Dış verileri şirketinizin hrisiyle entegre etme

Dış Verileri HRIS'e Entegre Etme

Bu makale, harici verileri temel bir HRIS'e entegre etmeye, bu entegrasyonun fırsatlarına ve zorluklarına kapsamlı bir genel bakış sağlar ve entegrasyonu planlarken akılda tutulması gereken en iyi uygulamaları sunar. Bu konu İK ve İK verilerinin tüm alanları için geçerli olsa da, bu makalenin birincil odak noktası maaş anketleri ile pazar verilerinin entegrasyonunu incelemektedir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), tüm insan kaynakları verileri için bir kayıt sistemi olarak tanımlanır. Etkili HRIS, kuruluşlara işe alma, işe alma, fayda takibi ve raporlama gibi yaygın İK etkinliklerinin iş akışlarını yönetme yeteneği sağlar (Celergo.com, 2017). İK'nın çeşitli işlevlerinin, işlevin günlük işlerini yönetmek için özel bir sistem kullanması nadir değildir. Geleneksel olarak, kuruluş, temel işletim sistemi olarak hizmet veren ve çalışanlar gibi İK verilerini barındıran temel bir HRIS satın alır:

isim
adres
sosyal Güvenlik numarası
Görev Ünvanı
FLSA durumu vb.

Çekirdek sistem kurulduktan sonra, kuruluşlar genellikle işin artan ihtiyaçlarını karşılamak için ek sistemlere bağlanma ihtiyacını bulurlar. Kusursuz bir dünyada, İK işlevinin ek ihtiyaçları, çekirdek sistemin modülleri satın alınarak ve uygulanarak karşılanabilir. Bazı durumlarda, çekirdek sistemin eklentileri iş süreçlerini yeterince desteklemez. Bu durumlarda, organizasyonel süreçleri değiştirme, mevcut iş sürecini destekleyecek farklı bir yazılım satın alma veya tamamen özelleştirilmiş, evde yetiştirilen sistemler geliştirme kararı alınmalıdır. Giderek artan bir şekilde, HRIS uzmanlarından çeşitli İK sistemlerini entegre etmeleri istenmektedir (Kavanagh ve Johnson, 2018). Sistem entegrasyonuna ek olarak, HRIS uzmanlarından, organizasyon liderlerine karar vermede yardımcı olan veri unsurlarını sisteme entegre etmeleri de istenebilir.

Entegre Bilgi Sistemleri

Kavanagh ve Johnson (2015), entegre bilgi sistemlerini "tek bir veri örneğinin çeşitli uygulamalarda kullanılmasına ve sistemler arasında kesintisiz veri aktarımına izin veren ortak platformlar üzerine inşa edilmiş sistemler" olarak tanımlamaktadır (s. 165). Veri entegrasyonu, minimum düzeyde, bilgilerin iki sistemde birbirine bağlanmasını içerir, ancak iş ihtiyaçları ikiden fazla bağlantı gerektirebilir. Entegrasyonlar genellikle, sonraki sistemde bazı eylemleri başlatan işlem operasyonlarını tek bir sistemde birbirine bağlamayı içerir. Bunun bir örneği, birden çok sisteme bağlı bir başvuru izleme sistemidir (ATS). Örnek olarak, bir aday seçilip onaylandıktan sonra,ATS, maaş bordrosu sistemine girişi tetikleyerek saat ve katılım sistemine girişi tetikler ve rozet verme departmanını yeni bir çalışanın başladığına ve çalışanın zaman saatinde içeri ve dışarı kaydırabilmesi için bir rozet oluşturulması gerektiği konusunda uyarır. Bu örnekte, veriler, ATS'deki ilk tetiklemenin ötesinde ek insan müdahalesine gerek kalmadan sorunsuz bir şekilde aktarılır. Bu tür bir iş akışı desteği, İK profesyonellerini geleneksel olarak İK işlevinin bir parçası olan işlemsel ve idari görevlerin çoğundan kurtarır ve İK'ya stratejik iş ortakları olma ve kurumsal karar vermeyi destekleme yeteneği sağlar.veriler, ATS'deki ilk tetiklemenin ötesinde ek insan müdahalesine gerek kalmadan sorunsuz bir şekilde aktarılır. Bu tür iş akışı desteği, İK profesyonellerini geleneksel olarak İK işlevinin bir parçası olan işlemsel ve idari görevlerin çoğundan kurtarır ve İK'ya stratejik iş ortakları olma ve kurumsal karar vermeyi destekleme yeteneği sağlar.veriler, ATS'deki ilk tetiklemenin ötesinde ek insan müdahalesine gerek kalmadan sorunsuz bir şekilde aktarılır. Bu tür iş akışı desteği, İK profesyonellerini geleneksel olarak İK işlevinin bir parçası olan işlemsel ve idari görevlerin çoğundan kurtarır ve İK'ya stratejik iş ortakları olma ve kurumsal karar vermeyi destekleme yeteneği sağlar.

