Çalışanlar ve işletme sahipleri için 6 etkili zaman yönetimi ipuçları

Aynı anda yönetmeniz gereken çok fazla şey olduğunu mu fark ettiniz?

Unsplash'ta Robert Bye Fotoğrafı

1. Durumu Analiz Edin

Programınızı aktivitelerle doldurmak ve her zaman meşgul olmak, mutlaka zamanınızı etkili bir şekilde yönettiğiniz anlamına gelmez. Sürekli olarak yüksek hızda hareket etmenin kendine özgü dezavantajları vardır, bunlardan en önemlisi stres içermemektedir.

Gerçek şu ki, zamanı gerçekten kontrol edemiyoruz veya yönetemiyoruz. Ne yapabilirsiniz yönetmek kendimizi olduğunu. Resmin tamamını görmek için yavaşlamak gerekiyor.

Kendinize şu soruları sorun: Bu, zamanımın en verimli kullanımı mı? Bugün yapmam gerekeni çok fazla zaman harcamadan elde etmenin daha akıllıca bir yolu var mı?

Meşgulluğun kendisi bir sorun olabilir. Meşgul olmanın kaçamak bir yaklaşım haline geldiği zamanlar vardır - kişinin hayatındaki diğer önemli konulardan kaçınmanın bir yolu.

Bu nedenle, kendini sürekli faaliyetlere sokmak yerine tekrar düşünmek, zamandan tasarruf sağlayabilir ve çabaları daha verimli ve karlı hale getirebilir.

Net bir vizyona sahip olmak çok önemlidir

Fotoğraf: You X Ventures on Unsplash

2. Rolünüzün Ne Olduğu Konusunda Açık Olun

Normal bir işyerinde bile, kötü zaman yönetimiyle ilişkili sorunlar, bir çalışanın orijinal rollerinin ve sorumluluklarının gölgede kaldığı ve kendisini tüm zamanını orijinal iş tanımında olmayan şeylere harcarken bulduğu bir kriz yönetimi durumuna neden olabilir.

Bu nedenle, neyin başarılması gerektiğine ve rolünüzün ve sorumluluklarınızın neler olduğuna dair net bir vizyonla yola çıkmak çok önemlidir. Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, herhangi bir yol sizi oraya götürür. İlerlemeniz için bir kıyaslama olarak sürekli olarak kullanabileceğiniz bir standarda sahip olmanız gerekir.

Eğer çalışıyorsanız, önceliklerinizin nerede olduğu konusunda net olmak için bölüm müdürünüzle bir toplantı yapmanız gerekebilir. Bu tartışmayı başlatmak başka şekillerde de faydalı olabilir. Tükenmişliği önlemek için programınızı yeniden düzenlemenize yardımcı olabilir ve diğer ekip üyelerine ekstra görevler atamanızı kolaylaştırabilir.

İş dünyasının değişen doğası nedeniyle önceliklerin ve bunlarla birlikte sorumlulukların da değişebileceğini unutmayın. Bu özellikle serbest meslek sahipleri için geçerlidir. Zaman yönetiminizi, bu tür değişiklikleri dikkate alacak şekilde düzenleyin.

Zamanınızı koruyun

3. Programınızı Koruyun

Zaman, sahip olduğunuz en değerli varlıktır. Hayattaki diğer şeylerin çoğu değiştirilebilir, ancak zaman değildir. Zaten kullanılmış olan hayatınızın yıllarını asla geri alamayacaksınız. Aynı şey şu anda işleyen her saniye için de geçerlidir.

Bu nedenle, zamanınızı dikkatli bir şekilde korumak yalnızca gerekli değil aynı zamanda zorunludur. Bir eylem listesi tutun ve öncelikli görevlerinizi belirledikten ve bunları tamamlamak için kesintisiz bir zaman ayırdıktan sonra, müdahale olmadığından emin olmak için özen gösterin.

Bu, sesli postanızı etkinleştirmek, e-posta bildirimlerini devre dışı bırakmak, gelen çağrıları sınırlamak, canlı toplantılar yerine sanal toplantılardan yararlanmak, takvim randevuları gerektirmek, 'Rahatsız Etmeyin' işaretlerini kullanmak gibi önlemleri içerir.

