Nvq: bilgileri saklama ve geri alma prosedürlerini açıklayın

İşletme yönetiminde bilgi depolama ve erişimle ilgili amaç ve prosedürler hakkında bilgi edinin.

Unsplash üzerinde Simon Abrams'ın fotoğrafı

Bu makale İşletme ve Yönetimde NVQ Seviye 2 veya 3 Diplomaları için çalışan adaylar içindir. Bu, toplam 3 kredisi olan Seviye 2 bir birimdir. Bu birim, güvenlik ve gizlilik gerekliliklerini takiben bir işletme veya kuruluş için bilgilerin depolanması ve alınmasıyla ilgilenir. Bilginin depolanması ve geri alınması için süreç ve prosedürlerin anlaşılmasına yardımcı olacak öğrenme çıktısının ilk bölümünü ele alıyorum.

Kısaca tartışacağız:

• Gerekli bilgileri saklama ve geri alma amacı.
• Farklı bilgi sistemleri türleri ve özellikleri.
• Bilgilerin güvenliği ve gizliliği için yasal ve organizasyonel gereksinimlerin amacı.
• Saklanacak ve alınacak bilgileri onaylamanın amacı.
• Bilgilerin doğruluğunu kontrol etmenin yolları ve neden.
• Mutabık kalınan bir format ve zaman ölçeğinde bilgi nasıl sağlanır.
• Silinebilecek bilgi türleri.
• Bilgi sistemlerinde ortaya çıkabilecek sorunlar ve bunlarla nasıl başa çıkılacağı.

Bu makale, işletme ve yönetimde NVQ Seviye 2 veya 3 diplomalarına ulaşmak için çalışanlar için bir kaynaktır.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Bilgi Nedir?

Bilgi, birisi tarafından sağlanan veya birisi veya bir şey hakkında öğrenilen gerçekler veya araştırma veya başka yollarla toplanan gerçekler olarak tanımlanabilir. Bazı yollarla iletilen bir mesaj olarak da tanımlanabilir. Bilgi kaydedilebilir ve aktarılabilir ve sonuçlara ve kararlara yardımcı olduğu için çok önemlidir. Doğru olması ve zamanında hazırlanması gerekir. Spesifik olmalı ve gerekliliğe veya amaca bağlı kalmalı (alakalı olmalı), anlamı olmalı ve anlam kazanmaya yardımcı olacak anlam ifade etmelidir.

Bilgi fiziksel veya elektronik olabilir ve verimli bir şekilde yönetilmesi gerekir. Bilgi yönetimi, kuruluşun toplandığı, yönetildiği, depolandığı, paylaşıldığı, korunduğu, geri alındığı ve iletildiği yerdeki sorumluluğudur.

1.1 Gerekli Bilgileri Saklama ve Geri Almanın Amacını Açıklayın

Bilginin depolanması, bilginin bir depoda (dolaplar, HDD, bellek çubuğu vb.) Saklandığı veya depolandığı süreçtir ve bilgi geri getirme, ihtiyaçlarla ilgili depolanmış bilgi kaynaklarını elde etme sürecidir.

Herhangi bir bilgiyi depolamanın temel amacı, gerektiğinde gelecekte kolay erişim sağlamaktır. Aynı zamanda bir şirketin iş uygulamasının bir parçasıdır. Belgelerin saklanması, daha kolay bulunabilmesi için uygun prosedürle yapılmalıdır. Bilgi türüne bağlı olarak, bilgiler basılı kopyalar için yanmaz dolaplarda veya sabit disklerde veya yumuşak kopyalar için diğer elektronik depolama cihazlarında saklanabilir.

Şirketin veya organizasyonun veya işletmenin yapısına bağlı olarak, farklı bilgi türlerinin depolanması gerekecektir. Şirket ile ilgili sırlar, şirket veya çalışanlar veya müşteriler / müşteriler ile ilgili son derece gizli dosyalar olabilir. Bu nedenle dosyalar, tüm gizlilik prosedürlerine göre saklanmalı ve verilerin korunmasına göre korunmalıdır, çünkü bunlar kaliteli hizmet sağlamak ve aynı zamanda şirketin sorunsuz çalışması için gerekli bilgilerdir.