HRIS uzmanları, sistemleri ve diğer verileri entegre ederek, anlamlı ölçümler oluşturma ve üretme ve kapsamlı karar desteği sağlama potansiyeline sahiptir. İK, ücretlendirme, işgücü piyasası ve işe alım faaliyeti için verileri doldurma süresini entegre ederek işe alım ve / veya ücret yönetimini iyileştirmek için eyleme geçirilebilir öğeleri belirleyebilir. Bu noktayı açıklamaya yardımcı olmak için, hemşire işe alımına ilişkin aşağıdaki örnek verilmiştir:

Hemşire İşe Alım Örneği

ABC Tıp Merkezi'ndeki boş pozisyonları doldurmak için toplam ortalama süre 40 gündür. Bununla birlikte, hemşirelik pozisyonlarını doldurmak için ortalama süre 70 gündür. Bazıları, daha uzun süre dolmaya neden olan bir hemşirelik sıkıntısı olduğunu iddia edebilir. Bununla birlikte, yetenekli bir HRIS uzmanı, verileri birleştirerek, işe alım görevlilerinin piyasa referans maaşının 75. yüzdelik dilimini kullanarak boş pozisyonların reklamını yaptıklarında doldurma süresinin 50 güne düştüğünü keşfeder…

… şirketin ücretlendirme standart felsefesinin kullanıldığı zamanlarla ve ortalama 80 günü doldurma süresiyle karşılaştırıldığında. Bu bilgilerle yönetim, ABC Tıp Merkezi'nin ücretlendirme felsefesini hemşirelerle ilgili olarak değiştirme kararı alabilir. Bu basit örnekte, veriler temel HRIS, ATS ve işgücü piyasasından çıkarıldı ve kuruluşun bütçesini etkileyen bir karar vermek için kullanıldı. Veri entegrasyonu, kuruluşa değişen koşulları anlama ve değişimi etkilemek için zaman içinde - veya anında - etkilerini gerçekleştirme yeteneği verir.

Veri Entegrasyonunun Faydaları

Bir kuruluşun dış verileri temel HRIS ile entegre etmeyi seçmesinin birkaç nedeni vardır. Yukarıdaki örnekte açıklandığı gibi, entegre veriler, liderlerin tam zamanında analitik ve geçici raporlama elde etmelerini sağlar. HRIS, veri setlerini entegre ederek, tek noktadan mağaza raporlama yeteneklerini kullanılabilir hale getirmede değer yaratır. Tazminat planlaması durumunda, entegre sistemler konuma dayalı ve performans derecelendirmelerine dayalı uygun maaş aralığı dahilinde liyakat kılavuzları içerebilir. Bu şekilde, veri entegrasyonu yöneticilerin karmaşık bir matrisi yorumlama ihtiyacını ortadan kaldırır ve manuel hesaplamalara ve politikaların yorumlanmasına dayalı hata olasılığını azaltır. Ek olarak, entegre, gerçek zamanlı bir sistem kullanılarak gerçekleştirilmeyen ücret planlaması, zaman alıcı ve maliyetlidir.2002 İK self servis anketinde, Cedar Group, Kuzey Amerika'da şirketlerin otomatik bir ücret planlama sistemi ile ortalama işlem başına 5,29 $ tasarruf sağladığını tahmin etti (Wright, 2004). Bu rakam doğruysa, küçük ve orta ölçekli şirketler bile bu tür bir yönetici self servis uygulaması oluşturmak için verileri entegre etmekten ve ücret planlamasını otomatikleştirmekten kazançlı çıkacaktır.

Entegre HRIS ayrıca sorunsuz federal raporlama uyumluluğu sağlar. Verileri yıllık olarak raporlaması gereken kuruluşlar için veri toplama çabaları yorucu ve zaman alıcı olabilir. Örneğin, gerekli eğitimi izleyen entegre bir sistem, standart Ortak Komisyon raporları oluşturmak için kolaylıkla manipüle edilebilir. Aynısı EEO-1 ve Vets-100 raporlaması için de geçerlidir. Planlanan uyumluluğa ek olarak, entegre sistemler, kuruluşların denetçilere zamanında yanıt vermesine ve kendi kendini denetlemek için veri üretmesine olanak tanır. Çalışan self servis Web tabanlı platformlardan gelen verileri entegre etmek, çalışanların kendi verilerini HRIS'e göndermesini sağlayarak verimliliği artırır ve hataları azaltır.

