Daha verimli toplantılar için altı sır

Katıldığım Toplantılar

Herkes Daha İyi Toplantılar Yapmak İstiyor

Tamam, hepimiz oradaydık… sadece aşırı bir süre gibi görünen bir toplantıda oturduk ve devasa bir israf gibi görünüyordu. Herkes çok konuştu, bazıları tamamen konu dışı ve gerçekte neyin başarıldığı belli değil. Hiç tanıdık geliyor mu?

Neyse ki toplantıları daha üretken kılan yöntemler var. Üretken toplantıların her zaman bir amacı vardır, nasıl yürütüldükleri konusunda etkilidirler ve doğru zaman için planlanırlar.

Aşağıdaki altı ipucu, bir sonraki toplantınızı dönüştürmenize yardımcı olabilir:

1. Harika toplantılar kendi kendine yürümez.
2. Planlama akılda sonla başlar.
3. Her zaman resmi bir gündem vardır.
4. Temel kurallar açıkça ifade edilir ve üzerinde anlaşılır.
5. Toplantının yolunda gitmesini sağlamak için önemli rol atamaları vardır.
6. Takip için bir eylem planı var.

Bunları daha derinlemesine keşfetmek için birlikte biraz zaman geçirelim.

1. Harika Toplantılar Kendilerini Yönetmez

Herkesin uyum içinde çalması, ödüle göz kulak olması, önden liderlik etmesi için birisinin orkestrayı yönetmesi gerekiyor… hmm, resmi anladın mı? Toplantıdaki herkes kendi tekil rolüne odaklandığında, tartışmalar geliştikçe büyük resmi görmek için uzaklaştırmak için kolaylaştırıcı olarak bir kişi atanmalı ve etkili iletişimin gerçekleşmesi için sürece rehberlik etmelidir.

İyi bir kolaylaştırma, katılımcıların güzergah boyunca sorunsuz bir şekilde hareket etmelerine ve ortaya çıkan zorlukları gidermelerine yardımcı olur. Kolaylaştırıcı iyi bir iletişimci olmalıdır ve toplantı başkanı, katılımcılardan biri veya toplantı tartışmalarına dahil olmayan harici bir kişi olabilir.

2. Planlama Sonu Düşünerek Başlar

Kendinize şu soruları sorun:

1. Bir toplantı yaparak neyi başarmaya çalışıyoruz? İstenen sonuçlar nelerdir?
2. Toplantı en iyi seçenek midir yoksa hedeflerin bir kısmı veya tamamı e-posta veya diğer iletişim araçları kullanılarak gerçekleştirilebilir mi?
3. Kimlerin katılması gerekiyor? Doğru katılımcıları ve doğru katılımcı sayısını nasıl belirleriz?
4. Nihai sonuca en iyi şekilde ulaşmak için hangi düzeyde hazırlık gereklidir?
5. Toplantıya hangi süreçleri dahil etmemiz gerekiyor? Örneğin, yeni fikirler üretmek için bir beyin fırtınası oturumu eklemeyi veya daha bilinçli işbirliği için bireysel sunumlar yapmayı düşünmemiz gerekiyor mu?

Ulaşılması gereken sonuçlardan başlayarak, katılımcıları daha iyi tanımlayabilir ve etkili bir toplantı için gerekebilecek süreyi ve ön çalışmayı işleyebilirsiniz.

3. Her Zaman Resmi Bir Gündem Vardır

En etkili toplantıların bir gündemi, yani toplantıda tartışılması gereken konuların listesi vardır. Sadece tartışılacak konuları belirten gündemlere alışkın olsak da, daha iyi bir yol, tüm toplantı katılımcılarının aynı sayfada olması için her gündem maddesinin niyetini (hedefini) ve istenen sonucunu eklemektir.

Bu şekilde bir gündem oluşturulduğunda, bir tartışmanın yoldan çıktığı, tamamlandığı veya devam etme zamanı geldiğinde daha açık hale gelir. Resmi hedefler , katılımcılara en iyi nasıl katkıda bulunacaklarını söyleyecek ve sonuçlar bir tartışmanın etkililiğinin bir ölçüsünü sağlayacaktır. Aynı zamanda kolaylaştırıcı veya başkan için toplantıyı başarılı bir sonuca yönlendirmek için harika bir araçtır.

Programı, sonuçları ve hedefleri gösteren bir gündem örneği

4. Temel Kurallar Açıkça İfade Edilir ve Kabul Edilir

Doğru temel kuralları uygulamak, daha fazla akışkanlık ve daha az sürtünme ile toplantılar sağlayabilir. Tipik olarak, temel kurallar terimini duyduğunuzda aklınıza "titreşimli telefonlar" veya "zamanında gel" veya "altın kuralı uygulayın" vb. Aklınıza gelebilir. Bunlar, en sık uygulanan standartlar olabilir, ancak verimli toplantılar için temel kurallar da bunlara odaklanmalıdır. daha fazla grup katılımı için iletişimi geliştirmek.

