Bilgi depolamak ve almak için süreçleri anlama

William Bout, Unsplash aracılığıyla

Bilgi Sistemleri ve Özellikleri

Bilgi sistemleri, bir kuruluşun verimliliğini ve etkinliğini artırmaya yardımcı olmak için verileri gözetir, oluşturur, işler, dağıtır ve gözden geçirir. Bazı bilgi sistemi örnekleri şunları içerir:

• İşlem işleme sistemi (TPS): Ticari işlemlerin işlenmesinden sorumludur. İşlem türleri kuruluşlar arasında değişir, ancak bazı örnekler sipariş verme, faturalama, çek mevduatları, maaş bordrosu sistemleri, rezervasyon sistemleri ve stok kontrolü olabilir. Verilerin korunmasına, eklenmesine, değiştirilmesine ve kaldırılmasına yardımcı olurlar.
• Yönetim bilgi sistemi: Problem çözme ve karar verme için gerekli görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olur. Performansı, verimliliği, muhasebeyi ve işlem verilerini izleyerek yönetime yardımcı olurlar. Bazı örnekler arasında satış yönetimi sistemleri, bütçeleme, personel ve envanter kontrolü yer alır. Bu bilgilerin doğru ve alakalı olması gerekir.
• Karar destek sistemleri: Yöneticilere karar vermede yardımcı olur. Mevcut bilgileri analiz etmek ve etkileri projelendirmek için iç ve dış kaynakları kullanır. Raporları, tahminleri ve grafikleri özetlemeye yardımcı olurlar. Bazı örnekler lojistik sistemleri ve hesap çizelgelerini içerir.
• Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri: İşletme sahipleri, satın almalar, ürün kusurları ve müşteri sorguları dahil olmak üzere müşteri etkinliklerini biriktirmek ve izlemek için müşteri ilişkileri sistemlerini kullanır.
• İş Zekası Sistemleri (BIS): Gelecekteki satış modellerini tahmin eden, mevcut maliyetleri özetleyen ve satış gelirlerini tahmin eden analizler sağlayın.

Bilginin Yasal ve Organizasyonel Gereklilikleri

Aşağıdakiler gibi hassas veriler içerebileceğinden, bilgilerin güvenliği ve gizliliğiyle ilgili kurallara sahip olmak önemlidir:

• Personel kayıtları
• Bordro kayıtları
• İnsan kaynakları kayıtları
• Finansal Veri

Yanlış ellerde, bu bilgiler işletme ve müşterileri için tehdit oluşturabilir veya dolandırıcılık, ayrımcılık ve diğer ihlaller için kullanılabilir.

1998 Veri Koruma Yasası gibi takip edilmediği takdirde yasal işlem başlatabilecek yasalar vardır.

Hangi Bilgilerin Saklanacağını Seçme

Kuruluşlar elde ettikleri tüm bilgileri saklayamazlar. Yanlış veya ilgisiz bilgilerin saklanmasının hiçbir faydası yoktur ve değerli yer kaplar, bu da bilgiye erişmeyi zorlaştırır.

Hangi bilgilerin depolanması gerektiğine karar verirken, karar her şeyden önce her bir bilgi türüne ilişkin yasal gerekliliklere bağlı olacaktır. Örneğin, yasal gereklilikler şunları belirtir:

• İnsan kaynakları kayıtları, bir personel üyesinin istihdamının sona ermesinden sonra altı yıl boyunca bir kuruluş tarafından saklanmalıdır.
• Sağlık ve güvenlik kayıtları kalıcı olarak saklanmalıdır
• Hesap kayıtları, organizasyon türüne bağlı olarak üç ila altı yıl arasında saklanmalıdır.

Eski müşterilerle ilgili kişisel veriler gibi bilgiler artık kullanılmadığında imha edilmelidir. Bu kılavuzları izleyerek, yalnızca ilgili bilgilerin saklandığından emin olabilir ve gerektiğinde bulmayı kolaylaştırabilirsiniz.

