Kelime işlemci yazılımı: işletme ve yönetimde NVQ diploması ve: Bölüm II

Kelime işlem belgeleri için düzen ve yapılar oluşturun ve değiştirin

Bir belge, oraya buraya dağılmış bazı metin ve görüntülerle yazılamaz. Tüm belgelerin standart bir yapıya ve düzene sahip düzgün bir sunuma ihtiyacı vardır. Bunu başarmak için, belgenin nasıl yapılandırılacağını, bunun için hangi teknik ve araçların gerekli olduğunu ve bunları nerede bulacağını bilmek gerekir.

2.1 Yapı ve stil için belge gereksinimlerini belirleyin

Oluşturulan herhangi bir belgenin okunabilirlik kolaylığı ve profesyonelliği sürdürmesi için belirli standartlara uyması gerekir. Genel olarak herhangi bir belgenin standart yapısına bakarsak, bir başlık sayfası, içindekiler tablosu, giriş, belge için bir gövde vb. Olacaktır.

Bir belge için örnek başlık sayfası

nsf.gov

Belgenin her bölümünün kendi stili ve yapısı vardır.

Örneğin, belgenin başlık sayfasında raporun başlığı, tarihi, belge durumu vb. Yer alacak, içindekiler tablosunda belgenin tüm bölümleri ve alt bölümleri, ilgili sayfa numaraları vb. Yer alacaktır..

Belge türüne bağlı olarak, kelime işlemcideki sayfalar için standart bir sayfa düzeni ayarlamanız gerekir. Bazı temel ayarlar arasında kağıt boyutu, kağıt türü, kağıt yönü, temel yazı tipi, dil, tarih ayarları, belgedeki içeriğin gerekçelendirilmesi, kenar boşlukları, satır aralığı, sütunlar, başlıklar, altbilgiler, sayfa numaraları, paragraf başlıkları, tablolar bulunur ve amaca bağlı olarak diğerleri.

Bunların dışında belgenin grafik kısmına da bakmamız gerekiyor. Bir belgede kullandığınız grafiklerin de belirli standartlara uygun olması gerekecektir. Basit olmaları ve belgenin içeriğiyle uyumlu olmaları (anlamlı olmaları) , uygun şekilde başlık yazmaları, gerekirse lejantlarla etiketlenmeleri gerekir.

Bir belgede dikkate alınması gereken bir sonraki önemli husus, belgenin grameri, okunabilirliği ve stilidir. Yazım denetimi yapın ve dilbilgisinde herhangi bir hata olup olmadığını kontrol edin. Bazı temel standartlar metnin altını çizmekten, çift tırnak yerine tek tırnak kullanmaktan, cümleler ve paragraflar arasında boşluk bırakmaktan, noktalama işaretlerini kontrol etmekten, vb. Ayrıca, bir belgeyi yazarken pasif ses yerine aktif ses kullanmak daha iyidir.

Belgenin tüm stilleri ve yapısı tamamlandıktan sonra, sayfa kurulumunun, belgenin düzgün ve yazdırma ve okuma için düzgün görünmesi için ayarlanması gerekir.

2.2 Hangi şablonların ve stillerin mevcut olduğunu ve bunları ne zaman kullanacağınızı belirleyin

Bir sayfanın boyutu, sayfanın yönü, kenar boşlukları, yazı tipleri, satır aralığı vb. Gibi özelliklerin bir koleksiyonuna şablon denir. Word'de oluşturulan her belge bir şablonu temel alır.

Örneğin, Word'de yeni bir belge açtığınızda, word bazı normal veya varsayılan ayarlarla varsayılan bir şablon kullanır ve buna Normal şablon adı verilir.

Bir şablon ayrıca belge için stillerle birlikte gelir.

Örneğin, normal bir şablon için varsayılan stil normal stildir. Varsayılan yazı tipi, yazı tipi boyutu, satır aralığı, kenar boşluğu vb. Birini seçebileceğiniz veya mevcut bir stili değiştirebileceğiniz veya kendi stilinizi yaratabileceğiniz, sözcüğün kendi içinde kullanılabilen çeşitli başka stiller vardır ( Biçim -> Stiller ve Biçimlendirme ).

Çalıştığınız her organizasyon ve departmana bağlı olarak, organizasyonun ihtiyaçları ve gereksinimleri ve standartları dikkate alınarak önceden özel amaçlar için tasarlanmış farklı şablonlara sahip olabilirsiniz. Şablonların sayfa için farklı biçimleri, farklı stilleri ve bazı standart metinleri olabilir ve bunların tümü kuruluşun ihtiyaçlarına ve standartlarına bağlıdır.

