Posta yönetimi: iş ve yönetimde ocr nvq seviye 3 diploması

Giriş:

Bu birim, Düzey 2'de, toplam üç kredilik B Grubu isteğe bağlı bir birimdir. Bu ünite, adayın posta hizmetlerinde becerilerini sergilemesine yardımcı olur. Adaylar, hem gelen hem de giden dahili ve harici postaları işlerken güvenlik ve güvenlik prosedürlerini takip etme ve bu şekilde ele alınmasının nedeni konusunda iyi bir bilgiye sahip olacaklardır. Mevcut çeşitli hizmetler, bu hizmetlere neden ihtiyaç duyulduğu ve nasıl kullanıldıkları hakkında iyi bir bilgiye sahip olacaklar. İhtiyaçlara ve önceliklere bağlı olarak belirli hizmetleri seçmeyi, posta ücretini hesaplamayı, sorunlarla başa çıkmayı, prosedürleri takip etmeyi ve hataları ve sorunları bildirmeyi bileceklerdir.

Bu ünite için bir kişisel beyan da dahil edildi!

1.1 / 2 Posta veya paketlerin işlenmesine yönelik güvenlik prosedürlerinin amacı nedir?

Postanın gizli bilgileri olabilir. Çalışanlar hakkındaki kişisel bilgileri içerebilir veya müşterilerin adları gibi ticari sırlar ve işletmeye, müşterilere ve müşterilere ilişkin gizli bilgiler içerebilir. Posta ve paketler de şüpheli özellikler açısından kontrol edilmelidir. Bu nedenle güvenlik prosedürlerinin takip edilmesi gerekecektir.

Örneğin, garip adreslerden posta veya paket aldığımızda veya şüpheli formlar, şekiller veya boyutlarda gelenler, güvenlik prosedürlerine uyulmalı ve ofis yöneticisine bildirilmelidir.

2.1 Neden kararlaştırılan zaman dilimlerinde doğru alıcıya posta dağıtmalı / göndermelisiniz?

Başkalarına ifşa edilmemesi gereken önemli ve gizli bilgiler olabileceğinden, postalar her zaman doğru alıcıya gönderilmeli veya dağıtılmalıdır. Ayrıca, e-postada belirtilen görevin belirtilen zaman ölçeği içinde tamamlanması ve son tarihe uyulması için zamanında dağıtılmaları gerekir, böylece şikayetlerden veya diğer ciddi sorunlardan kaçınırız.

2.2 Organizasyon yapısı ve bireylerin ve ekiplerin adları, rolleri ve yerleri nedir?

Gizli bilgi olduğu için cevaplarımı burada yayınlamadım. Kuruluşunuz için bir akış şeması çizebilir veya varsa kuruluşunuzun web sitesini açabilirsiniz. Bölümünüzün başkanıyla başlayın ve ardından farklı ekiplere ve yöneticilere dalın ve sonunda ekip üyelerinizle bitirin. Net bir portre için her kişinin adını, konumunu ve yerini belirttiğinizden emin olun.

Bu yardımcı olur umarım!

2.3 Kuruluşlar için hangi dahili ve harici posta hizmetleri mevcuttur?

Mevcut dahili posta hizmetleri, ______________________ ofis ve departmanlarında posta dağıtımı içindir ( gizlilik amacıyla kaldırılmıştır) . Günlük olarak toplanır ve teslim edilir.

Harici posta ___________________ yoluyla gönderilir (gizlilik amacıyla kaldırılır) . Posta, dahili posta hizmetleri kriterlerini karşılayabildiğinde veya kapsamadığında, harici posta hizmetleri kullanılır. Örneğin, postanın müşterilere veya diğer şirketlere veya ilçe dışı yazışmalara teslim edilmesi gerektiğinde. Ayrıca günlük olarak teslim edilir ve toplanır.

2.4 İç ve dış posta hizmetlerini seçmek için nedenler belirtin

Dış posta hizmetleri, teslimatın ilçe dışında olduğu ve diğer şirketler veya müşteriler için olduğu yerlerde seçilir. ___________________ (gizlilik amacıyla kaldırılmış) ofis alanlarının altına girmeyen alanlar olacaktır.

Dahili posta, ____________________ kapsamındaki ofislere veya departmanlara teslimat yapılması gerektiğinde kullanılır (gizlilik amacıyla kaldırılmıştır) . Dahili posta, zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Yani dahili mail ile gönderilebilen mailler bu yolla gönderilir ve sadece kalanı harici mail sistemi ile gönderilir.

2.5 Posta ücretini hesaplamak için hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?

Gönderi, aciliyet ve önemine göre birinci sınıf veya ikinci sınıf olarak sıralanmalıdır. Herhangi bir denizaşırı gönderinin çözülmesi gerekir. Farklı boyutlardaki gönderiler için posta ücretlerini ve ayrıca toplu postalar için posta ücretlerini bilmek gerekir. Posta hizmetleri toplu postalar için indirim sağlayabilir ve yalnızca postayı önceden sıraladığımızda uygulanabilir.

Bir öğeyi göndermemiz ve bir sonraki iş günü veya aynı gün teslim edileceğini garanti etmemiz gerekiyorsa veya postanın kayıtlı teslimatta gönderilmesi gerekiyorsa, posta ücretlerini ve postanın olması gereken zaman çerçevesini aramalıyız. uygun şekilde gönderilir ve gönderilir.

2.6 Gelen ve giden postalarda ne tür sorunlar ortaya çıkabilir ve bunlarla nasıl başa çıkarsınız?

Oluşabilecek ana sorunlar gecikmeler, eksik teslimatlar ve şüpheli postalardır. Gecikmeleri önlemek için postayı doğru zamanda, doğru posta ücreti ile göndermeliyiz. Önemli bir belgenin eksik teslimatlarını önlemek için, teslimatın izlenmesini sağlayan kayıtlı teslimat yoluyla teslim edilebilir. Herhangi bir şüpheli posta veya paket, azami özen gösterilerek ele alınmalı ve sorumlu ilgili kişiye bildirilmelidir.