Personel toplantıları: işyerinde etkili iletişim için bir araç

Personel toplantıları, her seviyeden çalışanın sohbet edebileceği, birbirini güncelleyebileceği ve sorular sorabileceği yararlı bir mekan sağlar.

Yazar

Düzenli Personel Toplantıları Neden Faydalı?

İşyerinde çalışanlarla düzenli olarak planlanmış personel toplantıları düzenlemek, herhangi bir çalışma grubunun temelini oluşturan iletişim çabalarını büyük ölçüde artıracaktır. İş arkadaşları ve yöneticilerle sürekli olarak buluşmaya güvenebilen çalışanlar, bu toplantılarda sık sık birbirleriyle iletişim kurma fırsatı buldukları için yaptıkları işin sahibi olduklarını hissedeceklerdir.

Dahası, bu çalışanlar, işyerini herkes için daha iyi bir yer haline getiren planlama ve diğer süreçlere dahil oldukları için liderlikleri için bir güven duygusu hissedeceklerdir. Çalışanlar hayatlarının büyük bir kısmını işte geçirdikleri için, stratejik hedeflerini karşılayan bir organizasyonun başarısının bir parçası olduklarını hissettirmek önemlidir.

Yöneticiler ve Çalışanlar için Etkili İletişim

Personel toplantıları, çalışanların yapılandırılmış ancak genel kabul görmüş bir forumda fikirlerini, fikirlerini vb. İleterek bir kuruluşun karar alma sürecinin bir parçası olmalarına olanak tanır. Nihai yetki ve karar verme bir kuruluşun liderliğine ait olsa da, liderler genellikle değerli girdileri için çalışanlarına ulaşırlar.

Bu toplantıları iletişim aracı olarak kullanan yöneticiler, çalışanların iş günü deneyimlerini birbirleriyle paylaşmaları için büyük bir fırsat sunuyor. Etkili bir personel toplantısının bazı ortak özellikleri aşağıdaki gibidir.

Başarılı Ekip Toplantılarının Özellikleri

Düzenli bir Program: Çalışanlardan bilgi almak ve bilgi alışverişinde bulunmak için gerçekten etkili bir araç olmak için, personel toplantıları, çalışanların onları önceden tahmin etmesine ve programlarının / takvimlerinin geri kalanına göre plan yapmalarına imkan verecek şekilde önceden planlanmalıdır. Bu toplantıların düzenli olarak gerçekleşeceğine güvenebilen çalışanlar, bunları başkalarıyla tutarlı bir şekilde bilgi paylaşma fırsatı olarak göreceklerdir.
Zamanında Başlama: Yöneticiler, çalışanlarının bir toplantıya zamanında gelmesini istiyorlarsa, toplantıya zamanında gelme örneğini de oluşturmaları gerekir. Ayrıca, toplantının başlangıcı planlandığı gibi olmalıdır, böylece geç gelen katılımcılar bir sonraki toplantıya geç kalmamak için çaba göstermeleri gerektiğini bileceklerdir. Toplantıya liderlik eden bir yönetici olarak, hızlı davranmak ve toplantıyı zamanında başlatmak, yöneticinin toplantıyı ne kadar önemli hissettiğini gösterecektir.
Hazırlanmış Bir Gündem: Çalışanların paylaşacak bilgileri olması muhtemel olduğundan, toplantıya bir yapı ve düzen sağlamak için hazırlanmış bir gündemin olması yararlıdır. Çalışanlar hazırlanan gündemle bir şekilde alakasız olabilecek bilgiler sunduğunda yoldan çıkmak kolaydır. Gündemler ayrıca, bir süpervizörün geri dönüp belirli konuların işlenip işlenmediğini belirlemek için bakabileceği kullanışlı kayıtlar görevi görür.
Zorunlu Katılım: Önemli işyeri bilgilerini paylaşmak ve toplamak için düzenli olarak planlanan bir personel toplantısında tipik olarak personel için zorunlu bir katılım şartı olmalıdır. Çalışanların bu iletişim "düşünce kuruluşu" nun bir parçası olması gerekir, çünkü bu yalnızca herkesin tartışmayı dinlemek ve tartışılan konularla ilgili benzersiz görüşlerini sunmak için orada olması durumunda etkili olur. Başka bir iş taahhüdü için bir personel toplantısını atlama izni, sıradan bir olaydan ziyade istisna olmalıdır.
Profesyonellik: Personel toplantılarında kişisel görüşler ve içgörüler paylaşılacağı için, tüm tartışmaların profesyonel ve saygılı kalmasını sağlamak için başkaları konuşurken toplantıyı bir müdürün izlemesi çok önemlidir. Çalışanlar, bir personel toplantısında açık tartışmalar için genellikle belirli konuları kaydeder. Bu insan, fikirleri hakkında çok tutkulu hissedebilir ve başkaları farklı bir fikir paylaştığında duyguları incinebilir veya savunmaya geçebilir. Masadaki liderliğin, herkesin bir fikri olduğunu ve böyle bir forumda iş arkadaşlarıyla konuşma fırsatlarına saygı duymamız gerektiğini hatırlatarak herkesi profesyonel tutması çok önemlidir. Bu bağlamda bir personel toplantısında kontrol yoksa, daha güçlü kişilikler diğerlerinden daha iyi konuşur ve bu, bazı çalışanların gelecekte aktif olarak katılma konusunda isteksiz hissetmelerine neden olabilir.
Personel Toplantılarını İptal Etme İhtiyacı: Yöneticiler, kendi kaçınılmaz zamanlama sorunları nedeniyle veya o sırada personel girdisini gerektiren gerçek sorunlar olmadığından bir toplantıyı iptal etme fırsatına sahip olabilir. Sadece bir toplantı yapmak için bir toplantı yapmak etkili olmadığından, toplantıyı iptal etmek akıllıca olacaktır çünkü çalışanlar başka işler yapmak için programlarında zaman ayırmayı takdir edeceklerdir. Çalışanların, tartışmaları gereken çözülmemiş sorunları olması durumunda yöneticiyle bire bir görüşebileceklerini bildirmek için bir e-posta göndermek akıllıca olabilir. Bir personel toplantısı beklenmedik bir şekilde iptal edildikten sonra yöneticiyle konuşma izni veya bir "Açık Kapı Politikası" nı teşvik etme, çalışanın kendileri için önemli bir şeyi tartışmak için bir sonraki toplantıya kadar beklemek zorunda olmadıklarını bilmesini sağlayacaktır.