Bilgi erişiminin amacı, doğru kişiye doğru zamanda, gerekli tüm bilgilerle kaliteli hizmet sunmaktır. Yalnızca veriler prosedürel bir şekilde saklanırsa, kolayca alınabilir. Bilgi, pazarlama amacıyla, iletişim için, izleme amacıyla, anketler ve bir kuruluşun veya işletmenin yürütebileceği diğer araştırmalar için alınabilir. Bilgilerin ortak şirketlerle ve polis veya Inland Revenue ile paylaşılması gerekebileceği durumlarda da bilgi alınacaktır.

Verilerin depolanması ve alınması, bir şirketin performansının iyileştirilmesinde önemli bir rol oynar ve bu, çevrimdışı veya çevrimiçi ve çeşitli biçimlerde olabilir.

1.2 Farklı Bilgi Sistemlerini ve Ana Özelliklerini Tanımlayın

Bilgi sistemleri, kişilerin ve kuruluşların bilgi depolama ve erişim prosedürü için kullandıkları donanım ve yazılım ağı, veri ve prosedürlerin toplanmasıdır. Veri toplama, veri oluşturma, veri işleme, veri dağıtma ve veri alma işlemlerinden sorumludur. Bir kuruluşun verimliliğini ve etkinliğini artırmaya yardımcı olur.

Daha önceki bilgi sisteminin yalnızca üç türü vardı.

• İşlem İşleme Sistemi: Bu sistem, günlük ticari işlemlerin işlenmesinden sorumludur. İşlem türleri kuruluştan kuruluşa değişir. Verilerin korunmasına, eklenmesine, değiştirilmesine ve kaldırılmasına yardımcı olur. Bazı örnekler sipariş verme, faturalama, çek mevduatı, maaş bordrosu sistemleri, rezervasyon sistemleri, stok kontrolü vb. Ön saflarda görev yapan personel tarafından kullanılmaktadır.
• Yönetim Bilgi Sistemi: Bu sistem, problem çözme ve karar verme için gerekli görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olur. Bunlar, yönetim seviyesi sistemleridir ve organizasyonun sorunsuz işlemesine yardımcı olur. Performans seviyelerini ve verimlilik seviyelerini, muhasebe verilerini ve diğer işlemleri çalıştırmak ve izlemek için gerekli raporları oluşturmaya yardımcı olur. Bazı örnekler satış yönetimi sistemleri, bütçeleme, personel, envanter kontrolü vb.dir. Bu bilgilerin çok doğru ve alakalı olması gerekir.
• Karar Destek Sistemleri: Bu sistem, uzun vadeli kararlar almaya yardımcı olur ve yöneticilere yardımcı olmak için kullanılır. Bu sistem, iç ve dış kaynakları kullanır ve mevcut bilgileri analiz etmek ve etkileri projelendirmek için kullanılır. Özet raporlar, tahminler, grafikler vb. Konularda yardımcı olurlar. Bazı örnekler lojistik sistemler, hesap tablosu modelleri vb.

Son zamanlarda birkaç başka bilgi sistemi eklendi ve bunlar

• Yönetici Bilgi Sistemi: Bu sistem, organizasyon için bilgi akışı, raporlama ve veri analizine yardımcı olur. Yöneticiler ve üst düzey yöneticiler tarafından şirketin geleceğini tahmin etmek için kullanılır ve bu sistem hem dış hem de iç kaynaklardan veri sunar. Özet raporlara ve tahminlere yardımcı olur.
• Veri Ambarı: Bu sistem, bilgilerin elektronik olarak depolanmasına yardımcı olur ve ayrıca verilerin analiz edilmesine, alınmasına, paylaşılmasına ve yönetilmesine yardımcı olur.
• Ofis Otomasyonu: Bu sistem bilgisayar tabanlı bir bilgi sistemidir ve bilgilerin dijital formatta oluşturulmasına, değiştirilmesine ve bir araya getirilmesine yardımcı olur. Bunlar ofis çalışanları, idari asistanlar, yöneticiler, profesyoneller, sekreterler ve bilgi ve verileri depolamak ve almak için bilgisayar kullanan herkesin verimliliğini artırmak için geliştirilmiştir.

