Yöneticiler için ofis e-posta görgü kuralları

Bir çalışana gece geç saatlerde evden e-posta göndermek yalnızca çok acil durumlarda yapılmalıdır. Çoğu zaman bunun üzerinde uyumaktan ve e-postanızı ertesi gün işyerinde yazmaktan daha iyi olursunuz.

Daha İyisi: E-posta mı yoksa Yüz Yüze İletişim mi?

Yöneticiler, önemli bilgileri personellerine hızlı bir şekilde iletmek için genellikle e-postaya güvenirler. Ancak, dikkatli kullanılmazlarsa, çalışanlarıyla yüz yüze görüşmeleri gerektiğinde e-postaya çok fazla güvenen yöneticiler yarardan çok zarar verebilir. Otoritenizi zayıflatan ve personelinizi yabancılaştıran yaygın e-posta tuzaklarından kaçınmak için bu basit ipuçlarını izleyin.

Yöneticilerin Yaptığı 7 Yaygın E-posta Hatası

Çoğu ofiste, yüz yüze görüşmelerin mümkün olmadığı durumlarda, ofisler arası iletişim için e-posta baskın yöntemdir. Bununla birlikte, bir yönetici ve bir ast arasındaki e-posta iletişiminin kullanılmasının uygun olmadığı bazı durumlar vardır.

Çalışanlarınızla iyi ilişkiler sürdürmek istiyorsanız, kaçınmanız gereken bazı yaygın e-posta hataları.

İş yerinde çatışmayı önlemek için bilgisayarınızın arkasına mı saklanıyorsunuz?

Microsoft Office

1. E-postayı birinden kaçınmanın bir yolu olarak kullanmayın.

Disiplin işlemleri, performans incelemeleri veya diğer hassas konular için asla e-posta kullanmayın. Kötü haberleri e-posta yoluyla iletmek, lider olarak güvenilirliğinizi zayıflatır. Personelin, zor konularla bizzat ilgileneceğinize güvenilebileceğini bilmesini istiyorsunuz. Çalışanlarınıza onları disipline ederken bile hak ettikleri saygıyı verin ve yüz yüze görüşme yapın.

Bir yönetici olarak, astınızdan kafa karıştırıcı bir e-posta mesajı alırsanız, başka bir e-posta göndererek tepki vermek yerine, telefonu veya dahili telefonu açın ve astınızdan e-postalarını şahsen açıklamasını isteyin. E-posta mesajlaşması iletişim hedeflerinizi karşılamıyorsa, bir yönetici olarak döngüsel e-posta döngüsünü durdurmak ve net bir şekilde iletişim kurmaya başlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

İki sıra uzakta iş arkadaşınıza bir e-posta göndermeden önce, kendinize yüz yüze görüşmenin daha uygun olup olmadığını sorun.

2. E-postanın kalıcılığını küçümsemeyin.

Bir e-postaya yazdığınız her şeyin, bir tarih ve saat damgasıyla tamamlanan, iletişiminizin kalıcı bir kaydı haline geldiğini unutmayın. Bir e-postaya yazdığınız her şey mahkemede haksız yere işten çıkarma davalarında kullanılabilir. Ofis dışında e-postaları kazmak, yazdırmak ve / veya iletmek, geleneksel kağıt notlara göre çok daha kolaydır.

Üzgünseniz, bir personele e-posta göndermeden önce bir ara verin ve sakinleşin. Kızgın bir e-posta gönderildikten sonra geri alınamaz, bu nedenle sözlerinizi dikkatli seçin.

3. Bir e-postada pasif agresif dil kullanmayın.

Son toplantıda bir e-postaya, telefon görüşmesine veya tartışmaya güçlü tepki verdiğinizi hissediyorsanız, birkaç dakika duygularınızla oturun. Ardından, bir e-posta yazmanın ve göndermenin en uygun yanıt olup olmadığına karar verin. (Duygular yüklendiğinde, genellikle değildir.)

Zor bir duruma e-posta ile yanıt vermeniz gerektiğinde, kullandığınız üsluba dikkat edin. E-posta iletişimlerinize bir not gibi davranın. Personelinizin moralini bozmak ve yolun ilerleyen kısımlarında aşılmaz iletişim engelleri oluşturmak istemiyorsanız, ne pahasına olursa olsun ateşli, pasif-agresif dil ve alay etmekten kaçının.

