Bir peyzaj sulama denetçisi için teklif talebine (rfp) yanıt vermek

Bir peyzaj şirketiniz varsa ve farklı bir hizmet türünü kapsayacak şekilde genişletmekle ilgileniyorsanız, kamu hizmetleri ve devlet kurumları için peyzaj sulama denetimleri (dış mekan su denetimleri) yapmayı düşünebilirsiniz.

Çalışanlarınız, işinizin rutin bir parçası olarak aşağıdaki görevleri yerine getirirse, becerileriniz yüksek olduğu ve müşterileriniz sizden övgüyle söz ettiği sürece, kalifiye olma şansınız yüksektir.

• Denetleyicileri dikim türlerine ve yerel hava koşullarına göre programlayın.
• Nozul türlerini sulanan bitki türlerine göre ayarlayın.
• Farklı sulama ihtiyaçları için farklı istasyonlar kurun.
• Mümkün olduğunca sık bitki yerli.
• Sızıntılara ve kırık sprinklerlere dikkat edin, gerektiğinde onarın ve değiştirin.
• Tüm sulama sistemini en az ayda bir test edin - kontrolörler, istasyonlar ve nozullar.
• Sulama sistemini yılda bir kez ters yıkayın.

Sulama denetimi yapmak, her bir sprinklerin doğru şekilde püskürtüldüğünden emin olmak için kontrol edilmesini ve ardından neyin düzeltilmesi gerektiğine dair notlar almayı içerir.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Sulama Denetimi Nedir?

Rutin olarak ne yapacağınızla resmi bir sulama denetiminde ne yapacağınız arasındaki fark, sağladığınız becerilerin mükemmelliğine, yaptığınız raporlamanın türüne ve hizmetleriniz için faturalama şeklinize bağlıdır.

Denetim tamamen tanılayıcıdır - işe alma kurumu veya kamu hizmeti kuruluşu tarafından size atanan bir mülkün sulama sistemindeki sorunları ve gerekli değişiklikleri belirlersiniz, ancak bunları düzeltmek için hiçbir şey yapmazsınız (sözleşmenin bir parçası olmadığı sürece). Sistemin her bir bileşenini test ederken gözlemlerinizi işaret ederek mülk yöneticisiyle birlikte yürüyorsunuz. Her şeyi bir kontrol listesine yazıyorsunuz, böylece bulgularınızı daha sonra emlak yöneticisine değil ajansa bir rapor halinde derleyebilirsiniz, ancak sonunda bir kopyasını alacaklar.

Ajans aracılığıyla, geçen yıl kullanılan gerçek su ile karşılaştırmak için o mülkün su faturalarını alırsınız. Kullanılan suyu yerde gördüklerinizle karşılaştırmak, mevsimsel sorunları teşhis etmenize, gizli sızıntıların potansiyel varlığını belirlemenize ve ayrıca önereceğiniz değişikliklerle ne kadar su tasarrufu yapılabileceğini tahmin etmenize yardımcı olur.

Müşterilere şu anda kullandıklarıyla karşılaştırıldığında ne kadar su tasarrufu yapabileceklerini gösterin.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (yaratıcı)

Bu tahminle, önerdiğiniz her önemli değişiklik türü için potansiyel dolar tasarrufunu hesaplayabilirsiniz, örneğin mevcut kontrol cihazlarını Hava Tabanlı Sulama Kontrolörlerine (WBIC'ler) yükselterek veya püskürtme nozullarını damla sulamaya değiştirerek tasarruf edilebilecek paradan tasarruf edebilirsiniz. Ajansa ve mülk sahibine ilk olarak neyi güçlendirebilecekleri konusunda fikir verir.

Sulama denetimi yapmanın ayrılmaz bir bileşeni, kontrolörün programlamasını kontrol etmektir. Her istasyon ne kadar süre için ayarlanmış? O istasyonda ne tür fıskiyeler var ve ne sıklıkla çalışıyorlar?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Teklif Talebi (RFP) Nedir?

Madde işaretli listedeki her şeyi zaten yaptığınızı ve gerisini de yapabileceğinizi bildiğinizi ve bu olasılığı araştırmaktan heyecan duyduğunuzu varsayalım. RFP nedir, nereden bulursunuz ve sözleşme için nasıl başvurursunuz?

