Dakikalar ayırmak: Bölüm I

Livingsta'nın Fotoğrafçılığı

Giriş

Bu makale, İşletme ve Yönetim alanında yeterlilik kazanmak isteyen adaylara yardımcı olmak için yazılmıştır. Bu, başkalarına yararlı / yararlı olmayacağı anlamına gelmez. Bu makale, bir işletme veya kuruluş için çalışan ve iş rollerinin bir parçası olarak toplantılar ve eylem günlüğü sırasında alınan tartışmaların ve kararların doğru kayıtlarını oluşturmak için dakikalar ayıran herkese fayda sağlayacaktır.

Bir toplantıda tutanak tutabilmek için kişinin iyi iletişim becerilerine, değerlendirme becerilerine, kişilerarası becerilere, organize etme ve planlama becerilerine sahip olması gerekir. Dakika tutmak sadece bir toplantıda oturup not yazmak değildir. Toplantıdan önce ve sonra çok fazla hazırlık ve ayrıca en iyi tutanak kaydı ile ortaya çıkacak çok sayıda beceri gerektirir.

Toplantı fiilen gerçekleşmeden önce, toplantı yeri, katılımcılar, gündem, ikramlar, erişim gereksinimleri ve ihtiyaç duyulan belgeler açısından toplantıya hazırlanılması gerekir. Herhangi bir sunum için dizüstü bilgisayar, tepegöz, fikirleri sunmak için gerekli malzeme ve belgeler gibi tüm ekipmanlarla hazır olmanız gerekir.

Toplantı başlamadan önce, gündemdeki son dakika değişikliklerini not edin. Her zaman son toplantıda ortaya çıkan konuların ve eylem noktalarının bir kopyasını saklayın. Dakikalar alırken, kuruluşun gereksinimleri, stili ve standartlarıyla ilgili bir şablona sahip olmak en iyisidir.

Bu ünitenin tamamlanmasının ardından aday, toplantıların rolü, toplantıların neden yapıldığı, tutanakların tutulması için geçerli olabilecek yasal ve organizasyonel gereklilikler, tutanakların neden alındığı ve faydaları, tutanakların neden gerekli olduğu konusunda iyi bir bilgiye sahip olacaktır. toplantı öncesi ve sonrası tutanak alma sürecinin bir parçası olarak toplantılarda kullanılan doğru ve farklı belgeler.

Adaylar ayrıca farklı dakika türleri ve dakikalar için yazma stilleri, tutanakları nasıl yapılandıracakları ve doğru dil tonuyla nasıl yazacakları ve bunları nasıl saklayacakları ve güvenli ve emniyetli bir şekilde saklamanın amacı hakkında bilgi sahibi olacaklar. Bunlar, bu dizinin üçüncü bölümünde tartışılmaktadır.

Bu üniteye başlamadan önce, dakikaların tanımını veya anlamını bilmek gerekir.

Tutanaklar resmi belgelerdir ve bir toplantının kayıtlarının özetidir. Doğrudurlar ve bir toplantıda neyin tartışıldığı, tavsiyelerin ne olduğu, tartışmaların kararları ve eylem noktaları hakkında bilgi içerirler.

İyi yazılmış tutanaklar kısa, doğru ve bilgilendirici olacak ve net tartışmalar, öneriler, kararlar ve eylem noktaları ile mantıksal olarak sunulacaktır.

Toplantıların Rolü

Sözlük, toplantıyı " Resmi olarak düzenlenmiş bir toplantı " veya " Ortak bir amaç için sosyal bir araya gelme eylemi " olarak tanımlar.

Toplantı, tartışmak, bilgi paylaşımı ve bir anlaşmaya varmak için iki veya daha fazla kişinin bir araya gelmesidir. Toplantılar yüz yüze, konferans görüşmeleri, video konferans vb. Gibi çeşitli şekillerde gerçekleştirilebilir. Bir toplantı zaman kaybı ve etkili olmamalıdır. Etkili toplantılar doğru planlamayla gerçekleşir ve bir amacı ve sonucu olmalıdır.