Dikkate Alınması Gereken Zorluklar

Dış verileri entegre etmek tamamen olumlu değildir ve kesinlikle bir kuruluşun dikkate alması gereken bir dizi zorluğu beraberinde getirir. Veri ve sistemleri entegre etmek maliyetlidir ve çoğu zaman karar desteği için yararlı olan verileri sağlamak için geçici çözümler veya yamalar gerektirir. Bir kuruluş, bir yerli sistemi bir satıcı sistemi ile entegre etmek veya iki veya daha fazla satıcı sistemini entegre etmek istiyorsa ve sistemler arasında veri paylaşımı için protokoller ve programlama dilleri hakkında teknik bilgiye sahip HRIS uzmanına ihtiyaç duyulacaktır (Kavanagh ve Johnson, 2018). Bu programcı şu anda kuruluşun personelinin bir parçası değilse, HRIS liderinin ek pozisyon için bütçe ayırması gerekecektir. Son derece entegre HRIS, Başvuru Sahibi, Çalışan ve Yönetici Self Servis kullanımı yoluyla daha fazla verimlilik sağlayabilir, ancakBazıları, bu sistemlerin işi İK'dan yöneticilere ve çalışanlara aktarabileceğini ve böylelikle hat yöneticilerine ve hat çalışanlarına aşırı yükleyebileceğini savunuyor. Fayda sistemleri, karar verirken ek desteğe ihtiyaç duyduklarını düşünen çalışanlar tarafından iyi karşılanmayabilir (Stone, vd. 2015). Ek olarak, bazı çalışanlar teknolojiyi kullanma konusunda rahat olmayabilir ve kağıt formları bilgisayar girişine tercih edebilir.bazı çalışanlar teknolojiyi kullanma konusunda rahat olmayabilir ve kağıt formları bilgisayar girişine tercih edebilir.bazı çalışanlar teknolojiyi kullanma konusunda rahat olmayabilir ve kağıt formları bilgisayara girmeye tercih edebilir.

Dikkate alınması gereken bir diğer önemli zorluk, veri entegrasyonunun başarısı için kritik olan sistem esnekliğidir. Tazminat otomasyonu örneğinde, tazminat planları zamanla değişir ve HRIS bu değişikliklere ayak uydurabilmelidir. Değişiklikler, uygunluk, iş kuralları (örn: minimum ve maksimum artış miktarları), bütçeler, yönergeler, erişim tarihleri, hesaplamalar ve hatta ekran sunumlarını içerebilir. Tipik program değişiklikleri için esneklik sağlamak için taban ücret bileşenlerinin, ikramiye planlarının veya stok planlarının eklenmesi veya kaldırılması gerekir (Wright, 2004). Sistemler aynı zamanda değişen uyumla ilgili ihtiyaçları karşılamak için gerekli olan esnekliği de sağlamalıdır. Örneğin, muaf çalışanlar ve muaf olmayan çalışanlar için tazminat planlaması farklı yönergeleri izleyebilir.Tazminat veri entegrasyonu ayrıca yöneticilere olası uyum sorunlarını belirtmek için bayraklar sağlayabilir - örneğin, maaşları benzer niteliklere sahip erkek ve çoğunluk çalışanların altına düştüğünde kadınlar ve azınlık çalışanları için göstergeler. Sistemin birkaç farklı sistemden (temel HRIS, ATS, maaş piyasası verileri) veri çekmesini, hesaplamalar yapmasını (FLSA durumuna bağlı olarak saatlik orana veya yıllık maaşa dayalı karşılaştırma oranı), ve işletmenin gözden geçirilmesi gereken bir öğeyi neyin oluşturduğuna ilişkin tanımına dayalı olarak yöneticiye bir gösterge veya bayrak verir (Wright 2004).Sistemin birkaç farklı sistemden (temel HRIS, ATS, maaş piyasası verileri) veri çekmesini, hesaplamalar yapmasını (FLSA durumuna bağlı olarak saatlik orana veya yıllık maaşa dayalı karşılaştırma oranı), ve işletmenin gözden geçirilmesi gereken bir öğeyi neyin oluşturduğuna ilişkin tanımına dayalı olarak yöneticiye bir gösterge veya bayrak verir (Wright 2004).Sistemin birkaç farklı sistemden (temel HRIS, ATS, maaş piyasası verileri) veri çekmesini, hesaplamaları uygulamasını (FLSA durumuna bağlı olarak saatlik orana veya yıllık maaşa dayalı karşılaştırma oranı) gerektirdiğinden, bu tür bir işaretin uygulanması karmaşık olabilir, ve işletmenin gözden geçirilmesi gereken bir öğeyi neyin oluşturduğuna ilişkin tanımına dayalı olarak yöneticiye bir gösterge veya bayrak verir (Wright 2004).