Devlet finansmanına bağlı olan her devlet kurumu ve kuruluşunun, bir proje belirli bir dolar tutarına ulaştığında bir Teklif İsteği yayınlaması gerekir. Daha küçük projeler için bir müteahhit seçip onlara sadece bir satın alma siparişi verebilirler, ancak daha büyük projeler için rekabet etmeleri gerekir. RFP, rekabeti oluşturan şeydir. Hangi hizmetleri aradıklarını, bu hizmetlerin parametrelerini, teklifinizi nasıl yazacaklarını, nasıl puanlayacaklarını ve nasıl ve ne zaman sunacaklarını anlatan bir belgedir.

RFP Kapak Sayfası

Ağ Üzerinden Kamusal Alan

RFP'leri Bulma

Birçok devlet kurumu çevrimiçi teklif verme sistemlerini kullanır. Güney Kaliforniya'daki neredeyse tüm su sağlayıcıları "Ağ" adlı bir sisteme bağlıdır. Şirketinizin adını, büyüklüğünü, yerini, sağladığınız hizmet türlerini ve diğer bilgileri vererek kayıt olmanız gerekecektir. Daha sonra, orada ne olduğunu görmek için, yalnızca hizmetlerinizle veya sunulan tüm tekliflerle ilgili tekliflere bakabilirsiniz. Bir ajans seçtiğiniz NIGP kodlarından biriyle (hizmetlerinizi tanımlayan kodlar) eşleşen bir RFP yayınladığında sistem size otomatik olarak bildirim gönderir.

Büyük bir peyzaj denetçisi, peyzaj araştırmacısı, dış mekan sulama denetimleri sağlayan şirket için bir RFP görürseniz (hepsi aynıdır), devam edin ve indirin. İhaleyi isteyen ajans, genellikle müşterileri için, bir kamu hizmeti tedarikçisiyse, veya bir şehir veya ilçeyse bölgedeki konutlar ve / veya işletmeler için denetimler istiyor. RFP, bir numara (toplam 75 denetim gibi) veya bir süre (örneğin, denetimler için çağrıda olmak üzere iki yıl) isteyebilir.

Bazı ajansların kendi teklif verme sistemleri vardır, bu nedenle çalışmak istediğiniz herhangi bir ajansın web sitesini kontrol etmeniz önemlidir. Satın alma bölümünü veya benzeri bir şeyi arayın. The Network'e bağlılarsa, web siteleri size haber verecek ve büyük olasılıkla size bir bağlantı verecektir.

Ön Teklif Konferansı

Bir RFP indirdiğinizde, son tarihler için ilk olarak zaman çizelgesine bakmak önemlidir. Belge, bir "teklif öncesi konferansa" katılmanın zorunlu olduğunu ve katılmayan herhangi bir satıcının otomatik olarak diskalifiye edileceğini belirtebilir. Ön teklif, tüm potansiyel teklif sahipleri için ihale ajansı ile yapılan bir toplantıdır, böylece birbirleriyle tanışabilirler ve herkesin cevapları duyabileceği her türlü soruyu sorabilirler. Sulama denetimlerinden daha fazlasını isteyen karmaşık bir sözleşmeyse, sözleşmenin sahip olmadığınız kısımları için uygun olabilecek diğer hizmet sağlayıcılarla orada bağlantı kurabilirsiniz. O zaman biriniz ana müteahhit olurken, diğeri taşeron olur.

Nadirdir, ancak bazı teklif öncesi konferanslar yerinde düzenlenir, böylece teklif sahipleri teklif verdikleri sözleşmenin kapsamını görebilirler. Birine katılmak, soruların yanıtlanmasının, rekabetin kapsamını genişletmenin ve ayrıca potansiyel ortaklar bulmanın iyi bir yoludur.

City of Portland OR, Public Domain, şehir web sitesi aracılığıyla

Tüm RFP'ler bir ön teklif için katılım gerektirmez ve birçoğu bunu isteğe bağlı yapar. Durum ne olursa olsun, satıcının telefonla veya e-postayla soru sorabileceği bir zaman aralığı olacaktır. Onları aramanızı tavsiye ederim. Kişisel olarak bağlanmak her zaman iyi bir fikirdir, böylece teklifinizi gönderdiğinizde kim olduğunuzu bilirler.