Toplantıların rolleri:

• Ortak kararlaştırılmış bir karar için eylemi koordine etmek.
• Kararlara telefon görüşmeleri ve e-postalardan daha hızlı ulaşmak için. Örneğin, insanları aramak ve sesli mesaj bırakmak veya onlara e-posta göndermek ve uzun süre yanıt beklemek sinir bozucu olabilir.
• Örneğin, zamandan tasarruf etmek için, bir e-postaya yazmanız 15 dakikadan fazla süren ve alıcı için hala anlaşılmaz olabilecek bir şey, yüz yüze görüşmeniz durumunda iki dakika içinde konuşulabilir.
• Bilgi paylaşmak, fikir ve bilgi edinmek veya aramak ve olayları netleştirmek için.
• Sorunları veya herhangi bir sorunu çözmek ve çalışma stratejileri planlamak için.
• Organizasyonel veya departmanla ilgili konuları ayrıntılı bir şekilde tartışmak, bunun e-posta iletişimi yoluyla zor olabildiği durumlarda.
• Karışıklığı, çatışmaları ve tutarsızlıkları önlemek için.
• Projeleri veya işle ilgili herhangi bir şeyi ve bunu yapmanın yollarını tartışmak.
• Anlaşmazlıkları açıklığa kavuşturmak ve çözmek ve anlaşmazlıkları çözmek için.
• Tartışılan konularla ilgili kararlar almak ve geçmişte alınan kararlara karşı eylemleri takip etmeye yardımcı olmak.
• Herkesin tek bir yerde tartışması ve karar vermesi nedeniyle kararların daha hızlı alınmasına yardımcı olmak için.
• İlgili kuruluş veya konulara bağlı olarak sözleşmeler ve anlaşmalar üzerinde müzakere etmek.
• Herkese konuşma ve düşüncelerini ve fikirlerini dile getirme şansı vermek.
• İhtiyaç anında acil durum kararları ve önlemleri almak - kriz yönetimi.
• Ekip oluşturma ve motivasyona yardımcı olmak.
• Hedeflerin ve hedeflerin belirlenmesine yardımcı olmak için.

Genel olarak toplantının rolü, ilgili tüm üyeleri tek bir yerde bir araya getirerek belirli önemli tartışmaları yürütmek ve kararlar almaktır. Bu, çok sayıda telefon görüşmesi, e-posta ve ilgili kafa karışıklığını önleyerek kesin kararlar almaya ve ilgili kişi veya kişilere veya departmana eylemler atamaya yardımcı olur.

Tutanak Tutmak İçin Geçerli Olabilecek Yasal ve Kurumsal Gereklilikler

Toplantı tutanakları, birçok nedenden ötürü kuruluşun yasal ve organizasyonel gereksinimlerini karşılamalıdır.

Tutanaklardan beklenen minimum gereksinimler,

• Toplantı nerede gerçekleşti?
• Tarih ve saat dahil toplantı ne zaman gerçekleşti?
• Toplantıda kimler vardı ve toplantıdaki farklı rolleri?
• Kimler yoktu?
• Toplantı nasıl gerçekleşti?
• Toplantıda ne oldu?
• Toplantıda neler tartışıldı?
• Ne karar verildi ve tartışma ve kararların resmi eylem noktaları?

Tutanaklar, birçok durumda ve birçok kuruluşta yasal bağlayıcı belgeler görevi görür ve gelecekte yasal zorluklar olduğunda belirli tartışma ve kararların kanıtı olarak sunulabilir.

Tutanaklarda bir sonraki toplantının tarihi ve mümkünse zaman ve yer de olmalıdır. Çoğu geçerli karar bir karar vermek için asgari sayıda insana ihtiyaç duyduğundan, tutanakların yeter sayının varlığını belgelemesi gerekir. Örneğin, benim organizasyonumda, Operasyon Müdürü tarafından bir ekip toplantısında kararlar alındığında, kararın organizasyonumuzun yasal ve organizasyonel gerekliliğinin bir parçası olarak geçerli olması için bir ekip liderinin hazır bulunmasını bekliyorlar.

Görüşmelerin ve Kararların Doğru Kaydı Olarak Tutanağın Yararları

Tutanaklar hem resmi hem de gayri resmi toplantılarda alınır ve toplantı kısa bir toplantı veya komite / yönetim kurulu toplantısı veya grup tartışması vb. Olabilir. Tutanak şekli amaca göre değişir.

Tutanaklar, bir olayın veya toplantının kaydıdır ve dolayısıyla ne olduğunun veya bir toplantıda tartışılan ve karar verilenin resmi bir kanıtı olarak kaydedilir. Toplantıya katılamayan kişilere yardımcı olur ve ayrıca kuruluşa veya şirkete gelecekteki referanslar için yardımcı olur. Bu nedenle dakikaların doğru olması gerekir.

