Tutanak tutmakla ilgili örnek NVQ kişisel beyanı

Dakikalar alıyor.

Dakika Nedir?

Tutanaklar, bir toplantı veya tartışma sırasında aldığım kısa notlardır. Bir toplantıda tartışılan veya kararlaştırılan hiçbir şeyi kaçırmamak için bunları kaydediyorum. Tutanaklar başkan tarafından resmi olarak onaylanır ve kuruma ait tutanak olarak saklanır. Gelecekte yapılacak herhangi bir soruşturmada yardımcı olabilirler. Ayrıca toplantıda hangi kararların alındığına ve bunlara göre kimin harekete geçeceğine dair bir kayıt sağlarlar.

Tutanaklar her zaman kısa ve sadedir, basit bir dille yazılır, çünkü o dilde farklı düzeylerde standartlara sahip kişilerce, yani benim durumumda İngilizce, dağıtılması veya bunlara erişilmesi gerekir. Toplantıya katılamayan ve toplantıda neler olduğunu bilmesi gereken herkes, basit yazılı tutanaklardan yararlanacaktır.

Toplantıya Nasıl Hazırlanırım

Gündemle ilgili bilgileri toplayarak, gündemde yer alacak maddeleri başkanla kararlaştırarak, destekleyici kağıtlarla gündemi dolaştırarak, toplantı odasını rezerve ederek, ilgilileri tarih, saat, yer ve yer hakkında bilgilendirerek toplantıyı düzenler ve hazırlarım. amaç ve ikramlar düzenleyerek. Ayrıca herhangi bir ziyaretçinin ayrıntıları ve toplantı için gereken özürlerim var.

Gündem elimde ve gerekli tüm not defterleri ve kalemler tutanaklar için hazır. Tartışmayı dikkatle dinliyorum ve önemli noktaları yazıyorum.

Toplantı Sırasında Ne Yaparım

Toplantı ilerledikçe başkanımla sürekli iletişim halindeyim, gündemin tartışıldığı ve onaylandığı şekilde takip edilmesini sağlıyorum. Nadiren, bazı kaçınılmaz koşullar nedeniyle, gündemin sırayla değiştirilmesi veya izlenmesi gerekecektir, ancak katılımcılar değişiklikten ve kafa karışıklığını önlemek için bunun nedeninden haberdar edilecektir. Ayrıca, başkanın önemli noktaları özetlediğinden ve alınan kararların her türlü fikir çatışması dikkate alınarak katılımcılar tarafından kabul edildiğinden emin oluyorum. Gündemdeki her madde için aksiyonların çizilmesini de sağlıyorum.

Neye karar verildiğini ve bunu kimin yapacağını yazmaya yoğunlaşıyorum. Her maddeye ayrı bir başlık veriyorum ve toplantıdan hemen sonra kaba notlarımı yazmaya çalışıyorum. Tutanakların doğru, metodik, dilbilgisi açısından doğru ve öz olduğundan ve sade, kolay anlaşılır bir dille yazıldığından emin oluyorum. Biçimlerinde ve içeriklerinde tutarlı olduklarından emin olurum ve alınan kararlara konsantre olurum. Tutanaklar ayrıca gündem maddelerine göre mutabık kalınan bir formatta, gerektiğinde düzgün başlıklarla yazılır.

Tutanakların İncelenmesi ve Dağıtılması

Tutanakları yazdıktan sonra, gerekli üyelere dağıtmadan önce bunları gözden geçirip onay için başkan tarafından çalıştırıyorum ve gerekli değişiklikleri yapıyorum. Tutanaklar, gerekli personele e-posta yoluyla korumalı bir belge olarak dağıtılır. Takip edilmesi gereken tüm eylemlerin gerekli zaman çerçevesi içinde gerçekleştirilmesini sağlarım.

Dakikalar, ileride başvurmak üzere sabit sürücüde saklanır. Referans amacıyla gelecekte herhangi bir pozisyonu devralacak herhangi bir kişi için kayıt görevi görürler.

Lütfen Bunu Yalnızca Referans Olarak Kullanın

Nazik bir not olarak, lütfen burada gönderilen hiçbir şeyi kopyalamayın ve dosyanızda göstermeyin. Bu, yalnızca sizden ne yazmanızı bekledikleri ve nasıl yazmanız gerektiği konusunda fikir edinmenize yardımcı olmak için burada yayınlandı. Kendi dosyalarınızı hazırlarken, kendi çalışma alanınız ve organizasyonunuzla ilişki kurmanız ve ona bağlı kalmanız gerekecektir. İşbirliğiniz için teşekkürler.