Doğru bir proje zaman çizelgesi ve maliyet tahmini nasıl oluşturulur?

Daha iyi proje tahminleri yapmayı ve bunları daha hızlı yapmayı öğrenin.

Canva

Doğruluk Neden Önemlidir?

Proje yöneticileri olarak, genellikle çok hızlı ve çok az bilgiyle tahminler oluşturmamız için baskı altındayız. Daha da kötüsü, yönetici sponsorların duymak istediklerini söylememiz için baskı görüyoruz: "Bu veritabanı yükseltmesi için sadece 15.000 $ 'a sahibim. Bunu yapabilirsiniz, değil mi? Ve iki ay içinde yapılması gerekiyor!"

Yine de, evet dersek ve bu mümkün değilse, bu işleri daha da kötüleştirir. İki ay ve on beş bin dolar sonra geri dönüp on bin dolar daha istediğimizde ve bir ay daha istediğimizde pek iyi görünmüyoruz. Yine de, 3 ay ve 25.000 dolar herkesin yapabileceği en iyi şeydi ve bunu önceden bilebilirdik.

Profesyonel Dünya Kötü Tahminler Bekliyor

Ne yazık ki, birçok kuruluş düşük tahminleri kabul etmeye ve çoğu projenin bütçeyi aşıp geç teslim edileceğini düşünmeye alıştı. Proje Yönetim Enstitüsü'ne göre, tüm projelerin% 55'i tatmin edici sonuçlar vermiyor. Zamanında ve bütçenin altında tatmin edici sonuçlar veren projelerin yüzdesi bunun çok altındadır.

Proje yöneticileri de gerçekçi tahminler yapamayacağımıza veya yapabilsek bile bunu elimizdeki zaman içinde yapamayacağımıza inanmaya başladılar. Ve eğer yapabilseydik, patron bunu duymak istemezdi.

Basitçe söylemek gerekirse, profesyonel dünya kötü tahminler beklemeye başladı.

Neden Doğru Tahminlere İhtiyacımız Var

Bu, iyi tahminler yapabilirsek gerçekten iyi görüneceğimiz anlamına gelir. Şimdi dürüst olacağım, onları sunmak kolay olmayacak. Patronlarımızı iyi bilgiye ve iyi tahmin etmek için yeterli zamana ihtiyacımız olduğuna ikna etmek zor olacaktır. Gerçekçi tahminler sunmak, ilk başta daha yüksek proje bütçeleri ve daha uzun programlar — daha fazla argüman sunmak anlamına gelecektir. Ama diğer taraftan ne olduğuna bakın: Projelerimizi zamanında ve bütçe dahilinde veya yakın bir zamanda teslim etmeye başlarız. Ve bunu sadece biz yapıyoruz.

Altın cinsinden ağırlığına değer.

Kadın adaletindeki göz bağı, onun kişisel gündemlerine, statüsüne, rüşvetine ve bizi gerçeklerden uzaklaştıran diğer unsurlara karşı körlüğünün bir işaretidir.

Kendi çalışmalarıyla (Rötuşlu), Wikimedia Commons aracılığıyla

Önyargıyı Ortadan Kaldırmak

Tahmin olarak, önyargı, bizi çok düşük veya çok yüksek bir tahmin yapmaya iten bir baskıdır. O zaman yapmamız gereken ilk şey olmaktır istediğiniz doğru tahmin yapmak. Unutma ki, projenin sonunda geriye dönüp şöyle demek istiyorsun: Tahminim doğruydu; yönetimim iyiydi ve tam hedefe ulaştım.

Aslında, önyargıyı anlamanın bir yolu, bunun sizi sürekli olarak hedef dışı yapan bir şey olduğunu düşünmektir. Okçulukta, bir yan rüzgar, okları rüzgar yönünde hedeften uzaklaştıracaktır. Bu önyargıdır. Baskının farkında olarak ve bizi atmamıza izin vermeyerek önyargıyı telafi ederiz.

