İş yerinde e-postanın etkili kullanımı için 9 stratejiler ve daha fazlası

E-posta göndermek ve almak neredeyse her toplulukta iş dünyasında yaygındır.

Lori Truzy

E-postanın İşletmeler İçin Önemi

Bazı tahminler, günlük çevrimiçi ticari yazışmaların miktarını küresel olarak yaklaşık 130 milyar olarak gösteriyor. E-posta, işletmeler için etkili bir araçtır, ancak e-mesajlar en üst düzeyde profesyonellikle ele alınmalıdır. İş etkileşimlerinde e-postanın önemine rağmen, çoğu işveren elektronik postayı kullanma eğitimi nadiren verilmektedir. Tesadüfen, işçiler iş kaynaklarını kullanırken kişisel ve ticari yazışmalar arasındaki farkı kavramalıdır.

Gerçekten, e-posta ile iş etkileşimleri, doğru şekilde yürütülmezse zararlı olabilir. Bir rehabilitasyon danışmanı olarak, iş ortamı için yazılı ve sözlü becerilerin geliştirilmesi için müşterilerle çalıştım. Ek olarak, e-posta ile etkili bir şekilde iletişim kurmak için stratejiler uygulama konusunda işverenlere yardımcı oldum. Aşağıda yararlı bir politika oluşturmak için yararlı olduğu kanıtlanmış teknikler ve fikirler verilmiştir.

Anket

E-posta etkileşimleri iş günü boyunca gerçekleşir.

Lori Truzy

İş Yerinde E-posta Kullanımı için 9 Etkili Stratejiler

1. Uygunsuz şakalardan kaçının. Bir bireyi karalamak için belirli kelime ve ifadeler kullanmak, derhal işten çıkarılmanın gerekçesi olabilir. Okullar gibi birçok kuruluşun açık dil kullanımına karşı politikaları vardır. E-posta ve diğer iletişimlerdeki saldırgan yorum türleri şunları içerir: ırkçı hakaretler, bağnaz ulusal köken beyanları, bir kişinin engelliliği hakkında önyargılı yorumlar ve cinsel yönelimle ilgili hakaretler. Sonuç olarak, araştırmalar, işletmelerin çalışanlara ve halka karşı saygılı bir itibara sahip olmaktan kazanç sağladığını göstermiştir. E-postalar dahil, komedi hakkındaki kişisel görüşünüzü iş iletişimlerinden kısıtlayın.

2. Günün saatini düşünün. Günün saati bir e-postaya verilen tepkileri etkileyebilir. Günün sonunda bir kişi, çalışan, müşteri veya yüklenici hakkında bildiklerinizi yansıtmayan kısa bir dilde çevrimiçi bir yazışma gönderebilir. Ayrıca, mesai saatleri dışında bir e-posta göndermenin uygun olup olmadığını düşünün. Örneğin, akşam ailesi ile birlikteyken bir danışmana mesaj atmak harika bir fikir olmayabilir. (Ne kadar acil bir yanıt almanız gerekiyor? Bir sonraki iş gününde sorunla daha iyi ilgilenilir mi?)

3. Molalarda ve öğle yemeğinde e-posta göndermemeye çalışın. İnsanlar işteki stresten kurtulmak için molaları ve öğle yemeği saatlerini kullanırlar. Bu dönemlerde kişisel konularla da ilgilenebilirler. Bu nedenlerden ötürü, başka bir kişiyle e-posta yoluyla iletişim kurmak, öğle yemeğinde veya mola sırasında zayıf bir şekilde ifade edilmiş fikirlerle aceleyle oluşturulmuş yanıtlarla sonuçlanabilir. Profesyoneller tarafından sıklıkla kullanılan bir teknik, iş günü içinde netliği ve odaklamayı korumak için e-postalara yanıt vermek ve yazmak için bir zaman ayırmaktır.

4. E-postanın ne zaman en iyi seçenek olmayabileceğini belirleyin. Uzun konuşmaları içeren konular en iyi şekilde yüz yüze etkileşimler veya bir telefon görüşmesi yoluyla sunulabilir. Ayrıca, uygun insan kaynakları personeli veya yöneticisi olmadığı sürece, iş sahasında e-posta alışverişinde gizli konulardan veya hassas konulardan kaçınılmalıdır. Bu sorunlar şunları içerebilir: potansiyel ayrımcılık, ücret tutarsızlıkları ve sağlık sorunları. Benzer şekilde, beyin fırtınası zaman ve çaba gerektirir ve bu tür bir etkinliği başka bir iletişim biçimi için daha uygun hale getirir. Esasen, çözülmesi birkaç dakikadan fazla süren tartışma alanları e-posta için uygun olmayabilir.

5. Öfkeyle yanıt vermeyin. Elektronik posta almak sizi savunmacı bir zihniyete sokabilir. Ancak yanıtınızı göndermeden önce sakin olun. Günümüz çalışma ortamında, incelik sergilemek, çalışanlar için oldukça değerli bir özelliktir. Ayrıca, küfürlü kelimeler kullanmaktan kaçının. Şu gerçeği bir düşünün: Yazdığınız öfkeli e-posta, ertesi günün haber döngüsünün bir parçası olabilir veya sosyal medyada yayınlanabilir. Kısacası, organizasyon içinde ve dışında verimli ilişkiler kurarken işinizi sürdürmek isteyebilirsiniz. Başka bir deyişle, duygusal kısıtlama kapasitesi göstermek, genel kariyer yolunuza fayda sağlayabilir.

