Dakikalar ayırmak: stil, yapı ve dil

Livingsta'nın Fotoğrafçılığı

Bu makale, tutanakların tutulmasıyla ilgili üç kişilik bir gruptan biridir (diğer ikisi toplantı ve tutanakların amacı ve toplantı başkanı ve tutanak tutucunun rolü ile ilgilidir. Bu makale, farklı tutanak türlerini, kullanılan farklı yazı stillerini açıklamaktadır. dakikalar ve dakikalar oluşturmak için bilgileri sıralama, seçme ve yapılandırmada ve tutanaklarda profesyonel dili kullanma.

Farklı dakika türleri

Farklı dakika türleri vardır ve yazdığınız dakikaların türü, dakikaların amacına veya kullanımına bağlı olacaktır. Ekip toplantılarında genellikle basit bir gayri resmi tutanak türü kullanılırken, tutanaklar dış izleyiciler için ise ayrıntılı bir resmi tutanak türü yazılır. Dolayısıyla, dakikaların türü seyirci türüne ve amaca bağlıdır.

Temel olarak üç tür dakika vardır:

• Verbatim Dakika
• Söylemsel Tutanaklar
• Eylem notları

Aynen dakika:Verbatim, "Bir yazar veya konuşmacı tarafından kullanılan kelimelerin aynısı" veya "kelimesi kelimesine" anlamına gelir. Bu tutanaklar, özellikle bir tür anlaşmazlık olduğunda kullanılır ve konuşmacıların her bir sözünün kaydedilmesi gerekir. Resmi yönetim kurulu toplantılarında veya genel yıllık toplantılarda veya bir kişinin tartışmayı kelime kelime kaydettiği yasal durumlarda kullanılır. Yapılan tüm argümanlar ve yorumlar kaydedilir. Genellikle, tartışmanın belirli bir kişiye odaklandığı bir durum olacaktır. Sıkıcı bir süreç olabileceğinden, tartışılan konuların hassas doğasına bağlı olarak, kaydı yapan kişinin bir ses kaydedici kullanması veya steno kullanması ve ardından notları daha sonra yazması gerekecektir. Kaydedilen parçanın yanlış kişilerin eline geçmemesi için ses kaydı yapılırken dikkatli olunmalıdır.Sözlü tutanakların tutulduğu durumlara örnek olarak temyizler, kamuya açık duruşmalar, konsey toplantıları, disiplin kurulları, şikayet prosedürleri vb. Verilebilir.

Söylemsel tutanaklar: Bu tür tutanaklar, komite veya yönetim kurulu toplantıları gibi daha resmi toplantılar gerçekleştiğinde kullanılır. Tartışma ve eylem noktalarının ana içeriğine sahiptirler. Bu tür toplantıların, toplantıda tartışılan bilgileri yayacak dış izleyici kitlesi olması muhtemeldir. Böylece tutanaklar paragraflar halinde, düzgün bir şekilde bölümler halinde ve tartışma sırasına göre olacaktır.

Bu tür tutanaklarda isimleri ile hitap edilen kişilerin görülmesi çok nadirdir, çünkü eylemler ve tartışmalar bir kurul veya komite tarafından yürütülecektir ve bu nedenle tutanaklarda kurul veya komite olarak bahsedilecektir. Tutanaklar, sekreter veya benzer bir rolü olan, tartışmaya katılmayacak ve bu nedenle tutanakları doğru bir şekilde kaydetmekte serbest olacaktır. Bu durumda sekreter, gündemin hazırlanmasından, toplantı yeri, ikram gibi toplantıların düzenlenmesinden, aksiyon noktalarının takibinden, başkanın bilgilendirilmesinden ve diğer ilgili bildirilerin dağıtılmasından sorumlu olacaktır.

Eylem Noktaları: Bunlar en yaygın tutanaklardır ve genellikle kararların ayrıntıları ve eylem notlarıyla birlikte kısa notlar olarak kaydedilir. Tartışmalar ayrıntılı olarak kaydedilmiyor, sadece bahsediliyor. Bu tutanaklar ekip toplantılarında, küçük grup tartışmalarında, dahili toplantılarda, proje tartışmalarında vb. Alınır. Adından da anlaşılacağı üzere bu tutanaklarda sadece kararların bir listesi veya eylem noktaları içeren kısa notlar bulunur. Bunlar sonuca ve gelecekteki eyleme odaklanır. Gayri resmi bir tarza sahiptir ve yalnızca içeride dolaştırıldıkları için madde işaretleri olarak yazılabilir. Genellikle tutanak tutucusu da toplantıda tartışmalarda yer alır. Bu dakikalar basittir, daha hızlı yazılabilir ve doğrudur. Bu toplantıların aynı zamanda yöneticiler veya toplantıdan sorumlu herkes tarafından hazırlanan bir gündemi vardır.Toplantı devam ederken katılımcılardan birinin not yazdığı zamanlar vardır.

