini bilmeli, örneğin Microsoft Outlook veya posta ile gönderilmesi gerekiyorsa, kullanılacak yönteme bağlı olarak yazdırılmalıdır. iletişimi gönderin.

Bazen belgenin flash sürücüler, CD'ler veya DVD'lerde şifreli olarak gönderilmesi gerekebilir. Bu durumlarda, dosyaları flash sürücüye nasıl kopyalayıp şifreleyeceğinizi bilmek gerekir ve bunları CD'lere veya DVD'lere yazıyorsanız, yazma veya yazma yazılımının nasıl kullanılacağını bilmek gerekir.

wikihow.com

Bir faks makinesinin çalıştırılması:

Faks makineleri çoğunlukla e-posta yoluyla belge gönderme olanağı olmadığında veya kuruluşlar bu tür belge için e-posta iletişiminin güvenli olmadığını düşündüğünde veya belgelerin postayla ulaşmasının günler alabileceği durumlarda kullanılır. Dokümanları faks yoluyla göndermek için, bir faks makinesinin nasıl çalıştırılacağını bilmek gerekir. Bir faks makinesini çalıştırmak için, faks makinesinin modeline bağlı olarak bir faks numarası, alıcı faks numarası, kartuş veya şerit veya tonere, bir kapak sayfası ile birlikte gönderilmesi gereken gerekli belgeler ve alıyorsanız boş beyaz kağıtlara ihtiyacınız vardır. faks.

Kullanılmadan önce faks makinesini kurmanız ve yapılandırmanız gerekir. Başlangıçta güç ve telefon hattının takılması ve gücün açılması gerekir. Telefon hattının kullanım kılavuzuna göre doğru sokete girmesi gerekir. Çevir sesi olduğundan emin olun. Çoğu kuruluşun faks hattı için özel bir telefon numarası vardır ve bu nedenle faks makinesi otomatik yanıtlamaya ayarlanabilir. Tonerin / kartuşun / şeridin yüklü olduğundan ve faks almak için kağıt tepsisinde her zaman gerekli miktarda kağıt bulunduğundan emin olun.

Kayıtlar açısından, faks için göndermenin başarılı olup olmadığını veya herhangi bir hata olup olmadığını size söyleyen bir onay sayfası ayarlamak iyidir. Gizli ve önemli veya yasal belgeler gönderirken yardımcı olur. Ancak faksı yalnızca basit işler için kullanıyorsanız, kağıt tasarrufu yapmak için bu özelliği kapatabilirsiniz.

Diğer bir kullanışlı ayar, faksın nereden geldiğini, tarih, saat ve faks numarasını belirtmek için belgenin üstüne bir satır içeren başlık seçeneğidir. Bu, gönderenin ayrıntılarını belirlemek ve gerekirse gönderenle faks yoluyla iletişim kurmak için çok yararlı olacaktır.

Faks gönderirken, gücün açık olduğundan emin olun ve faks için her zaman gönderilen belgelerin ayrıntılarını, kimin gönderdiğini ve ne amaçla gönderildiğini belirten bir kapak kağıdı gönderin. Bu, işleri çok net ve kolay hale getirecek. Belgeleri doğru tepsiye doğru konuma yerleştirin ve faksı göndermek istediğiniz numarayı çevirin. Gönder düğmesine basın ve tüm kağıtların taranmasını ve faksın iletilmesini bekleyin. İşlem tamamlandığında, faks makinesi ayarlara bağlı olarak bir onay raporu yazdıracaktır.

Makine düzgün bir şekilde kurulmuşsa, kağıt tepsisi yüklüyse ve kartuş veya toner hazırsa, faks almak çok kolay bir işlemdir. Faks makinesi faksları otomatik olarak alacak şekilde ayarlandıysa, faks hattı çaldığında, makine faksı otomatik olarak alacak ve yazdıracaktır. Faksı otomatik olarak yanıtlayacak şekilde ayarlamak çok kullanışlıdır, böylece günün herhangi bir saatinde gelen önemli belgeleri kaçırmazsınız.

Bir yazıcının çalıştırılması:

Daktilo edilmiş bir belgeyi posta hizmetleri veya faks yoluyla gönderebilmeniz için önce bunları yazdırmanız gerekir. Belgeleri yazdırmak için, bilgisayarınıza veya bilgisayarınızın bağlı olduğu ağa bağlı bir yazıcıya ihtiyacınız vardır. Faks makinesine çok benzer şekilde, yazıcının fişe takılı ve gücün açık olduğundan emin olmanız gerekir. Yazıcının türüne bağlı olarak, ister mürekkep püskürtmeli ister lazer püskürtmeli, yazıcılarda mürekkep kartuşu veya toner kartuşu olacaktır. Kartuş bölmesine mürekkep veya toner yüklendiğinden emin olun. Yazıcının türüne bağlı olarak, farklı kağıt türleri ve farklı kağıt boyutları için farklı tepsileriniz olabilir. Kağıt tepsilerinin yüklendiğinden emin olun. Baskı kalitesi, çift taraflı baskı vb. İçin yazıcıda bazı başlangıç ​​ayarlarını yapın.

