Nasıl yetki verilir

Sadece Çalışmanızı Bırakmayın, Yetki Verin

Yönetim pozisyonunda yeni olan herkes için, atamaları etkili bir şekilde yetkilendirmeyi öğrenmek önemli olabilir. Delegasyon, çalışanları geliştirmenize, daha fazlasını başarmanıza ve yerine koyduğunuz şeyleri daha etkili hale getirmenize olanak tanır.

Sürecin ilk aşamalarında, bir asta yetki vermek, onları yönlendirirken ve izlerken zaman alıcı olabilir, ancak sonunda, sizi görevlerden kurtarabilecek, giderek daha yetkin ve yatırım yapan çalışanlar kazandıkça zamandan ve hayal kırıklığından tasarruf edeceksiniz. uzmanlığınızı gerektirmez.

Düzgün bir şekilde devredilen görevler, çalışanları motive edebilir, can sıkıntısını önleyebilir ve düşük performans gösteren çalışanlara enerji verebilir. Elbette, bir görev veya proje için sorumluluk alan çalışanlar, sonucuna daha fazla yatırım yaparlar ve sorumluluk tarafından motive olmaları muhtemeldir.

Bununla birlikte, etkili yetkilendirme, başkalarına damping yapmaktan çok daha fazlasını gerektirir. Bu, şunları yapmanızı gerektiren bir süreçtir:

• Hangi tür görevlerin devredilmesi gerektiğini dikkatlice belirleyin
• Görevi kimin üstlenmesi gerektiğini belirle
• Başarılarını garantilemek için tutarlı ve destekleyici bir şekilde takip edin

Ne Tür Şeyler Devredilmelidir?

İşi nasıl devredeceğinizi öğrenirken, ilk adım, başkalarına ne tür şeylere atıfta bulunulacağını anlamaktır.

Uygun şekilde devredilebilecek çeşitli görevler ve görevler vardır.

• Elbette, bir yöneticinin beceri seviyesini gerektirmeyen veya yöneticinin sahip olmadığı bir uzmanlık gerektiren görevler, yeniden atama için düşünülebilecekler arasındadır.
• İdeal bir durumda, bir yöneticinin çalışanlara verdiği şeyler onları motive etmeli veya öğretmelidir. Bir çalışana, büyümesine veya öğrenmesine fırsat vermeyen, yapması gereken ek iş vermek motive edici değildir. Bazı çalışanlar için bu, tüm bir görev için sorumluluğa ihtiyaç duydukları anlamına gelirken, farklı bir seviyede faaliyet gösteren diğerleri için bir projenin tek bir yönü için sorumluluk almak yeterlidir.
• Can sıkıntısı işte yıkıcı bir güç olabileceğinden, bir çalışanı yalnızca teşvik eden görevleri devretmek de iyi olabilir.
• Çapraz eğitim veren görevler sağlamak benzer nedenlerle iyidir ve sorunsuz çalışan bir işyerinin sağlanmasına yardımcı olabilir.

Başkasına devredilen herhangi bir görev veya atama, kapsamı ve ikinizin ölçebileceği bir şey olmalıdır, böylece ne zaman tamamlandığını ve ne kadar başarılı yapıldığını bilirsiniz. İdeal olarak, görevi üstlenen çalışan, bunu bir sorumluluk olarak üstlenmekle hemfikir olacaktır.

Not: Gizli bilgilerin veya yönetimin sorumluluğunda olan kararların kullanılmasını gerektiren hiçbir görev devredilmemelidir; stratejik planlama, bütçe gözetimi, personel ve değerlendirme ile ilgili şeyler gibi.

Görev veya Atama Kime Devredilmelidir?

Nasıl yetki verileceğini öğrenmenin bir sonraki adımı, atanan işi hangi kişilerin alması gerektiğini anlamaktır.

• Ödev veya görevin başarılı olması için, görevi üstlenen kişinin bunu yapmak için yeterli zamana sahip olması gerekir. Mantıksız bir beklentiye sahip bir çalışanı ezmek, projenin başarısızlığını garanti edecek ve muhtemelen çalışanın moralini bozacaktır.
• Elbette, iş için doğru becerilere ve niteliklere sahip bir çalışanın belirlenmesi de aynı derecede önemlidir. Örneğin, iletişimi zayıf bir çalışandan bir grup projesine liderlik etmesini istemek muhtemelen kötü bir seçimdir.
• Eşleşen becerilere sahip birini seçmek önemli olsa da, bir çalışanı biraz daha fazlasını başarmaya zorlayan bir göreve sahip olmak da iyidir.
• Genel olarak, bir çalışan, yeteneklerini sergileme, bir adım atma veya aranan bir beceriyi geliştirme şansı vererek, kariyer açısından kariyeri açısından kazanç sağlamaya hazır olduğunu düşünüyorsa, delege edilmiş bir görevi kolayca üstlenecektir. Seçiminizi yaparken de bu dikkate alınmalıdır.

Planlama

Hangi görevi veya görevi devretmek istediğinize ve hangi çalışanın en olası aday olduğuna karar verdikten sonra, net hedefler belirlemek ve bir plan oluşturmak için konuşma zamanı.