Verileri Entegre Etmek İçin En İyi Uygulamalar

Wright (2004), verileri entegre ederken ve tazminat planlamasını otomatikleştirmek için kullanırken gözlemlemek için sekiz öneri sunar. Öneriler İK işlevleri genelinde geçerlidir ve İKİS uzmanları önerilere dikkat etmelidir.

İyice planlayın. Veri entegrasyonu son dakika kararı veya sonradan düşünülmemelidir. Veri setlerinin aktarım için uyumlu olmasını sağlamak için bağlantıya dahil olan tüm sistemlerden gelen veriler haritalanmalıdır.
İşlevsellik zaman içinde aşamalı hale getirilmelidir. Kuruluşların çok fazla şeyi çok hızlı yapmaya çalışmaması tavsiye edilir. Kuruluşlar aşamalı olarak uygulayarak, kendilerine zorluklara yanıt verme ve gerekirse kaynakları yeniden yönlendirme fırsatı verir.
Sektöre özgü en iyi uygulamaları araştırmak ve bunlara uymak önemlidir. Bir tıbbi tesisin ihtiyaçları, muhtemelen bir üreticinin ihtiyaçlarından çok farklı olacaktır. Veri entegrasyon ihtiyaçları için herkese uyan tek bir çözüm yoktur ve HRIS uzmanları bir projeye başlarken bunun farkında olmalıdır.
İK, yeni entegre edilen sistemin istisnaları barındıracak şekilde yapılandırılıp yapılandırılmayacağını belirlemek için iş kurallarına istisna sıklığını kontrol etmelidir.
Kuruluşlar, yuvarlamaya dayalı hesaplamaların sonuçlarını dikkate almalıdır. Bu ipucu tazminat verilerine özeldir ancak dikkate alınması önemlidir. Rakamlar yuvarlanırsa, bütçeyi beklenmedik bir şekilde etkileyebilir ve bütçe tahminlerini bozabilir. Bu küçük bir mesele gibi görünüyor, ancak zamanla maliyetli olabilir.
Temel HRIS'deki gerekli verileri doğrulayın ve gerekirse planlanmış veri temizlemeyi uygulamak için zaman planlayın.
Wright, herhangi bir sistem değişikliğini yayınlanmadan önce test etme ihtiyacını vurguluyor. Güvenliğin sağlam olduğundan ve entegre sistemin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için olası tüm senaryoların sistemde test edilmesi önemlidir.
Ve son olarak, sekizinci tavsiye, değişim yönetimi iletişimini planlamaktır. HRIS uygulamalarının donanım veya yazılım sorunları nedeniyle değil, değişim lideri ve değişimle ilgili kişiler ve organizasyon sorunları nedeniyle başarısız olduğu söylenmektedir (Kavanagh ve Johnson, 2015).

Sonuç olarak, dış verileri entegre etmenin birçok faydası vardır. Veri entegrasyonu, daha iyi karar desteği ve ölçüm sağlar. Verimlilikler sonunda gerçekleştirilse de, HRIS uzmanlarının hesaba katması gereken veri entegrasyonuyla ilgili başlangıç maliyetleri vardır. Ek olarak, bazı çalışanlar ve yöneticiler, entegre verilerin bağlı olduğu self servis işlevleri kullanmaya dirençli olabilir. Liderler etkili değişim yönetimi yöntemlerini uygularsa ve kaynakları buna göre planlarlarsa, veri entegrasyonunun İK işlevi ve genel işletme üzerinde olumlu bir etkisi olması muhtemeldir.

Kaynaklar:

Global Bordro ile HRIS Entegrasyonu - Başarının Dört Anahtarı. (2017, 6 Ekim). 24 Şubat 2018 tarihinde http://celergo.com/hris-integration-global-payroll-success/ adresinden erişildi.

Kavanagh, MJ ve Johnson, RD (2018). İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (4. baskı). Los Angeles, CA: Adaçayı.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM ve Johnson, R. (2015). Teknolojinin insan kaynakları yönetiminin geleceği üzerindeki etkisi. İnsan Kaynakları Yönetimi İncelemesi, 25 (İnsan Kaynakları Yönetimi: Geçmiş, Bugün ve Gelecek - Cilt 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Daha Azına Uzlaşmayın: Küresel Tazminat Programlarının Küresel Ücret Araçlarına İhtiyacı Var. Çalışan Fayda Planı İncelemesi, 58 (9), 14.