Nvq: iş ve yönetimde posta ve paketleri işleyin ve dağıtın

Her ofiste, dışarıdan gelenlere mektuplar, genelgeler ve telgraflar gibi büyük miktarda iletişim gönderilir veya onlardan alınır. Organizasyon içinde yazılı materyaller farklı departmanlar arasında değiş tokuş edilir. Postanın planlı ve verimli bir şekilde işlenmesi, herhangi bir ticari organizasyonun başarısı için çok önemlidir. Bir ofisin omurgası ve ayrılmaz bir parçası olarak tanımlanır.

Postanın verimli bir şekilde işlenmesi, postanın adım adım işlenmesini içeren kesin prosedürlerin oluşturulmasını gerektirir. Gelen posta hızlı ve doğru bir şekilde alınmalı ve dağıtılmalıdır. İçe yönelik postayı işlemenin kesin yöntemi ofisten ofise farklılık gösterir.

Organizasyonumuzda Dahili posta ve Harici posta olmak üzere iki farklı posta sistemimiz bulunmaktadır.

• Mevcut dahili posta hizmetleri, ____________ ofisleri ve departmanları içindeki postaların dağıtımı içindir ( gizlilik amacıyla kaldırılmıştır) . Günlük olarak toplanır ve teslim edilir.
• Harici postalar ______________ yoluyla gönderilir (gizlilik amacıyla kaldırılır) . Postaların dahili posta hizmetleri kriterlerini karşılayamadığı veya karşılamadığı durumlarda harici posta hizmetleri kullanılır. Örneğin, e-postaların müşterilere veya diğer şirketlere veya ____________ (gizlilik amacıyla kaldırıldı) yazışmalara teslim edilmesi gerektiğinde. Ayrıca günlük olarak teslim edilir ve toplanır.

Postalar üç ana türden oluşur - içe, dışa doğru ve departmanlar arası. Posta hizmeti, firmanın müşteriler ve genel olarak halkla iletişim kurmasına ve iletişim kurmasına yardımcı olur. Ofiste her tür postayı işlemek için bağımsız bir posta departmanı oluşturulur. Merkezi posta hizmetlerinin avantajları uzmanlaşma, daha iyi denetim, ekonomi, daha iyi performans, posta odası ekipmanının optimum kullanımı ve eğitimli personeldir.

Gelen posta rutini, posta alma, postayı sıralama, postayı açma, postayı işaretleme, postayı kaydetme (içe kayıt) ve postayı dağıtma gibi adımları içerir.

Dışarıya posta rutini ayrıca giden postanın toplanması, giden postanın girilmesi (gönderi kaydı, haberci defteri), mektupların katlanması, zarfların hazırlanması, sıralama, tartma ve damgalama ve son olarak gönderme gibi çeşitli adımları içerir.

Her gün sabah ve öğleden sonra hem dahili hem de harici posta topluyorum. Belirli bir kişiye gönderilen postayı o kişiye dağıtırım ve departmanla ilgili diğer genel postalar benim tarafımdan açılır. Neyle ilgili olduklarını görmek için onlara bakıyorum ve bunları uygun şekilde dağıtıyorum. Bölge müdürüm yıllık izin ya da hastalık yokluğunda kapalı olduğunda, onun postasına da göz kulak oluyorum ve herhangi bir acil posta ile Hizmet Müdürü ile iletişime geçerek ilgileniyorum. Ayrıca postada belirtilen görevin belirtilen zaman dilimi içinde tamamlanabilmesi ve son teslim tarihinin karşılanması için zamanında dağıttığımdan da emin oluyorum.

Teslimatın ilçe dışında olduğu ve diğer şirketler veya müşteriler için olduğu yerlerde harici posta hizmetlerini kullanıyoruz. ______________ ( gizlilik amacıyla kaldırılmış ) ofis alanlarının altına girmeyen alanlar olacaktır. ___________________ kapsamında gelen ofislere veya departmanlara teslimatların yapılması gerektiğinde dahili postayı kullanırız ( gizlilik amacıyla kaldırılmıştır ). Dahili postalar zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Yani dahili mail ile gönderilebilen mailler bu yolla gönderilir ve sadece geri kalanı harici mail sistemi ile gönderilir.

