İyi e-posta görgü kuralları için kurallar ve ipuçları

Yararlı ipuçlarıyla gelen kutusunun ekran görüntüsü.

Dijital Çağda daha derin ilerledikçe, hala uymamız gereken görgü kuralları olduğunu öğreniyoruz. E-posta dünyasının da belirli görgü kuralları vardır. Her e-posta gönderdiğinizde, kendinizle ilgili bir mesaj da gönderiyorsunuz. İnsanlar, yazdıklarına göre seni tanıyıp tanımadıklarına dair bir sonuca varacaklar.

Bu altı e-posta görgü kuralına uyarsanız, elinizden gelenin en iyisini yapacaksınız. Olumlu bir izlenim bırakacağınızdan emin olabilirsiniz. Bu kurallar özellikle işyerinde geçerlidir.

E-posta Görgü Kuralları # 1: Mesaj Formatınızın Profesyonel Olduğundan Emin Olun

Bir e-posta gönderirken uygun selamlamayı kullanın. Kişiye adıyla hitap edebilir veya hatta "merhaba" bile ekleyebilirsiniz.
Cinsiyet ayrımı gözetmeyen bir dil kullanın.
Birine ilk kez e-posta gönderiyorsanız ve o kişinin kim olduğunu bilmiyorsanız, "Sevgili Efendim veya Hanımefendi" adresini kullanın.
E-postayı teşekkür ederim, içtenlikle, saygıyla ve diğer benzer kelimeler gibi uygun bir sonla bitirin .
Adınız, unvanınız ve e-posta adresinizle birlikte bir elektronik imza ve / veya telefon numaraları, web siteleri vb. Gibi diğer iletişim yöntemlerini ekleyin.

E-posta Görgü Kuralları # 2: Mesajınızı Kısa Tutun

İnsanların mesajın ne hakkında olduğunu bilmeleri ve e-postanın alaka düzeyini belirleyebilmeleri için bir konu ekleyin. Konu satırına bir konu koymazsanız, alıcınız temkinli davranabilir ve mesajı kontrol etmeyebilir.
Mesajın gövdesi kısa olmalıdır - hemen konuya gelin. İhtiyacınız olan tek şey birkaç cümle olmalıdır.
Yazınız kısa cümleler içermelidir.
Kısa paragraflar yazın ve beyaz boşluk kullanın. Yani internet için yazın.

Oops… Bunu Göndermek İstemedi

E-posta Görgü Kuralları 3: Profesyonel Dil Kullanın

E-posta mesajları mektup yazmaktan daha az resmidir, ancak dikkatsiz olmanıza izin vermeyin.
Doğru dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım denetimi yapın. Güvenilirliğinizi hiçbir şey hatalarla dolu bir mesaj kadar zayıflatamaz.
İfadelerin aşırı kullanımından kaçının. Çok fazla eklerseniz, profesyonelliğinizden ödün verebilirsiniz. Bazıları, genel olarak ifadelerin kullanımının profesyonel olmadığını iddia edebilir.
Mesajınızdaki ifadeleri düşünün. Bazen anlamınızın tonunu yazılı olarak ifade etmek zordur. Alay etmekten kaçının çünkü okuyucunuz bunu bir hakaret olarak kolayca yanlış yorumlayabilir.
Duygusal olarak yüklü mesajlar yazmaktan kaçının. Duygusal bir durumdaysanız, bir şey yazmaya başlamadan önce daha sakin bir zihin durumuna gelene kadar bekleyin.
TÜM BÜYÜK HARF kullanmak, birine bağırdığınızı gösterir. Okuması da zor.

Değiştirilmiş bir "KISS" ilkesi. Az ama öz.

C. Calhoun

E-posta Görgü Kuralları # 4: Gereksiz Mesaj Yok

Önemsiz e-posta göndermek insanları rahatsız eder ve sizi engellemelerine neden olabilir.
Gereksiz dosyaları eklemeyin. İnsanlar, bilinmeyen gönderenlerden gelen eklere karşı temkinli ve haklı olarak: virüs içerebilirler.
"Yönlendirmeler" göndermekten kaçının. Bu mesajlar kişisel değildir ve genellikle insanlar okumadan önce silinir.
Süslü yazı tiplerini ve arka planları okumak ve okuyucunuzun dikkatini dağıtmak zor olabilir. İzleyicileriniz de sizi daha az ciddiye alabilir. Curly Cue Sue olarak bilinmek isteyen - ve bu onun saçına bir gönderme değil.

E-posta Görgü Kuralları 5: E-posta Özel Değil

Yine de mesajları kişiselleştirebilirsiniz, ancak diğer gözlerin mesajınızı görebileceğini unutmayın.
Birine gönderdiğiniz herhangi bir mesaj iletilmeye tabidir.
"CC" (kopyala) işlevini yalnızca ilgili tarafın elindeki bilgileri bilmesi gerekiyorsa kullanın. Aksi takdirde, birinin gelen kutusunu karıştırırsınız.
"BCC" (kör kopya) işlevi toplu postalar için iyidir çünkü alıcıların çok sayıda e-posta adresinde gezinmesi gerekmez. Birini bir sohbete gizlice dahil ediyorsanız, e-postanın özel OLMADIĞINI unutmayın.
Gönderdiğiniz kişisel mesajın aslında niyet ettiğiniz kişiye gittiğinden emin olun. Birçok e-posta, gönderenin zararına yanlış tarafa gönderildi.
Bir iş arıyorsanız, yapmayın, bu tür bir işi yürütmek için mevcut işvereninizin e-posta adresini KULLANMAYIN. Gelecekteki işvereniniz yalnızca bunu tekrar yapacağınızı varsayacaktır - ama onlara.
E-posta güvenli olmadığından, işvereninizin tüm gelen ve giden iletileri izlediğini varsayın.

E-posta Görgü Kuralları 6: Gelen Mesajlara Anında Yanıt Verin

Mesajlara hızlı bir şekilde yanıt verirseniz profesyonellik imajınızı koruyacaksınız.
Birinin size e-postayla sorduğu soruları yanıtlayın. Bazen insanlar asıl soruyu cevaplamayı unutarak ilgisiz bilgileri geri gönderirler.
Okuyucunuzu rahatsız etmenin iyi bir yolu, "teslim / okundu" makbuzlarını kullanmanızdır. Bazen alıcınız bu tür iletileri okumaz ve / veya e-posta filtreleme programları nedeniyle okuyamaz. Bu işlevden kaçının.