Dakikalar - OCR NVQ Seviye 3 İşletme ve Yönetim Diploması

Herhangi bir işte tutanak tutmak çok önemlidir.

David Travis, CC0, Unsplash aracılığıyla

Giriş:

Bu birim, Seviye 2'de 4 kredili B Grubu isteğe bağlı bir birimdir. Bu birim, adayın tutanak alırken görevleri, başkan ve tutanağın toplantılardaki rolü, tutanak tutma prosedürü, tutanak tutmaya hazırlanma ve alırken organizasyonel prosedür, politika ve yönergeleri nasıl takip edeceği hakkında iyi bilgi ve anlayışa sahip olmasına yardımcı olur dakika

Lütfen bu üniteyle ilgili bir kişisel beyan bulun!

Not: Nazik bir şekilde, lütfen burada gönderilen hiçbir şeyi kopyalamayın ve bunları dosyanızda göstermeyin. Bu, burada, yalnızca sizden ne yazmanızı bekledikleri ve nasıl yazmanız gerektiği konusunda bir fikir / anlayış kazanmanıza yardımcı olmak için yayınlandı. Dosyaları hazırlarken kendi çalışma alanınız ve organizasyonunuzla ilişki kurmanız ve buna bağlı kalmanız gerekecektir. İşbirliğiniz için teşekkürler.

1.1 Toplantıların amacı nedir?

Toplantıların temel amacı fikirleri paylaşmak ve farklı düşünceleri ifade etmektir. Toplantılar, diğer insanlara bilgi iletmenin bir yolu olarak, temel işlevlerinin bilgilendirmek, fikir aramak, açıklama aramak, sorunları çözmek, önerileri / çalışma yollarını tartışmak, karar almak ve anlaşmazlıkları çözmek olduğu yerlerde kullanılır.

1.2 Tutanak için geçerli olabilecek organizasyonel ve yasal gereklilikler nelerdir?

Tutanaklar, toplantı gündeminin tam bir tasviri olmalıdır. Tutanağın yapısı gündemdeki maddelerin listesini takip eder. Dakikaları verimli bir şekilde almak için, gündem maddelerine göre şablonun hazır olması gerekir. Toplantı devam ederken not yazmak için bolca alan bırakın. Bu, toplantı devam ederken kafanızın karışmamasına ve öğeler arasında sorunsuz hareket etmenize yardımcı olacaktır.

Tutanaklar, bir toplantıda yapılacak herhangi bir görüşmeyle ilgili ileride yapılacak referanslar için kanıt görevi gören yasal belgelerdir. Tutanaklarda bir sonraki toplantı için başlık, saat, tarih, toplantı yeri, katılımcıların isimleri, özürler, ziyaretçiler, maddeler, yapılması gereken işlemler ve tarih yer almalıdır.

Her gündem maddesi için ve kime ait eylemleri yazdığınızdan emin olun. Tutanakların doğru olması gerekir, çünkü gelecekte insanlar buna atıfta bulunacak ve toplantıda tam olarak ne olduğunu anlayabilmeliler.

1.3 Tutanaklar neden tartışmaların ve kararların doğru bir kaydı olmalıdır?

Tutanaklar, toplantıya katılmış olsun ya da olmasın herhangi bir kişinin neler olduğunu bilebilmesi için doğru ve öz bir şekilde yazılmalıdır.

Tutanaklar, bir toplantıda meydana gelen eylemlerin resmi kaydı görevi görür ve bir ekip veya departman için tarihi bir kayıt oluşturur. İnsanlar bir toplantıda ne olduğunu veya neyin tartışılıp kararlaştırıldığını hatırlamayı unutsa bile, tutanaklar geri dönüp bu bilgiyi elde etmelerine yardımcı olacaktır. Tutanaklar ayrıca alınan eylemleri ve yapılması gereken eylemleri de kaydeder. Bu nedenle karşılanması gereken son tarihleri belirten bir hatırlatma görevi görür. Tutanaklar ayrıca toplantıda bulunmayanlara da bilgi verir.

1.4 Toplantılarda yaygın olarak kullanılan belge ve terimlerin amacı nedir?

Toplantı belgeleri, işletmenin mevcut operasyonu ve gelecekteki operasyonuyla ilgili konuları tartışmak için toplantı sırasında oluşturulur.

Üç ortak toplantı dokümanı şunlardır:

Toplantı bildirimi (tarih, saat, toplantı türü, yeri, toplantının amacı gibi detaylar)
Gündem (toplantı gündeminin ayrıntılı listesi)
Tutanaklar (Toplantı yeri ve saati, toplantının amacı, katılımcılar, toplantı başkanı, özürler, gündem, önceki toplantı tutanaklarının incelenmesi, bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yeri ve kapanış saati gibi detayları içeren toplantı tutanağı / belgesi)

2.1 Toplantılarda başkanın rolü ve diğer resmi sorumluluklar nedir?

Başkanın rolü, bir toplantının doğru bir kaydının yapılmasını sağlamaktır. Toplantı başkanının sorumluluğu

Dakikayı tutan kişinin gündem maddelerini kabul etmesine yardımcı olun.
Gündem maddelerini sırayla takip edin.
Mutabık kalınan gündemden çıkarılması gereken hususlar hakkında tutanak tutucusuna bilgi verilmesi.
Bir sonraki maddeye geçmeden önce her gündem maddesi için kararlaştırılan belirli noktaları, kararları veya eylemleri özetleyin.
Kabul edin ve uzun tartışmalar için bir özet sağlayın.
Taslak olarak yazıldıkları zaman tutanakları gözden geçirin.