Soru ve yanıt süresi sona erdiğinde (genellikle iki hafta), ajans her satıcıya tüm soruların yanıtlarını gönderir. İsteğe bağlı olarak, cevapları indirmeniz için (RFP'yi aldığınız) teklif ağına gönderebilirler.

Karşılaşmanız muhtemel olan bir sonraki son tarih, kabul edilebilir teslimat yöntemleriyle birlikte teklifinizin son teslim tarih ve saati olacaktır. Daha sonra genellikle en iyi adaylarla ne zaman görüşmeyi umduklarını, sözleşmeyi ne zaman imzalamayı ve / veya sözleşme üzerinde çalışmaya başlamayı umduklarını söylerler. Bu, zamanlamanızı planlamanıza yardımcı olur.

Dürüstlükle Teklif Yazma

Son tarihleri ​​not ettikten sonra, nasıl düzenlenmesini istediklerini görmek için RFP'ye bakarak teklifinizi yazmaya başlayın. Çoğu RFP, size teklifin yazılmasını istedikleri kesin sırayı verecektir. Bu, tüm girişlerin benzer bir biçime sahip olması ve bu da ajansın değerlendirme sürecinde bunları karşılaştırmasını kolaylaştırır.

Başlıklar ve alt başlıklar ile öndeki İçindekiler ve arkadaki ek gibi ekstra sayfalarla teklifinizin ana hatlarını buna göre oluşturun. Genel görünümünü, her sayfadaki üstbilgi ve altbilgilere eklemek istediğiniz renkleri ve başlık sayfasının nasıl görünmesini istediğinizi (genel olarak) belirleyin. Çerçeve kurulduktan sonra, RFP'yi sessiz bir yere taşıyın, yanınızda bir tablet, kalem ve fosforlu kalem getirin ve not almaya başlayın.

İlk başta yazmayın, sadece hatırlamak istediğiniz birkaç şeyi okuyun, özümseyin ve not alın. Şirketinizin mükemmel olacağını düşündüğünüz alanları vurgulayın (teklifte bunları vurgulamak için bir hatırlatma) ve şirketinizin projeyi gerçekten yürüttüğünü hayal edin. Bu görsel, teklifi kısaca yazmanıza yardımcı olacaktır. Gerçekte kim olduğunuzu ve sizinle çalışmanın onlar için ne kadar harika olacağını görmelerini istiyorsunuz.

Ayrıca, şirketinizi olabildiğince büyük bir bütünlükle tasvir etmek istersiniz, çünkü bu, güvene giden yolu açar. Güven olmadan asla gerçekten iyi, devam eden bir ilişkiye sahip olamazsınız (yani hoş, sorunsuz giden ve başka sözleşmelere yol açan bir ilişki).

Teklifinizi çekici ve bilgilendirici yapın.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

En İyi Niteliklerinizi Belirleme

Bu aşamayı bitirdiğinizde, vurgulamak isteyeceğiniz nitelikler açık olmalıdır. Zayıf alanlarınız da belli olacak. Bu zayıf bölgeleri not alın ve birkaç ay içinde öneriyi yazmanız için, çalışanlarınıza bu alanlarda daha fazla deneyim vermek için neler yapabileceğinizi görün - mevcut peyzaj müşterilerine ücretsiz denetimler sağlamak gibi.

Yalan söylememek çok önemli. Yapmanız gerekiyorsa, teklifte zayıf alanlarınızı küçültün veya bunlardan bahsetmeyin, ancak en azından bunu ayarlayın, böylece personeliniz gelecekte başka bir teklif için başvurduğunuzda deneyime sahip olacaktır.

Şimdi, kurum için ekstra fayda sağlayabileceğini düşündüğünüz, talep edilmeyen beceri veya operasyon yöntemlerini arayın. Personeliniz akıcı İspanyolca konuşuyorsa, bu gerçeği teklifte öne çıkan bir yere koyun, çünkü denetleyeceğiniz yerlerdeki birçok peyzaj işçisi muhtemelen İspanyol'dur. Personeliniz yerel bitkilerle çalışma konusunda yetenekliyse, bu size farklı bir avantaj sağlayacaktır, bu nedenle teklifinize bu gerçeği de dahil edin. Bu faaliyetlerden herhangi birini gerçekleştiren fotoğraflarınız varsa, göze çarpmak için onları bu nitelikleri belirttiğiniz yerin yakınına yerleştirin.