Yukarıdakilerin tümü dakika türleridir ve önemli olan her bir stili uygun ve etkili bir şekilde kullanmaktır.

Dakikalar içinde kullanılan farklı yazı stilleri

Tutanak için yazı stili, dakika alma sürecindeki en önemli görevdir. Tutanak tutmak, toplantı devam ederken veya siz toplantıdayken alınan notlar anlamına gelir. Daha sonra dakikaları üretirken anlayacağınız bir şekilde yazmanız gerekiyor. Herkesin kendine özgü bir not yazma tarzı olduğu için uyulması gereken belirli bir kural yoktur.

Tutanak alırken kullanılan farklı yazı stilleri şunlardır:

• Gündeme göre bir taslağa sahip olmak iyidir, bu nedenle tartışma devam ederken her bir maddenin altına not almanızı kolaylaştırır.
• Katılımcıların bir listesini hazırlayın ve odaya girdiklerinde onları işaretleyin; bu size orada bulunmayan kişilerin de bir listesini verecektir. Bu, büyük bir grup olduğunda zaman alıcı ve kafa karıştırıcı olabileceğinden, tüm katılımcıların adlarını yazmak zorunda kalmayacağınız için yardımcı olacaktır.
• Toplantının adını, tarihini, saatini ve yerini not alın, ileride tekrar yönlendirilmeleri gerekeceğinden herhangi bir nedenle tartışılmadan bırakılan öğeleri ekleyin. Ayrıca bir sonraki toplantı tarihini ve saatini sonuna eklemeyi unutmayın.
• Sözlü dakikalar olmadığı sürece her şeyi yakalamaya çalışmayın. Dikkatlice dinleyin ve önemli ayrıntıları yakalayın. Uzun cümleler yazmayın, basit bir dil kullanarak noktaları (madde işaretleri) not edin. Ayrıca tekrardan kaçının ve spesifik olun.
• Çok fazla tartışma ve çapraz referans vb. Sonucu not almak çok zorlaşırsa, toplantının bir ses kayıt cihazına kaydedilip kaydedilemeyeceğini görmek için her zaman izin alabilirsiniz. Katılımcıların bunun farkında olduğundan emin olun. Bu, dakikaları oluştururken bazı şeyleri netleştirmek için çok yardımcı olur.
• Birebir dakikalar söz konusu olduğunda, her şeyi ilgili başlıklar altında kelime kelime yazın, çünkü bu tutanakları oluştururken faydalı olacaktır. Bunun için hızlı bir yazar olmanız gerekir ve stenoyu bilmek en iyisidir. Olabildiğince çok yazmak önemlidir ve gerekli olmayan herhangi bir şey daha sonra çıkarılabilir, çünkü belirli bilgileri dışarıda bırakırsanız, daha sonra tutanakları yazarken bunları hatırlayamayabilirsiniz.
• Söylemsel dakikalar için, her tartışmanın önemli noktalarını not edin, böylece tutanakları oluştururken neyin tartışıldığını size hatırlatın. Yine dakikalar üretirken kafa karışıklıklarından kaçınmak için uygun başlıklar altında yazmak en iyisidir.
• Eylem notları için önemli noktaları not etmek için madde işaretleri kullanın. Tartışılan konu, karar ve eylemler için sütun içeren bir şablon kullanabilirsiniz.
• Yazarken üye isimleri için bile kısaltmalar kullanmak iyidir, çünkü bu yazmayı daha hızlı hale getirecektir. Takip ettiğiniz kısaltmaları kullandığınızdan emin olun, çünkü diğer kısaltmalar, daha sonra tutanakları oluştururken notlara baktığınızda bir anlam ifade etmeyecektir. Bazı örnekler, Dakikalar (dakika), Yönetim Kurulu (GB), Hazırlık (hazırlık), Önemli (imp) vb.
• Her zaman tartışıldıkları sıraya göre tartışmaları yazın, ancak yine de gündeme göre madde numarasına sahip olabilirsiniz. Örneğin, gündemdeki 7. madde toplantıda üçüncü olarak tartışıldıysa, bunu üçüncü tartışma olarak yazın, ancak gündemle kolay referans olması için yanına 7 rakamı yazabilirsiniz.