Bunu örnekleyen temel kuralların iyi bir örneklemesi Roger Schwarz'dan (Schwarz, 2016) geliyor. Etkili toplantılar için sekiz kuralı listeliyor: "Görüşleri belirtin ve gerçek sorular sorun; ilgili tüm bilgileri paylaşın; belirli örnekler kullanın ve önemli kelimelerin ne anlama geldiğine karar verin; mantık ve niyeti açıklayın; pozisyonlara değil, çıkarlara odaklanın; varsayımları ve çıkarımları test edin; birlikte sonraki adımları tasarlayın ve tartışılamayan sorunları tartışın. "

Bu kurallar, daha kapsamlı bir diyalog için bireysel ve grup tartışmalarının davranışına rehberlik etmek üzere tasarlanmıştır, ancak pozitif katılımı artırabilecek bazı protokollerin sadece bir örneğidir. Kendi prosedürel ve davranışsal normlarınızı yaratmak veya uyarlamak, toplantıyı daha zengin sonuçlara doğru düzenleyebilir ve yönlendirebilir.

Her toplantının başında her bir temel kuralın tam olarak anlaşılması, katılımcıların kabul etmesi ve istenen standartlara uymaya çalışması için önemli olacaktır.

5. Toplantıyı Yolda Tutmak için Temel Rol Atamaları Var

En başarılı toplantıların, katılımcılara ikili rol olarak veya dış kişilere verilebilecek bazı temel rolleri vardır. Atanan roller, toplantının uzunluğuna, katılımcı sayısına ve toplantının arkasındaki amaca bağlı olacaktır.

Zaman hakemi

Gündeme göre zamanı izlemesi için bir gönüllü isteyin. Bu, toplantı başkanının veya kolaylaştırıcısının sorumluluklarına eklenebilir, ancak toplantı uzunsa veya doğası gereği karmaşık olması bekleniyorsa, ayrı bir gönüllü istemek en iyisi olabilir.

Zaman hakeminin rolü, belirli bir gündem maddesi için zaman yaklaşırken katılımcıları uyarmaktır, böylece grup, sonuca ulaşılmamışsa ek süreye karar verebilir veya devam etmeyi kabul edebilir.

Flipchart / Beyaz Tahta Not Alıcısı

Bir kişi toplantının ilerleyişini bir sunum tahtası üzerinde veya beyaz tahtada çizdiğinde, toplantının nasıl ilerlediğine dair geniş bir görünüm sağlar.

Katkıları diyagram haline getirmek, yeni fikirleri teşvik edebilir veya başka türlü yapılamayacak kavramlar arasında bağlantılar oluşturabilir. Ayrıca, özellikle kendilerini başkaları üzerinde öne sürme eğilimi olan bir grup vokal katılımcısında, paylaşmaktan çekinen kişileri teşvik edebilir. Tersine, özellikle eğilimleri kimsenin dinlemediği veya fikirlerini ciddiye almadığı duygusundan kaynaklanıyorsa, bu kişileri de yumuşatabilir. Fikirler bir kez yakalandıktan sonra, tekrar varsa referans alınabilir.

Sunum notları okunaklı olmalı ve önemli katkıları doğru bir şekilde içermelidir. Kolaylık ve canlılık için görsel semboller veya kısaltmalarla temsil edilebilir veya bunlara eşlik edilebilir. Toplantının sonunda, bunlar yazıya dökülüp resmi notlara eklenebilir veya saklanabilir ve sonraki toplantılarda referans olarak kullanılabilir.

Toplantı Notu / Dakika Toplayıcı

Toplantı ne kadar kısa veya basit olursa olsun, sizin ve diğer toplantı üyelerinin daha sonraki bir tarihte tartışılan veya kararlaştırılan konularla ilgili aynı anlayışı paylaşacağınızın garantisi yoktur. Toplantı notları veya tutanakları, önemli kararların, anlaşmaların, tartışmaların ve eylem öğelerinin bir kaydını sağlamalıdır.

Neyin "toplantı tutanağı" nı veya "toplantı notlarını" oluşturduğuna dair farklı yorumlar olabileceğinden, bir şablon sağlamak veya format üzerinde önceden kararlaştırmak iyi bir fikirdir.

Notları toplamaktan sorumlu kişi, bir toplantı katılımcısı veya tek amacı toplantının doğru bir kaydını oluşturmak olan harici bir kişi olabilir.

6. Takip İçin Eylem Planı Var

Başarılı toplantıların son sırrı, toplantının bir "konuşmacıdan" daha fazlası olmasını sağlamaktır. Takip edilmesi gereken bir öğe varsa, o zaman tayin edilmiş bir zaman çizelgesine ve sorumlu bir kişi veya kişilere sahip olmalıdır. Öğelerin, zaman çizelgelerinin ve sorumlu kişilerin listesi, toplantının sonunda özetin bir parçası olarak oluşturulmalı ve kararlaştırılmalıdır. Bu, toplantı tutanaklarının / notlarının gövdesine gömülmemeli, açıkça referans alınabilecek ayrı bir bölümü olmalıdır.

Bu İpuçlarını Uygulama

İşte orada, daha değerli toplantılar için altı basit ipucu. Bu ipuçlarının tamamının veya bir kısmının uygulandığı daha verimli bir toplantı yapacağınızdan emin olabilirsiniz.

Bu önerilerden herhangi birini bir sonraki toplantınıza eklemeyi planlıyorsanız, bunları aşamalar halinde uygulamak isteyebilirsiniz, böylece siz veya toplantıya katılan diğer kişiler için çok büyük bir değişiklik olmaz.

Referanslar:

Schwarz, R. (2016). 8 Harika Toplantılar için Temel Kurallar. Erişim tarihi: July 23, 2019.

© 2019 Audra Stevenson