İş yerinde daha organize ve hazırlıklı olmak için altı ipucu

FRIENDS gösterisinden Monica

İş arkadaşlarım ve arkadaşlarım tanıdıkları en organize ve yapılandırılmış kişi olduğumu söylüyor. Yine de her zaman bu tür bir hayat yaşamadım. Aslında bugün organize olmamın ve yapılanmamın ana nedeni ne kadar unutkan olabildiğimdir.

Aklımda her zaman çok şey var ve bence bu, bir şeyleri bu kadar çabuk unutmamın ana nedenlerinden biri. Ailemden uzakta kendi başıma yaşamaya ilk başladığımda, bahaneler üretmeyi bırakıp kendim için bir değişiklik yapmaya karar verdim. Hayatımdaki bu değişim beni sadece daha az unutkan yapmakla kalmadı, aynı zamanda bugün kariyerimde başarılı olmama da yardımcı oldu.

1. Bir Takvim veya Planlayıcı Kullanın

İCalendar ile yaşıyorum. Bu, Macbook'lar ve iPhone'lar için bir özelliktir; ancak, bu cihazlara sahip değilseniz Google Takvim'i kullanabilirsiniz. Takvimimi seviyorum çünkü sadece dizüstü bilgisayarımla değil aynı zamanda akıllı telefonumla da senkronize oluyor. Etkinliğin başladığı saati yazabilirim ve akıllı telefonumda olaydan birkaç gün önce bir bildirim açılır. Ayrıca o etkinliğe ne getirmem gerektiğine ve yerin nerede olduğuna dair bir açıklama da yapabilirim. Dijital takvimimin en sevdiğim kısmı, belirli etkinlikler için farklı renklere sahip olarak etkinliklerimi düzenleyebilmem.

Bir planlayıcı kitap kullanıyorsanız, her gün kontrol etme rutinine girmeniz gerektiğini unutmayın. Bunu yapmayacağımı biliyordum, bu yüzden planlamanın dijital bir yolunu seçtim. Dijital bir planlama yöntemine sahip olmak, her zaman ve her yerde mevcudiyetimi artırabilmemi sağlıyor.

2. Bir Alarm Kurun

Telefonunuzda alarm ayarlamak, küçük şeyler için de kolay ve yararlı olabilir. Bazen sabah erkenden işe gitmek için kısa bir toplantım olabilir. Toplantı önceden ilan edildikten sonra, hatırlayacak bir yolum yoksa unutacağımı biliyorum. Belirli bir gün için toplantı başlamadan önce telefonuma hemen 5 dakika alarm kuracağım ve bunu "toplantı" olarak etiketleyeceğim.

Bunu çok faydalı buluyorum çünkü bazen bildirim yeterli olmuyor. Bu, özellikle gün boyunca telefonunuzu kontrol etmek için zamanınız olmayan yoğun bir işiniz varsa geçerlidir. Kapatana kadar alarmımın çantamda çalmaya devam etmesini seviyorum. Beni yapmakta olduğum işi bırakmaya, hatırlatmayı görmeye ve toplantıma zamanında gelmeye zorluyor.

3. Google Keep ile Sanal Yapışkan Notlar oluşturun

İş yerinde bilgisayar ekranımın üstüne yapışkan bir not yapıştırmak, kendime yaklaşan etkinlikleri hatırlatmamın başka bir yoludur. Sürekli meşgul olduğum ve dolaştığım bir işim olsa da, ihtiyacım olduğunda yapışkan nota yazmaya her zaman vaktim olmuyor. Yapılacak işlerin uzun bir listesi varken, Google Keep olarak bilinen dijital yapışkan notları kullanıyorum. Onları işaretleyebilir ve bunlarla ilgili hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Dijital yapışkan notları istediğiniz kişilerle paylaşabilirsiniz, böylece onlar da sizinle ilgili düzenlemeler yapıp üstünü çizebilirler. Bir iş arkadaşınızla bir ekip projesi üzerinde çalışırken bu harika. Harika bir iletişim kaynağıdır.

Ona yalnızca bilgisayarınızdan değil, aynı zamanda akıllı telefonunuzdaki bir uygulamadan da erişebilirsiniz. En iyi özellik konum özelliğidir. Google Keep'teki yapışkan nota bir hatırlatıcı koyabilir ve iş adresinizin konumunu ayarlayabilirsiniz. Adrese gelir gelmez, akıllı telefonunuzda bir hatırlatıcı çalacaktır.

4. Bir Google Drive oluşturun

Bu dijital kopyalar için sevdiğim bir dosyalama sistemidir. Google Drive, dosyalarınıza herhangi bir bilgisayardan her yerden erişmenize olanak tanır. Google Drive uygulaması aracılığıyla dosyalarınıza akıllı telefonunuzdan bile erişebilirsiniz. Bu aracın rahatlığı, özellikle hareket halindeyken ve bilgisayarım yanımda olmadığında bana çok yardımcı oldu.

5. Klasörleri Kullanın ve Etiketleyin

Kağıtlarınızı klasörler halinde düzenlemek, organize olmanın başka bir harika yoludur. Sahip olduğunuz işin türüne bağlı olarak, işiniz, tutmanız gereken çok sayıda kağıt veya kopya gerektirebilir. Hepsini tek bir yerde tek bir yere koyarsanız, kolayca kaybolurlar. Bazı standart klasörler, manilla klasörleri veya her ikisini birden alın ve evrak işlerinizi takip etmenize yardımcı olacak şekilde etiketleyin. Belirli yerlerde belirli kağıtlara ve kopyalara sahip olmak, uzun vadede daha az baş ağrısına neden olacaktır.

6. Birden Çok Ciltçi Sekmesi Olan Bir Ciltleyici Kullanın

Her yerde klasör istemiyorsanız, tüm evrak işlerimizi düzenlemenin başka bir yolu budur. Bununla birlikte, önemli evrak işlerini oraya koyamayabilirsiniz çünkü onu delmeniz gerekecek. Makalelerinizin dahil olduğu her kategori için sekmeler almanızı öneririm. Dışarı çıkıp sekme satın almak istemiyorsanız, her zaman kendinizinkini oluşturabilirsiniz. Kendim yaptım, ancak yapılması çok zaman alıyor ve inşaat kağıdından yapıldığı için çok zayıftılar.

Değişikliği Yapın

Unutkanlığınızın veya dağınıklığınızın işteki performansınızı düşürmesine izin vermeyin. Bunu bir sorun olarak görürseniz, bu değişikliği yapmak size kalmıştır. Kendiniz için hedefler belirleyin ve ikinci doğa haline gelene kadar organizasyonu iş hayatınıza yavaşça dahil edin. İnsanlar fark edecek ve kariyerinizde daha başarılı olacaksınız.