6. E-postanızı göndermeden önce düşünün. İlk olarak, yazışmalar için kelime seçiminizi zihinsel olarak düşünün. Ardından e-postanın bir taslağını yazın. Son olarak, gözden geçirin ve gerekli değişiklikleri yapın. Zaman izin verirse, başka bir kişinin size geri bildirim vermesine izin verin. Konunun etkileşimin merkez noktası olduğundan emin olun.

7. Mümkünse şablonları kullanın. Bir sisteme sahip olmak, e-posta ile ilgili bazı sorunları azaltır. Birçok şirket ve kuruluş, iş için rutin olan çeşitli durumlar için biçimlendirilmiş e-postalar geliştirir ve sürdürür. Hizmetlerin reddedilmesi veya onaylanması, ürünlerin iadesi ve toplantıların planlanması şablonlar için uygun alanlardan sadece birkaçıdır. Bir kuruluş böyle bir adım attığında, yazılı alışverişlerdeki yanlış adımlar azaltılırken hizmet kalitesi artırılabilir. Şablonlar aynı zamanda mükemmel zaman kazandıran araçlardır.

8. Mesajınız kısa ve kibar olmalıdır. Başka bir insana yazdığınız anlayışla mesajınızı oluşturun. Nazik bir selamlama ve kapanış kullanın. Argo ve isim çağrısından kaçınırken e-postanın amacına odaklanın. Diplomatik olarak konuya gelin. İlgisiz endişeleri dile getirmeyin.

9. Ses tonunuz önemlidir. Çalışanlara, yüklenicilere veya tüketicilere yazılı olarak veya başka herhangi bir iletişim biçiminde zorbalık yapmayın. Tehdit edici dil, ciddi sonuçlara yol açabilir. E-postanın tonunu olumlu tutun. Sorunları çözmeye istekli olduğunu gösteren cümleler ekleyerek ileriye dönük düşünmeyi gösterin. Bir örnek şöyle olabilir: "Soruna bir çözüm bulabileceğimize eminim."

Bir e-postaya çok hızlı davranmanın sonuçları olabilir

Lori Truzy

Yasal Sonuçlar ve Politika Hususları

Aceleyle gönderilen e-postalarla ilgili yasal sonuçlar olabilir. Aslında mahkemeler, çevrimiçi yazışmaları yazılı bir kayıt olarak kabul etmiştir. Bu nedenle, e-postayı, ihtiyaç duyulması halinde incelenebilecek iş bildirileri, elektronik belgeler veya beyanlar olarak anlayın. Yeni çalışanları eğitirken şirketler, çalışanların e-posta ile ilgilenme becerilerini geliştirmek için farklı senaryolarla pratik yapmalarına izin vermekten fayda sağlayacaktır. Temelde, bir politika geliştirmek ve e-posta etkileşimi hakkında eğitim almak, bir kuruluşun davalardan uzak durmasına yardımcı olur. E-posta kullanımına ilişkin etkili bir politikanın bazı önemli bileşenleri aşağıda verilmiştir. Bununla birlikte, işletme sahipleri, politikayı iş yerinde uygulamadan önce bir avukata danışmak isteyebilirler.

İşletmeler için E-posta Politikasının Temel Bileşenleri

• Çalışanların yasal çevrimiçi mesajlara ne kadar hızlı yanıt vermesi gerektiğini belirtin.
• Her çalışanın uygun şablon kullanımı konusunda eğitim alması gerektiğini belirtin.
• Şirket kaynaklarını kullanarak çalışanların çevrimiçi yazışmalarını bilgilendirmek, işverenin takdirine bağlı olarak veya gerektiğinde yetkililer tarafından incelemeye tabidir.
• Çalışanların e-posta yoluyla diğer personel, müşteriler veya yüklenicilerle ne zaman iletişime geçebileceğini tanımlayın. (Toplantılar sırasında telefonlar kapalı olmalı mı? Kişisel endişeler mesai saatleri içinde e-posta ile ele alınmalı mı? İstisnaları ne zaman?)
• Olağandışı durumlarda ne yapmanız gerektiği konusunda ayrıntılı bilgi verin. (Özellikle rahatsız edici bir e-mesaj durumunda kiminle iletişime geçilmelidir? Yetkililere haber verilmeli mi?)
• Elektronik postaya cevap verilmemesi nasıl karşılanacak? Ayrıca, e-posta göz ardı edilmeli veya bir amire iletilmeli mi?
• Bir e-postanın tam olarak hangi dili içeremeyeceğini detaylandırın. Örneğin: "Kuruluşlarımız, e-posta dahil sözlü veya yazılı yazışmalarda ırk veya cinsiyet hakaretlerine karşı sıfır toleransa sahiptir.
• Politikayı ihlal etmenin sonuçlarını belirtin. Örneğin, "Bir çalışanın e-posta sistemimizde zorbalık içeren bir dil kullandığı tespit edilirse, işe son verilmesi dikkate alınarak İK tarafından bir incelemeye tabi tutulacaktır.

Gönder düğmesine basmadan önce durun ve düşünün

Lori Truzy

Anket