Tutanakların doğru bir tartışma ve karar kaydı olarak amacı ve faydaları şunlardır:

• Pek çok şirket sadece kendi referans ve kayıtları için tutanaklara sahip olmayacak, aynı zamanda bu bilgileri ortaklık şirketleri ve hissedarları ile paylaşmak zorunda kalacak. Bu durumlarda, tutanaklar, toplantıların meydana geldiğine dair kanıt sağlar ve ayrıca kuruluşun kalitesini ve standartlarını yansıtır.
• Tartışmaların ve kararların bir kaydını sağlarlar ve dolayısıyla organizasyonun hafızası ve tarihi olarak hizmet ederler.
• Kamu yönetim organları söz konusu olduğunda tutanakların halkla paylaşılması gerekecektir. Böylece, insanlar toplantıların ve tartışmaların sonuçlarını ve bunların nasıl alındığını bilmek isteyeceklerinden, toplantının kayıtları halkın görmesi için açık olacaktır.
• İleride bir uyuşmazlık olması durumunda belirtilen karar ve eylemlerin takibi için tutanaklar kullanılabilir.
• Dakikalar içinde eyleme geçirilmesi gereken eylem noktaları olacak ve bunlar kuruluş için değişikliklere ve iyileştirmelere yardımcı olacak ve bu nedenle dakikalar, bu eylemlerin, bunları gerçekleştirmesi gereken kişinin ve hangi zaman diliminde harekete geçilmesi gerektiğinin bir hatırlatıcısı olacaktır..
• Toplantıya katılamayan ilgililerle tutanakların paylaşılması, onları her türlü değişiklik, tartışma ve kararlardan haberdar edecektir.
• Genel olarak, bu dakikalar organizasyonun büyümesine ve ayrıca departmanların ve ekip üyelerinin oluşturulmasına yardımcı olur.

Toplantı Gündemi için örnek şablon

Livingsta - MS Word'de oluşturuldu

Toplantılarda Yaygın Olarak Kullanılan Belgeler: Gündemler, Tutanaklar, Ortaya Çıkan Konular, Eylem Belgeleri

Herhangi bir toplantının prosedürel bir şekilde gerçekleşmesi için, toplantının sorunsuz geçmeyeceği birkaç önemli ve gerekli belge vardır.

Bir toplantı için gerekli belgeler:

Gündem - Gündem, bir sekreter veya yönetici veya benzer bir pozisyon veya iş rolüne sahip herhangi biri tarafından oluşturulan bir belgedir. Daha sonra başkan tarafından onaylanır ve toplantıya katılacak diğer üyelere dağıtılır. Elektronik veya basılı kopya olarak dağıtılabilir. Birkaç yedek kopya bulundurmak her zaman en iyisidir.

Gündemde en üstte toplantı adı, tarihi, saati ve yeri ile ilgili detaylar yer alır. Ardından katılımcılar, özürler ve ziyaretçiler / konuşmacılar gelir. Ardından acil ve önemli konuların listenin başında yer aldığı gündem maddelerini takip eder. Gündem listesindeki zorunlu maddeler, önceki tutanaklar veya önceki tutanakların teyidi, ortaya çıkan konular ve diğer işler. Geri kalanlar toplantıya dahil olan ilgili üyelerden toplanan maddelerdir.

Katılım Sayfası için örnek şablon

Livingsta - MS Word'de oluşturuldu

Katılım sayfası - Bu belge, toplantıdaki tüm katılımcıların listesidir. Doğru ayrıntılara sahip olmak için, Ad, Pozisyon, İletişim numarası, E-posta adresi gibi birkaç sütun eklenmiştir. Bu, tutanak tutucunun isimleri tutanak içinde yazmasına yardımcı olacak ve ayrıca özellikle toplantıya katılan dış üyeler olduğunda gerektiğinde onlarla kolayca iletişim kurmaya yardımcı olacaktır. Lütfen organizasyonumda katılım için kullandığım sağdaki bir formata bakın.

Bu genellikle dahili toplantılar için kullanılmaz, ancak harici müşterilerin veya ortaklık kuruluşlarının dahil olduğu toplantılar için kullanılır. Ancak, bu kadar çok üyenin veya farklı departmanların bir toplantıya katıldığı bir toplantıya sahip olmak her zaman iyidir ve tanımadığınız insanlar olabilir. Bu aynı zamanda, özellikle çok sayıda katılımcı olduğunda, katılımcı listesini yazmak için harcadığınız zamanı da azaltır.

Terimler ve kısaltmalar sözlüğü - Toplantı, teknik terimlerin ve kısaltmaların kullanılacağı iş tartışmalarını içerecekse ve bu terimlere ve kısaltmalara aşina olmayan katılımcılar varsa, bunların bir listesini vermek her zaman en iyisidir. kısa bir açıklama veya anlam. Bu, toplantıyı kolaylıkla takip etmelerine ve çok fazla gereksiz kesintiyi durdurmalarına yardımcı olacaktır.