Tüm tutanakların kısa ve doğru olması gerekir ve bunu başarmak için notların doğru sırada ve tarzda doğru yazılması gerekir. Toplantıdan önce bazı gelişmiş hazırlıklar yaparak not yazmayı olabildiğince basit hale getirin ve not yazma iyi giderse, bu, tutanak oluşturma görevini çok daha basit hale getirecektir. Tutanaklar aynı zamanda, toplantıya katılamayanların, aynı görüşmelerin açıklığa kavuşturulması için başka bir toplantıya ihtiyaç duymadan, toplantıda neler olduğunu net bir şekilde anlamalarına da yardımcı olmalıdır.

Dakikalar oluşturmak için bilgiler nasıl sıralanır, seçilir ve yapılandırılır

Dakika üretmek, dakika alma sürecindeki bir sonraki görevdir. Her şeyi daha iyi hatırlayacağınız için toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede tutanakları yazmak en iyisidir. Tutanakları yazarken, not alma sürecinde yazılanların hepsini dahil etmek gerekmez. Toplantıya katılmayan kişilerin kafa karışıklığı olmadan veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duymadan içerikleri takip edip yakalayabilmeleri için yeterli bilgi olmalıdır. Öyleyse ana / önemli noktaları yazın.

Hatırlanması gereken ilk nokta dakikaları numaralandırmaktır. Bir toplantıda tartışılan her maddenin veya tartışılan her gündem maddesinin dakika adı verilen kısa bir notu vardır. Tutanaklar tamamen kısa notlardan oluşan bir derlemedir. Bu nedenle, okuma ve takip kolaylığı için ve kaynak göstermek için her dakikaya bir sayı vermek en iyisidir.

Her gündem maddesi veya her tartışmanın, tartışmanın ana noktaları, anlaşmazlıklar, kararlar ve eylemlerle neyin tartışıldığına dair bir açıklaması (söylemsel tutanaklar ise) veya kısa bir notu (eylem notları varsa) olmalıdır. Bir toplantı düzenli aralıklarla yineleniyorsa, tutanak için standart bir şablona sahip olmak iyi bir uygulamadır, çünkü bu, dakika yazma görevini daha basit hale getirecektir. Gündemdeki standart olan tüm maddeler tutanak şablonuna eklenebilir.

Tüm dakikalardaki standart öğeler şunlardır:

• Toplantının / kurulun / komitenin adı / adı
• Buluşma tarihi
• Toplantı zamanı
• Yer / konum
• Katılımcı listesi - bunlar toplantıya davet edilen kişilerdir
• Özür listesi - özürlerin alındığı kişiler
• Devamsızların listesi - davet edilen ancak katılmayan veya özür göndermeyen kişiler
• Önceki toplantının tarihi ile birlikte önceki tutanakların teyit edilmesi
• Geçmiş dakikalardan kaynaklanan değişiklikler
• Ortaya çıkan konular
• Tartışmaların, kararların ve eylemlerin özeti
• Devam eden veya ertelenen veya tamamlanan konular
• Başka herhangi bir iş
• Bir sonraki toplantının tarihi

Diğer öğeler için şablonunuza başlık ekleyin / oluşturun. Artık toplantıda tartışılan tüm öğelerin başlıklarını içeren bir düzeniniz var. Şimdi notlarınızı gözden geçirin ve alakasız bilgileri atarak her başlığın karşısına veya altına tartışmalar, kararlar ve eylem noktaları gibi ilgili bilgileri ekleyin.

Tutanakları yazmak için kullanılan üzerinde mutabık kalınan bir standart veya stil veya şablon olduğundan, tutanakları yapılandırmak çok zor bir iş değildir. Tutanakların yapısı, gündem maddelerinin görüşülme sırasına göre yazıldığı için gündeme de bağlıdır.

Bir toplantıda herhangi bir rapor veya politika veya prosedürün onaylandığı durumlarda, bunlar tutanağa eklenmelidir. Dakikaların ekleri olduğunda, dakika kenar boşluğunda Att notu görünür. Ayrıca ekin ön sayfasında toplantı veya komite veya yönetim kurulu adı, toplantı tarihi ve ekin ait olduğu tutanakta yer alan maddeye atıf yapılır. Bu ek, onaydan sonraki dakikalarla birlikte dosyalanmalıdır.

Tutanağı hazırladıktan sonra, herhangi bir açıklama ve ardından onay için sandalyeye gönderilebilir. Başkanın onayından sonra ilgili kişilere, yani katılanlara ve kararları harekete geçirmesi gereken kişilere dağıtılabilir. Son tarihlerle birlikte eylem listesinin tutanaklarla birlikte eklenmesi yararlı olabilir, böylece ilgili kişilerin bunları işlemesi daha kolay olur.