Örneğin, 15 dakika sürecek bir toplantı planladıysanız, tüm katılımcıların süre sınırına uymasını ve eldeki konuya bağlı kalmasını sağlayın. Belirlediğiniz zaman dilimi içinde ele alınamayacak herhangi bir yabancı sorun için ayrı bir düzenleme yapılabilir.

Yukarıdakilerin yanı sıra, sürekli olarak zamanınızı boşaltmanın yollarını araştırın. Bu sizi daha verimli hale getirecek. Günün sonunda bir araya getirildiğinde her aktiviteden tasarruf edilen birkaç dakikanın tümü önemli bir fark yaratabilir.

4. 80/20 Kuralından Yararlanın

İşletme büyüdükçe, sorumluluklar artar ve etkili zaman yönetimine sahip olma ihtiyacı artar.

Tek kişilik bir operasyon olarak başlamış olabilecek şey, çok hızlı bir şekilde, o kadar inanılmaz taleplerle o kadar büyük hale gelebilir ki, uygun yönetim uygulanmazsa işler kontrolden çıkar.

Kendinizi önceden hazırlamanız gereken tipik görevler arasında iş stratejileri oluşturmak ve yönetmek, çalışanları denetlemek, hesapları kontrol etmek, daha fazla iş fırsatı bulmak yer alır.

Bu nedenle, tüm görevleri yerine getirmenin etkili bir yolunu bulmak ve hala bir yaşama sahip olmak önemlidir. Bir iş adamı olarak, son teslim tarihlerini karşılamada o kadar kendini kaptırabilirsin ki, önceliklerin neler olduğunu ve an be an neyin gerçekten zamanınızı çaldığını belirleyemezsiniz.

80/20 kuralına göre, sonuçların% 80'i, harcanan zamanın ve emeğin% 20'sinden elde edilir. Bu kural, en üretken olana göre zamana öncelik vermenin önemini vurgular. İşletmeniz üzerinde en büyük etkiye sahip olan belirli görevleri belirleyin ve her gün bunlar üzerinde çalışmak için zaman ayırın.

İş sonuçlarınızın% 80'i harcadığınız zamanın ve çabanın% 20'sinin sonucuysa, bu, dikkatinizin çoğunu odaklamanız gereken yüzdedir.

Dış kaynak kullanımı ve görevleri devretme konusunda pek çok işletme sahibi tereddütlüdür, çünkü bunu yapmanın yalnızca maliyet tabanlarını artırmaya hizmet ettiğini düşünürler.

Ancak iş genişlediğinde ve sizin için çalışacak kişileri işe alma zamanınız geldiğinde,% 20 oranında onları eğitin ve bu görevleri onlara atayın. Bu şekilde, işletme, yeni işçileri işe alma maliyetini karşılayacak kadar üretim yapabilecektir. Kendinizi bu şekilde çoğaltmak, operasyonları daha etkili ve karlı hale getirecektir.

Zamanınızı nasıl harcadığınızı takip edin

5. Kendinizi Denetleyin

Faaliyetlerinizin ve her faaliyet için harcanan sürenin ayrıntılı bir kaydını tutacağınız bir hafta ayırın. Ne kadar detaylı olursanız, analiz o kadar doğru olacaktır.

Buna yaklaşmanın en iyi yolu, günü 15 veya 30 dakikalık parçalara ayırmak ve ardından bu zaman aralıklarında ne yaptığınızı not etmektir. Bu egzersiz, her saniyeyi saymanıza yardımcı olacaktır.

Zaman çizelgeleri yalnızca şirketler için gerekli değildir. Serbest çalışanlar ve tek mal sahipleri dahil her seviyedeki işletmeler için kullanışlıdır. Günlük bilgisayar tabanlı bir zaman çizelgesi veya kağıt zaman çizelgesi tutmayı tercih edebilirsiniz.