E-postanızda pasif agresif dil kullanmaktan kaçınmak ve mesajınız gönderildikten sonra alıcılığı iyileştirmek için, duygularınızı mümkün olan en olumlu şekilde, mesajın hemen başında açıkça ifade edin. Etkili yöneticiler, olumlu pekiştirmenin yapıcı eleştiri kadar önemli olduğunu bilirler. Ancak bu olumlu pekiştirme çok belirsizse veya e-posta mesajının altına gömülmüşse, çalışanınız bunu 'duymayabilir'.

4. Çok fazla insanı (CC) dahil etmeyin.

Önce orijinal katılımcılardan izin almadan başkalarını bir e-posta görüşmesine getirmeyin. Başka bir personel üyesiyle ileri geri bir e-posta görüşmesi yapıyorsanız, ancak devam eden ileti dizisinin bir yerindeyse, başka bir kişinin onu CC'lemeden önce dahil olması gerektiğini düşünüyorsanız, iletişim kurduğunuz kişiye önceden bildirin mesajı sen gönder. Tartışmaya getirilen kişiyi neden davet etmek istediğinizi açıkladığınızdan emin olun ve ne söylemek istediğiniz konusunda net olun. Örneğin, şöyle bir şey yazabilirsiniz: "Jane'in X sorununa bazı çözümler bulmamıza gerçekten yardımcı olabileceğini düşünüyorum. Şu anda XYZ departmanında 10 yıldır çalışıyor ve onun içgörülerini almak istiyorum.Ona bu e-posta dizisinin bir kopyasını iletip ABC'sini sorabilir miyim? ? "

5. BCC'yi dikkatli kullanın.

BCC (kör karbon kopya) işlevi, bir grup e-postasındaki diğer kişilerin e-posta adreslerini gizli tutmak için kullanılmalıdır. Karşı tarafın bilgisi olmadan başka birine gizlice özel bir e-posta görüşmesi göndermek için kullanılmamalıdır. Nerede mesaj gönderdiğiniz konusunda şeffaf olmamak için haklı bir nedeniniz yoksa (yani bir BCC mesajı göndermezseniz birisinin güvenliği risk altındadır), BCC işlevini kullanmak bir şekilde birinin arkasından işte fısıldamak gibidir. Kaba ve profesyonelce değil. Ve bazı durumlarda, istenmeyen alıcılara bir mesajı iletmek veya kopyalamak sizi yasal bir karmaşaya sokabilir.

6. Adil olmayı unutmayın.

Etkili yöneticiler her zaman adil olmaya çalışır: Çalışanlarınızla adil, empatik ve yine de kararlı bir şekilde ilgilenmeyi önemseyen bir yöneticiyseniz, e-posta mesajlarının çalışanlarınıza ulaşmanın her zaman en iyi yolu olmadığını göreceksiniz.

Lee Iacocca, başkalarına geri bildirim verme konusunda şu tavsiyeye sahiptir:

Bu, çalışanlarla e-posta yoluyla iletişim kurmak için uygulandığında uygun ve zamanında bir tavsiyedir.

7. Dilinize dikkat edin.

Etkili bir lider ve iletişimci olmak istiyorsanız, personelinize e-posta gönderirken kullandığınız dile çok dikkat edin. Mesajınızı zayıflatabilecek ve okuyucunuzun zamanını boşa harcayabilecek bazı ifadeler var. Sözler Inc.com'da yayınlanan kullanışlı bir infografikte gösterildi: Bir E-postaya Asla Dahil Etmemeniz Gereken 21 Cümleler

"Bir soru sorabilir miyim?" Sadece devam et ve soruyu sor. Sorgunuzu yapmak için izin isteyerek önsöz yapmayın. "Size bir soru sorabilir miyim?" İfadesini kullanıyorsanız hassas bir konuyu gündeme getirmenin bir yolu olarak, bu, sorunuzun bir e-posta için çok kişisel olduğunun bir işaretidir. Kişisel soruyu sormanız gerekiyorsa, yüz yüze yapın; alıcınız ile ilgili meşru endişeleri olduğunda e-posta yoluyla değil e-posta ile paylaşılan yanıtlarına ne olabileceği.
"Bu sizin için geçerli olmayabilir mi?" Okuyucu bunu bana neden gönderdiğini merak edebilir.
"Bu mantıklı mı?" Personele gönderdiğiniz bir e-postada yazdıklarınızın anlaşılacağından emin değilseniz, bu, söylediklerinizin net ve doğrudan olduğundan emin olana kadar e-postanızı yeniden yazmanız gerektiğinin bir işaretidir.