1.3 Bilgilerin Güvenliği ve Gizliliği için Yasal ve Kurumsal Gerekliliklerin Amacını Açıklayın

Bir organizasyonda saklanan her türlü bilgi, güvenlik ve gizlilik prosedürlerini takip etmelidir. Bilgi güvenliği ve gizliliği, verilerin yetkisiz erişim, ifşa, imha, kullanım veya değiştirmeden uzak tutulduğu süreçtir. Hem fiziksel hem de elektronik veriler için geçerlidir. Tüm kuruluşlar, çalışanları, müşterileri, şirketin durumu, ürünleri, anketleri, finansmanı vb. Hakkında büyük miktarda gizli bilgi depolar. Bu nedenle, bu bilgileri işlerken güvenlik ve gizlilik prosedürlerini takip etmek için özen gösterilmelidir, çünkü bilgi girerse yanlış eller ciddi olumsuz sonuçlara yol açabilir. Aynı zamanda kuruluşun etik ve işleyişini de etkileyecek ve yasal işlemlerin yapılmasına yol açacaktır.

Ayrıca diğer kuruluşlara veya bireylere bilgi aktarılırken gizlilik ve veri koruma prosedürlerine uyulmalıdır. Doğum tarihi, kredi kartı ve banka kartı bilgileri, din, etnik köken, mali durum vb. Gibi gizli bilgiler, yalnızca yetkisi olan veya sahibinin rıza gösterdiği kişilere aktarılabilir ve ayrıca gizlilik yasalarına uymak zorundadır ve düzenlemeler.

Kaydedilen verilerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak önemlidir.

Kamu malı, Pixabay aracılığıyla

1.4 Saklanacak ve Alınacak Bilgilerin Onaylanmasının Amacını Açıklayın

Kuruluşlar, işletmeler ve şirketler büyük miktarda bilgi depolar, ancak yanlış bilgileri depolamanın bir faydası yoktur. Bu nedenle, bilgileri depolamadan önce, verilerin toplandığı veya toplandığı aşamada dikkatli olunmalıdır. Verilerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için özen gösterilmelidir. Aynı zamanda verilerin alınması için de geçerlidir. Daha önce tartışıldığı gibi, veri erişimi bir amaç içindir ve güncel olmayan verileri geri getirmenin bir faydası yoktur. Bu nedenle, belirli bir zaman diliminde periyodik olarak eski kayıtlar kontrol edilerek sistemler her zaman güncel tutulmalıdır.

Bu nedenle, saklanacak veya geri alınacak bilgilerin doğrulanmasının amacı, yanlış bilgilerden kaçınmak, yanlış bilgilerden kaçınmak, hataları önlemek ve ayrıca yanlış bilgiler sonucunda ortaya çıkabilecek gereksiz maliyet ve sorunları önlemektir. Yanlış bilgi ciddi sonuçlara yol açabilir. Örneğin, bir müşterinin tarihi geçmiş bir adresi, müşteriye gönderilen herhangi bir iletişimin yanlış veya tehlikeli bir kişinin eline geçmesine neden olabilir, bu da şirket ve müşteri üzerinde feci etkilere neden olabilir.

1.5 Bilgileri Doğruluk için Kontrol Etmenin Yollarını Tanımlayın

Bilgilerin her zaman doğruluk açısından kontrol edilmesi gerekir, çünkü yanlış bilgi ciddi sonuçlara yol açabilir. Bilgi, bir kuruluşla ilgili herhangi bir şeyle ilgili olabilir. Müşteriler söz konusu olduğunda, adres, telefon numarası veya ödenmemiş ödemeler olabilir, çalışanlar söz konusu olduğunda, değerlendirmeleri, maaşları, yine adres ve telefon numaraları olabilir ve işletme için, işletmenin finansmanı olabilir., kar, çalışan ve müşteri ayrıntıları ve çeşitli diğer bilgiler.