Alternatif olarak, her yerde yanınızda götürdüğünüz bir not defteriniz veya günlüğünüz olabilir ve zaman kullanımınızın uygun bir kaydını tutmaya devam etmenize yardımcı olacak hatırlatıcılar oluşturabilirsiniz.

Kendinizi bu şekilde denetlemeye başladığınızda, bunu sürdürmek için disipline ihtiyacınız olacak. Bu alıştırmanın amacı, analiz edilebilecek bir kayda sahip olmaktır. Faaliyetlerinizin sürekli bir kaydını tutmak ve harcadığınız zaman, zamanınızın nereye gittiğini belirlemenize ve zaman kaybından kurtulmanıza yardımcı olacaktır.

Bu tür zaman kaybı, gereksiz toplantıları, başkalarının yapması gereken işleri yapmayı, telefon veya e-posta kesintilerini, görev tekrarlarını, düşük öncelikli etkinlikleri, yangınları söndürmeyi, yanlış planlamayı ve düzensizliği içerir.

Tipik bir gününüzde neyin verimsiz, rahatsız edici ve gereksiz olduğunu belirleyebileceksiniz. Rol ve sorumluluklarınızın yerine getirilmesine doğrudan katkı sağlamayan veya desteklemeyen her şey kırmızı bayraktır.

Süreç aynı zamanda üretken faaliyetleri belirlemenize de olanak tanır, böylece onlara ayrılan zamanın gerçekten uygun olup olmadığını belirleyebilirsiniz. Hayatınızda ve işinizde sonuçların% 80'ini oluşturan faaliyetlerin% 20'sine ne kadar yatırım yapıldığının net bir resmine sahip olacaksınız.

6. Destekleyici Önlemler Alın

Önceden planlamak

Gününüzü, haftanızı ve ayınızı önceden planlayın. Planlamanız kısa, orta ve uzun vadeli hedefleri hesaba katmalıdır. Yapılandırılmış bir zamanı yönetme yönteminin olmaması, teslim tarihlerinin kaçırılması, dengesiz iş ve kişisel taahhütler ve başkalarının görevlerinden kaynaklanan baskı gibi zorluklara yol açar.

Bu, bozulmaya neden olur. Performans olumsuz etkilenir ve karlı olmak yerine faaliyetler külfetli hale gelir. Öte yandan, ileriyi planlamak ve doğru zaman yönetimi ilkelerini tutarlı bir şekilde uygulamak onları alışkanlık haline getirir. Günlük yaşamınızın bir parçası olarak doğal olarak akmaya başlarlar.

İletişim kurmak

Aldığınız kararlara paydaşları dahil edin. Çıkarları olan ve yaptığınız değişikliklerden etkilenecek meslektaşlarınız, yöneticileriniz, tedarikçileriniz, diğer ekipleriniz ve müşterilerinizle iletişim kurun.

Bu bilgiyi evinizdeki kişilerle paylaşın, böylece size devam etmek için ihtiyaç duyduğunuz alanı destekleyebilir ve sağlayabilir.

Görevlerinizi Düzenleyin

Gelen görevlerin üstesinden gelmeden önce giden görevlerle başlayın. İlk gün için gerekli olan önemli iletişimi gönderin. Bunu aradan çıkardıktan sonra, gelen postayla ilgilenmek için yerleşin.

Yenileri üzerinde çalışmadan önce bekleyen sorumluluklarla başlama alışkanlığı geliştirin. Yeni görevlere başlamadan önce birikimi temizleyin.

Mümkün Olduğunda Otomatikleştirin

Günlük görevlerinizi olabildiğince otomatikleştirin. Örneğin, çalışmanız çok fazla okuma ve yazma gerektiriyorsa, zamandan tasarruf etmek için ücretsiz Metin Okuma ve Konuşmadan Metne uygulamalarından yararlanabilirsiniz.

Yeterince Dinlenin

Görevler arasında kısa süreler için ara vermeyi unutmayın. Bu, zihninizde ve vücudunuzda stres birikmesini önleyecektir. Dinlenmek ve tazelenmek için yeterli zamana sahip olmak sizi daha üretken ve zihninizi daha uyanık kılacaktır.