İşte bizi kaçırabilecek bazı şeyler ve her biri için ne yapmamız gerektiği:

Gerekli veya dayatılan bütçeler ve mevcut fonların beyanları. Zorunlu veya empoze edilen bütçe, proje sponsorlarının veya müşterinin ne harcamak istediğinin bir ifadesidir. Mevcut fonların bir beyanı, bütçede ne kadar para olduğunu söylüyor. Bunların hiçbirinin bir tahminle ilgisi olmadığı konusunda net olun. Ya tahmin etmeden önce bu miktarı bilmeyin (Şekil # 2'deki kör hanımefendi adaleti gibi) ya da biliyorsanız, bir kenara koyun. Gerçekçi tahmininizi yaptıktan sonra, tahmini bütçe ile gerekli bütçenin bir karşılaştırmasını sunabilirsiniz.
Arzulu veya küskün düşünme. Patronumuzu seversek, işi karşılayabileceğini söylediği şeye uydurmak isteriz. Patronumuzun gerçekçi olmadığını düşünürsek, iki katını talep etmek isteriz. Bunlar doğal, insani dostluk veya kızgınlık tepkileridir. Lütfen onları bir kenara koyun. Yapılacak işin ve maliyetinin ve süresinin gerçekçi ve doğru bir şekilde tahmin edilmesinin getirdiği profesyonel gurura odaklanın.
Sadece eski bir proje tahmininin bir kopyasını kullanmak istemek. Başka bir projeden bir tahmin kopyalamayın. Yaparsanız iki hata olacaktır. İlk olarak, bu tahmin doğru olmayabilir. Geçmiş tahminleri değil, her zaman doğru gerçek maliyet tablolarını ve programları kullanın. İkincisi, hiçbir proje birbirine benzemez. Projeniz geçmiş bir projeye çok benziyor olsa bile, benzerliklere değil farklılıklara odaklanın.
Tüm projeyi tek bir şey olarak tahmin etmek. Bu çalışmıyor. Doğru tahminler ayrıntılara dayanır. Projenin her bir parçasının ne kadara mal olacağını ve ne kadar süreceğini düşünün. Daha doğru bir resim elde edeceksiniz. Ayrıca, bir öğe yüksek ve diğeri düşükse, hepsi dengelenecektir.

Artık önyargı yaratan baskılardan nasıl kaçınacağınızı biliyorsunuz. Harika bir tahmin yapmak için bazı ipuçlarına bakalım.

Çoğu zaman, iş yerindeki insanlar dinlemeden tartışırlar. Patronlarımıza gerçekçi tahminler getirmek, kurumsal kültürünüz için zor olabilir.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), flickr aracılığıyla

Harika Bir Tahmin Yapmak İçin İpuçları

Harika bir tahmin yapmak için yapabileceğiniz bazı şeyler:

Projenin ne sunması gerektiğini bildiğinizden emin olun. Açıkça tanımlanmış bir kapsam olmadan, doğru bir tahmin imkansızdır.
Kendinize olabildiğince çok zaman verin. Yeni bir yöntemle ilk birkaç tahmininiz yavaş olacaktır. Bundan sonra, ne kadar süreye ihtiyacın olduğunu bileceksin.
İyi bilgi edinin. Sadece birkaç e-postayla uğraşmayın. İnsanlarla konuşmak, ne yaptığınızı açıklamak, anladıklarından emin olmak ve sorduğunuz şey hakkında düşünmelerini ve size iyi bilgiler vermelerini sağlamak için zaman ayırın.
Önce benzersiz parçalara odaklanın. Her projenin bazı benzersiz unsurları vardır. Önce bunları dikkatlice tahmin edin. Daha sonra, geçmiş proje gerçek bütçesinden ve daha rutin olan parçalar için zaman çizelgelerinden kopyalayabilirsiniz.
Hiçbir şeyi dışarıda bırakmayın. Önyargı ortadan kaldırıldığında, en büyük tahmin hataları, proje planının bir parçasını unutmaktan kaynaklanır.