Bu özellikleri bünyesinde barındıran personel toplantıları, kuruma ve onu başarılı kılmak için çok çalışan herkese fayda sağlayacak etkili sonuçlar üretecektir.

Abraham Lincoln "Bölünmüş Ev" konuşmasını 16 Haziran 1858'de Illinois, Springfield'daki Illinois Eyalet Meclisi'nde (Eski Eyalet Meclisi Binası) yaptı. Çalışanların açık bir şekilde iletişim kurma şansı bulamazlarsa kuruluşlar ayakta kalamazlar.

Yazar

Devam Eden Sorunları Tartışmak için Toplantıları Kullanın

Düzenli olarak düzenlenen bir personel toplantısı, düzenli olarak birbirleriyle etkileşime giren bireyler arasında meydana gelebilecek devam eden veya yeni anlaşmazlıklar veya kişilerarası sorunların tutarlı bir şekilde tartışılması için bir forum oluşturur. Günlerinin ve dolayısıyla hayatlarının ne kadarının işte geçirildiği düşünülürse, kuşaksal farklılıklar, değerler ve genel yaşam deneyimleri nedeniyle kişilerarası durumların ortaya çıkması şaşırtıcı değildir.

Gerçek şu ki, herkes gerçekten kim olduklarını oluşturan kendi "bagajları" ile çalışmaya geliyor. İş arkadaşlarınızla düzenli olarak planlanan bir toplantı, planlı ve dolayısıyla güvenilir bir fırsatla sorunları kriz durumuna dönüşmeden çözmenize olanak tanır.

Çalışma ilişkisi, diğer herhangi bir kişisel ilişki gibidir - işin yapılmasını ve kuruluş tarafından hedeflere ulaşılmasını engelleyebilecek sorunları çözmek için yeterli fırsata ihtiyacı vardır. İlişkiler "bölündüğünde" ve liderlik müdahalesi olmadan iltihaplanmaya devam ettiğinde, çeşitli ekipler veya taraflar belirli bir bakış açısına hakim olmak için birbirlerine meydan okuduğunda önemli işyerinde kesintiler meydana gelebilir.

İletişim Anahtar

İşyerinde birbirleriyle iletişim kurmak için tüm fırsatlardan yararlanmak, çalışanların mesleki başarılarının ve liderliklerinin anahtarıdır. Personel toplantıları düzenli, profesyonel olarak ve tüm katılımcıları aktif olarak katılmaya teşvik edecek şekilde yapıldığında, bir kuruluş, üretken etkileşim yoluyla güvenin kazanıldığı sağlam bir çalışma ekibine sahip olmanın faydalarını görebilir. Bir örgütü amaç ve hedeflerine ulaştıran insanlar arasında bilgi paylaşımı, herkes için daha uyumlu bir ortam yaratır.