2.2 Dakikalar alırken sandalye ile nasıl ortaklaşa çalışıyorsunuz?

Gündem maddelerini onaylamak için toplantı başlamadan önce başkanla ve ayrıca toplantıya katılan herhangi bir ziyaretçiyi tartışıyorum. Toplantının yapıldığı normal oda yoksa toplantılar için zaman ve yer konusunda tavsiye alırım. Şüpheye düştüğümde, tutanağa belirli bir tartışmanın eklenmesi gerekip gerekmediğini soruyorum. Yanlış bilgilerin kaydedilmesini önlemek için toplantıda tartışılan teknik terimleri de açıklığa kavuşturuyorum. Toplantıdan sonra tutanakları mümkün olan en kısa sürede hazırlarım ve üyelere dağıtmadan önce yöneticim tarafından onaylanmasını sağlarım.

3.1 / 2 Neden dakikalar alırken aktif olarak dinlemelisiniz ve bunu nasıl yaparsınız?

Tutanak tutarken aktif olarak dinlemeliyim, çünkü bunlar bir toplantıda tartışılan ve kararlaştırılan her şey için bir karar ve ayrıntı kaydı görevi görür.

Aşağıdakiler bunu yapmamın bazı yolları:

Ana fikirleri ve ayrıntıları aramak için analitik olarak dinlemem gerekiyor.
Anlamadığım şeyleri açıklığa kavuştururum veya sandalyeden anlamadığım gerçekleri tekrar etmesini isterim.
Konuşmacıların ve katılımcıların duygularını dikkate alıyorum.
Proaktifim ve yanıt vermeye hazırım.
Dikkat dağıtıcı unsurları (gürültü, kesintiler vb.) Ortadan kaldırırım ve kaydedilmesi gereken önemli noktaları ve eylemleri kaçırmamak için konuşmacıya konsantre olurum.

3.3. Toplantılarda yapılan tartışmalar sırasında nasıl not alıyorsunuz?

Toplantıya erken gelirim, başkanın kim olduğunu bildiğimden emin olurum, Başkanın yanına otururum ve herkesin tüm evraklara (gündem) sahip olup olmadığını kontrol eder ve yedeklerini alırım. Toplantıdan çok önce tüm gazeteleri okudum ve orada bulunanların isimlerini soruyorum. Dikkatlice dinleyin, anahtar kelimeleri yazın ve kararları yazın. Açıklama istiyorum ve notlarımı sandalyeyle kontrol ediyorum.

3.4 / 5 Neden açıklama almalısınız ve bunu nasıl yaparsınız?

Tutanakları yazarken ortaya çıkan herhangi bir şüphe açıklığa kavuşturulmalıdır çünkü bunlar bir grup olarak alınan kararlardır ve ileride referans olarak yardımcı olurlar.

Herhangi bir tartışmada şüphe içindeysem başkan veya gruptan tekrar etmesini veya biraz yavaş konuşmasını isteyerek işleri netleştiriyorum. Dikkat dağınıklığını dinlemek ve ortadan kaldırmak için kendime zaman veriyorum.

3.6 Dakikaları oluşturmak için bilgileri nasıl sıralar, seçer ve yapılandırırsınız?

Dakikaları oluşturmak için tutarlı bir şablon kullanıyorum. Toplantının amacı, bir toplantı türünden diğerine değişiklik gösterir, bu nedenle tutanakların düzeni de değişebilir.

Kullanılan şablon ayrıca önemli bilgileri bulmayı kolaylaştıracak ve bir dizi toplantıda tutarlı olmalıdır.

Dakikaları şu şekilde yapılandırıyorum:

Toplantının başlığı.
Toplantının tarihi ve saati.
"Mevcut" başlığı altında bulunanların bir listesi.
Orada bulunmayan ancak özürlerini gönderenlerin bir listesi, bu liste "Özürler" başlığı altında yer almalıdır.
Önceki toplantının tutanaklarının kabul edildiğine dair teyit. Bir önceki toplantının tarihi eklenmelidir.
Bir önceki toplantının tutanaklarından kaynaklanan her türlü değişiklik veya işlem yazılmalıdır.
Önceki tutanaklardan kaynaklanan her türlü husus, tartışılacak konular başlık altında yer almalıdır.
Tutanaklar her zaman toplantıda izlenen sırayı takip etmelidir.
Bir sonraki toplantının tarihi.

3.7 Dakikalar içinde doğru tonu ve profesyonel dili kullanmak ne demektir?

Tutanaklar, toplantıda tam olarak ne olduğunun bir kaydıdır. Bu nedenle, tartışmaların ve eylemlerin bir kaydına sahip olmalıdır. Tartışılan maddelere odaklanmalı ve her bir madde için neye karar verildiğine dair net bir bilgiye sahip olmalıdır. Tutanaklar tam cümlelerle ve yeterli ayrıntıyla yazılmalıdır. Bunu yapmak, toplantıda bulunmayan okuyucuların gerçekte neyin tartışıldığını anlamasına yardımcı olacaktır.

Not: Nazik bir şekilde, lütfen burada gönderilen hiçbir şeyi kopyalamayın ve bunları dosyanızda göstermeyin. Bu, burada, yalnızca sizden ne yazmanızı bekledikleri ve nasıl yazmanız gerektiğiyle ilgili bir fikir / anlayış kazanmanıza yardımcı olmak için yayınlandı. Dosyaları hazırlarken kendi çalışma alanınız ve organizasyonunuzla ilişki kurmanız ve buna bağlı kalmanız gerekecektir. İşbirliğiniz için teşekkürler.