Sistemi güncel tutmak için kendileriyle iletişime geçildiğinden emin olmak için müşteri ve çalışan bilgileri üzerinde uyarılar ayarlanabilir. Veritabanı amaçları için iyi bir yazılım kullanmak, bilgilerin doğru bir şekilde korunmasına yardımcı olacaktır. Dış ve iç denetimler, bilgileri güncel tutmanın başka bir yoludur.

1.6 Bilgilerin Doğruluğunu Kontrol Etmenin Amacını Açıklayın

Tüm işletmeler ve kuruluşlar, sakladıkları bilgilerin doğru olup olmadığını kontrol etmelidir. Örneğin, gelen ve giden paranın doğru bir şekilde kaydedilmesi gerekir aksi halde şirket fazla kar etmemiş gibi görünecek ve şirketin hisse fiyatlarını etkileyebilecek, çalışanları etkileyebilecek, çünkü şirket bunu yapamayabilir. çalışanlara ödeme yapar ve personeli azaltmak zorunda kalır, borç verenler borç vermeyi kabul etmez, vb.

Yanlış bilgilerin ciddi olumsuz etkileri olabilir ve bir şirketin mali durumunu ve değerlerini etkileyebilir. Bilginin doğruluğu, yöneticilerin gelecek için önceden planlama yapmalarına ve hedefler belirlemelerine yardımcı olacaktır. Ayrıca eksiklikleri önceden planlayabilecekler.

1.7 Üzerinde Anlaşılan Biçim ve Zaman Ölçeklerine Bilgi Sağlamanın Amacını Açıklayın

Bilgi talep edildiğinde, kararlaştırılan formatta olmalı ve kararlaştırılan zaman dilimlerinde sunulmalı veya sağlanmalıdır. Her kuruluş, ilgilendikleri tüm belgeler için standart bir iş formatına sahip olacaktır. Ayrıca diğer şirketlerle iş yaparken, hangi bilgilerin sunulması gerektiğine dair kararlaştırılmış formatlar olacaktır. Bilgi, mutabık kalınan biçimde sunulmazsa, yeniden biçimlendirme gerektirecek ve bu da fazladan zaman kullanacak ve aynı zamanda kuruluşa kötü bir itibar getirecektir.

Buna çok benzer şekilde, bilgiler doğru biçimde sağlanmadıysa, yeniden biçimlendirme için zaman alabilir ve böylece işletmenin zaman ölçülerine ayak uydurmasını engelleyebilir. Bilgi, kararlaştırılan zaman çizelgelerinde sunulmazsa ve son teslim tarihinden sonra gelirse, zaman geçtiği için bu bilgilerden sonra herhangi bir kullanım olmayacak veya gerekliyse bilgileri yorumlamak için zaman olmayacaktır. Organizasyonun sorunsuz işlemesine yardımcı olmayacaktır. Bu nedenle, kuruluş politikalarının ve prosedürlerinin bir parçası olarak, bilgilerin, kararlaştırılan formatta zamanında sunulması gerekir.

1.8 Silinebilecek Bilgi Türlerini Tanımlayın

Bir şirket, iş ilerledikçe bilgi toplamaya / toplamaya devam edebilir. Örneğin, bir şirketin müşteri veya müşteri kayıtları varsa, her zaman yeni müşteriler gelir ve şirket büyüdükçe veri tabanı giderek daha fazla bilgiye sahip olur ve sonunda eski, kullanılmamış verilere, alakasız verilere sahip olur. yalnızca istenmeyen depolama alanı kaplayacak olan güncel veriler vb. Her şirketin veri tabanında ne kadar süreyle saklanması gerektiğini veya fiziksel dosyaların ofis dolaplarında ne kadar süreyle saklanması gerektiğini söyleyen bir politikası olacaktır. Bu sürenin sonunda, istenmeyen bilgiler silinebilir ve istenmeyen fiziksel dosyalar, güvenlik ve gizlilik prosedürlerinin ardından imha edilebilir. Silme (elektronik dosyalar) ve parçalama (fiziksel dosyalar), bilgileri silmek için kullanılan işlemlerdir.Kayıtlı bilgilerin periyodik olarak gözden geçirilmesi gerekir ve kayıtları gözden geçirme için işaretlemek ve ardından uygun olduğunda silinmek için otomatik sistemler mevcut olmalıdır.