Dağıtımdan sonra insanlar düzeltmelerin yapılmasını isterlerse, bunlar not alınabilir ve bir sonraki toplantıya götürülebilir, böylece başkan toplantıda bulunan diğer üyelerle birlikte bunları doğrulayabilir ve açıklığa kavuşturabilir. Ancak tüm değişiklikler yapıldıktan sonra, tutanaklar kabul edilir ve doğru olarak imzalanır.

Dakikalar içinde doğru üslup ve profesyonel dil kullanımı

Yazarken, yazarın tonu çok önemlidir, çünkü bu bir mesaj iletir ve yazardan konuya yönelik tutum veya duyguyu gösterir ve okuyucu üzerinde etkisi vardır. Kullanılan uygun tonlar, dinleyicinin kim olduğuna ve ayrıca yazılan bilgilere bağlıdır.

Tutanaklar, yalnızca şirket içi kişiler tarafından görülmeyen, aynı zamanda yasal konuların söz konusu olduğu zamanlarda dahili bir toplantı olsa bile kuruluş dışındaki herkes tarafından görülebilen profesyonel belgelerdir. Bu nedenle, doğru profesyonel / resmi üslup ve dili kullanarak bunları profesyonel bir şekilde yazmak önemlidir. Ayrıca, belgenin konuya uygun kısa ve net cümleler içerdiğinden ve anlaşılması kolay basit sözcükler kullanıldığından emin olun.

Tutanaklar, geçmişte gerçekleşen bir toplantı veya tartışma hakkında olduğu için geçmiş zamanda yazılmalıdır. Dakikaları yazarken yapabildiğiniz yerde pasif bir ses kullanın, çünkü bu herhangi bir kişinin isminin kullanımını ortadan kaldıracaktır, ancak sadece pasif sesi kullanmak hiçbir anlam ifade etmeyecek ve anlamayı zorlaştıracaktır. Bu yüzden tutanakları yazarken daima aktif ve pasif sesli cümlelerin bir karışımını kullanın.

Tutanaklarda, bir grup üye tarafından bir toplantıda neyin tartışıldığı ve kararlaştırıldığı hakkında ayrıntılar vardır ve bu nedenle, tutanakları üçüncü bir kişi olarak yazmak en iyisidir. Bu şekilde kendinizi yazılarınızdan uzaklaştırırsınız ve her şeyi tarafsız bir şekilde yazarsınız. "Başkan bunu belirtti", "not edildi", "komite karar verdi", "karar verildi" gibi ifadeler kullanın. Noktaların belirli bir kişi tarafından öne sürüldüğü veya bir bireysel, o kişiyi ve ne söylediklerini belirtmek önemlidir, çünkü gelecekteki referanslar için yardımcı olacaktır.

Bir toplantıda söylenen sözler tam olarak tutanağa yazılmamalı, ancak profesyonel belgeler için kabul edilebilir farklı bir dile dönüştürülmelidir. Toplantıda üyeler tarafından argo ifadeler kullanılmışsa, bunları tutanağa dahil etmeyin, uygun kelimelerle değiştirin. Kararla ilgili değillerse veya önemli değillerse, atlayın. Benzer şekilde, toplantılarda tartışmalar veya anlaşmazlıklar ortaya çıktığında, bunları argüman olarak yazmayın, bunun yerine “çeşitli görüşler ifade edildi” veya “çeşitli görüşler ifade edildi” gibi alternatif ifadeler kullanın. Bu, anlaşmazlığa düşen kişiyi belirtmez, ancak okuyucuya anlaşmazlık nedeniyle bir tartışma olduğunu söyler.

"Endişelendi", "direktör vurguladı", "yönetim kurulu açıkladı", "icra başkanı istedi", "endişesini dile getirdi", "toplantıya önerildi", "konuyu gündeme getirdi" gibi ifadeler veya kelimeler kullanın, vb. Dikkat edilmesi gereken bir sonraki nokta, yazım, dil bilgisi ve noktalama işaretlerini kontrol etmektir. Belge düzenleyicinizde yalnızca yazım ve dilbilgisi denetimine güvenmeyin. En iyisi, dakikaları hazırladıktan sonra manuel olarak okumak ve ayrıca başka bir kişinin okumasını ve geri bildirimde bulunmasını sağlamaktır.

Umarım bu size yardımcı olmuştur. Okuduğunuz için teşekkürler. Lütfen bu merkezle ilgili herhangi bir sorunuz veya geri bildiriminiz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. İlgili konuları kapsamadığını düşünüyorsanız, lütfen geri bildirimde bulunun!

Teşekkür ederim.

Livingsta