Örnek Madencilik Şablonu

Livingsta - MS Word'de oluşturuldu

Etik kurallar / davranış kuralları - Bu, tüm toplantılarda kullanılmaz, ancak yönetim kurulu toplantılarında ve kamunun dahil olduğu toplantılarda kullanılabilir. Bu, üyelere belirlenen bir dizi ilke ve beklentidir. toplantıya katılırken uymak zorundadırlar. Toplantının sorunsuz ve başarılı işlevselliği için tasarlanmıştır. Bazı toplantılarda ifade özgürlüğünü korumak için kullanılır.

Önceki tutanaklar - Bunlar bir önceki toplantıya ait tutanaklardır ve okunup onaylanmak üzere toplantıya getirilir. Ayrıca, önceki toplantıdan alınan eylem noktaları, eyleme geçilip geçilmediği veya eylemlerin hangi durumda olduğu kontrol edilir, eylemler yapılmamışsa, bunun nedenleri toplanır ve gerekli eylemler veya kararlarla birlikte tutanaklarda not edilir.

Not Alma (Dakika) - Not almak, tutanağı hazırlamaya doğru giden adımdır. Bu, gerçekleşen veya tartışılan veya karar verilen her şey kaydedildiği için bir toplantıdaki ana belgedir. Notlar sekreterler veya yöneticiler ya da benzer bir büro personeli tarafından alınır ve kuruluşun politikaları ve prosedürleri izlenerek üzerinde mutabık kalınan bir tarzda yazılır. Not alma kolaylığı için bir şablon kullanılabilir.

Eylem Notları için örnek şablon

Livingsta - MS Word'de oluşturuldu

Tutanakların ekleri - Bazen toplantılarda, bir politika veya prosedür veya bir raporun okunması ve kabul edilmesi gerekebilir. Bu durumda bu belge toplantıya getirilerek üyelere okunur ve tutanağa eklenmesi gerekir. Bunun nasıl yapıldığına ilişkin ayrıntılar bu ünitenin farklı bir bölümünde tartışılacaktır.

Sunum kağıtları - Bazı toplantılarda sunum kağıtları olacaktır. Sunumlar tepegöz ile büyük bir ekranda yapılsa da, tüm katılımcılara bir kopyasını vermek her zaman iyidir, böylece sunulanların bir kaydına sahip olurlar ve ayrıca yararlı olacak önemli noktaları not etmelerine yardımcı olur. sunum devam ederken ileride başvurmak için onlara yardımcı olur.

Eylem sayfaları - Bu sayfa zorunlu değildir, ancak netlik sağlamak ve düzgün bir şekilde organize edilmek için yapabilecekleriniz, önceki toplantıdaki tüm eylem noktalarını toplamak ve her birinin durumundan bahsetmektir, böylece daha kolay ilerleyin toplantı sırasında onları. Ayrıca, mevcut toplantı için herhangi bir eylem noktası bu sayfada not edilebilirken bazı eylemlerin önceki eylemlerle bağlantıları olabilir. Toplantının sonunda tüm eylem noktalarını bu sayfadan özetlemek de daha kolay olacaktır. Ancak bu zorunlu değildir. Farklı insanlar farklı şekilde çalışır, böylece uygun olan ve süreçleri sizin için daha basit ve daha kolay hale getirecek herhangi bir yöntemi kullanabilirsiniz.

Bunların dışında toplantıya ve amacına bağlı olarak toplantı ilanı, mali raporlar, araştırma raporları, proje raporları, yazışmalar, başkan raporu vb. Çeşitli diğer belgeler de toplantıda kullanılan belgeler olabilir.

Toplantı başkanının rolü ve sorumlulukları, tutanak tutucunun toplantı sırasında başkanla birlikte nasıl çalıştığı, etkin bir şekilde nasıl dinlenip not alacağı ve amacı ile bu ünitenin bir sonraki bölümüne gitmek için lütfen aşağıdaki bağlantıyı takip edin. görüşme sırasında herhangi bir şüphenin netleştirilmesi tartışılır.

Dakika Tutmak - Bölüm II

Umarım bu size yardımcı olmuştur. Okuduğunuz için teşekkürler. Lütfen bu makaleyle ilgili herhangi bir sorunuz veya geri bildiriminiz için benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. İlgili konuları kapsamadığını düşünüyorsanız, lütfen geri bildirimde bulunun!

Teşekkür ederim.

Livingsta