Veriler ortak şirketler veya kuruluşlar arasında paylaşıldığında, verilerin veritabanlarında ne kadar süreyle tutulacağı ve bu sürenin sonunda silineceği konusunda anlaşmalar yapılmalıdır. Hatalardan ve zararlı etkilerden kaçınmak için tüm eski ve yanlış bilgilerin güvenli bir şekilde silinmesi gerekir.

Bilgi Sistemlerinde Oluşabilecek Sorunları ve Gerektiğinde Bunlarla Nasıl Başa Çıkılacağını Açıklayın

Bilgi sistemleri bir organizasyon için önemli varlıklardır. Bilgi sistemlerinde sorun yaratabilecek birçok konu vardır. Elektronik bilgilere virüsler veya bilgisayar korsanları saldırabilir. Fiziksel dosya bilgileri yangın veya sel nedeniyle zarar görebilir. Bilgiye erişim yetkisi olmayan kişiler tarafından gizlilik ihlal edilebilir. İletişim eksikliği, bilgilerin yanlış kullanımına veya yanlış saklanmasına da yol açabilir.

Bir bilgisayar virüsü, programlara ve bilgisayardaki veya ağdaki tüm bilgilere bulaşabilir. Virüs saldırılarını ve bilgisayar korsanlarını önlemek için, uygun güvenlik (antivirüs) yazılımı ve güvenlik duvarlarının kullanılması ve sistemlerin her zaman izlenmesi gerekir. İnternet üzerinden mümkün olduğunca bilgi paylaşımından kaçınılmalı, gerekirse güvenli e-postalar ve iletişim prosedürlerine uyulmalıdır. Bilinmeyen, şüpheli veya güvenilir olmayan kaynaklardan gelen e-postalar silinmelidir. Şüpheli e-posta ekleri asla açılmamalıdır. İnternetten dosya indirirken dikkatli olunmalıdır, sadece güvenilir kaynaklardan indirin. Virüsten koruma yazılımını yeni virüsleri tanıması ve bunlarla ilgilenmesi için güncel tutun.

Yanlış / yetkili olmayan kişilerin bu bilgilere erişimi olmaması için bilgiler de parola korumalı olmalıdır. Verilerin harici taşınabilir cihazlara kopyalanmasının gerektiği durumlarda, en iyisi verileri şifrelemek. Bilgiye erişim yetkisi olmayan kişilerle bilgi paylaşılmamasına özen gösterilmelidir. Tüm verilerin yedeğini almak her zaman en iyisidir, bu nedenle sistemlerle ilgili herhangi bir sorun olması durumunda, şirketin çalışacak bir yedeği olur ve tüm değerli bilgileri kaybetmez. Fiziksel bilgi durumunda, en iyisi yanmaz dolaplarda ve doğal afetlere daha az eğilimli güvenli yerlerde saklamaktır.

Bilginin yolsuzluğa karşı korunması ve ona erişimin kontrol edilmesi gerekir. Yetkili geri alma prosedürleri uygulayarak bilgileri yetkisiz erişime karşı korumak için özen gösterilmelidir.

Çalışmalarında iyi şanslar

Bu makale, bilgilerin depolanması ve geri çağrılması ile ilgili genel bir fikirle yazılmıştır. Ödevinizi yazarken, lütfen çalıştığınız işletme veya kuruluşla ilgili cevapları hazırladığınızdan emin olun. Bu makale, evrak işlerinizle ilgili olarak sizden neler bekleneceği konusunda size genel bir bakış sağlamak için buraya gönderilmiştir.