Örneğin, her kuruluşun sahip olduğu bir antetli kağıt , bir şablon örneğidir. Üzerinde firma ile ilgili temel bilgiler ve iletişim bilgileri olabilir. Bu şablonlar değiştirilebilir veya şablonlarınızı oluşturabilir ve bunları sabit sürücünüzde kolay erişilebilir bir konuma kaydedebilirsiniz. Bir belgenin görünümü, belgenin stilleri ve teknik özelliklerine göre belirlenir.

Şablonlar, normal varsayılan şablonlar veya makrolar içeren şablonlar olabilir. Sık sık oluşturacağınız belgeler için bir şablon oluşturmanız gerekiyorsa yapmanız gereken şudur: Gerekli stil ve özelliklere sahip bir şablon oluşturun ve her yeni belge oluşturulduğunda görünecek metni ekleyin, daha sonra şablonu anlamlı bir adla kaydedin. Zaten mevcut bir şablonu ihtiyaçlarınıza göre değiştirmek istiyorsanız, mevcut bir şablonu açın, gerekli değişiklikleri yapın ve farklı bir adla kaydedin.

Şablonları Kullanan Word 2003 Eğitimi

Orada iki tür şablon yerleşik şablonlar ve özel şablonları.

Yerleşik şablonlar, çeşitli belge türleri için tasarlanmış önceden ayarlanmış bir yapıya sahiptir.

Örneğin, faks, notlar, mektuplar, özgeçmişler, raporlar vb.

Özel şablonlar, amaçlarına ve gereksinimlerine yönelik yerleşik bir şablon mevcut olmadığında veya mevcut olanı tatmin edici olmadığında kullanıcı tarafından oluşturulan şablonlardır. Kullanıcı, kendi biçimlendirmesini ve stillerini kullanarak bir şablon oluşturur ve ileride kullanılmak üzere diğer şablonlarla birlikte kaydeder.

Dosya - Şablonlar - "Belge Stillerini Otomatik Olarak Güncelle" seçeneğini işaretleyin

michaelgoerz.net

Mevcut bir belgenin stillerini yeni bir şablonda oluşturduğunuz stillere yeniden biçimlendirmek istediğiniz durumlarda, bunu yeni oluşturulan şablonu yeniden biçimlendirme gerektiren belgeye ekleyerek gerçekleştirebilirsiniz.

Bir belgeye şablon eklemek için, Dosya -> Şablonlar -> 'Belge Stillerini Otomatik Olarak Güncelle' seçeneğini işaretleyin -> Tamam'ı tıklayın

Word, eski belgedeki isimleri eşleşen stillerin üzerine yazacak ve yeni şablon ile stil listesine yeni stiller eklenecektir. Bu süreçte yalnızca stiller değişir ve kenar boşluğu, üstbilgi, altbilgi vb. Gibi diğer özellikler belge düzeyi ayarları olduğu için değişmez. Belge düzeyi ayarları her zaman şablon düzeyi ayarlarının yerini alır.

Kullanılabilir biçimlendirmeye ve stillere bakmak için Biçim - Stiller ve Biçimlendirme'yi tıklayın.

Tablo eklemek

Tablolar, çeşitli amaçlarla çeşitli belge türlerinde kullanılır ve farklı türlerde tablolar vardır. Bir tabloyu değiştirmek ve içindeki bilgileri düzenlemek için mevcut olan farklı ayarlara ve özelliklere bakacağız.

Bir tablo oluşturun veya ekleyin - Tablo -> Ekle -> Tablo -> Satır ve sütun sayısını ayarlayın -> Tabloyu içeriğe göre ayarlayacak veya tabloyu uzatacak pencereye otomatik sığdırmayı seçecek içeriklere Otomatik Sığdır'ı kullanabilirsiniz. sayfanın kenar boşluklarına kadar.

Tablo yapısını ekleyin ve düzeltin - Her zaman bir tabloya sağ tıklayıp tablo özelliklerine gidebilir ve tablonun özelliklerinde çok fazla değişiklik yapabilirsiniz. Ayrıca bir tablonun satır ve sütunlarını ekleyebilir ve silebilir, genişliğini, kenarlıklarını, gölgelendirmeyi ve diğer birçok özelliği değiştirebilirsiniz.

Metni tabloya dönüştürmek için önce sekmelerle veya virgülle ayrılmış verileri yazın, burada verileri sekmelerle ayırdım

Bir tablodaki hücreleri birleştirmek için, birleştirmek istediğiniz hücreleri seçin - seçili hücrelere sağ tıklayın - "hücreleri birleştir" i seçin

Bir tablodaki hücreleri birleştirin ve bölün - hücreleri birleştirmek için, birleştirmeniz gereken hücreleri seçin -> üzerlerine sağ tıklayın -> hücreleri birleştir'e tıklayın.