Markus Spiske, Unsplash aracılığıyla

Bilginin Doğruluğunu Sağlama

1998 Veri Koruma Yasası, işletmelere ellerinde bulunan kişisel verilerin doğruluğunu sağlama yükümlülüğü getirir. Bilgiler gerektiğinde her zaman güncel tutulmalıdır. Bunu yapmanın bazı yolları şunları içerir:

• Düzenli olarak güncellenen veritabanlarını ve elektronik tabloları kullanma
• Sistemler güncellendiğinde iletişim kurulduğundan emin olmak için müşteri ve çalışan bilgileriyle ilgili uyarılar ayarlama
• Dış ve iç denetimlerden yararlanmak
• Veri toplama yöntemlerinizi gözden geçirmek ve revize etmek

Bilgileri Zamanında Biçimlendirme ve İletme

Doğru biçimde sağlanmayan bilgilerin kullanılmadan önce yeniden biçimlendirilmesi gerekecektir, bu da gecikmeye neden olur ve bilginin yanlışlıkla değiştirilmesi riskini oluşturur. Verileri yorumlamak için yeterli zaman olmayabileceğinden, kararlaştırılan zaman dilimleri içinde sağlanmayan bilgiler işe yaramayabilir.

Hangi Bilgilerin Silineceğini Seçme

Kuruluşlar, ne zaman ve hangi bilgilerin silinebileceğiyle ilgili kendi yönergelerini belirler. Bu yönergeler, bir kuruluşun türüne ve boyutuna, canlı veya güncel dosyalama sistemindeki mevcut alana ve bilgi türüne bağlıdır.

Alakasız, güncel olmayan veya yanlış bilgiler silinebilir.

Arşivlenen dosyalardaki bilgiler yalnızca saklama süreleri dolduğunda silinebilir. Kişisel veriler, gerekenden daha uzun süre saklanmayacaktır. Kişisel verilerin artık ihtiyaç duyulmadığında imha edilmesi, yanlış, güncelliğini yitirmiş veya ilgisiz hale gelmesi riskini azaltır.

Bilgi Sistemleriyle İlgili Sorunların Ele Alınması

Bilgi sistemlerinde meydana gelebilecek sorunlar ve bunları çözme yolları şunları içerir:

• Bilgilerin doğru şekilde saklanmaması. Örneğin: yanlış sırada; gereksiz dosyalar tutuluyor; kopyalar saklanıyor; ve eksik dosyalar. Bu sorunun üstesinden gelmenin yolu, bir kuruluşun bilgilerin nasıl saklanacağına dair yönergeler belirlemiş olması, bu da gerektiğinde bilgiyi almayı daha hızlı ve kolay hale getirmesidir. Veri koruma yasalarını ihlal edebileceğinden, bilgi eksik olduğunda yöneticilerin bilgilendirilmesi gerekir. Bilgiyi takip etmenin bir başka yolu da, gereksiz bilgileri düzenli olarak kontrol eden ve ortadan kaldıran bir sisteme sahip olmaktır.
• Virüsler gibi bilgisayar sistemleriyle ilgili sorunlar. Bunların bir BT yöneticisine veya BT teknisyenlerine bildirilmesi gerekir.
• Organizasyonlar içinde, bilgilerin doğru şekilde aktarılmamasına neden olan iletişim kesintileri olabilir. Bunların ekip arasında çözülmesi veya hemen çözülemezlerse bir yöneticiye bildirilmesi gerekir.
• Çoğu kuruluş, bir işletmenin temel işlemlerinin işlevlerini toplamak, depolamak, işlemek ve çıktı almak için işlem işleme sistemlerini kullanır. TPS bilgi sistemleri, kullanıcı girdilerinden veri toplar ve ardından toplanan verilere dayalı çıktılar üretir. Bu sistemler yüzlerce işlemi idare etmek için kullanılır ve birçok kullanıcının aynı anda aynı veri kümesi üzerinde çalışmasını gerektirir. Bazen bu, sistemin çökmesine neden olur. Bir çökme durumunda, bilgilerin kaybolmaması için bir kuruluşun sistemini yedeklemesi çok önemlidir. Bir işlemin başarılı sayılması için kuralların oluşturulması ve adım adım takip edilmesi önemlidir.

Bilgilerin depolanmasının amacı, veri koruma yasalarına uygun olarak güvenli ve emniyetli bir ortamda saklanmasını sağlamaktır. Ayrıca kuruluşların belirli bilgileri depolaması yasal bir gerekliliktir.