Özel Nitelik: Bu bölgedeki peyzajcıların ve işçilerin büyük bir çoğunluğu Hispaniktir. Şirketimizin saha personelinin çoğu akıcı İspanyolca konuştuğu için, sahada rakiplerimizin çoğundan daha iyi iletişim kurabiliyoruz.

Burada, sprinklerin ne kadar eşit püskürtüldüğünü belirleyen bir yakalama kutusu testi yapıyoruz. Birini yürütmek standart bir prosedürdür, ancak hepsi değil. İnsanlarınız varsa, bundan bahsetmeyi unutmayın.

Teklifi Bitirme ve Gönderme

Ajans geçmişinizi, deneyiminizi bilmek isteyecek ve eğer varsa, referanslar isteyecektir… öyleyse onları toplayın. Halihazırda elinizde referanslarınız yoksa, özellikle sizi seven müşterilere mektuplar gönderin, sözleşmenin ne hakkında olduğunu söyleyin, son tarihinizi verin ve onlardan ne kadar memnun olduklarına dair bir veya iki cümle yazmalarını isteyin. hizmetleriniz. Bu referansları, alıntılar gibi özel renk blokları halinde teklife dahil edin.

Teklif metnini yazmayı bitirdikten sonra, ekleyebileceğiniz grafikleri (çizelgeler, grafikler, zaman çizelgeleri) ve ek fotoğrafları kontrol edin. Bunları esas olarak ajansın dikkat etmesini istediğiniz bilgileri vurgulamak, biraz fazladan veri sağlamak ve ayrıca sıkıcı görünen bir sayfa metni rahatlatmak için kullanmayı unutmayın. Bunu yaparken, kapak sayfasına ekleyebileceğiniz temsili bir fotoğraf da arayın. Bir değerlendiricinin göreceği ilk şey olacağı için kapak sayfası çekici bir şekilde biçimlendirilmeli, düzenli ve düzenli olmalıdır.

Ardından, ajansın istediği her şeyi eklediğinizden emin olmak için RFP kontrol listesini inceleyin. Ayrıca, daha ağır olacakları bu bölümlerde tam bilgiye sahip olduğunuzdan emin olmak için puanlama sistemine de bakın. Ardından düzenleyin. Ardından, yeni bir gözle düzenleme yapması için teklifi başka birine verin. Bu çok önemlidir, çünkü bu zamana kadar gözleriniz biter ve muhtemelen zihniniz boşalır.

Teklifi, RFP'nin istediği bağlama türlerinde bir araya getirdiğinizden veya izin veriliyorsa e-posta yoluyla gönderdiğinizden emin olun. Ayrıca, RFP'de belirtilen kişiye gönderdiğinizden emin olun. Son teslim tarihine yaklaştıysanız, bir gecede göndermek için fazladan para ödeyin - tüm bu işi yapmanın ve geç ulaşmasının anlamı yok. Çoğu ajans son teslim tarihleri ​​konusunda gerçekten katıdır.

Teklif Sunumunun Takibi

Hala RFP'ye sahip olduğunuz için, dinlendikten sonra sonraki adımları takip etmek üzere bir takvime koyabilirsiniz. Ajans, seçmeden önce görüşmeler için "kısa listeye" girecek ilk birkaç adayı seçeceklerini veya sadece bir sözleşme süresi vermiş olabileceklerini belirtmiş olabilir. Her halükarda, sözleşmeyi kimin kazandığını öğrendikten sonra, ya sözleşme için onlara teşekkür etmek ya da başvuruda bulunma fırsatı için onlara bir mektup göndermek iyi bir protokoldür. Her iki şekilde de sizi gelecekte olumlu etkileşimler için hazırlayacaktır. Kontrat size verildiyse, sevinin! İnsanların su faturalarından tasarruf etmelerine yardımcı olma yolundasınız.

İşte teklif verme ve nitelikler sürecini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilecek bir kaynak:

• Teklif Yazarları, Federal Teklif Yazma Kaynakları, RFP'ler

  Federal teklif yazarları için teklif yazma kaynağı. Kazanan bir federal teklif yazın, teklif şablonlarını, teklif modeli metnini kullanarak bir RFP'ye yanıt verin.