Hücreleri bölmek için -> bölmeniz gereken hücreye sağ tıklayın -> hücreleri böl'e tıklayın -> hücrenin bölünmesini istediğiniz satır veya sütun sayısını ayarlayın

Tabloda metni yatay veya dikey olarak hizalama - Metni hizalamak istediğiniz hücreleri seçin. Üzerlerine sağ tıklayın -> "Metin yönü" nü tıklayın -> ardından ihtiyacınız olan hizalamayı seçin

Tablodaki hücre kenar boşluğu, Kenarlıklar ve gölgelendirme - Tabloya sağ tıklayın -> Kenarlıklar ve gölgelendirmeye tıklayın -> kenar boşlukları, kenarlıklar ve gölgeleme ayarlarını değiştirin

Form nasıl oluşturulur?

Ayrıca bir formun nasıl oluşturulup değiştirileceğine de bakacağız. Formlar, gerektiğinde doldurduğunuz form alanlarına sahip metin belgeleridir. Bu formlar bilgisayarda kullanılabilir veya yazdırılıp doldurulabilir. Diğer belgelere benzer şekilde, formlar da şablon olarak kaydedilebilir. Bir form oluşturmak için, MS Word -> Yeni -> Boş belge -> Gerekli başlığı ve diğer ayrıntıları gerektiği gibi yazabilirsiniz. Forma profesyonel bir düzen vermek için bir tablo da kullanabilirsiniz.

Görünüm - Araç Çubukları - Formlar, form araç çubuğunu gösterecek

Madde işaretleri ve liste stilleri eklemek için - Biçim - Madde işaretleri ve numaralandırma

Yerleşik stiller, başlıklara, paragraflara ve içindekiler tablosuna stil uyguladığınızda çalışmayı kolaylaştırır. Örneğin bir başlığı manuel olarak seçtiğinizde, yazı tipini, yazı tipi boyutunu, yazı tipi rengini değiştirdiğinizde, sonucu elde etmek için işlemleri üç adımda gerçekleştirirsiniz ve bunu her başlık için tekrarlamanız gerekir. Ancak yerleşik veya önceden oluşturulmuş stillerle stilleri değiştirdiğinizde, işi tek bir tıklamayla bitirirsiniz.

Bağlantılı stiller hem karakterin hem de paragrafın stillerini birlikte değiştirir ve sonunda ' ¶a' ile işaretlenirler. Bu stiller ya bir paragraf ya da karakter stili gibi davranır ve tüm paragrafa uygulamak için paragrafın içinde herhangi bir yere tıklanarak uygulanabilir ya da stilin yalnızca bir kısmına uygulanmasını istiyorsanız paragrafın belirli bir bölümünü seçip stili paragrafın.

Listelerin görünümünü değiştirmek için liste stilleri kullanılır. Girinti ve numaralandırma stilleriyle hiyerarşi düzeylerine sahiptir.

Tablo stilleri, tabloların görünümünü değiştirmek için kullanılır. Tablolardaki kenarlıklar, gölgelendirme, hizalama ve yazı tiplerine farklı görünümlerle gelirler.

Lütfen geribildirim:

Umarım hepinizin bilgisi vardır

• Bir belge için gerekli yapı ve düzeni incelemek
• Mevcut stiller ve şablonlar
• Belge için gerekli tabloları ve diğer bilgileri kullanma
• Yukarıdaki teknikleri belgeye uygulamak

Burada açıklanan eylemlerin çoğuna ekran görüntüsü eklemek için elimden geleni yaptım. Bazı ekran görüntüleri Microsoft word 2010'dan alınmıştır ve bunları mümkün olan en kısa sürede 2003 kelimesi ile değiştireceğim.

Umarım bu bilgiyi yararlı bulmuşsunuzdur. Lütfen geri bildirimde bulunmaktan ve varsa soru sormaktan çekinmeyin. Bu ünitenin ilk bölümü aşağıdaki bağlantıda bulunabilir.

Bölüm 1 - Metin ve diğer bilgileri kelime işlem belgelerine doğru bir şekilde girin ve birleştirin (Kelime İşlem Yazılımı, Sorular 1.1 ila 1.7)

Bu birimin bir sonraki bölümü aşağıdaki bağlantıda bulunur

Bölüm 3 - Gereksinimleri karşılamak için belgeleri etkili bir şekilde biçimlendirmek ve sunmak için kelime işlemci yazılım araçlarını kullanın (Kelime İşlem Yazılımı, Sorular 3.1 ila 3.6)