Tahmin Süreci ve Teknikleri

Orta ölçekli veya büyük bir projede iki tahmin oluşturabiliriz. İlk veya erken tahmin, net bir kapsam bildirimimiz olduktan sonra, ancak İş Dağılımı Yapısında tam olarak çalışılmadan önce yapılır. Erken tahmin, ilk projelerle karşılaştırılarak, Kova Yöntemi veya Modifiye Geniş Bant Delphi adı verilen karmaşık (ve pahalı) bir teknikle oluşturulabilir.

WBS ve faaliyet listesi tamamlandıktan sonra, Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği olan PERT kullanılarak çok doğru tahminler oluşturulur.Proje planlama süreci ile erken ve geç tahmin arasındaki ilişki Proje Yönetimi Zaman ve Maliyet Tahmin Teknikleri: An Genel Bakış.

Proje planlama sürecinde nerede olursanız olun ve hangi tahmin tekniğini kullanırsanız kullanın, yanlılığı önlemek ve tahmini kolaylaştırmak için bu makaledeki tüm yöntemler uygulanır.

İyi Bir Tahmin Yapmak — Hızlı

İlk birkaç tahmininizi yaparken, bir dahaki sefere daha hızlı yapmak için işleri ayarlamak isteyeceksiniz. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Verilerinizi düzenleyin ve saklayın. Geçmiş projelerden (programlar ve bütçeler) gerçek verileri sık sık kullanacaksınız. Hazır olduğundan, iyi organize edildiğinden ve mümkünse standart biçimlerde ve aranabilir olduğundan emin olun. İdeal olarak, PDF dosyası gibi yazdırılmaya hazır bir belge yerine, bir veritabanı, elektronik tablo veya düzenlenebilir bir belge gibi kopyalanması kolay bir formatta olmalıdır.
Bir kişi listesi yapın. Bazı insanların gerçekten yardımcı olduğunu göreceksiniz. İstediğiniz veri türünü anlarlar. Bazıları diğer proje yöneticileri olacak. Bazıları muhasebeci olacak. Bazıları, onlardan satın alacağınız umuduyla, hızlı bir tahmin yapmaktan mutlu olan satıcılar olacaktır. Size tahminler hakkında bilgi vermede özellikle başarılı olan kişilerin bir listesini yapın ve uzmanlık alanlarını not edin.
Şablonlar oluşturun. Kendi tahmin şablonlarınızı, formlarınızı ve elektronik tablolarınızı oluşturun. Bu, bir dahaki sefere işleri gerçekten hızlandıracak. Şablonunuzdaki mevcut tahminden tüm verileri temizlediğinizden emin olun - hataların ortaya çıkmasını istemezsiniz. Bu şablonlara sahip olmak, tahminlerinizi daha hızlı yapmanıza yardımcı olmak için başkalarını eğitmeyi gerçekten kolaylaştırır.
Bir takım oluşturun. Numaraları kontrol etmenin en hızlı yolu, bir kişinin kaynağı okumasını sağlarken, diğerinin son belgeyi kontrol etmesini sağlamaktır. Ayrıca projenin bölümlerini bölebilir ve işçilerin kendi zaman ve maliyetlerini tahmin etmesini sağlayabilirsiniz. Bu çok daha doğrudur ve aynı zamanda, yapabileceklerini söyledikleri şeyi yapmaları için tahmine sahip olmaya teşvik eder.

Son olarak, proje tamamlandığında, projede gerçekte ne olduğunu tahmininizle karşılaştırın. Tahmininiz doğruysa, harika bir sürecin var demektir. Tahmininiz yanlışsa - ve bazen sorun olmaz - o zaman araştırın ve nedenini bulun ve sürecinizi iyileştirmek için şablonlarınızı güncelleyin.

Kısa sürede hızlı ve doğru bir tahminci olacaksınız. Hayır, bu doğru değil. Bu taraflı bir aldatmaca. Çok yakında hızlı ve doğru bir tahminci olacaksınız ve elinizden gelenin en iyisini yaparsanız daha erken!