Öğleden sonra giden postaları resepsiyona götürüyorum. Gönderileri boyutlara göre sıralıyorum. Giden iç mailleri alana göre sıralanmış ilgili kutulara bırakıyorum. Ayrıca giden iç postayı da aciliyet ve önem derecesine göre birinci sınıf veya ikinci sınıf olarak sıralıyorum. Herhangi bir denizaşırı gönderinin de çözülmesi gerekir.

Postalar gönderilmeden önce, postaların birinci sınıf veya ikinci sınıf veya kayıtlı teslimat olmasına bağlı olarak uygun posta ücretleri hesaplanır. Herhangi bir gecikmeyi önlemek için postayı doğru zamanda doğru posta ile gönderiyorum. Şüpheli paketler veya postalar azami özen gösterilerek ele alınır ve şüpheli bulunursa, ofis müdürüne bildirilir ve resepsiyondaki olay defterine kaydedilir.

Posta ile uğraşırken belirli prosedürlere uymalı ve bunlara uymalıyım.

1. Önce her departman için postaya bakıyorum ve bunları boyuta ve sınıfa göre ayırıyorum ve sonra onları göndermek için en iyi yöntemi buluyorum - ister normal ister kayıtlı.
2. Daha sonra ağırlıklara ve boyutlara bakarım ve maliyetleri araştırırım. Direkleri tartmak için kullanılan makinede ağırlık sorgulanabilir.
3. Herhangi bir nedenle kuryeler aracılığıyla özel teslimatlar gerekliyse, yetkilendirme için yöneticimle ve ardından ofis yöneticisiyle görüşeceğim ve ardından paranın maliyet kodumuzun dışına çıkması için düzenlemeler yapacağız. Aksi takdirde şirketimizde kullanılan hizmetler ___________ (gizlilik amacıyla kaldırılmıştır) .
4. Birinci sınıf kaydedildi diyen materyalleri gördüğümde, gönderici ve alıcının adresi de dahil olmak üzere postanın tüm ayrıntılarını kaydederim ve acil ve kayıtlı teslimatlar için gerekli etiketlemeyi yaparım.
5. Normal ağırlıktan daha ağır ve normal boyuttan daha büyük posta paketleri, direk ve kolileri tartmak ve doğru postaları hesaplamak için kullanılan makineyi kullanıyorum. Postanın geri kalanı için, hem birinci sınıf hem de ikinci sınıf teslimat için boyuta göre maliyetleri olan bir çizelgemiz var.
6. Gönderiler, her bölüm için uygun şekilde açıklanır. Böylece her departmanın maliyetleri, ilgili masraf yerlerine gider. Kaydedilen diğer teslimatlar için, maliyetler resepsiyonda bir deftere kaydedilir.
7. Tüm gönderiler damgalanır ve sıralanır ve her gün saat 15: 45'e kadar gönderime hazır hale getirilir. Her gün resepsiyonda binadan postayı almak için gelen __________ (gizlilik nedeniyle çıkarılmış) mürettebatımız var.

Posta ve paketlerin işlenmesi sırasında birçok sorun ortaya çıkabilir.

1. Tüm gelen postalar ve paketler resepsiyonda şirket damgaları ile damgalanmaktadır. Şüpheli adreslerden veya kişilerden gelen postalar veya normal hissetmeyen veya şüpheli görünmeyen paketler, herhangi bir işlem yapılmadan bir kenara bırakılır.
2. Şüpheli postalar ve paketler ofis yöneticisine bildirilir. Ofis yöneticisi ve resepsiyondaki yöneticiler olayları olay defterine kaydeder ve gerekli işlemleri yapar. Ayrıca ____________ (gizlilik amacıyla kaldırılmıştır) sorunlardan haberdar edileceklerdir.

Sorular

Soru: Önemsiz posta nedir?

Cevap: Önemsiz posta, posta yoluyla veya e-posta yoluyla alınan istenmeyen veya istenmeyen reklam veya promosyon / tanıtım materyalidir. Bunlar genellikle pazarlama şirketleri tarafından yeni ürünleri tanıtmak veya yatırım fırsatlarını bildirmek için gönderilir. E-posta yoluyla istenmeden alındığında, spam olarak da adlandırılır.