Açıkça, süpervizör şunları tartışmalıdır:

• tam olarak çalışandan üstlenmesini istedikleri şeyi,
• görevin kapsamı nedir,
• görev neden kritik
• çalışanın bu işi üstlenerek ne kazanacağı; yeni beceriler geliştirmek mi, daha fazla ücret mi yoksa sadece belirli bir alandaki ilgilerini tatmin etmek mi olacak?

Memnuniyetinizi karşılayan projenin başarıyla tamamlanmasını sağlamak için aşağıdakileri yapmak önemlidir:

• tam olarak neye ulaşılacağını tanımlayın
• başarıyı ne oluşturacak
• Tamamlama için genel zaman çizelgesi: Çalışan görevi üstlenmeye istekli ise, süreçteki bir sonraki aşama planlama olacaktır.

Bu noktadan itibaren etkili yetkilendirme, bu sonraki planlama aşamasında dönecektir. İyi, iyi düşünülmüş bir plan, çalışanın şunları bilmesini sağlayacaktır:

• onların beklentileri
• zaman kısıtlayıcıları
• sorumluluklarının kapsamı
• görevdeki rolünüz

İkiniz şunları tanımlayan bir plan oluşturmalısınız:

• Görev için gereken tüm gerekli kaynaklar (insanlar, ekipman, malzemeler vb.)
• projenin çeşitli aşamalarının tamamlanması için belirli son tarihler
• süpervizör olarak ilerlemenin nasıl izleneceği.

Bu noktada, rolünüzün göze batmayan ve beklenen bir rol oynadığından emin olmak için ilerlemenin nasıl izleneceğini tanımlamak çok önemlidir. Şunlardan oluşabilir:

• düzenli bir yazılı rapor programı
• sözlü güncellemeler ile kısa toplantılar
• gözlemler
• veya her birinin bir kombinasyonu

İşin sorumluluğunu üstlenen çalışanın planlamada aktif bir sesi olduğundan emin olmak da önemlidir. İşleri sizin yaptığınız gibi yapmayabilirler, ancak sonuçtan en azından kısmen sorumlu olan kişi olacaklarından, işlerin nasıl yapılacağı üzerinde biraz kontrol sahibi olmaları gerekir. Yine, sadece ek işleri kabul etmiyorlar, sorumluluğu kabul ediyorlar.

Sorumluluk almanın bir diğer önemli kısmı da ihtiyaç duyulan yetkinin verilmesidir. Örneğin, bir çalışan bir görevde bir gruba liderlik etme sorumluluğunu üstlenirse, grup ve diğer ilgili personel yeni liderlik rolünden haberdar edilmelidir. İlgili diğer yöneticilerden, onları desteklemeleri ve ilgili konularda yetkilerini tanımaları istenmelidir.

Aynı şekilde, çalışanın proje üzerindeki yetkilerinin sınırlarını planlama aşamasında baştan anlaması gerekir. Örneğin, materyallerin satın alınması gerekiyorsa, tüm taleplerin yöneticiden geçmesi gerekip gerekmediğini veya kararlarının son söz olup olmayacağını bilmeleri gerekir.

Başlarken

Nasıl yetki verileceğini gerçekten bilen bir yönetici, plan bir kez yerine getirildikten sonra görevlerinin yapılmaktan çok uzak olduğunu anlar. Çalışanı serbest bırakmak, düzenli olarak izlememek veya gerektiğinde rehberlik sağlamak ciddi bir hatadır. Günlük çalışma atanan çalışana ait olsa da, sonuçta başarı hala denetleme yöneticisinin sorumluluğundadır.

Plan hazır olduğunda, raporlar ve güncellemeler rutin olarak ve herhangi bir kesinti olmadan yapılmalıdır. Yönetici, planlanan etkileşimler aracılığıyla denetleyebilir.

Göreve ve çalışana bağlı olarak yönetici şunları sağlayabilir:

• teşvik
• geri bildirim
• Genel rehberlik
• gerektiğinde problem çözmede yardım

Ancak, atanan çalışan, bunun yöneticiye geri verilmesi yerine sorunlar ve çözümlerle düşünmeye yönlendirilmelidir. Yönetici, yalnızca işbirliği kazanmak, daha geniş nitelikteki sorunları çözmek vb. İçin rolüne ihtiyaç duyulduğunda müdahale etmelidir. Genel olarak, yönetici bir koç ve mentor olarak hareket etmektir.

Sarma

Ödevin sonunda olayı tanımak önemlidir. Bir proje başarısız olursa, yöneticinin sorumluluğu üstlenmesi gerekecektir. Atama başarılı olduysa, ki genellikle budur, tamamlanan iş için kamuoyu tarafından tanınmalıdır.

Genel sonuçtan bağımsız olarak geliştirme alanları belirlenebilir. Bunlar gelecekteki görevlere rehberlik edebilir.

Daha önce belirtildiği gibi, yetkilendirme daha fazla işin yapılmasına yardımcı olabilir ancak sonuçta çalışanların gelişmesine ve motive edilmesine de yardımcı olmalıdır. Yöneticinin görevi:

• uygun görevleri yapmak
• dikkatlice planla
• düzenli olarak izle
• Olumlu bir deneyim için görevin başarısını temin etmek

© 2009 Christine Dut