Bir belgeyi yazdırmak için, oluşturduğunuz belgenin dosya menüsünü kullanın ve yazdır seçeneğini seçin. Görünen kutuda, yazdırma ayarlarını yapmak için seçenekler veya özellikler düğmesi olacaktır. Gerektiğinde renkli yazıcıda renkli baskı yapılabilir. Kağıttan tasarruf etmek için çift taraflı baskı yapılabilir.

Tüm bu ekipmanlar ofis ortamında her gün kullanılırken, enerji tasarrufu için bilgisayarları ve yazıcıları her gün kapattığınızdan emin olun. Ekipmanların uzun ömürlü olmasına da yardımcı olur.

4.7 Bir iletişime yanıt vermede herhangi bir gecikme olması muhtemelse, müşterinizi bilgilendirmenin önemini açıklayın.

Müşteri hizmetleri her organizasyonda çok önemli bir unsurdur. Müşterilerle iletişim ve ilişkiler çok önemlidir ve organizasyonun sorunsuz çalışması için sürekli olarak sürdürülmelidir. Müşterileri bilgilendirmek çok önemli bir görev ve müşteri hizmetlerinin bir parçasıdır. Bu, pek çok sorunu, yanlış anlaşılmayı ve hayal kırıklığını önlemeye yardımcı olacak ve çoğu zaman müşterilerle olan ilişkiyi güçlendirmeye yardımcı olacaktır. Müşteriler, bir sorunu kendi başlarına bulmak yerine şirket veya kuruluştan duymaktan mutlu olacaklardır. Dolayısıyla proaktif bir yaklaşım, reaktif bir yaklaşımdan çok daha iyidir.

Örneğin (benim işim açısından), bir sorun olduğunu biliyorsanız ve alınan yönlendirmelerde bir bekleme listesi varsa, gecikmeyi ve gecikmenin neden olduğunu bildirmek için müşterileri arayabilir ve ayrıca onlara sorunun sıralanacağı bir zaman çerçevesi verin. Ayrıca, gecikmenin nedenlerini ve ne zaman işlem göreceğini belirten bir mektup da gönderebilirsiniz. Bu yapılmazsa, müşteriler tekrar çalacak ve olumsuz bir yanıt aldıklarında hüsrana uğrayacak veya başka kuruluş veya şirketleri arayacaktır.

Hizmetlerdeki gecikmeler veya iletişim veya hizmetlere yanıt vermedeki gecikmeler hakkında müşterilerle bilgi paylaşmak, müşterilere şirketin onlara değer verdiğini söyleyecektir. Ayrıca müşterilerin müşteri hizmetlerini aramasını ve endişelenmesini veya hayal kırıklığına uğramasını da önleyecektir. Bu, müşteri ilişkilerini güçlendirmeye yardımcı olacaktır. Kendinizi daima müşterinin yerine koyun ve ne beklediğinizi düşünün. Aynı ve ötesi müşteriler için sağlanmalıdır.

Bir müşteriden talep aldığınızda, müşteri talebinin yerine getirilip getirilmeyeceğini görmek için beklentiyle bekler. Hatta taleplerinin size ulaşıp ulaşmadığını merak edebilirler. Bu nedenle, ilk adım olarak, makbuzu onaylamak ve müşteriye talebi aldığınızı ve bununla ilgileneceğinizi veya üzerinde çalışacağınızı bildirmek iyidir. Bu, çözülmesi biraz zaman alacak bir talepse, müşteriyi ilerleme hakkında bilgilendirin. Bu, işin devam ettiğini ve onlara bakıldığını bilerek müşterinin huzur içinde kalmasına yardımcı olacaktır.

Sorun çözüldüğünde, müşterinin bilgi için sizi aramasını beklemek yerine müşteriyi arayıp bilgilendirdiğinizden emin olun. Bu, müşterinin huzur içinde kalmasına ve üretken olmasına yardımcı olacaktır, aksi takdirde müşteriye göre sorunlar hala çözülmeden mevcuttur.