İyi şanslar ve umarım bu yardımcı olur!

Sorular

Soru: Bilgiler nasıl doğru bir şekilde kaydedilir ve sistem gereksinimleri doğrultusunda güvenli bir şekilde depolanır?

Cevap: Lütfen makalemdeki bu bölüme bakın: 1.5 Bilgilerin Doğruluğunu Kontrol Etmenin Yollarını Açıklayın.

Soru: Bilgilerin sistem gereksinimleri doğrultusunda nasıl doğru bir şekilde kaydedildiği ve güvenli bir şekilde saklandığı nasıl açıklanır?

Cevap: Sorunuz 1.3 ve 1.6 maddelerinde cevaplanmıştır. Lütfen aşağıya bakın:

"1.3 Bilgilerin Güvenliği ve Gizliliğine Yönelik Yasal ve Kurumsal Gerekliliklerin Amacını Açıklayın

Bir organizasyonda saklanan her türlü bilgi, güvenlik ve gizlilik prosedürlerini takip etmelidir. Bilgi güvenliği ve gizliliği, verilerin yetkisiz erişim, ifşa, imha, kullanım veya değiştirmeden uzak tutulduğu süreçtir. Hem fiziksel hem de elektronik veriler için geçerlidir. Tüm kuruluşlar, çalışanları, müşterileri, şirketin durumu, ürünleri, anketleri, finansmanı vb. Hakkında büyük miktarda gizli bilgi depolar. Bu bilgileri işlerken, güvenlik ve gizlilik prosedürlerini takip etmek için özen gösterilmelidir, çünkü bilgiler içeri girerse yanlış eller, ciddi, olumsuz sonuçlara yol açabilir. Aynı zamanda bir organizasyonun etiğini ve işleyişini de etkileyecek ve yasal işlem yapılmasına yol açacaktır.

Bilgileri diğer kuruluşlara veya kişilere aktarırken, gizlilik ve veri koruma prosedürlerine uyulmalıdır. Doğum tarihi, kredi ve banka kartı bilgileri, din, etnik köken, mali durum vb. Gibi gizli bilgiler, yalnızca yetkisi olan veya sahibinin onay verdiği kişilere aktarılabilir ve ayrıca gizlilik yasaları ve düzenlemeleri. "

"1.6 Bilgilerin Doğruluğunu Kontrol Etmenin Amacını Açıklayın

Tüm işletmeler ve kuruluşlar, sakladıkları bilgilerin doğru olup olmadığını kontrol etmelidir. Örneğin, gelen ve giden paranın doğru bir şekilde kaydedilmesi gerekir, aksi takdirde şirket fazla kar etmemiş gibi görünecektir. Bu, şirketin çalışanlara ödeme yapamayacağı ve personeli kısmak zorunda kalacağı ve borç verenler borç vermeyi kabul etmeyeceği için şirketin ve çalışanların hisse fiyatlarını etkileyebilir.

Yanlış bilgilerin ciddi olumsuz etkileri olabilir ve bir şirketin mali durumunu ve değerlerini etkileyebilir. Bilginin doğruluğu, yöneticilerin gelecek için önceden planlama yapmalarına ve hedefler belirlemelerine yardımcı olacaktır. Ayrıca eksiklikleri önceden planlayabilecekler. "

Soru: Bir şirket neden sistem geliştirme programını gerekli bilgilerinin zaman ölçeğine bağlamalıdır?

Cevap: Zaman ölçeğine bağlı bir geliştirme programı olmadan, şirket bir plan yapamaz veya projeyi nasıl tamamlayacaklarına dair bir fikre sahip olamaz. Projenin boyutu veya kapsamı ne olursa olsun, program her zaman proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Bu, şirkete ve ekibe her faaliyetin ne zaman yapılması gerektiğini, daha önce neyin tamamlandığını ve işlerin tamamlanması gereken sırayı söyler. Böylelikle firmanın proje için sahip olduğu vizyon zaman bazlı bir plana dönüştürülür.