Müşteriyi bilgilendirmek, müşteri memnuniyetini artırır. İyi ya da kötü haber olsun, hatırlanacaklarını ve göz ardı edilmeyeceklerini bilmeleri için bilgilendirilmeleri gerekir.

viseven.com

4.8 Yazılı veya elektronik iletişimlerin gizliliği ile ilgili riskleri açıklayın.

Tüm iletişim biçimleri tamamen güvenli değildir. Tüm iletişim türlerinde boşluklar ve dezavantajlar vardır.

Yazılı iletişimin gizliliği ile ilgili riskler:

Her türlü yazılı iletişim, basılı kopya olarak kaydedilecek veya posta hizmetleri aracılığıyla gönderilecektir. İletişim, yetkisiz kişilerin okumasına veya bakmasına izin verilmeyen gizli bilgiler içerebilir.

Elektronik iletişimin gizliliği ile ilgili riskler:

Elektronik iletişim biçimleri arasında telefonlar, cep telefonları, faks makineleri ve e-posta bulunur.

• Telefonlar: Sabit hatlı bir telefon üzerinden gerçekleşen iletişim, telefon hatlarının dinlendiği durumlar olduğu için tamamen güvenli değildir. Süreç ve prosedürlerin bir parçası olarak, telefon şirketleri telefon görüşmelerini izleyebilir ve bu da gizlilik açısından yine ciddi bir sorun haline gelir. Ayrıca, bir kişinin konuşmasının başkaları tarafından duyulabileceği, dolayısıyla gizliliği ihlal eden birden fazla uzantıya sahip olabilecek satırlar da vardır.

• Cep telefonları: Cep telefonu iletişimi, kolayca kesilebilen radyo dalgalarını kullanır. Cep telefonlarından alınan herhangi bir mesaj, eğer telefon şifre ile kilitlenmemişse, yanlış kişilerin eline geçerse herkes tarafından görülebilir. Ayrıca akıllı telefonlar, e-postaları ve diğer işlevleri ayarlamak için daha kolay seçeneklere sahiptir. Parola ile güvence altına alınmazsa, bu akıllı telefon işlevleri, bilgileri bu bilgilere erişme yetkisi olmayan kişilerin eline gönderirlerse, gizlilikle ilgili ciddi sorunlara neden olabilir.

• Faks cihazları: Faks makineleri bilgi gönderip almanın güvenli bir yolu olsa da, faksla bilgi gönderirken çok dikkatli olunması gerekir. Faks gönderirken yanlış numara girerseniz, bir hane yanlış olsa bile gizli veriler, hukuki bir konuda muhalif tarafa bile yanlış kişilerin eline geçebilir. Bu nedenle, gönder veya ilet düğmesine basmadan önce faks gönderdikleri numarayı iki kez kontrol etmek gerekir. Alıcının ucunda faks makinelerine yetkisiz erişim de olabilir. Bu nedenle, faksı göndermek için doğru zaman olup olmadığını ve alıcının belgeleri elinde alıp almadığını alıcıyla kontrol etmek her zaman iyidir. Kendi ofisinizde bile, faks makinelerinin yalnızca yetkili personelin erişebileceği yerlerde saklanması gerekir, aksi takdirde alınan gizli belgeler yanlış kişiler tarafından ele geçirilebilir.

• E-postalar: Faks iletiminde olduğu gibi, e-posta yoluyla iletişim kurarken çok dikkatli olmak gerekir. E-posta adresini doğru girdiğinizden emin olmak ve doğru olup olmadığını iki kez kontrol etmek gerekir, aksi takdirde e-postalar yanlış alıcının gelen kutusuna gidebilir. E-posta yoluyla iletişime dahil olan başka tehditler de vardır. E-postalar ve ekleri, sistem yöneticileri ve bilgisayar korsanları tarafından okunabilir ve görülebilir. Bu nedenle, gizli ve hassas bilgiler gönderirken, halka açık ağları kullanmaktan kaçınmalı ve şifreli yöntemler kullanmalısınız.

Genel olarak, müşterileri veya iletişimin alıcılarını yazılı ve elektronik iletişimin içerdiği riskler ve kişisel toplantıların en iyi yöntem olduğu konusunda bilgilendirmek her zaman iyidir.

Kuruluşumuz, bilgisayar teknolojisi kullanımında veri güvenliğini sağlamak için önlemler almıştır.

E-postalar

Bu ünitenin ilk bölümünü okumak için lütfen aşağıdaki bağlantıyı izleyin:

Müşteriyle yazılı veya elektronik olarak anlaşma - Bölüm 1

Umarım bu merkezdeki bilgileri yararlı bulmuşsunuzdur. Bu sadece referans amaçlıdır. Herhangi bir sorunuz varsa veya deneyiminizi paylaşmak istiyorsanız, lütfen bunu aşağıdaki yorum bölümünde yapın.

Herşey gönlünce olsun!